Voorraadbeheersoftware:kenmerken en voordelen

Wanneer de meeste mensen denken aan voorraadbeheersoftware, denken ze aan retailtoepassingen. Maar de software wordt gebruikt in een breed scala van industrieën, waaronder productie, gezondheidszorg, onderwijs en overheid. Voorraadbeheersoftware is groter en beter dan u denkt.

Laten we voor dit artikel eens kijken naar wat voorraadbeheersoftware is en vervolgens naar de functies en voordelen ervan.

Wat is voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheersoftware is een hulpmiddel waarmee u de inventaris en activa van uw faciliteit altijd en overal kunt volgen, beheren en controleren. Voorraadbeheersoftware stroomlijnt en centraliseert het proces van het beheersen van de stroom en het onderhoud van de voorraad om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment en tegen de juiste kosten beschikbaar is. Het is een hulpmiddel voor het organiseren van voorraadgegevens die voorheen meestal op papier of in spreadsheets werden opgeslagen.

Voorraadbeheersoftwarefuncties

Voorraadbeheer

Voorraadbeheersoftware centraliseert uw meest elementaire en noodzakelijke magazijnfuncties. Hiermee kan uw organisatie volledige voorraaddetails zien, zoals voorraadniveaus, productgeschiedenis en andere productspecificaties. Deze gegevens helpen, wanneer ze worden gesynchroniseerd met alle andere delen van uw systeem, al uw afdelingen op dezelfde informatie te werken. Zodra de boekhoudafdeling bijvoorbeeld de voorraadniveaus kan zien, kan ze beter plannen en budgetteren. Werken met dezelfde informatie in hetzelfde formaat zorgt voor een veel hogere samenwerking tussen uw teams dan wanneer ze met afzonderlijke systemen zouden werken, wat leidt tot onvermijdelijke gegevenssilo's.

Voorraad bijhouden

Voorraad bijhouden is belangrijk in elke fase. Met een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem kunt u uw voorraad volgen aan de hand van serienummers, RFID-tags en streepjescodes. Deze tools maken het gemakkelijk om snel voorraadgegevens te verwerken wanneer de voorraad voor het eerst in uw magazijn terechtkomt. Ze bieden ook een audit van alle voorraadbewegingen. Dit is vooral belangrijk voor industrieën die te maken hebben met bederfelijke waren. Als de voorraad bederfelijk is, heeft deze een bepaalde gebruiksdatum en moeten bedrijfseigenaren meer aandacht besteden aan de vraag naar voorraadcycli dan bedrijfseigenaren die te maken hebben met niet-bederfelijke artikelen. Het volgen van bijvoorbeeld eieren bij een industriële bakkerij is anders dan het volgen van pallets betonstaal.

Voorraadmeldingen

Voorraadwaarschuwingen, ook wel voorraadwaarschuwingen genoemd, stellen uw organisatie op de hoogte wanneer er een significante wijziging in de voorraadniveaus heeft plaatsgevonden. Veel bedrijven maken gebruik van waarschuwingen voor een lage voorraad, maar er zijn ook andere soorten, waaronder waarschuwingen voor:

• Nieuwe zendingen
  Managers kunnen zich abonneren op deze waarschuwing om op de hoogte te blijven van zendingen die moeten worden beheerd.
• Inventaris bestelpunt
  Managers kunnen waarschuwingen voor een lage voorraad instellen om hun voorraad in de gaten te houden. Een waarschuwing voor een lage voorraad is de drempel wanneer u meer van een voorraadartikel moet bijbestellen.

Welke waarschuwing het beste voor u is, hangt af van de aard van uw onderhoudswerkzaamheden. De CMMS-softwaremodule voor voorraadbeheer van Hippo heeft bijvoorbeeld een voorraadwaarschuwingsfunctie die doorgaans een melding naar een persoon of een groep personen stuurt wanneer een artikel de minimale hoeveelheid bereikt.

