CMMS Inzetten om Zorgregelgeving te Beheersen: Compliance & Patiëntveiligheid Verhogen

Kwaliteit en efficiëntie hangen altijd af van goed onderhoud, maar nergens is dit meer duidelijk dan in een ziekenhuis. Bijna alles wat onderhoudsmedewerkers doen, beïnvloedt compliance, en routinematig onderhoud zoals schoonmaken, inspecteren, en correct opslaan van apparatuur kan het verschil betekenen tussen leven en dood voor patiënten. Een ziekenhuisonderhoudschecklist is een goede start om procedures in orde te houden. 

Op zijn minst, steunt een ziekenhuis op efficiënte processen om een consistente stroom van patiëntenzorg te handhaven, zodat een vast aantal patiënten op een vast schema gezien worden. Apparatuurfouten en gemiste taken kunnen patiëntwachttijden verhogen en druk uit oefenen op ziekenhuispersoneel en reserveapparatuur.

Ziekenhuisfaciliteitsbeheersoftware is een fundamenteel hulpmiddel dat door organisaties gebruikt wordt om te helpen voldoen aan regelgevende compliance standaarden en kosten te verlagen door processen te centraliseren. Hoewel veel ziekenhuizen al onderhoudsbeheersoftware hebben geadopteerd, gebruiken sommige organisaties nog steeds gedecentraliseerde handmatige methoden. Als uw organisatie nog niet op de CMMS bandwagon is gesprongen, lees verder om meer te leren over de voordelen van onderhoudsbeheersoftware voor ziekenhuizen.

Worstelt uw ziekenhuis met regelgeving?

Ziekenhuizen zijn onder de meest geregelmenteerde faciliteiten, en de onderhoudsafdeling speelt een belangrijke rol in het voldoen aan die regelgeving. De Health Insurance Privacy and Portability Act (HIPAA) is een wet die, onder andere, sterke bescherming vereist voor de persoonlijke en medische geschiedenis van patiënten. Deze eisen richten zich niet direct op onderhoudsafdelingen, maar ze kunnen routinematige taken als schoonmaken en preventief onderhoud compliceren. Een ziekenhuisonderhoudsbeleid en procedureshandleiding moet worden gevolgd om routinematige taken te vereenvoudigen. Als werk niet zorgvuldig gepland wordt, eindigen werknemers in gebieden waar ze blootgesteld zijn aan Protected Health Information (PHI). Dit brengt hen binnen de scope van HIPAA, wat extra training en beveiliging noodzakelijk maakt, en de risico's op een datalekkage onnodig verhoogt. 

Onderhoudstaken die IT-apparatuur of gebieden waar data opgeslagen is, betreffen, moeten zorgvuldig worden behandeld om het risico op een datalekkage te minimaliseren. Dit vereist additionele protocollen om ervoor te zorgen dat werkstations uitgelogd zijn of archiefkasten gesloten zijn voordat onderhoud wordt uitgevoerd. HITECH compliance legt extra onderhoudslasten op om het effectieve gebruik van technologie te waarborgen. Computers, netwerken, en andere IT-bronnen vereisen regelmatig service om ervoor te zorgen dat ze te allen tijde veilig en in goede werking zijn.

Daarnaast zijn er Departement van Gezondheid regels, Joint Commission eisen, HCAHPS enquêtes die de publieke perceptie van het ziekenhuis beïnvloeden en optionele standaarden als Life Safety Code Requirements waar veel ziekenhuizen ervoor kiezen om te voldoen.

Met zo'n complex doolhof van regels en regelgeving, is het niet genoeg om dingen te repareren als ze kapotgaan. Onderhoudsmanagers moeten in staat zijn om standaards te formuleren en taken te prioriteren om ervoor te zorgen dat compliance-gerelateerde reparaties en preventief onderhoud worden uitgevoerd. Geautomatiseerd onderhoudsbeheersoftware is een effectief hulpmiddel dat ervoor zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien en door de mazen van het net glijdt.

Deze case study over Philhaven Health Care  illustreert wat de juiste CMMS software kan doen. Deze gedragsgezondheidszorgaanbieder worstelde om tegen te houden met hun snelle groei met behulp van traditionele onderhoudsbeheermethoden. Met 12 locaties inclusief een 103-bedden ziekenhuis, waren papierwerkorders en Excel spreadsheets gewoon niet meer aan de orde. Jim Ipsen, Directeur Faciliteiten bij Philhaven, legt uit:

"Om onderhoudsoperaties in onze faciliteiten effectief en efficiënt te beheren en compliance aan te tonen met overheidsinstanties, hadden we een meer flexibel onderhoudsbeheersysteem nodig om de status van taken te registreren en te rapporteren."

