De Valkuilen van Papier- en Spreadsheet Werkorderbeheer: Gids naar Moderne Oplossingen

Met papier kost het genereren van nieuwe werkorders veel tijd en moeite, wat u dwingt om het absolute minimum op te nemen. Met spreadsheets kunt u snel data genereren en delen, maar zodra het zich begint te verspreiden, heeft u geen controle meer over het.

Papier doodt uw onderhoudsdata, en spreadsheets maken er zombies van. Op welke manier dan ook, u zit in het donker vast.

Als u momenteel worstelt met papier- of spreadsheet-gebaseerd onderhoudsbeheer, kent u alle problemen. U woont al in die engelfilm.

Maar het is de moeite waard om die oude monsters nog een keer te bekijken om te begrijpen waarom ze zoveel hoofdpijn veroorzaken. Omdat zodra we weten waarom ze niet werken, we makkelijker een moderne CMMS-softwareoplossing kunnen kiezen die wel werkt.

Papier werkorders doden uw onderhoudsdata

Het is niet verrassend dat zoveel organisaties en industrieën proberen papierloos te gaan. Iedereen, van uw lokale bank tot internationale luchtvaartmaatschappijen, maakte de switch lang geleden vanwege al de problemen om een moderne data-intensieve operatie te draaien terwijl men vertrouwt op papier.

Veel van de issues berusten op hoe moeilijk het is om data te genereren en hoe moeilijk het is om het *niet* te verliezen. Het resultaat? Inefficiënties die u tijd en geld kosten.

Handgemaakt is geweldig voor eten, en hands-on is de beste soort ervaring

Maar alles wat "handmatig" is, is gewoon vreselijk wanneer het om data gaat, inclusief werkorders, waar u betrouwbaar moet kunnen:

• Genereren
• Prioriteren
• Toewijzen
• Vastleggen
• Benutten

Kijken naar die lijst, dat is in feite alles wat u ooit met uw data hoeft te doen.

Alles met de hand kopiëren betekent dat u alleen het minimum aan informatie kunt opnemen

Laten we vergelijken wat u graag in werkorders zou willen opnemen tegen wat u meestal kunt. Om technici te helpen op locatie voorbereid te arriveren, efficiënt te werken en vroeg af te sluiten, wilt u dat ze hebben:

• Uitgebreide asset onderhouds- en reparatiehistorieën
• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Gerelateerde afbeeldingen, schema's, O&M-handleidingen en garanties
• Interactieve sitekaarten en vloerplannen

Hoeveel kunt u redelijkerwijs in een papier werkorder opnem? Zelfs als u bereid en in staat was elke ochtend te wasteen voor de kantoorfotokopieer, het zal altijd te veel tijd en te veel middelen kosten om papier werkorders te produceren met zelfs een fractie van die informatie.

En zelfs als u de tijd had en een papierfabriek liep zodat papier praktisch gratis was, zouden technici karren nodig hebben om een dag aan werkorders te slepen.

Uiteindelijk hebben papier werkorders altijd maar de minimum informatie, wat het aan technici overlaat om veel dingen zelf uit te zoeken, troubleshooten wanneer ze kunnen werken, ieders tijd verspillen met het heruitvinden van hetzelfde wiel.

En wanneer technici hun tijd verspillen, verspilt u uw geld.

Die kleine beetje data is ook nog eens vol kleine fouten

Welke het ergste soort fout is, omdat er niets erger is dan "stil" falen. Als u een fout direct ziet, kunt u het corrigeren. Maar als het u makkelijk kan misgaan omdat het klein is, is er meer kans op een grote ramp later.

Hier is een snel voorbeeld. Er zijn twee identieke vriezers achterin, en ervan heeft een inspectie nodig gevolgd door snelle preventieve onderhoudstaken. Wanneer u de informatie op de papier werkorder kopieert, schrijft u per ongeluk het verkeerde nummer, wat leidt tot dat technici aan de verkeerde vriezer werken. Diegene die het werk nodig had, wordt genegeerd — tot het uit elkaar valt door gebrek aan aandacht.

En die kleine fouten maken uw onderhoudsrapportages niet alleen frustrerend en tijdrovend maar ook onnauwkeurig

We besteden veel tijd aan het uitleggen hoe papier het moeilijk maakt om met data te werken, maar het is de moeite waard om even terug te springen en te vragen: "Waarom hebben we deze data eigenlijk nodig? Waarom is het belangrijk voor ons om goede data te hebben?"

