Hoe CMMS-software voorraadrevolutie in gezondheidszorgfaciliteiten teweegbrengt

Stel u voor dat u voorraad beheert voor een ziekenhuis. Uw succes hangt af van nauwkeurige antwoorden op vragen als: "Wat heb ik?" en "Hoeveel heb ik van elk item?"

U hebt ook een manier nodig om uw antwoorden nauwkeurig te houden over de tijd. Ziekenhuizen zijn snelveranderende omgevingen, en moderne geneeskunde omvat veel eenmalige, wegwerpbare apparaten. Voorraadniveaus kunnen scherp fluctueren dagelijks, zelfs uurtjes.

De oplossing is de voorraadtracking-functie van een CMMS-software, waarmee u up-to-date blijft over elk enkel item, tot aan die laatste tongdepressor.

Zo kan het werken. Wanneer nieuwe voorraad binnenkomt, wordt het gescand en automatisch aan uw records toegevoegd via de CMMS. Omdat het hele systeem cloud-gebaseerd is, is de informatie overal en te allen tijde beschikbaar. De CMMS kan ook volgen wanneer dingen gebruikt worden. Bijvoorbeeld: wanneer de motor van een verstelbaar bed kapotgaat, worden de vervangingsonderdelen aangegeven in de werkorder, en wanneer de technicus de werkorder sluit, worden de onderdelen automatisch van uw voorraadrecords afgetrokken.

Dat is indrukwekkend, maar het is nog maar het begin. Voorraadtracking geeft antwoorden op een breed scala aan belangrijke vragen. De sleutel tot het beantwoorden van elke vraag is het gebruik van uw CMMS-software om de juiste informatie over de items in uw voorraad te verzamelen en te bewaren. Laten we enkele van deze vragen en hoe u ze kunt beantwoorden met CMMS-software bekijken.

Hoe kan ik snel vinden wat ik nodig heb?

Benodigde informatie: Naam, beschrijving en fysieke locatie.

Niet in staat zijn om iets te vinden is precies hetzelfde als het niet hebben.

Zorg ervoor dat u niet alleen de naam van het item opneemt, maar ook een beschrijving. Hoewel de meeste mensen de exacte naam zullen weten, kennen sommigen alleen hoe eruitziet of wat het doet. Zowel naam als beschrijving toevoegen lost ook het probleem op van items met meer dan één naam. Tongdepressoren worden bijvoorbeeld net zo vaak spatels genoemd, maar worden maar voor één ding gebruikt.

Als voorraad verdeeld is over meerdere faciliteiten, zorg dan dat de locatie van elk item opgenomen is. Dit kan zo algemeen zijn als de kamer waarin het zit, tot zo specifiek als de exacte plank en doos, afhankelijk van de grootte en sophisticatedheid van uw systeem.

Hoe kan ik meer kopen?

Benodigde informatie: Contactgegevens van inkoopleverancier, artikelnummer, serienummer en actuele prijzenlijsten.

Dit is alle informatie die u nodig heeft om snel en gemakkelijk een order te plaatsen bij heraanvulling. Het echte voordeel van deze informatie voor CMMS-gebaseerde voorraadtracking is dat *u* geen orders hoeft te plaatsen; de CMMS doet het voor u. Eenmaal heraanvulgrenswaarden ingesteld, kan de software bestaande niveaus en geschatte levertijden gebruiken om te berekenen wanneer de volgende order geplaatst moet worden.

Wat doe ik als een item defect is?

Benodigde informatie: Contactgegevens van fabrikant, inkoopleverancier en garantiestuknummer.

Informatie over de garantie zal cruciaal zijn bij het bepalen van uw volgende stappen. In sommige gevallen moet u de fabrikant contacteren, in anderen worden garantieclaims afgehandeld door de inkoopleverancier. Op beide manieren kan het stuknummer u hoofdpijn besparen, want u kunt eenvoudig al het andere in uw voorraad uit diezelfde slechte batch opsporen en proberen dat ook terug te sturen.

Wanneer moet ik bijvullen?

Benodigde informatie: Criticaliteit.

Het criticaliteitsniveau staat niet op de doos. Het is iets wat u zelf moet berekenen voor elk item in voorraad. Eigenlijk is het het antwoord op de vraag "Hoe moeilijk zou het zijn om dit ziekenhuis zonder dit item te draaien?"

We zien hoe dit werkt door een chemie-analysator te vergelijken met een defibrillator. Het lijkt alsof de defibrillator kritischer is, omdat het apparaat gebruikt wordt om een patiëntens hart te herstarten. Een chemie-analysator lijkt minder kritiek. Als het kapot is, kunnen dokters geen bloedonderzoeken bestellen. Maar de chemie-analysator heeft een hogere criticaliteit. Er is waarschijnlijk maar één chemie-analysator in het lab, maar er zijn veel defibrillators over het hele ziekenhuis. Als er een niet werkt, zijn er genoeg andere die wel werken. Als de chemie-analysator niet werkt, komt het hele lab tot stilstand.

Eenmaal de criticaliteit bepaald, kunt u veilige voorraadniveaus en herbestelgrenswaarden instellen voor reserveonderdelen. In het bovenstaande voorbeeld heeft u misschien veel voor de chemie-analysator, maar geen op voorraad voor de defibrillators.

Conclusie

Succesvol voorradenbeheer begint met bepalen wat u heeft en hoeveel u ervan heeft. Maar het eindigt niet daar. Door na te denken over de vragen die u beantwoord wilt hebben, het verhaal dat u wilt dat uw voorraadtracking u vertelt, kunt u de informatie bepalen die u nodig heeft en hoe u deze het beste kunt organiseren binnen uw CMMS.

Referenties

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.