CMMS KPI's beheersen: Efficiëntie boosten & succes drijven

KPI's (key performance indicators) gaan allemaal over doelen stellen en voortgang bijhouden. Eigenlijk de essentiële bouwstenen van succes. Maar hoe werken ze en welke moet u gebruiken?

Voordat u een KPI heeft, hebt u een doel nodig. Zodra u het doel heeft, kunt u beslissen welke KPI's u gebruikt om te meten hoe goed u doet. Maar wees voorzichtig. Het is de moeite waard om tijd te nemen om de hele idee van "hoe goed u doet" nauwkeurig te bekijken. Het is vaak niet zo simpel als alleen "goed" of "slecht".

KPI's voor ver en snel

Bijvoorbeeld, u volgt misschien "time on wrench" (actieve werktijd), met als doel dat monteurs minstens 50% van hun dag actief werkorders afsluiten. Kijkend naar de cijfers, ziet u dat u nu op 45% zit; u doet het goed, toch? U bent dicht bij uw doel. Maar hoe lang heeft het geduurd om daar te komen? Wat als u slechts een procentpunt per jaar wint? U hebt voortgang geboekt, maar het heeft heel lang geduurd, en kijkend vooruit, bent u bereid vijf jaar te wachten om eindelijk uw doel te bereiken?

Bij het bepalen hoe goed we doen, is één type KPI doorgaans niet genoeg. In dit voorbeeld hebben we iets dat ons vertelt hoe ver we van ons doel zijn en iets anders dat ons vertelt hoe snel we ernaartoe bewegen. Het is alsof u op een roadtrip bent. Een type KPI vertelt u hoe ver u bent gekomen. Dat is uw kilometerstand. Maar een ander type KPI vertelt u hoe snel u uw bestemming nader. Dat is uw snelheidsmeter. En u hebt ze allebei nodig om echt te begrijpen hoe uw reis verloopt.

KPI's die achterblijven en leiden

Ruim gesproken zijn er twee categorieën prestatie-indicatoren: achterblijvende (lagging) en leidende (leading). De eerste is het type dat je in gedachten komt als je aan KPI's denkt; de tweede is misschien wat minder duidelijk maar even belangrijk.

Achterblijvende indicatoren

Hier gebruikt u historische data om te zien of u naar of weg van een doel beweegt. Dus als uw doel is afvallen of het aantal push-ups dat u kunt doen verhogen, kijkt u naar uw gewicht of persoonlijke push-up records over de afgelopen paar maanden, plottet ze op een grafiek en kijkt u naar de trendlijn.

Dingen gaan opwaarts! De lichtblauwe trendlijn toont een algehele toename.

Voor afvallen wilt u een lijn die naar beneden wijst, maar voor het verhogen van max push-ups wilt u er een die naar boven wijst. Met achterblijvende indicatoren kunt u ongeveer voorspellen wanneer u uw doel haalt. Het zal niet exact zijn, maar als alles grote lijnen hetzelfde blijft, hebt u een goed beeld van wat de toekomst lijkt. Onthoud, voor achterblijvende KPI's heeft u er één per doel. U wilt afvallen, de KPI is uw gewicht. U wilt meer push-ups doen, de KPI is uw maximum aantal push-ups.

Leidende indicatoren

Hier volgt u alle dingen die u zou moeten doen om uw doel te bereiken. In tegenstelling tot achterblijvende KPI's, waar het doorgaans één per doel is, hebben we nu een verzameling. Voor afvallen kunnen we KPI's opnemen voor geconsumeerde en verbrande caloriën, tijd in de sportschool, die we dan kunnen onderverdelen in KPI's voor cardio en gewichten, en zelfs een voor uren slaap per nacht. We volgen geen absolute beweging naar het doel. In plaats daarvan kijken we naar de dingen die we weten ons erheen helpen.

Omdat het onwaarschijnlijk is dat uw baan is om uw taille te bewaken en heel goed in push-ups te worden, is het de moeite waard om naar een snel, specifiek voorbeeld uit de productie te kijken. Uw doel is het kleinst mogelijke aantal ongeplande werkorders voor uw grote, cruciale pers. Uw achterblijvende KPI is simpel: het aantal ongevraagde werkorders op die pers. Hoe lager dat nummer, hoe beter u doet. Voor leidende KPI's kunt u het aantal gemiste PM's bijhouden. Hoe vaak zijn geplande visuele inspecties gemist? Hoe vaak heeft u het testen en verversen van de smering overgeslagen? Het kan zijn dat monteurs specifieke training vereisen voordat ze PM's op de pers mogen uitvoeren. Een andere leidende KPI kan het aantal monteurs zijn die die training hebben voltooid.

KPI's die echt ertoe doen

Welke KPI's zijn het meest belangrijk? Hangt af van wat u belangrijk vindt en wilt verbeteren. Uiteindelijk is een goede KPI er een die het gedrag van mensen verbetert. Het brengt mensen ertoe hun werk te herbeoordelen, wat ze beweegt van gangbare praktijken naar best practices.

Ga alleen niet overboard. Aanvankelijk hebt u misschien een lange lijst, maar u wilt die iets inkorten. Met een goede CMMS-software zijn KPI's makkelijk in te stellen, maar in sommige gevallen kan het bijhouden van een KPI betekenen dat u nieuwe manieren van dataverzameling moet opzetten. Een voorbeeld: u wilt afvallen, maar voordat u een KPI kunt opzetten om uw voortgang te volgen, moet u eerst naar de winkel gaan en een weegschaal kopen. Een ander voorbeeld: u wilt een KPI gerelateerd aan het aantal cycli van een pomp. Heeft u een betrouwbare en nauwkeurige manier om die data te verzamelen, of moet u investeren in nieuwe apparatuur?

