Belang van CMMS Key Performance Indicators (KPI's)

KPI's (key performance indicators) hebben alles te maken met het stellen van doelen en het bijhouden van de voortgang. Kortom, de belangrijkste bouwstenen voor succes. Maar hoe werken ze en welke moet je gebruiken?

Voordat je een KPI hebt, heb je een doel nodig. Zodra u het doel heeft, kunt u beslissen welke KPI's u wilt gebruiken om te meten hoe goed u het doet. Maar pas op. Het is de moeite waard om de tijd te nemen om het hele idee van 'hoe goed je het doet' goed te bekijken. Het is vaak niet zo simpel als 'goed' of 'slecht'.

KPI's voor ver en snel

U houdt bijvoorbeeld de tijd bij op de momentsleutel, met als doel dat technici ten minste 50% van hun dag actief bezig zijn met het afsluiten van werkorders. Als je naar de cijfers kijkt, zie je dat je momenteel op 45% zit; je bent goed bezig, toch? Je bent dicht bij je doel. Maar hoe lang heb je erover gedaan om daar te komen? Wat als je maar een percentage per jaar verdient? Je hebt vooruitgang geboekt, maar het heeft heel lang geduurd, en als je vooruit kijkt, ben je bereid vijf jaar te wachten om eindelijk je doel te bereiken?

Om te bepalen hoe goed we het doen, is één type KPI over het algemeen niet genoeg. In dit voorbeeld hebben we iets om ons te vertellen hoe dicht we bij ons doel zijn en iets anders om ons te vertellen hoe snel we er naartoe gaan. Het is alsof je op roadtrip bent. Eén type KPI vertelt u hoe ver u bent gegaan. Het is jouw kilometerteller. Maar een ander type KPI vertelt u hoe snel u op weg bent naar uw bestemming. Dat is je snelheidsmeter. En je hebt ze allebei nodig om echt te begrijpen hoe je reis verloopt.

KPI's die achterblijven en leiden

In het algemeen zijn er twee categorieën prestatie-indicatoren, achterblijvend en leidend. De eerste is het soort dat in je opkomt als je aan KPI's denkt; de tweede is misschien iets minder voor de hand liggend, maar net zo belangrijk.

Laging indicatoren

Hier gebruikt u historische gegevens om te zien of u op weg bent naar of van een doel af. Dus als het je doel is om af te vallen of meer push-ups te doen, ga je kijken naar je gewicht of persoonlijke push-ups van de afgelopen maanden, deze in een grafiek uitzetten en naar de trendlijn kijken.

Het gaat goed! Lichtblauwe trendlijn laat een algemene stijging zien.

Om af te vallen, wil je een lijn die naar beneden wijst, maar voor het verhogen van de maximale push-ups, wil je er een die naar boven wijst. Met behulp van achterblijvende indicatoren kun je een soort van voorspellen wanneer je je doel gaat bereiken. Het zal niet exact zijn, maar als alles over het algemeen hetzelfde blijft, heb je een goed beeld van hoe de toekomst eruit ziet. Onthoud dat je voor achterblijvende KPI's er één hebt per doel. U wilt afvallen, de KPI is uw gewicht. U wilt meer pushups doen, de KPI is uw maximale aantal pushups.

Toonaangevende indicatoren

Hier houdt u alle dingen bij die u zou moeten doen om uw doel te bereiken. In tegenstelling tot achterblijvende KPI's, waar het over het algemeen één per doel is, hebben we nu een verzameling. Voor afvallen kunnen we KPI's opnemen voor verbruikte en verbrande calorieën, tijd in de sportschool, die we vervolgens kunnen onderverdelen in KPI's voor cardio en gewichten, en zelfs één voor uren slaap per nacht. We volgen geen absolute beweging in de richting van het doel. In plaats daarvan kijken we naar de dingen waarvan we weten dat ze ons helpen daar te komen.

Omdat het onwaarschijnlijk is dat het jouw taak is om naar je taille te kijken en echt goed te worden in push-ups, is het de moeite waard om naar een snel, specifiek voorbeeld uit de productie te kijken. Uw doel is om zo min mogelijk ongeplande werkorders te hebben voor uw grote, kritische pers. Uw achterblijvende KPI is eenvoudig:het aantal on-demand werkorders op die pers. Hoe lager dat aantal wordt, hoe beter je het doet. Voor toonaangevende KPI's kunt u het aantal gemiste PM's bijhouden. Hoe vaak werden geplande visuele inspecties gemist? Hoe vaak heb je het testen overgeslagen en de smering vervangen? Het kan zijn dat technici specifieke training nodig hebben voordat ze PM's op de pers kunnen doen. Een andere belangrijke KPI zou het aantal technici kunnen zijn dat die training heeft voltooid.

KPI's die er echt toe doen

Welke KPI's zijn het belangrijkst? Hangt ervan af wat je belangrijk vindt en wilt verbeteren. Uiteindelijk is een goede KPI er een die het gedrag van mensen verbetert. Het zorgt ervoor dat mensen opnieuw evalueren hoe ze hun werk doen, waardoor ze van veelgebruikte praktijken naar best practices worden verplaatst.

Laat je gewoon niet meeslepen. In het begin heb je misschien een lange lijst, maar je zult het een beetje willen verfijnen. Met goede CMMS-software zijn KPI's eenvoudig in te stellen, maar in sommige gevallen kan het volgen van een KPI betekenen dat er nieuwe manieren moeten worden bedacht om gegevens te verzamelen. Een voorbeeld:je wilt afvallen, maar voordat je een KPI kunt instellen om je voortgang bij te houden, moet je eerst naar de winkel en een weegschaal kopen. Nog een voorbeeld:u wilt een KPI gerelateerd aan het aantal cycli van een pomp. Heeft u een betrouwbare en nauwkeurige manier om die gegevens te verzamelen of moet u investeren in nieuwe apparatuur?

