CMMS Expert Serie: De Juiste Leverancier Selecteren – Deel 2

Zoeken naar de juiste softwareleverancier kan ontzettend lijken omdat ze een verscheidenheid aan functies, beste prijzen en servicegaranties beloven. Maar met uw primaire behoeften in hand, zult u in staat zijn om gemakkelijk door de clutter te snijden om het juiste product te vinden. Als u Deel 1: Bereik 50% van uw onderzoek in 4 eenvoudige stappen…zonder met een sales guy te praten, niet hebt gelezen, klik hier om het belang van een behoeftenanalyse te ontdekken. Daarvoor, lees verder voor een lijst met veelvoorkomende vragen die kopers zich vaak stellen tijdens het zoeken. Alleen om behulpzaam te zijn hebben we antwoorden toegevoegd!

We hebben onze geweldige CMMS Basics and Beyond Gids geconsolideerd voor uw downloadplezier hier! Wilt u niet de hele blogserie lezen? Download hem nu.

V1: Hoeveel softwareleveranciers moet ik vergelijken?

A1: We raden aan dat u 3 tot 4 leveranciers vergelijkt en contrasteert. Als u er te veel bekijkt, loopt u het risico verward te raken met bedrijfsnamen en functies. U kunt zelfs buyers-burn out ervaren, wat u afwendt van onderhoudssoftware volledig of – in een moment van zwakte – de verkeerde beslissing laat nemen. Als u te weinig leveranciers vergelijkt, loopt u het risico opties te missen die uw organisatie beter hadden gepast of die betere waarde boden.

V2: Wat is de beste aanpak om onderhoudssoftwareleveranciers te vinden?

A2: Een van de meest handige manieren om een softwareleverancier te vinden, is het bezoeken van softwarevergelijkingswebsites die gespecialiseerd zijn in het matchen van koperbehoeften met softwareaanbieders. Sites zoals Software Advice en Capterra zijn uitstekende bronnen voor kopers om gratis te shoppen. Zoek simpelweg het type software dat u zoekt en geef uw kernvereisten op. De service matcht u dan met leveranciers die die beschrijving voldoen. U hoeft slechts één eenvoudig formulier in te vullen en op verzenden te drukken, de leveranciers doen de rest. Daarvoor zullen leveranciersvertegenwoordigers contact met u opnemen met bedrijfsinfo en om een demo in te plannen op een tijdstip van uw keuze! Die sites listen ook leveranciersbeoordelingen, klantrecensies, leveranciersprofielen en onderhoudsmanagementcontent. Het is een one-stop-shop voor gemakkelijk online softwarshopping.

V3: Wat moet ik verwachten wanneer ik in mijn software demo's ga?

A3: Software demo's (of live virtuele walkthroughs van de software) zijn de beste manier om bekend te raken met het uiterlijk en gevoel van een bepaald product. Intro demo's zijn meestal 30 min tot 1 uur, en nemen u door een breed overzicht van het product. Zorg ervoor dat u in elke demo gaat met sleuteldoelstellingen of doelen die u uit de software wilt halen. Herinnert u u aan die behoeftenanalyse die u deed? Dit is waar u het in actie kunt zetten! Heb uw behoeften klaar en kom voorbereid met een kritische blik op het product dat u bekijkt. Compromiteer niet op sleutelsoftwarefuncties die een must zijn voor uw bedrijf. Wetend wat u wilt voordat u in een demo gaat, helpt om pushy salesmensen en lackluster software uit te filteren. Houd in gedachten dat simpelheid het beste is. Kies voor een systeem dat het meest simpel voelt om te gebruiken en makkelijk te navigeren. Als u in de demo verward bent, zijn de kansen groot dat uw andere teamleden dat ook zullen zijn. Stel zoveel vragen als mogelijk en voel u niet dom als u een nog een demo moet inplannen om over extra functies of diepgangere items te gaan.

Gelijktijdig, benut deze shopervaring. Terwijl veel leveranciers vergelijkbare functies hebben, vallen er sommigen op met unieke modules en een frisse kijk op functionaliteit. Evalueer of deze functies zoals interactieve vloerplannen, barcoding mogelijkheden, of ruimtebeheermodules uw organisatie zouden ten goede komen.

V4: Heeft u advies over prijsverwachtingen?

