Top CMMS-functies Volgens Facilitair Managers: Belangrijke Inzichten uit Hippo's Enquête

Hippo CMMS voerde een drie maanden durende enquête onder 100 facilitaire managers uit om inzicht te krijgen in wat hedendaagse professionals zoeken in een CMMS-softwaresysteem, met enkele interessante bevindingen. De enquête vroeg deelnemers vijf kernvragen te beantwoorden, waaronder:

1. In welke staat verkeert hun directe onderhoudsafdeling momenteel?
2. Hoe zien hun operaties eruit?
3. Wat zijn hun belangrijkste redenen om een CMMS aan te schaffen?
4. Welke CMMS-kenmerken en -functies zijn het belangrijkst?
5. Wanneer willen ze een CMMS implementeren?

Hieronder een samenvatting van de bevindingen.
De Huidige Status of Toestand van Directe Onderhoudsafdelingen
Een van de meest intrigerende bevindingen uit de enquête is dat net onder de helft van de respondenten (45%) aangeeft handmatige documentatiemethoden te gebruiken (zoals Excel-spreadsheets, oude pen-en-papier-methoden, of zelfs plakbriefjes of e-mailketens) voor het bijhouden en beheren van onderhoudsoperaties.
Het primaire probleem met handmatige bijhouder- en beheermethoden is het gebrek aan een gecentraliseerd systeem, wat kan leiden tot conflicterende data, fouten, en verouderde informatie. Ideaal streven moderne facilitaire en onderhoudsafdelingen ernaar om operaties en communicatie tussen elk kanaal en gebruiker te stroomlijnen door middel van een gecentraliseerd systeem voor het bijhouden en beheren van elk facet van je onderhoudsdatabase.
Feitelijk is data essentieel voor het meten van voortgang tegen benchmarks. De International Facility Management Association (IFMA) Foundation publiceerde een handleiding gericht op dit onderwerp, "Benchmarking for Facility Professionals", die de noodzaak benadrukt niet alleen voor data, maar een methode om die data op een cohesieve manier te verzamelen en analyseren. "Vaak, wanneer facilitaire professionals interesse uiten in benchmarken, beginnen ze met het aangeven wat ze willen meten. Onder de meest populaire voorbeelden zijn ruimtegebruik en energieverbruik of -kosten," aldus het rapport. Een gebrek aan efficiënte, betrouwbare datareporting is een grote struikelblok voor faciliteiten die blijven vertrouwen op handmatige documentatie, wat ambitieuzere benchmarking en prestatiemeting nog lastiger maakt.
Overige interessante bevindingen uit dit deel van de enquête zijn:

• Onderhoudsafdelingen hebben gemiddeld 11 onderhoudsmedewerkers.
• De meeste respondenten gaven aan dat ze hun onderhoudsafdeling "zo-zo" achten in hoeverre deze goed gevestigd is. (Op een schaal van helemaal niet goed gevestigd tot uitstekend gevestigd, vielen de meeste respondenten ergens in het midden.)
• Zestien procent van de respondenten (16%) rapporteerde dat hun onderhoudsafdeling "helemaal niet gevestigd" is.

Het is dan niet verrassend dat veel moderne onderhoudsafdelingen worstelen met effectief onderhouds- en facilitaire beheer. Het gebrek aan duidelijk gedefinieerde processen, protocollen en systemen leidt tot een ongeorganiseerde inspanning die vaak tekortschiet aan de behoeften van de organisatie en benchmarken om facilitaire doelen te bereiken nagenoeg onmogelijk maakt.
Hoe Zien Hedendaagse Onderhoudsafdelingen Eruit?
Meer dan een derde van de respondenten (35%) in de enquête rapporteerde slechts één faciliteit te hebben, terwijl 27% zeven of meer faciliteiten te beheren heeft. De overige respondenten rapporteerden tussen twee en zes faciliteiten:

• 5% heeft 5 tot 6 faciliteiten
• 8% heeft 4 faciliteiten
• 5% heeft 3 faciliteiten
• 16% heeft 2 faciliteiten

Zelfs in gevallen waar een afdeling maar één faciliteit heeft, is het niet ongebruikelijk dat die faciliteiten twee of meer gebouwen hebben waarvoor de afdeling verantwoordelijk is voor het toezien op en beheren van onderhoudsactiviteiten.
Natuurlijk blijven bedrijven niet stil. De organisatie die dit jaar maar één faciliteit heeft, kan over twee jaar er vijf hebben. Volgens een Global Industries Analytics Report, is de mondiale marktpotentieel voor facilitaire management verwacht te bereiken $698,8 miljard tegen 2020. Dit spreekt voor het belang van het gebruik van technologie-tools zoals CMMS die effectief kunnen schalen mee met de groei van je organisatie, evenals de mogelijkheid om data tussen faciliteiten te vergelijken.
Belangrijkste Redenen voor het Aanschaffen van een CMMS
De meerderheid van de respondenten (84%) is het eens dat proactief onderhoudsherstel belangrijk is voor moderne organisaties, en noemt dit als een voornaamste reden om een CMMS te implementeren. Daarnaast noemde 83% van de deelnemers aan de enquête eenvoudige werkorderformulieren als een drijvende factor in hun beslissing.
Bijna driekwart van de deelnemers (74%) zegt dat een van hun primaire redenen voor het implementeren van een CMMS de wens is voor eenvoudige tracking en beheer van apparatuur, assets en inventaris.
Daarnaast wordt geschat dat 75% van de arbeidsmacht tegen 2015 zal bestaan uit millennials. De millennial-generatie groeide op in de digitale leeftijd, en verouderde praktijken als handmatige documentatie lijken vaak verouderd op deze werknemers. Ze zijn gewend om te vertrouwen op data om hun werkprestaties te ondersteunen en te verbeteren, dus tempo houden met de eisen van de verbonden, tech-vaardige werknemer betekent dat CMMS-oplossingen een must zijn voor de toekomst.
Belangrijkste CMMS-functies
Deelnemers aan de enquête noemden diverse functies die ze belangrijk achten bij het kiezen van een CMMS, waaronder:

