Maximaliseer uw CMMS ROI: 5 essentiële stappen om uw onderhoudsprogramma te optimaliseren

Haal het meeste uit uw onderhoudsprogramma

Wanneer een organisatie besluit om door te gaan met het kopen van een CMMS (geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem) of een bestaand te upgraden, is daar veel overleg vooraf gegaan. Het is een vastgesteld feit dat investeren in een CMMS zowel tijd als geld kost. Hier zijn vijf stappen die we aanbevelen om een organisatie te helpen de grootste return on investment te behalen en het gebruik van preventieve onderhoudssoftware te optimaliseren.

Stap 1: Zorg voor sterke en vroege buy-in van management en gebruikers

Net als elk ander bedrijfsbeheertool, kan CMMS-software alleen zijn werk doen als mensen het een onderdeel maken van hun dagelijkse werkroutines. Om de gebruikersadoptie te verbeteren, is feedback vereist van gebruikers en management over wat er gewenst en nodig is van het systeem. Vervolgens wordt die input gebruikt bij het onderzoeken van softwareopties en leveranciers. Dit helpt ervoor te zorgen dat het geselecteerde CMMS-systeem de beste fit is met de huidige werkstromen en zakelijke praktijken van het bedrijf, alsook met de behoeften van degenen die het zullen gebruiken. Bovendien, zodra het nieuwe systeem op zijn plaats is, zullen de projectmanagers in de positie zijn om met goed voorbeeld te gaan en hun teamgenoten aan te moedigen het systeem effectief te gebruiken.

Stap 2: Koppel het aan andere systemen waar mogelijk

Het koppelen van bedrijfssystemen helpt de gebruiker betere beslissingen te nemen en de last van dubbele data-invoer van het ene systeem naar het andere te vermijden. De gebruiker kan de onnodige taak van dubbele data-invoer vermijden die tijdrovend en foutgevoelig is. Wanneer er op een enkele gekoppeld systeem gewerkt wordt, worden gegevens automatisch in het systeem bijgewerkt. Op deze manier werkt de gebruiker altijd met de meest actuele data.

Delen en communiceren binnen en tussen afdelingen wordt veel eenvoudiger. Met een geïntegreerd onderhoudsprogramma heeft iedereen toegang tot dezelfde data. Het is niet langer nodig om informatie uit het ene systeem te exporteren en deze te herformatteren voordat u het met collega's deelt. Door de tijd die wordt besteed aan administratieve taken te verminderen, blijft meer tijd over voor andere zaken zoals productontwikkeling, marketing en het laten groeien van het bedrijf. Productiviteitswinst is een belangrijk resultaat van CMMS-systeemgebruik.

Stap 3: Stel duidelijke verwachtingen en investeer in training

Wanneer een onderhoudsprogramma wordt aangeschaft, is het cruciaal om vanaf het begin gebruiksverwachtingen te stellen. Zonder dit kan de gebruiker mogelijk niet volledig hun zakelijke doelen bereiken. Door specifieke gebruiksdoelen te identificeren, zullen teamleden meer geneigd zijn de software zo veel mogelijk te gebruiken en tevreden te zijn met de resultaten.

Naast het identificeren van uw verwachtingen, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeel weet hoe het systeem te bedienen met praktijktraining om deze doelen te bereiken. De training moet gericht zijn op het voldoen aan de unieke behoeften van teamleden of afdelingen. Het beschikbaar hebben van trainingsmateriaal na de eerste live trainingssessie is een nuttig naslagwerk. Een opvolg-sessie plannen zes maanden na de go-live is een goed idee. De extra training, zodra het personeel al bekend is met het systeem, is nuttig omdat het gebruikers de kans geeft om nieuwe vragen te stellen en het management de mogelijkheid geeft hun verwachtingen te versterken.

Stap 4: Gebruik aangepaste dashboards om de belangrijkste informatie voorop te plaatsen

In de huidige snelle omgeving is snelle en gemakkelijke toegang tot cruciale onderhoudsaanvragen cruciaal voor de succesvolle operaties van de faciliteit. Hier komen faciliteitsbeheersoftware dashboards van pas. Vele van hen, inclusief die van Hippo CMMS, bieden aanpasbare dashboards die essentiële data snel weergeven. Dit maakt het werk op veel manieren makkelijker, zoals het verminderen van de behoefte om lange rapporten te lezen alsook directe toegang tot werkorders, apparatuurgebruik en voorradelijsten. Deze informatie op een oogopslag bespaart tijd, terwijl het ook zorgt dat beslissingen gebaseerd zijn op de meest recente data. Met bedrijfsbeheertools als CMMS, hebben bedrijven het vertrouwen dat belangrijke beslissingen gebaseerd zijn op accurate en actuele data.

Hippo CMMS brengt traditionele dashboards naar een heel nieuw niveau. Met hen kunt u:

• Activahandleidingen, afbeeldingen en andere informatie importeren voor gemakkelijke toegang.
• Routekaarten en tekeningen opslaan voor verbeterd vlootonderhoud
• Aangepaste schermen bouwen die passen bij de behoeften van uw bedrijf
• Interactieve werkordersamenvattingen bekijken
• Alle activa- en apparatuurinformatie (van modelafbeeldingen tot tags) verzamelen in interactieve vloerplannen

Deze dashboards zijn goed geschikt voor grote, multi-faciliteit organisaties in gezondheidszorg, overheid, hotel, restaurant, detailhandel en onderwijsindustrieën.

Stap 5: Voer regelmatige systeemcontroles uit

Preventief onderhoud uitvoeren op CMMS is een belangrijk maar vaak over het hoofd gezien oefening. Ideaal is om routinematige controles op CMMS elke zes maanden te plannen. Enkele dingen om te overwegen zijn:

• Is mijn software up-to-date?
• Krijg ik de rapporten die ik nodig heb?
• Zijn er andere dingen die we met de software geautomatiseerd kunnen krijgen?

Bij het uitvoeren van deze routinematige controles is het ook een goed moment om te beoordelen of huidige gebruikers vragen hebben, of of nieuwe medewerkers systeemtraining nodig hebben.

Door deze preventieve onderhoudspraktijken te volgen, bent u op de goede weg om het meeste uit uw CMMS te halen.

Hippo CMMS streeft ernaar een leider te zijn in eenvoudig onderhoudsbeheer. Dit wordt bereikt door het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke, kosteneffectieve software en de beste ondersteuning voor onze klanten. Als u onze toonaangevende software verder wilt verkennen, kunt u hem 30 dagen gratis uitproberen!

Probeer Hippo CMMS zelf om meer te leren of spreek met een Software Specialist.

Wil je meer? Lees 16 vragen om te stellen voordat u CMMS-software koopt