CMMS Expert Series deel 2

Zoeken naar de juiste softwareleverancier lijkt misschien ontmoedigend, omdat ze een verscheidenheid aan functies, de beste prijzen en servicegaranties beloven. Maar met uw primaire behoeften in de hand, kunt u gemakkelijk door de rommel heen om het juiste product te vinden. Als je Deel 1:Haal 50% van je onderzoek in 4 eenvoudige stappen... zonder met een verkoper te praten, klik hier het belang van een behoefteanalyse te ontdekken. Lees vanaf daar verder voor een lijst met veelgestelde vragen die kopers zichzelf vaak stellen tijdens het zoeken. Om behulpzaam te zijn hebben we ook antwoorden toegevoegd!

We hebben onze geweldige CMMS Basics and Beyond geconsolideerd Gids voor uw downloadplezier hier! Geen zin om de hele blogreeks door te lezen? Haal het dan nu.

Q1:Hoeveel softwareleveranciers moet ik vergelijken?

A1:We raden u aan 3 tot 4 leveranciers te vergelijken en te contrasteren. Als u er te veel bekijkt, loopt u het risico in de war te raken met de bedrijfsnamen en functies. U kunt zelfs te maken krijgen met een burn-out bij kopers, waarbij u de onderhoudssoftware volledig uitschakelt of - op een moment van zwakte - de verkeerde beslissing neemt. Als u te weinig leveranciers vergelijkt, loopt u het risico opties mis te lopen die mogelijk beter bij uw organisatie passen of die meer waarde bieden.

Q2:Wat is de beste manier om leveranciers van onderhoudssoftware te vinden?

A2:Een van de handigste manieren om een ​​softwareleverancier te vinden, is door softwarevergelijkingswebsites te bezoeken die gespecialiseerd zijn in het matchen van de behoeften van kopers met softwareleveranciers. Sites zoals Software-advies en Capterra zijn uitstekende bronnen voor kopers om gratis te winkelen. Zoek eenvoudig naar het soort software dat u zoekt en geef uw belangrijkste vereisten aan. De service zal u dan koppelen aan leveranciers die aan die beschrijving voldoen. U hoeft slechts één eenvoudig formulier in te vullen en op verzenden te drukken, de leveranciers doen de rest. Van daaruit zullen verkopersvertegenwoordigers contact met u opnemen met bedrijfsinformatie en om een ​​demo op te zetten op een tijdstip naar keuze! Die sites vermelden ook leveranciersbeoordelingen, klantrecensies, leveranciersprofielen en inhoud over onderhoudsbeheer. Het is een one-stop-shop voor handig online winkelen voor software.

Q3:Wat kan ik verwachten als ik naar mijn softwaredemo's ga?

A3:Softwaredemo's (of live virtuele walk-throughs van de software) zijn de beste manier om kennis te maken met de look en feel van een bepaald product. Introdemo's duren meestal ongeveer 30 minuten tot 1 uur, waardoor u een breed overzicht van het product krijgt. Zorg ervoor dat u elke demo ingaat met de belangrijkste doelstellingen of doelen die u uit de software wilt halen. Herinner je je die behoefteanalyse die je hebt gedaan? Hier kun je het in praktijk brengen! Houd uw behoeften bij de hand en bereid u voor met een kritische lens op het product dat u aan het bekijken bent. Doe geen concessies aan belangrijke softwarefuncties die een must zijn voor uw bedrijf. Als u weet wat u wilt voordat u naar een demo gaat, helpt dit om opdringerige verkopers en een gebrek aan glanssoftware uit de weg te ruimen. Houd er rekening mee dat eenvoud het beste is. Kies voor een systeem dat het meest gebruiksvriendelijk aanvoelt en gemakkelijk te navigeren is. Als je in de war bent in de demo, is de kans groot dat je andere teamleden dat ook zijn. Stel zoveel mogelijk vragen en voel je niet gek als je nog een demo moet plannen om extra functies of meer diepgaande items te bespreken.

Profiteer tegelijkertijd van deze winkelervaring. Hoewel veel leveranciers vergelijkbare functies hebben, vallen sommige op met unieke modules en een frisse kijk op functionaliteit. Evalueer of deze functies, zoals interactieve plattegronden, streepjescodemogelijkheden of modules voor ruimtebeheer, uw organisatie ten goede zouden komen.

Q4:Heeft u advies over prijsverwachtingen?