• 74% zegt dat gebruiksvriendelijkheid een sleutelfunctie is.
• Integenstelling, 0% van de deelnemers zei dat gebruiksvriendelijkheid "helemaal niet belangrijk" is.
• 46% rapporteerde dat kwalitatieve tech-support extreem belangrijk is.
• 44% kiest voor een CMMS-oplossing met apparatuur- en assetbeheermogelijkheden.
• 39% zegt dat een kalenderinterface om werkroosters te bekijken een van de belangrijkste functies in een CMMS is, en 32% kiest voor een oplossing die een mobiele app biedt voor gemakkelijke toegang.

SMGlobal identificeert andere belangrijke functies in een CMMS zoals herbruikbare taaksjablonen voor frequente onderhoudsklussen, waardoor het opnieuw uitvinden van het wiel voor herhalende taken onnodig wordt, en de mogelijkheid om taken op diverse manieren in te plannen. Dat kan betekenen dat herhalende taken worden gepland om op dezelfde dag en tijd elke week of maand terug te keren, of taken plannen op basis van een voorwaarde die wordt voldaan, zoals een andere werkorder die wordt voltooid, veranderingen in meterstanden, of alarmcondities of drempelwaarden.
Een onderhoudsbacklog biedt de mogelijkheid om achterstallige, openstaande, of onvoltooide werkorders bij te houden, en automatische rapportage stroomlijnt het proces van het versturen van rapportagedata en cruciale statistieken naar belanghebbenden. Een andere nuttige functie is de mogelijkheid om apparatuur- of machinebreukrapporten te genereren, wat het eenvoudiger maakt om de hoofdoorzaak van een systeemstoring of dienstverstoring te achterhalen. Een historische of real-time vergelijking van issues en data gerelateerd aan apparatuurprestaties en -kosten biedt actionable insights voor het sturen van besluitvorming voor preventief onderhoud, proactieve onderdelenvervanging, en apparatuurvervanging, waardoor facilitaire managers prestaties kunnen optimaliseren.
Bij het overwegen van de redenen voor het implementeren van CMMS en de meest gewenste functies, kunnen veel facilitaire managers die eerder vertrouwden op handmatige processen, kijken naar basisrapportage en functionaliteit. Het is de moeite waard om dieper te kijken naar de meer geavanceerde mogelijkheden van CMMS-oplossingen om te bepalen welke applicaties en functies je organisatie het beste zullen dienen naarmate hij groeit. FacilitiesNet adviseert om een CMMS-selectieteam te vormen om een verscheidenheid aan perspectieven te krijgen en te vertrouwen op een systematisch proces om de juiste applicatie te kiezen.
Tijd tot Implementatie
Slechts 3% van de enquête-respondenten rapporteerde dat het implementeren van een CMMS een langetermijndoel is. Veertig procent (40%) zei dat ze een CMMS willen implementeren in één tot drie maanden, en 20% hoopt dit binnen de komende drie tot zes maanden te doen.
De enquête wijst erop dat de ideale tijdslijn voor het implementeren van CMMS-oplossingen in het midden ligt, ergens tussen één maand en zes maanden, "omdat zowel de leverancier als de klant dan voldoende tijd hebben om data te verzamelen en in te voeren, maar niet te veel tijd om het project uit te rekken en uitbranding te ervaren."
Deze tijdlijn is ook cruciaal rekening houdend met dat veel respondenten een wens uiten voor gestroomlijnde asset-, apparatuur- en inventaristracking, aangezien CMMS-oplossingen gekoppeld worden aan barcode-labels en asset-tag-oplossingen om automatische dataverzameling te faciliteren. Deze koppeling reduceert of elimineert handmatige gegevensinvoerv processen, wat fouten drastisch reduceert, nauwkeurigheid en efficiëntie verbetert, en taken zoals onderhouds- of compliance-rapportage versnelt.
Camcode biedt aangepaste CMMS asset tags en barcode-labels voor elke toepassing in je faciliteit, inclusief LDAR- en Steam Trap-tags, Metalphoto^® CMMS Barcode Asset Labels voor het weerstaan van harde omgevingen, en meer. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over een aangepaste CMMS barcode-labeloplossing voor naadloze integratie met je CMMS.