Als u niet kunt beslissen of niet zeker weet welke het beste zullen werken voor uw activiteiten, kunt u altijd beginnen met enkele van de meer standaard KPI's.

KPI's, de “klassiekers”

Uw definitieve lijst met KPI's wordt bepaald door uw branche en specifieke omstandigheden en behoeften. En het kan in de loop van de tijd veranderen als je het verfijnt, doelen bereikt en nieuwe stelt. Maar als u begint, is het misschien het beste om enkele van de meest voorkomende KPI's te gebruiken. Een van de voordelen is dat er een standaard van "wereldklasse" is voor de meest voorkomende die in de loop van de tijd zijn vastgesteld door directe praktische ervaring. U hoeft geen standaarden van wereldklasse te gebruiken als uw doelen, maar het is goed om ze in gedachten te houden als een manier om te benchmarken.

MTBF

Voor deze en de volgende is er een hele blogpost die de verschillen tussen hen uitlegt, hoe ze te gebruiken en waarom ze belangrijk zijn.

Voor een korte samenvatting:de gemiddelde tijd tot tussen storingen is hoe lang een activum zal draaien voordat het moet worden gerepareerd. Niet vervangen, gerepareerd. Dat is belangrijk omdat het alleen wordt gebruikt voor activa die kunnen worden gerepareerd.

Neem het totale aantal uren dat het activum in bedrijf was, het aantal keren dat het defect was en de hoeveelheid tijd die nodig was om te repareren na elke storing. Neem vervolgens het totaal aantal bedrijfsuren en deel dit door het totaal aantal storingen. Tel niet de tijd op die offline was voor preventief onderhoud. Als dit veel lijkt om in je hoofd te houden, is dat omdat het kan. Voor een uitgebreidere uitleg, zie de originele blogpost. En om deze KPI daadwerkelijk in te stellen en bij te houden, moet u een goed CMMS hebben.

MTBF vertelt je veel, waaronder:

• hoe goed technici reparaties uitvoeren

• hoe zorgvuldig operators een asset gebruiken

• hoe effectief uw PM problemen vroegtijdig opmerkt

MTTF

Hoe lang gaat een gloeilamp mee? Dat is de gemiddelde tijd tot falen:hoe lang gaat iets mee voordat het moet worden vervangen. In tegenstelling tot MTBF kijken we hier alleen naar activa die niet kunnen worden gerepareerd, alleen kunnen worden vervangen. Om de MTTF te krijgen, hebben we een aantal van hetzelfde item nodig. Laten we zeggen dat je vijf gloeilampen hebt en dat ze 30, 31, 30, 35 en 25 uur meegaan. De MTTF is al die getallen opgeteld en gedeeld door vijf:iets meer dan 30 uur.

MTTF vertelt ons dat we moeten overstappen op een ander merk gloeilampen. Die cijfers zijn verschrikkelijk. Als u deze KPI wilt verbeteren, moet u over het algemeen artikelen van betere kwaliteit kopen. De beste regel uit de oude blogpost is:"Dit is uw u-krijgt-wat-u-betaalt-voor-KPI."

Onderhoudsachterstand

De steeds groter wordende stapel werkorders die uw technicus moet afhandelen. Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof je geen achterstand wilt hebben, maar een erg lage KPI hier suggereert eigenlijk dat je waarschijnlijk overbezet bent.

Gepland onderhoudspercentage (PMP)

Onderhoudsafdelingen hebben veel goede redenen om weg te willen van de onzekerheid van reactieve, on-demand werkorders en alle stress en kosten die daarmee gepaard gaan. Preventief onderhoud zorgt ervoor dat problemen worden ontdekt en opgelost voordat ze de kans krijgen om uit te groeien tot budgettaire problemen.

PMP laat u zien welk percentage van al uw werkbonnen preventief onderhoud is. Hoe hoger het getal, hoe beter. De standaard van wereldklasse ligt rond de 80%.

Preventief onderhoud conformiteit (PMC)

Vergelijkbaar met PMP, maar een beetje anders. Hier kijk je hoeveel van je PM's worden gesloten. Als uw aantal hoog is, betekent dit dat uw preventief onderhoudsprogramma wordt gevolgd. Als je op 100% zit, kan het betekenen dat het tijd is om wat meer PM's aan het schema toe te voegen; je lijkt er de middelen voor te hebben.

Een laag aantal betekent dat uw programma voor preventief onderhoud niet wordt gevolgd, en in de toekomst zal dit ook PMP naar beneden halen.

Volgende stappen

Als je geen CMMS hebt, koop er dan een. Niets maakt het volgen van KPI's eenvoudiger dan een intuïtief, gebruiksvriendelijk CMMS. Weet u niet zeker of een CMMS de moeite waard is? U kunt uw CMMS ROI berekenen met onze ROI-calculator. U krijgt een goed idee van hoe de wiskunde in uw voordeel zal werken. Als je al een CMMS hebt, maar het levert niet wat je was beloofd, koop dan een nieuwe. Zorg er in beide gevallen voor dat u, wanneer u met providers praat, naar KPI's vraagt. U wilt een oplossing waarmee u ze gemakkelijk kunt volgen en rapporteren.

Als u al een CMMS heeft, zijn KPI's een geweldige manier om uw investering te benutten. Als je dol bent op je CMMS, maar niet zeker weet hoe je het voor KPI's moet gebruiken, bel dan je provider en vraag om extra training. Wees er niet verlegen over. Een goede provider wil dat je het meeste uit hun product haalt.