Hippo onderhoudsbeheersoftware stelde Philhaven in staat om "communicatie te vereenvoudigen tussen alle partijen betrokken bij de creatie, uitvoering, en verwerking van werkorders." De activum- en apparatuurbeheerfunctie stelde hen in staat om onderhoud over hun faciliteiten te tracken, ervoor zorgend dat geen onderhoudstaken werden overgeslagen. Niet alleen maakte dit het makkelijker om compliance te verifiëren, het leverde ook efficiëntiewinst op. Dat betekent een hogere standaard van zorg, lagere compliancerisico's en verminderde uitgaven over hun organisatie.

Heeft uw ziekenhuis gebrek aan processtandaardisatie?

In ziekenhuisonderhoudsbeheer, moet elke taak passen bij de juiste stappen en benchmarks. Alles wat compliance, veiligheid of de missie van het ziekenhuis beïnvloedt — steriliseren van instrumenten, serviceren van medische apparatuur en zelfs controleren van noodapparatuur — moet op een heel specifieke manier gedaan worden om risico's te minimaliseren en de kwaliteit van zorg te maximaliseren. Zelfs laag-complexiteit taken moeten stap voor stap, in groot detail, worden uitgewerkt.

Mondelinge overdracht of hands-on instructie is niet betrouwbaar. Ziekenhuizen hebben tientallen tot honderden mensen verantwoordelijk voor onderhoud. Taken als serviceren van complexe diagnostische apparatuur, of draaien en monitoren van IT-beveiliging worden meestal gedaan door buitencontractanten, en vaak wordt routinematig faciliteitsonderhoud uitgebesteed. Turnover is vaak hoog, en op elk moment kan het ziekenhuis leveranciers veranderen of taken uitbesteden die eerder in-house gehouden werden.

Zelfs met SOPs voor elk stuk apparatuur, is het moeilijk om ze af te dwingen zonder onderhoudsbeheersoftware. Als ze in een spreadsheet of binder bewaard worden, is er vaak geen praktische manier voor werknemers om ertoe toegang te krijgen wanneer ze het nodig hebben; het is niet praktisch voor iedereen om terug te rennen naar het onderhoudskantoor om procedures te dubbelchecken en ervoor te zorgen dat ze alles correct hebben. Vanuit geheugen werken leidt tot fouten en overgeslagen stappen, terwijl een papiergebaseerd systeem lastig is om te organiseren en terug te refereren.

Krachtige on-demand werkorderbeheersoftware maakt het makkelijk om tijdige voltooiing van jobs te waarborgen ongeacht de toegewezen werknemer — van full-time onderhoudsmedewerkers, tot buitencontractanten die maar een of twee keer per jaar komen. Werkorders hebben aanpasbare velden, waardoor faciliteitsmanagers zo weinig of zoveel informatie als nodig specificeren kunnen. Benodigde tools, documenten, veiligheidsissues en andere data zijn toegankelijk op werkorders, waardoor werknemers alle informatie die bij die reparatie hoort kunnen refereren.

Werkorders kunnen worden geopend door interne onderhoudsmedewerkers of buitenleveranciers. Alle gebruikers kunnen werkorders overal ontvangen waar ze een internetverbinding hebben, met de mogelijkheid om werkorderinformatie vanuit het veld bij te werken met een mobiele CMMS app. Administrators zijn in staat om werkorders te sorteren, te tracken en de voortgang te bekijken, ervoor zorgend dat iedereen op schema is, en alles gedaan wordt.

Kunt u werknemers en leveranciers aanspreekbaar stellen?

Het tracken van werkorders, reparatiehistorie en andere factoren helpt niet alleen onderhoudsmedewerkers; het biedt management ook de zichtbaarheid die nodig is om verantwoordelijkheid door de hele organisatie te waarborgen. Diepgaande onderhoudsrapporten staan managers toe om de status van alle werkorders op een oogopslag te zien, gefilterd door gebruiker-definieerbare categorieën in makkelijk te gebruiken grafieken. Het is makkelijk te zien welke taken voltooid, verschuldigd of vervallen zijn — sorteren op prioriteit, type job en andere criteria.

CMMS rapporten maken het simpel om onderhoudshistorie records op te halen. Gebruikers kunnen kosten onderzoeken, opgebroken per reguliere en overwerkuren, onderdelen en materialen gebruikt, en facturen. Onderhoudshistorie rapporten geven accuraat inzicht in sleutelprestatie-indicatoren ook. Deze data maakt het makkelijk om de leverancier met de meest competitieve prijs te vinden, werknemers met de beste track records te promoten, of slecht presterende werknemers in te plannen voor extra training. Het helpt ook meer strategische bemanningsbeslissingen te nemen, managers in staat stellend contractanten en werknemers head-to-head te vergelijken.