Rapportage en analyse

Rapportage en analyse zijn uitstekende hulpmiddelen om bij de hand te hebben terwijl u uw bedrijf laat groeien. Analysetools evalueren patronen in uw processen en kunnen dus worden gebruikt om toekomstige vraag te voorspellen, en het voorspellen van de vraag is een manier om veiligheidsvoorraad en transportkosten te verminderen. Voorraad bijhouden voor de veiligheid is niet meer nodig als je inzicht hebt in hoeveel je echt nodig hebt. U kunt deze gegevens ook gebruiken om stock-outs te voorkomen, wat kan resulteren in gemiste kansen voor onderhoud. Rapportage vereist onbewerkte gegevens en levert inzichten op die gemakkelijk te begrijpen en te delen zijn.

Voordelen van software voor voorraadbeheer

Beheerde voorraadniveaus

Overstock kan de middelen van uw organisatie ondermijnen door geld uit te geven om inventaris te vervoeren die u niet gebruikt. Voorraden kunnen leiden tot onevenwichtige onderhoudsactiviteiten. Je sluit PM's niet op de juiste momenten af ​​omdat je niet de juiste onderdelen en materialen bij de hand hebt. Om dit op te lossen, kunnen voorraadbeheerders verwijzen naar CMMS-gegevens om ervoor te zorgen dat ze weten waar de voorraadniveaus zijn en vervolgens de onderdelen en materialen gereed hebben wanneer ze ze nodig hebben.

Verbeterde efficiëntie

Voorraadbeheersoftware houdt gegevens in de loop van de tijd bij, waardoor de facilitaire en onderhoudsactiviteiten efficiënter worden. Met de juiste apparaten voor voorraadbeheer, zoals barcodescanners, kan uw organisatie haar efficiëntie en productiviteit drastisch verbeteren. Deze apparaten helpen handmatige processen te elimineren, zodat uw medewerkers zich kunnen concentreren op belangrijker werk. Het is bijvoorbeeld veel voordeliger om technici aan onderhoud te laten werken in plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar reserveonderdelen of handmatig bij te houden hoeveel van dit of dat materiaal ze hebben gebruikt.

Eenvoudige locatieoverdracht

Met software voor voorraadbeheer kunnen organisaties hun voorraad volgen terwijl deze naar verschillende locaties wordt verplaatst en vergemakkelijkt. In tegenstelling tot een spreadsheetsysteem, is goede voorraadbeheersoftware afhankelijk van een centrale database die toegankelijk is vanaf elk met internet verbonden desktop of mobiel apparaat. CMMS-software maakt gebruik van realtime voorraadtracering om alle voorraaditems (onderdelen en andere materialen) vast te leggen en gebruikers te helpen altijd te weten waar dingen zijn.

Verminderde uitvaltijd van apparatuur

Voorraadbeheersysteem houdt belangrijke informatie bij over reserveonderdelen die worden gebruikt om apparatuur te onderhouden en te repareren. Door het bestelpunt voor elk reserveonderdeel te bepalen op basis van de prijs, kriticiteit, levertijd voor levering en gebruiksniveau, kan een goed CMMS u helpen erachter te komen waar er altijd voldoende reserveonderdelen zijn voor de behoeften van uw organisatie door de nabestelling te bepalen punt en bestelhoeveelheid. Als u bijvoorbeeld één onderdeel per week gebruikt en het vier weken duurt voordat de aanvullingsvoorraad arriveert, dan heeft u op elk moment vier van die onderdelen in voorraad.

Conclusie

Nu u de voordelen van geweldige voorraadbeheersoftware kent, is het tijd om te kijken hoe u deze kunt bereiken. Om de juiste voorraadbeheeroplossing voor uw faciliteit te bepalen, moet u zowel uw huidige behoeften als uw plannen voor toekomstige groei beoordelen. Kan uw voorraadsysteem meegroeien als uw bedrijf groeit? Biedt uw huidige systeem, naarmate uw bedrijf evolueert, de flexibiliteit die u nodig hebt om veranderingen te beheren?

Onthoud dat een deel van het besluitvormingsproces moet bestaan ​​uit het spreken met uw huidige CMMS-provider. Ze zijn niet alleen vakexperts, maar kunnen u ook vertellen hoe u hun software het beste kunt gebruiken. Als je nog geen CMMS hebt, is dit het moment om er een aan te schaffen. Begin met het benaderen van providers. Zodra ze een idee hebben van uw behoeften, kunnen ze met u over oplossingen praten.