CMMS benutten om monteurstraining voor faciliteitsmanagers te versnellen

Het succes van een bedrijf hangt grotendeels af van de vaardigheden van wie ervoor werkt. Zonder een goed getraind personeel is het onwaarschijnlijk dat bedrijven hun volledige potentieel zullen bereiken.

In de productiewereld leidt ontoereikende training vaak tot productievertragingen die vertalen in verhoogde kosten en verminderde opbrengsten. Kort gezegd: ontoereikend getrainde medewerkers leiden tot operationele tekortkomingen.

Voor veel bedrijven die operationele tekortkomingen ervaren, kan de oorzaak toegeschreven worden aan de onmacht van een bedrijf om zijn "tribale kennis" te behouden en te communiceren. In de zakelijke wereld verwijst tribale kennis naar ongeschreven, maar bekende informatie over bedrijfsoperaties onder langdurige medewerkers. Problemen ontstaan wanneer ongeschreven informatie niet wordt doorgegeven aan nieuwe medewerkers voordat hun langdurige collega's het bedrijf verlaten. Helaas, zonder documentatie van vaak cruciale operationele informatie, kan essentiële kennis voor altijd verloren gaan tenzij deze wordt gecommuniceerd aan nieuwe medewerkers. Met dit in het achterhoofd is het makkelijk te begrijpen waarom juiste documentatie van alle operationele procedures essentieel is niet alleen voor lopende bedrijfsfuncties maar ook voor de langetermijnlevensvatbaarheid en het succes.

Hier toon ik enkele manieren waarop Computerized Maintenance Management Software (CMMS) in staat is de tribale kennis van een bedrijf te behouden en het makkelijker te maken om nieuwe onderhouds- en servicemonteurs in alle aspecten van hun functievereisten te trainen. Kortom, CMMS-platforms kunnen dit doen door ervoor te zorgen dat alle onderhoudsoperaties en gerelateerde informatie correct gedocumenteerd en opgeslagen worden, terwijl ze ook systematisch toegankelijk zijn voor alle medewerkers, nieuw en oud.

Werkorderdata

Naast de mogelijkheid van de CMMS-software om nieuwe monteurs van begin tot eind door het werkorderproces te leiden, bevat deze specifieke module waardevolle informatie over alle essentiële bedrijfsassets. Van waarde voor nieuwe onderhoudsmonteurs is hun mogelijkheid om toegang te krijgen tot asset-operatie- en onderhoudshandleidingen die in de systeemdatabase opgeslagen zijn. Monteurs die onbekend zijn met onderhoudsprocedures hoeven slechts de handleiding te raadplegen voor gedetailleerde instructies en nuttige afbeeldingen. Ook kunnen monteurs de werkordergeschiedenis voor een specifiek asset bekijken. Dit laat ze zien wat er in het verleden misging met assets en hoe problemen werden opgelost. Een CMMS verwijdert onzekerheden door de vereiste informatie met een simpele muisklik of tik op een tablet te bieden.

Interactieve vloerplannen en sitemaps

Niet alle systemen hebben deze functie, maar die wel, bewijzen onschatbaar waarde te zijn, met name voor grote faciliteiten met talloze assets of voor bedrijven waar monteurs over verschillende locaties werken. Toegang tot interactieve vloerplannen en sitemaps bespaart zowel tijd als middelen. Door te zoeken naar een specifiek asset in het CMMS-systeem, kan de exacte locatie snel geïdentificeerd worden op het opgeslagen vloerplan in de database van een bedrijf. In staat zijn om een asset die service nodig heeft te lokaliseren zonder begeleiding van een andere monteur is een enorme voordeel voor degenen die net beginnen. Het maakt ze veel sneller onafhankelijk, wat de tijd van de andere monteurs vrijmaakt.

Preventieve onderhoudsschema's

Preventief onderhoud is de nummer een trekkracht voor de meeste bedrijven die een CMMS kiezen om hun onderhoudsbehoeftes te managen. Hoewel het primaire doel is om routinematige onderhoudscontroles voor alle bedrijfsapparatuur te beheren, plannen en rapporteren, is het CMMS preventief onderhoudscomponent ook een uitstekend hulpmiddel in monteurstraining. Het preventief onderhoudsmodule ondersteunt nieuwe onderhoudsmonteurs op vele manieren, waaronder:

• De PM-planningsfunctie maakt het mogelijk voor onderhoudsmanagers om werkorders te delegeren en te traceren. In het geval van een nieuwe monteur, kunnen onderhoudsmanagers een werkorder toewijzen die het beste past bij hun vaardigheden om de taak uit te voeren en op tijd af te sluiten. Aangezien de CMMS onderhoudsmanagers in staat stelt de voortgang van een werkorder te volgen, kan hulp worden geboden aan een nieuwe monteur wanneer een werkorder te lang duurt om af te sluiten. Als een werkorder die in een uur voltooid zou moeten zijn, na twee uur nog steeds niet is afgesloten, weet de manager dat er een probleem is, bijvoorbeeld.

• Als kwaliteitscontrole heeft de CMMS de extra mogelijkheid om nieuwe monteurs te voorkomen werkorders zelfstandig af te sluiten. Op deze manier kunnen managers dubbelchecken of onderhoudsinspecties correct worden uitgevoerd voordat ze werkorders zelf via het CMMS-systeem afsluiten. Zodra een nieuwe monteur al een tijdje bij het bedrijf is, kunnen hun gebruikersmachtigingen worden aangepast.

Algemeener, PM's zijn een geweldig voorbeeld van hoe computerized maintenance management software tribale kennis bewaart. Wanneer een bedrijf een nieuw asset krijgt, wordt het PM-schema ingesteld volgens de aanbevelingen van de fabrikant. Maar na verloop van tijd begint de onderhoudsafdeling het schema aan te passen. Ze kijken naar de reparatiegeschiedenis van het asset, zien welke reparaties zijn gedaan en krijgen een idee van wat wel en niet werkt. Door de directe ervaring van monteurs met het asset in aanmerking te nemen, kunnen ze hun eigen PM-schema instellen en alle gerelateerde trucs en tips in de PM's opnemen.

Key Performance Indicators (KPI's)

KPI's zijn kwantitatief gemeten waarden die informatie geven over hoe effectief een bedrijf zijn belangrijkste zakelijke doelen bereikt. KPI's worden ingesteld op basis van de unieke doelen van een bedrijf die zaken kunnen omvatten als assetbenutting, vermeden kosten, compliantiecijfers, vraagvoorspelling en klanttevredenheid, om er maar een paar te noemen. Om de prestaties van nieuwe monteurs te beoordelen, hebben CMMS's de mogelijkheid om maandelijkse KPI's te voeren die specifiek gerelateerd zijn aan personeelsmiddelen. Met deze maatstaf kunnen managers de prestaties van nieuwe monteurs beoordelen door hen te laten weten of ze overbelast of onderuitgedaagd zijn.

Conclusie

Nieuwe medewerkers aannemen vereist de toewijding van een bedrijf aan de tijd, energie en middelen die nodig zijn om ze te trainen. Korten op juiste training creëert risico's op diverse fronten, inclusief productiviteit, veiligheid, en medewerkermotivatie, tevredenheid en retentie. Terwijl CMMS-programma's een robuuste oplossing bieden voor algeheel onderhoudsbeheer, heeft het ook het extra voordeel van training en monitoring van nieuwe monteursprestaties. Samen genomen maakt dit CMMS-systemen een kosteneffectieve en productieve bron voor effectieve en winstgevende bedrijfsoperaties.