Als u niet kunt kiezen of onzeker bent welke het beste voor uw operaties zullen werken, kunt u altijd beginnen met enkele van de meer standaard KPI's.

KPI's, de "klassiekers"

Uw definitieve lijst met KPI's wordt bepaald door uw industrie en specifieke omstandigheden en behoeften. En het kan na verloop van tijd veranderen als u het verfijnt, doelen bereikt en nieuwe stelt. Maar bij het beginnen is het misschien best om met enkele van de meer algemene KPI's te gaan. Een van de voordelen is dat er een "world-class" standaard is voor de meer gangbare die over tijd is vastgesteld door directe praktijkervaring. U hoeft de "world-class" standaarden niet als uw doelen te gebruiken bij het begin, maar het is goed om ze in gedachten te houden als een manier om te benchmarken.

MTBF

Voor deze en de volgende is er een heel blogbericht dat de verschillen uitlegt, hoe ze te gebruiken en waarom ze belangrijk zijn.

Korte samengevat: mean time between failures (gemiddelde tijd tussen storingen) is hoe lang een asset draait voordat het gerepareerd moet worden. Niet vervangen, gerepareerd. Dat is belangrijk omdat het alleen gebruikt wordt voor assets die gerepareerd kunnen worden.

Neem het totale aantal uren dat het asset in werking was, het aantal keren dat het faalde, en de hoeveelheid tijd die het kostte om te repareren na elke storing. Deel dan het totale aantal uren van werking door het totale aantal storingen. Tel de tijd dat het offline was voor preventief onderhoud niet mee. Als dit veel lijkt om in uw hoofd te houden, is dat omdat het kan. Voor een meer uitgebreide uitleg, zie het originele blogbericht. En om deze KPI daadwerkelijk in te stellen en te volgen, krijg een goede CMMS.

MTBF vertelt u veel, waaronder:

• hoe goed monteurs reparaties uitvoeren
• hoe zorgvuldig operators een asset gebruiken
• hoe effectief uw PM's problemen vroegtijdig vangen

MTTF

Hoe lang houdt een gloeilamp? Dat is de mean time to failure (gemiddelde tijd tot falen): hoe lang iets gaat voordat het vervangen moet worden. In tegenstelling tot MTBF kijken we hier alleen naar assets die niet gerepareerd kunnen worden, alleen vervangen. Om de MTTF te krijgen hebben we een groep van hetzelfde item nodig. Stel u heeft vijf gloeilampen en ze duren 30, 31, 30, 35 en 25 uur. De MTTF is al die getallen opgeteld en gedeeld door vijf: iets meer dan 30 uur.

MTTF vertelt ons dat we moeten switchen naar een ander merk gloeilampen. Die nummers zijn verschrikkelijk. Over het algemeen, als u deze KPI wilt verbeteren, moet u betere kwaliteit items kopen. De beste regel uit het oude blogbericht is "Dit is uw you-get-what-you-pay-for KPI."

Onderhoudsachterstand

De ooit groeiende berg werkorders die uw monteur moet afsluiten. Het kan op het eerste gezicht lijken alsof u nul achterstand wilt, maar een heel lage KPI hier suggereert eigenlijk dat u waarschijnlijk overbemend bent.

Geplande onderhoudspercentage (PMP)

Onderhoudsafdelingen hebben veel goede redenen om weg te willen van de onzekerheid van reactieve, ongevraagde werkorders en alle stress en kosten die erbij horen. Preventief onderhoud zorgt ervoor dat problemen ontdekt en opgelost worden voordat ze de kans krijgen uit te groeien tot budgetbrekende problemen.

PMP toont u welk percentage van al uw werkorders preventief onderhoud is. Hoe hoger het nummer, hoe beter. De world-class standaard ligt rond de 80%.

Preventieve onderhoudscompliance (PMC)

Vergelijkbaar met PMP maar iets anders. Hier kijkt u naar hoeveel van uw PM's worden afgesloten. Als uw nummer hoog is, betekent dat dat uw preventief onderhoudsprogramma wordt gevolgd. Als u op 100% zit, kan het betekenen dat het tijd is om meer PM's aan het schema toe te voegen; u lijkt de middelen ervoor te hebben.

Een laag nummer betekent dat uw preventief onderhoudsprogramma niet wordt gevolgd, en op de lange duur gaat dit PMP ook naar beneden trekken.

Volgende stappen

Als u geen CMMS heeft, krijg er een. Niets maakt het bijhouden van KPI's makkelijker dan een intuïtieve, gebruiksvriendelijke CMMS. Twijfelt u of een CMMS de moeite waard is? U kunt uw CMMS ROI berekenen met onze ROI calculator. U krijgt een goed idee van hoe de rekenwerk in uw voordeel uitpakt. Als u al een CMMS heeft, maar het levert niet wat beloofd was, krijg er een nieuwe. In beide gevallen, zorg ervoor dat u bij gesprekken met leveranciers vraagt over KPI's. U wilt een oplossing die het bijhouden en rapporteren ervan makkelijk maakt.

Als u al een CMMS heeft, zijn KPI's een geweldige manier om uw investering te benutten. Als u van uw CMMS houdt maar niet zeker weet hoe u het voor KPI's kunt gebruiken, bel uw provider en vraag om extra training. Wees niet verlegen. Een goede provider wil dat u het meest uit hun product haalt.