Hotelfaciliteitenbeheer:waar u op moet letten

Facilitair managers in de horeca gebruiken nu hotelsoftwareoplossingen om hun werking te verbeteren. Als het gaat om onderhoudssoftware, en als je door de verschillende opties kijkt, kan het overweldigend lijken. Als u de juiste onderhoudssoftware voor uw hotel wilt, overweeg dan de factoren waarop uw team het meest wordt beïnvloed.

Focus op welke vragen betrekking hebben op wat uw onderhoudsteam elke dag doet. Met deze software:

Zal dit me helpen bij het plannen van mijn preventieve onderhoudsactiviteiten?

Kan mijn personeel dit gebruiken om effectief te communiceren?

Zijn er beperkingen aan waar en hoe we toegang kunnen krijgen tot de software?

Zijn er functies en bronnen om mijn team te helpen op schema te blijven met onze doelen?

Dit zijn vragen die u niet wilt stellen nadat u een aankoop heeft gedaan. Daarom kan toegang tot de juiste tools en het juiste systeem helpen. Hier zijn vier belangrijke functies waar u op moet letten bij het zoeken naar de juiste onderhoudssoftware voor uw hotel of resort.

Hulpprogramma's voor onderhoudsplanning en agenda

Gastvrijheid vereist dat uw hotels er op hun best uitzien en presteren voor het verblijf van uw gasten. Om dat te doen, moet uw onderhoudsteam voorop lopen. Het grootste obstakel waarmee veel hotels worden geconfronteerd, is achterop raken met preventieve onderhoudstaken en routine-inspecties. Dit leidt tot problemen zoals storingen in apparatuur of schade aan eigendommen die dagenlang niet worden gerepareerd.

Initiële planningstools kunnen betrekking hebben op het e-mailen van gepland werk of het toewijzen van taken voor de dag. Dit kan een nuttige methode zijn, maar na verloop van tijd kan het moeilijker te beheren worden. Wat belangrijk is bij planning, is dat uw team proactief kan zijn in plaats van reactief. Mochten er gedurende de dag andere problemen opduiken, dan vallen de geplande werkzaamheden niet uit de lucht.

Waar hotels naar zoeken in onderhoudssoftware, is de mogelijkheid om al hun routinematige onderhoudsactiviteiten efficiënt te structureren en te volgen. Preventief onderhoud is een van de meest gebruikte functies in software voor gebouwonderhoud. Het gaat om software voor preventief onderhoud en modules om geplande werkorders te maken – activiteiten gericht op proactief onderhoud en reparatie. De meeste programma's bieden tools om specifieke werkorders routinematig te laten plaatsvinden. Dit kan op basis van een kalender, meterstand of runtime-uur.

Er zijn ook interactieve kalenders beschikbaar in CMMS-software. De kalender geeft je een overzicht van je geplande werkorders en helpt je team voor te bereiden. Als een bepaalde werkorder extra voorbereiding vereist, stel dan dagen van tevoren een e-mailherinnering in.

Software voor onderhoudsverzoek

Uw onderhoud is verantwoordelijk voor het afronden van werkorders en onderhoudstaken. Ze hoeven echter niet de enigen te zijn die de onderhoudsbehoeften van de faciliteiten in uw hotels doorgeven. Uw receptie en ander horecapersoneel zijn behulpzaam om problemen met gebouwen en serviceapparatuur in de gaten te houden. Ze kunnen u of uw manager op de hoogte stellen van klachten van gasten, bijvoorbeeld een kapot toilet of een kamer zonder airconditioning.

Ook al kunnen medewerkers helpen om problemen aan het licht te brengen, het kan zijn dat ze zelf geen werkbon kunnen indienen. Het personeel heeft mogelijk beperkte kennis van de apparatuur of weet niet zeker wat de oorzaak is van de klacht van een gast. Een eenvoudig webportaal is een populair alternatief. Dit geeft servicepersoneel de mogelijkheid om onderhoudsproblemen door te sturen naar de technici die ze gedurende de dag van gasten ontvangen. Aanvragen kunnen vervolgens worden goedgekeurd en omgezet in werkorders die automatisch statusupdates teruggeven aan de afzender. Hierdoor kunnen hotelservicemedewerkers klanten geruststellen dat hun kapotte AC of beschadigde deurstop zal worden afgehandeld.

Toegang vanaf elke locatie

Het hebben van een stationaire onderhoudscomputer kan inefficiënt zijn voor grote hotels of hotelketens. Met webgebaseerde softwareoplossingen heeft uw hele organisatie één onderhoudssoftwaresysteem, terwijl technici en personeel de flexibiliteit hebben om vanaf elke bedrijfscomputer te werken. Dit helpt het servicepersoneel ook om klachten van gasten rechtstreeks bij de receptie in te dienen.

U wilt echter niet dat het onderhoudsteam van uw faciliteit beperkt blijft tot het werk vanaf hun desktop- of kantoorcomputer. Mobiele apparaten voor hotelonderhoudssoftware kunnen van vitaal belang zijn om sneller te reageren en te reageren op dagelijkse activiteiten. Wanneer technici werkorders bijwerken of voltooien, kunnen ze onderhoudstaken in realtime bijwerken.

Geautomatiseerde meldingen en onderhoudsrapporten

Regelmatige rapportages zijn niet altijd eenvoudig op te stellen. Meldingstools kunnen handig zijn, maar zijn niet altijd relevant voor uw ingestelde workflow. De juiste softwareoplossing voor onderhoud moet u de flexibiliteit bieden om de juiste herinneringen en waarschuwingen voor uw team in te stellen, zodat ze voorbereid zijn op aanstaande activeringen of dringende problemen.

Hoger management of CFO wil gedetailleerde rapporten over kosten en arbeidsactiviteiten. Gebruik geplande onderhoudsrapporten om van tevoren te plannen; stel de parameters in van wat u wilt dat uw onderhoudssoftware oproept in uw werkorderhistorie. Stel vervolgens een e-mailontvangstlijst in om uw rapporten automatisch op een geplande datum te ontvangen in plaats van elke keer handmatig rapporten samen te stellen.

Gedetailleerde onderhoudsrapporten kunnen moeilijk handmatig up-to-date te houden. Dit geldt met name voor druk hotelonderhoud op meerdere locaties. Zelfs bedrijven met bestaande software worden geconfronteerd met uitdagingen als hun systeem niet gebruiksvriendelijk of toegankelijk is voor het onderhoudsteam.

Software voor facilitair onderhoud in hotels kan een handig hulpmiddel zijn voor uw onderhoudsteam, maar moet ook oplossingen bieden om de gastervaring te verbeteren. Een onverwachte uitval van serviceapparatuur kan voor overlast zorgen voor een gast tijdens zijn vakantie. Trage reacties op klachten van gasten kunnen ook de algehele klanttevredenheid verminderen.

Technici hebben vaak geen directe interactie met de meeste hotelgasten. Het onderhoud van de faciliteiten speelt echter een grote rol bij het al dan niet terugkeren van klanten voor nog een nacht. Onderhoudsbeheer voor hotels brengt elke dag tal van uitdagingen met zich mee; uw software moet een hulpmiddel zijn om die uitdagingen te ondersteunen. Gebruik uw software om duidelijkheid te scheppen in wat uw onderhoudspersoneel doet en verbeter de manier waarop uw team het werk gedaan krijgt.