Goede vraag. En het antwoord is omdat kennis macht is. En weten is half de slag. En een boel andere populaire zegswijzen en beroemde citaten die het belang van kennis benadrukken.

Wanneer u de juiste cijfers heeft, kunt u de juiste beslissingen nemen.

Maar wanneer u gedwongen bent om te vertrouwen op papier, zijn uw cijfers altijd een beetje verkeerd. Eerst is het makkelijk om een papiertje te verliezen, wat betekent dat veel van uw data simpelweg verdwijnt. Als u wilt weten hoeveel u vorige maand aan onderhoud heeft uitgegeven, is stap één al die papiertjes opzoeken. Hoeveel kunt u betrouwbaar terugvinden? En dan zijn er die kleine fouten op het papierwerk dat u *wel* kon verzamelen, die gecompound worden wanneer u probeert rapportages te schrijven.

Terug naar dat voorbeeld van de verkeerde vriezer. Er was een kleine maar cruciale fout in de oorspronkelijke werkorder, wat het team deed werken aan het verkeerde asset. Daaruit wordt de fout erger wanneer u de verkeerde cijfers toevoegt aan de maandelijkse onderhoudsrapportage. Nu, in plaats van te weten waar uw geld in het budget naartoe gaat, denkt u dat het ergens anders naartoe gaat.

En wanneer u probeert uw rapportages te gebruiken om uw preventief onderhoudsrooster beter te sturen, verspreidt u die fout verder, duwt u het vooruit waar het nog meer problemen voor u en het onderhoudsteam kan veroorzaken.

Zelfs een snelle blik op papier werkorders, en we zien waarom bijna iedereen enthousiast was om over te stappen op spreadsheet werkorders. Maar ze introduceerden alleen nieuwe problemen.

Spreadsheet werkorders maken uw onderhoudsdata tot zombies

Hier worstelt u met het tegenovergestelde probleem van papier. Nu heeft u in plaats van schaarse en makkelijk te verliezen data, heel veel data, maar u kunt er nooit echt op vertrouwen.

Om het hoofdprobleem met spreadsheets beter te begrijpen, moeten we beginnen met een snelle herhaling van het verschil tussen een kopie en een versie van een bestand.

Denk aan de standaard werkorder workflow gebaseerd op spreadsheets. U krijgt een onderhoudsverzoek en besluit een werkorder aan te maken. Het goede nieuws is dat u aan uw bureau zit, dus u kunt snel de desktopcomputer opstarten en uw spreadsheetprogramma openen. Daar kunt u wat informatie intypen, wat gerelateerde informatie van sjablonen of oudere werkorders kopiëren en plakken.

Wat u heeft is het originele bestand van de werkorder op uw desktop.

Vervolgens opent u uw e-mailaccount, hecht het bestand aan een e-mail, en stuurt het naar een onderhoudstechnicus. Maar zij krijgen *niet* dat bestand. In plaats daarvan krijgen ze een *kopie* ervan. Dus nu is er het origineel op uw desktop en de kopie op het mobiele apparaat van de technicus.

Zodra die technicus enig werk doet, iets toevoegt of verandert op hun kopie van de werkorder, gaat dat bestand van een kopie naar een versie. Het is soort van hetzelfde als het origineel, maar net anders genoeg om uw kopie verouderd te maken. Onthoud, *niets* houdt die twee bestanden verbonden. Elke keer dat u één verandert, raakt de ander steeds meer achter. U heeft de hoeveelheid data verdubbeld, maar alleen de helft is actueel. En als het team die bestanden een paar keer als e-mailbijlages deelt, neemt de hoeveelheid verouderde data exponentieel toe.

Het is eigenlijk zombie data.

CMMS-software is de veilige oplossing voor onderhouds werkorderbeheer (en preventieve onderhoudsroosters)

Voor een eerlijke, appels-met-appels vergelijking, laten we nog een keer kijken naar die lijst met dingen die u met uw data moet doen:

• Genereren
• Prioriteren
• Toewijzen
• Vastleggen
• Benutten

Door de lijst te doorlopen, en een paar van die items nader te bekijken, kunnen we zien hoeveel beter een moderne CMMS-oplossing het leven voor iedereen kan maken.