A4: Softwaresystemen hebben een wijd bereik in prijspunten met veel verschillende factoren om te overwegen. In web-gebaseerde modellen hebben we single user licenses gezien lopen van zo laag als $25/maand tot zo hoog als $200/maand. Vaak bent u verplicht jaarlijkse abonnementskosten vooraf te betalen met de lijstprijs meestal aangegeven als een maandelijkse fee om het lager te laten lijken. De licentiefee vernieuwt jaarlijks. De licentiefee omvat de kosten van het gebruik van het systeem en welke functies in dat pakketniveau zitten. De prijsstructuur kan variëren tussen leveranciers. Primair factoren die de softwarelicentiekosten beïnvloeden zijn:

• Aantal gebruikers- Veel oplossingen prijzen per gebruiker, per maand. Weet hoeveel mensen in uw organisatie het systeem nodig hebben (alle leveranciers zullen u dit vragen om u een correcte quote te geven). Weet hoeveel gebruikers EN hoeveel aanvragers u zult vereisen. Prijzen staan meestal meer aanvragers toe om op één licentie toegang te hebben tot het systeem dan gebruikers. Sommige bedrijven bieden onbeperkte gebruikerslicenties, wat veel meer kostenefficiënt is als u 3+ gebruikers heeft die toegang nodig hebben tot de software.
• Aantal faciliteiten- Het aantal gebouwen en faciliteiten in uw onderhoudsoperaties is zeer belangrijk in de meeste prijsopgaven. Dit is omdat meer gebouwen het aantal activa dat de software trackt, de hoeveelheid data om in te voeren, en het aantal te trainen mensen verhogen. Sommige leveranciers kunnen ook de algemene grootte van uw faciliteit vragen om hen te helpen begrijpen hoeveel activa getrackt zullen worden. Als algemene regel, bevat een 20.000 m² gebouw tussen $900K- $1.2M aan activa. Sommige prijsmodellen zijn gebaseerd op het aantal faciliteiten in uw organisatie en stijgen met nominale bedragen naarmate u gebouwen toevoegt.
• Grootte van uw onderhoudsafdeling- Deze factor is vergelijkbaar met het aantal gebruikers in uw systeem. Leveranciers kunnen vragen hoeveel mensen in uw afdeling zitten om een beter beeld te krijgen van hoeveel mensen toegang nodig hebben tot mobiele of andere functies die primair van toepassing zijn op uw onderhoudsafdeling. Dit geeft leveranciers ook een beter gevoel voor hoeveel mensen getraind moeten worden op specifieke onderwerpen.

Naast uw licentiekosten, moeten setup- en trainingskosten ook in uw budget worden meegerekend, omdat deze kosten vaak bovenop komen. Voor betere budgetplanning, spreek met uw team om setup tijdlijnen en rollen en verantwoordelijkheden van setup te bepalen. U leert meer over implementatie in Deel 3, echter het begrijpen van de voor- en nadelen van volledige en gedeeltelijke setup is een cruciale stap naar het halen van tijdlijnverwachtingen.

V5: Hoe lang kan ik verwachten dat dit proces duurt?

A5: Het hele proces duurt meestal tussen 3 tot 6 weken. Vaak willen leveranciers dat u hun product zo snel mogelijk ziet omdat ze weten dat u verschillende andere concurrenten bekijkt. U wilt leveranciers vers in uw geheugen hebben wanneer u besluit welke u wilt opvolgen. Neem een week of twee om de initiële drie tot vier leveranciers die u zoekt door te lopen. Na de eerste demo met elke leverancier, verlaag de keuze tot twee opties. Vraag één of twee extra demo's met elk om een meer gedetailleerde analyse van de software te krijgen. Meeste leveranciers hebben gratis proefperiodes die u kunt gebruiken om meer vertrouwd te raken met de software op uw eigen. Neem deze tijd om feedback van uw team te krijgen en ervoor te zorgen dat alle technische vaardigheidsniveaus enigszins comfortabel zijn met de software. Eenmaal dat u een tijdje hebt gespeeld, wilt u misschien nog een ronde discussies hebben met uw leveranciersvertegenwoordiger om vragen te stellen die u tijdens de proefperiode opkwam of om andere stakeholders betrokken te krijgen bij het gesprek. Op dit punt, zou uw organisatie een duidelijke begrip moeten hebben van elk leveranciersproduct en in staat zijn een doordachte aankoopbeslissing te nemen.

We hebben onze geweldige CMMS software Basics and Beyond Gids geconsolideerd voor uw downloadplezier hier! Wilt u niet de hele blogserie lezen? Download hem nu.

Klik hier voor Deel 3 van 7 van de CMMS Expert Serie. Leer de fundamentele verschillen tussen de drie typen CMMS setup.