Hotelfaciliteitsbeheer: Belangrijke overwegingen bij het kiezen van de juiste onderhoudssoftware

Faciliteitsmanagers in de horeca gebruiken nu hotelsoftwareoplossingen om te verbeteren hoe ze werken. Wat betreft onderhoudssoftware, en terwijl u de verschillende opties bekijkt, kan het overweldigend lijken. Als u de juiste onderhoudssoftware voor uw hotel wilt, overweeg de factoren die uw team het meest beïnvloeden.

Focus op welke vragen gerelateerd zijn aan wat uw onderhoudsteam elke dag doet. Met deze software:

Helpt dit mij mijn preventieve onderhoudsactiviteiten te plannen?

Kan mijn personeel dit gebruiken om effectief te communiceren?

Zijn er beperkingen voor waar en hoe we de software kunnen benaderen?

Zijn er functies en bronnen om mijn team op weg te helpen met onze doelen?

Dit zijn vragen die u na aankoop wilt vermijden. Daarom kan toegang tot de juiste tools en het juiste systeem helpen. Hier zijn vier belangrijke functies waar u op moet letten bij het zoeken naar de juiste onderhoudssoftware voor uw hotel of resort.

Onderhoudsplanning en kalendertools

De horeca vereist dat uw hotels er het beste uitzien en presteren voor uw gasten. Om dat te doen, moet uw onderhoudsteam voorop lopen. Het grootste obstakel waar veel hotels tegenaan lopen is achterlopen met preventieve onderhoudstaken en routinematige inspecties. Dit leidt tot problemen zoals uitval van apparatuur of schade aan onroerend goed die dagenlang ongerepareerd blijft.

Initiële planningstools kunnen het e-mailen van gepland werk of het toewijzen van taken voor de dag omvatten. Dit kan een nuttige methode zijn, maar in de loop van de tijd kan het moeilijker worden om te beheren. Wat belangrijk is bij planning, is dat uw team proactief kan zijn in plaats van reactief. Als andere kwesties opduiken tijdens de dag, mag het geplande werk niet op de achtergrond verdwijnen.

Wat hotels zoeken in onderhoudssoftware is de mogelijkheid om al hun routinematige onderhoudsactiviteiten efficiënt te structureren en bij te houden. Preventief onderhoud is een van de meest gebruikte functies in gebouwonderhoudssoftware. Dit omvat preventieve onderhoudssoftware en modules om geplande werkorders te maken - activiteiten gericht op proactief onderhoud en reparatie. De meeste programma's bieden tools om specifieke werkorders te plannen op een routinematige basis. Dit kan op kalenderbasis, meteraflezing of draai-uren basis.

Er zijn ook interactieve kalenders beschikbaar in CMMS-software. De kalender geeft u een overzicht van uw geplande werkorders en helpt uw team voor te bereiden. Als een bepaalde werkorder extra voorbereiding vereist, stel dan een e-mailherinnering dagen van tevoren in.

Onderhoudsaanvraagsoftware

Uw onderhoudspersoneel is verantwoordelijk voor het uitvoeren van werkorders en onderhoudstaken. Echter, ze hoeven niet de enigen te zijn die faciliteitsonderhoudsbehoeftes in uw hotels communiceren. Uw receptie, en ander horecapersoneel, zijn behulpzaam om een oog te houden op gebouw- en serviceapparatuursproblemen. Ze kunnen u of uw manager op de hoogte brengen van gastenklachten - een kapotte toilet of een kamer zonder airco bijvoorbeeld.

Hoewel medewerkers helpen om problemen aan het licht te brengen, kunnen ze mogelijk niet zelf een werkorder indienen. Personeel kan beperkte kennis hebben van apparatuurdetails of onzeker zijn over de oorzaak van een gastenklacht. Een eenvoudige webportal is een populaire alternatief. Dit geeft servicepersoneel de mogelijkheid om onderhoudsproblemen die ze van gasten ontvangen gedurende de dag, door te sturen naar de technici. Aanvragen kunnen vervolgens goedgekeurd en omgezet worden in werkorders die automatisch statusupdates terugsturen naar de afzender. Dit stelt hotelservicepersoneel in staat om klanten te verzekeren dat hun kapotte airco of beschadigde deurstop wordt behandeld.

Toegang vanaf elke locatie

Een vast onderhoudscomputer kan inefficiënt zijn voor grote hotels of hotelketens. Web-gebaseerde softwareoplossingen staan uw hele organisatie toe om één onderhoudssoftwaresysteem te hebben terwijl technici en personeel de flexibiliteit hebben om vanaf elk bedrijfscomputer te werken. Dit helpt ook servicepersoneel met het direct indienen van gastenklachten vanaf de receptie.

Echter, u wilt misschien niet dat uw faciliteitsonderhoudsteam beperkt wordt tot werken van hun desktop of kantoorcomputer. Mobiele apparaten voor hotelonderhoudssoftware kunnen vitaal zijn om sneller te reageren en te anticiperen op dagelijkse activiteiten. Wanneer technici werkorders bijwerken of voltooien, kunnen ze onderhoudstaken in real-time bijwerken.

Geautomatiseerde notificaties en onderhoudsrapporten

Regelmatige rapporten zijn niet altijd makkelijk te prepareren. Notificatie-tools kunnen nuttig zijn maar niet altijd relevant voor uw ingestelde werkstroom. De juiste onderhoudssoftwareoplossing moet u de flexibiliteit geven om de juiste herinneringen en alerts in te stellen voor uw team om ze voor te bereiden op komende activiteiten of dringende problemen.

Topmanagement of CFO wil gedetailleerde rapporten over kosten en arbeidsactiviteiten. Gebruik geplande onderhoudsrapporten om van tevoren te plannen; stel de parameters in van wat u wilt dat uw onderhoudssoftware ophaalt uit uw werkorderhistorie. Stel vervolgens een e-maillijst in om uw rapporten automatisch op een geplande datum te ontvangen in plaats van handmatig telkens rapporten samen te stellen.

Gedetailleerde onderhoudsrapporten kunnen lastig zijn om handmatig up-to-date te houden. Dit is vooral waar voor drukke hotelgebouwonderhoud over meerdere locaties. Zelfs bedrijven met bestaande software ondervinden uitdagingen als hun systeem niet gebruiksvriendelijk of toegankelijk is voor het onderhoudsteam.

Faciliteitsonderhoudssoftware in hotels kan een nuttig hulpmiddel zijn voor uw onderhoudsteam, maar moet ook oplossingen bieden om de gastenervaring te verbeteren. Een onverwachte uitval van serviceapparatuur kan ongemak veroorzaken voor een gast tijdens hun vakantie. Trage reacties op gastenklachten kunnen ook de algehele klanttevredenheid verminderen.

Technici hebben vaak geen directe interactie met de meeste hotelgasten. Echter, faciliteitsonderhoud speelt een grote rol in of klanten terugkeren voor een volgende nacht. Onderhoudsbeheer voor hotels omvat tal van uitdagingen elke dag; uw software moet een tool zijn om die uitdagingen te ondersteunen. Gebruik uw software om duidelijkheid te brengen in wat uw onderhoudspersoneel doet en verbeter de manier waarop uw team werk verricht.