Centrale database houdt alles makkelijk, veilig, beveiligd, up-to-date en toegankelijk

In het hart van een goede CMMS zit de database waar al uw data veilig woont. Dit is de sleutel om uit te komen onder al de problemen van het proberen papier of spreadsheets te gebruiken om onderhoud te draaien. In plaats van uw data gevaarlijk verspreid over een miljoen kleine papiertjes waar het makkelijk verloren gaat of willekeurig vermenigvuldigt in oneindige spreadsheet-cellen, heeft u alles op één plek, waar de CMMS het allemaal automatisch real-time up-to-date houdt.

Werkorders genereren met sjablonen

Met een centrale database is het makkelijk om werkorders vol data te genereren omdat alles al daar is om toe te voegen aan de werkorder. Een goede CMMS komt zelfs met sjablonen, wat betekent dat u nu uitgebreide stap-voor-stap instructies en aanpasbare checklists in een paar klikken kunt toevoegen. Moet u een hoop preventieve onderhoudswerkorders aanmaken? De CMMS maakt het u makkelijk door ze automatisch te genereren volgens uw aangepaste PM-rooster.

Werkorders prioriteren en toewijzen met dashboards

In tegenstelling tot papier en spreadsheets, maakt een goede CMMS het makkelijk om alle werkorders tegelijk te zien, wat u een makkelijk te begrijpen groot plaatje van uw operaties geeft. Met schone, simpele dashboards is alles recht voor u, wat het makkelijk maakt om te begrijpen en te organiseren.

Met papier zou u zoveel Post-its nodig hebben dat u eigenlijk uw kantoor behangt. En met spreadsheets zou u vijf schermen aan uw desktop moeten vastmaken.

En toen, wanneer u het georganiseerd heeft, maakt modern werkorderbeheersoftware het makkelijk om werk toe te wijzen. Stuur een melding via e-mail of smartphone-notificatie, en zodra ze de software benaderen, zien ze precies wat u hun toegewezen heeft, plus al de extra informatie die u in de werkorder verpakte om hen efficiënt te laten afsluiten.

Werkorderdata vastleggen en benutten met rapportages

Onderhoudstechnici beginnen met data consumeren uit de CMMS, maar voegen er snel ook aan toe. Elke keer dat ze een werkorder afsluiten, een afbeelding uploaden, of een taak- of werkordercommentaar toevoegen, voegen ze data toe.

Wat precies is wat u wilt. Met de hulp van de centrale database houdt die nieuwe data alles up-to-date. Nu, in plaats van een werkorder toe te wijzen en nooit te weten wat ermee gebeurt, zit u in de data-lus, in staat om alles van overal te tracken.

Zolang u in de CMMS ingelogd bent, bent u aangesloten op alles.

En niet alleen kunt u die data nu zien, maar u kunt het later ook *gebruiken*. Omdat u weet dat het accuraat is, in real-time verzameld door de CMMS (niet op papier gekrabbeld of een miljoen keer gekopieerd over losstaande spreadsheets), kunt u het met vertrouwen gebruiken om rapportages te bouwen om alles te tracken, van uw arbeidsmiddelen tot uw voorraad.

Welk van uw assets kostte u het meest om op te houden en draaiend te houden vorige maand?

Hoe snel kunt u deze vraag nu beantwoorden over uw onderhoudsoperaties? Als u probeert te vertrouwen op papier of spreadsheets, betreft het vinden van het juiste antwoord veel door papierwerken bladeren of heen en weer klikken tussen bestanden.

Met de juiste CMMS wordt al dat nummer-kraken voor u gedaan. U kunt zelfs snel makkelijk te lezen, makkelijk te begrijpen grafieken en diagrammen maken met de CMMS rapportagemodule. Uiteindelijk is het grote onderhoudsplaatje recht voor u, niet verstopt in stapels papier of op e-mailbijlages.

Volgende stappen

Moeg van eindeloos proberen voor de aanstaande rampen van papier en spreadsheet werkorders voor te blijven? Het is misschien minder dramatisch, en u bent gewoon moe van de constante laaggradige hoofdpijn van oudmodisch werkorderbeheer.

Nu is de tijd om uw workflows te upgraden en uw lasten te downgraden.

Begin met contact opnemen met CMMS-leveranciers om meer over uw opties te leren.