Onderhoudsbeheersoftware is net zo nuttig bij het beheren van onderdelen en andere voorraad als het is met het plannen van werknemers. De voorraadsrapportagefunctie stelt managers in staat om de gehele voorraad op een oogopslag te onderzoeken en te sorteren. Wanneer onderdelen en materialen laag lopen, worden alerts via e-mail gestuurd naar de juiste personen voor herbestelling, ervoor zorgend dat kritieke onderdelen altijd beschikbaar zijn. CMMS voorraadsbeheermodules slaan ook leverancierscontactinformatie op, zodat wanneer onderdelen en materialen moeten worden aangevuld, dit zonder vertraging kan gebeuren.

De zichtbaarheid en verantwoordelijkheid van rapporten is een cruciale functie geweest voor veel faciliteitsmanagers, inclusief Reynold Peters van de Manitoba Regional Health Authority, Southern Health. De organisatie dekt bijna 27.000 kilometer en opereert op een gedecentraliseerd model, wat unieke uitdagingen met zich meebrengt. Hoewel een centrale autoriteit een deel van hun faciliteiten superviseert, worden veel van hun ziekenhuizen, klinieken en verzorgingshuizen onafhankelijk gedraaid, wat het moeilijk maakt om consistente prestaties over hun onderhoudsafdeling te verifiëren.

Met behulp van Gezondheidszorg CMMS software, hebben ze hun onderhoudsafdeling gerevolutioneerd. Volgens Peters, Construction and Energy Savings Manager, stelt onderhoudssoftware hen in staat om te zien "wie de werkorder heeft uitgegeven en wie te benaderen als er issues zijn met documentatie." Ze kunnen rapporten en benchmarks gebruiken om prestaties tussen faciliteiten te vergelijken, kwaliteitscontrolissues te ontdekken voordat ze een ernstig probleem worden. En ze hebben dit kunnen doen terwijl ze nog steeds opereren met de lokale autonomie die elke faciliteit in staat stelt om het beste te voldoen aan de behoeften van zijn gemeenschap.

Heeft u een preventief onderhoudsprogramma geadopteerd?

In een industrie als productie waar een kapotte machine de productie kan stilleggen, begrijpt iedereen de voordelen van preventief onderhoud, maar veel Gezondheidszorgorganisaties verwaarlozen het nog steeds. Toch hebben ziekenhuizen ook missiekritieke infrastructuur die regelmatig geserveerd moet worden. Het gaat niet alleen om sleutelapparatuur als levensondersteuning waar falen rampzalig kan zijn; een onverwachte storing van HVAC-infrastructuur, noodstroomvoorzieningen of ontinfectieapparatuur kan ook productiviteitsniveaus verlagen en patiëntenzorg ernstig beïnvloeden.

Zelfs wanneer levens niet op het spel staan, levert preventief onderhoud enorme voordelen op voor ziekenhuizen. Van MRI's tot koelkasten, een geformaliseerd gepland onderhoudsprogramma zal de levensduur van activa verlengen. Dit bespaart geld en minimaliseert storingen, zodat Gezondheidszorgfaciliteiten een hogere, meer consistente standaard van zorg kunnen leveren.

De juiste preventief onderhoudsoftware staat ziekenhuizen toe om een enkel systeem te gebruiken om regelmatige reparaties te plannen, te tracken en te bevestigen, van het bloedlab, tot de cafeteria keuken. Werkorders worden gepland op basis van een kalenderfrequentie of meterstandjes, met drijvende opties ingesteld om toekomstige werkorders aan te passen op basis van de meest recente servicedatum.

Met een CMMS, worden preventieve onderhoudswerkorders ingesteld zodat ze automatisch aan de juiste werknemer of technicus worden toegewezen, of naar een admin gestuurd die ze dan kan toewijzen. Vervaldatums, voorafgaande notificatieherinneringen en andere planningsfuncties maken het makkelijk om vooruit te plannen, waardoor werknemers belangrijke onderhoudstaken kunnen prioriteren zonder hun reguliere taken te storen.

Onderhoudsbeheersoftware ondersteunt alles wat uw ziekenhuis doet. Het maakt het makkelijker om compliance doelen te halen, bevordert verantwoordelijkheid, stelt strategische leveranciers- en bemanningsbeslissingen in staat en verhoogt de levensduur van ziekenhuis- en onderhoudsapparatuur.

Hippo Gezondheidszorg CMMS specialiseert zich in het leveren van onderhoudsbeheersystemen voor de Gezondheidszorgindustrie. Het is met succes geïmplementeerd in meer dan 200 ziekenhuizen, rusthuizen, klinieken en verzorgingshuizen. Neem contact op met Hippo CMMS om meer te leren over onze eenvoudige onderhoudsbeheersoftware voor Gezondheidszorgfaciliteiten.