A4:Softwaresystemen hebben een breed prijsbereik met veel verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden. In webgebaseerde modellen hebben we gezien dat licenties voor één gebruiker zo laag zijn als $ 25 per maand tot wel $ 200 per maand. Vaak moet u jaarlijkse abonnementskosten vooraf betalen, waarbij de catalogusprijs gewoonlijk wordt vermeld als een maandelijks bedrag om het lager te laten lijken. De licentievergoeding wordt jaarlijks vernieuwd. De licentievergoeding omvat de kosten van het gebruik van het systeem en alle functies die in dat pakketniveau zijn inbegrepen. De prijsstructuur kan per leverancier verschillen. Primaire factoren die van invloed zijn op de kosten van de softwarelicentie zijn:

• Aantal gebruikers- Veel oplossingen prijs per gebruiker, per maand. Weet hoeveel mensen in uw organisatie het systeem moeten gebruiken (alle leveranciers zullen u dit vragen om u toch een goede prijsopgave te kunnen geven). Weet hoeveel gebruikers EN hoeveel aanvragers u nodig heeft. Door de prijsstelling hebben doorgaans meer aanvragers toegang tot een systeem op één licentie dan gebruikers. Sommige bedrijven bieden onbeperkte gebruikerslicenties, die veel kostenefficiënter zijn als u meer dan 3 gebruikers hebt die toegang tot de software nodig hebben.
• Aantal faciliteiten- Het aantal gebouwen en voorzieningen in uw onderhoudswerkzaamheden is in de meeste prijsopgaven erg belangrijk. Dit komt omdat meer gebouwen het aantal activa dat de software bijhoudt, de hoeveelheid gegevens die moet worden ingevoerd en het aantal mensen dat moet worden opgeleid, vergroten. Sommige leveranciers kunnen ook vragen naar de algemene grootte van uw faciliteit om hen te helpen inzicht te krijgen in de hoeveelheid activa die zal worden gevolgd. Als algemene vuistregel geldt dat een gebouw van 20.000 vierkante meter tussen de $900K- $1.2M aan activa bevat. Sommige prijsschema's zijn gebaseerd op het aantal faciliteiten in uw organisatie en worden met nominale bedragen verhoogd naarmate u gebouwen toevoegt.
• Omvang van uw onderhoudsafdeling- Deze factor is vergelijkbaar met het aantal gebruikers in uw systeem. Leveranciers kunnen vragen hoeveel mensen er op uw afdeling zijn om een ​​beter beeld te krijgen van hoeveel mensen toegang nodig hebben tot mobiele of andere functies die voornamelijk van toepassing zijn op uw onderhoudsafdeling. Dit geeft leveranciers ook een beter idee van hoeveel mensen er getraind moeten worden over specifieke onderwerpen.

Naast uw licentiekosten moeten ook installatie- en trainingskosten in uw budget worden opgenomen, aangezien deze kosten vaak boven en buiten zijn. Spreek voor een betere budgetplanning met uw team om de tijdlijnen voor het instellen en de rollen en verantwoordelijkheden van het instellen te bepalen. U leert meer over implementatie in deel 3, maar het begrijpen van de voor- en nadelen van volledige en gedeeltelijke installatie is een cruciale stap om te voldoen aan de tijdlijnverwachtingen.

V5:Hoe lang kan ik verwachten dat dit proces duurt?

A5:Het hele proces duurt meestal 3 tot 6 weken. Vaak willen leveranciers dat u hun product zo snel mogelijk ziet, omdat ze weten dat u verschillende andere concurrenten bekijkt. U wilt leveranciers vers in uw geheugen hebben wanneer u beslist welke u wilt opvolgen. Neem een ​​week of twee de tijd om de eerste drie tot vier leveranciers te doorlopen die u zoekt. Na de eerste demo met elke leverancier, beperk je de keuze tot twee opties. Vraag bij elk een of twee demo's aan voor een meer gedetailleerde analyse van de software. De meeste leveranciers hebben gratis proefversies die u kunt gebruiken om zelf meer vertrouwd te raken met de software. Neem deze tijd om feedback te krijgen van je team en zorg ervoor dat alle technische vaardigheidsniveaus enigszins vertrouwd zijn met de software. Als je een tijdje hebt gespeeld, wil je misschien nog een gespreksronde met je verkopervertegenwoordiger om vragen te stellen die je tijdens de proefperiode hebt bedacht of om andere belanghebbenden bij het gesprek te betrekken. Op dit punt moet uw organisatie een duidelijk begrip hebben van elk product van een leverancier en in staat zijn een doordachte aankoopbeslissing te nemen.

We hebben onze geweldige  CMMS-software Basisprincipes en meer Gids voor uw downloadplezier hier! Geen zin om de hele blogreeks door te lezen? Haal het dan nu.

Klik hier voor deel 3 van 7 van de CMMS Expert Series. Leer de fundamentele verschillen tussen de drie soorten CMMS-instellingen.