Facilitair Afsluiten Tijdens COVID-19 Beheren met CMMS-software

De COVID-19-pandemie heeft plotselinge, grote veranderingen in de economie teweeggebracht, inclusief sluitingen in alle sectoren. Maar wanneer dingen vertragen of stoppen, is er nog steeds veel te doen. Laten we kijken naar manieren om ongekende sluitingen te hanteren.

Maar voordat we dat doen, laten we beter begrijpen waarom deze huidige sluitingen zo uitdagend zijn.

COVID-19 sluitingen

Faciliteiten halen apparatuur offline om veel redenen, sommige positief. Bijvoorbeeld, turnarounds zijn momenten waarop organisaties apparatuur offline halen voor reparaties of vervanging. In de meeste gevallen kan deze downtime gemeten worden in shifts of dagen. Plant turnarounds, waar de hele faciliteit offline is, kunnen weken duren. Ongeacht hoe lang ze duren, er is altijd veel voorbereiding. Omdat organisaties controleren wanneer turnarounds starten, zorgen ze ervoor dat alles op zijn plaats en klaar is. Ze weten ook wanneer dingen weer online moeten komen, waardoor ze alles kunnen plannen, van de levering van grondstoffen tot arbeid.

Sluitingen zijn anders. Organisaties zien ze niet aankomen, dus ze zijn onvoorbereid. Maar zelfs als ze niet weten wanneer de meeste sluitingen starten, kunnen ze vaak wel een weloverwogen gok maken over wanneer ze eindigen. Dat komt door de veelvoorkomende redenen achter sluitingen: stroomuitval en verstoringen in grondstoftoeleveringsketens. Bijvoorbeeld, als een onweersbui de buurtcentrale uitschakelt, verwachten lokale fabrieken binnen dagen, zo niet uren, weer online te zijn. Hetzelfde geldt voor sluitingen gerelateerd aan ketenproblemen. In veel gevallen hebben organisaties een goed idee hoe lang de verstoring duurt.

Maar met de COVID-19-pandemie is het moeilijker om accurate voorspellingen te doen. Niemand weet wanneer dingen weer normaal worden. Of zelfs wat de nieuwe normaal zal zijn. En die onzekerheid maakt alles moeilijker.

Wat is de oplossing? Hier zijn enkele dingen die u kunt doen om snel aan te passen en een COVID-19-sluiting te hanteren.

Apparatuur correct offline halen met CMMS-software

Assets lang genoeg afsluiten voor basisonderhoud en reparaties is anders dan ze offline halen voor wat een lange tijd kan zijn. Een snelle analogie: het is hetzelfde met uw auto. Elke dag als u thuiskommt, zet u de motor uit, haalt de sleutels uit het contactslot en sluit de deur achter u. Dat is alles wat u hoeft te doen als u weet dat u de volgende ochtend weer in de auto stapt en rijdt. Maar wat als u hem de winter wilt opslaan? Nu voegt u brandstofstabilisator toe, verandert u de olie, controleert u vloeistofniveaus, blokkeert u de banden, blikt u de uitlaat en inlaat af, en bereidt u de accu voor. Net als met uw auto, moet u assets correct offline halen als u ze beschikbaar wilt hebben wanneer u ze nodig hebt.

Het probleem waar sommige onderhoudsafdelingen mee kampen is dat hun technici onbekend kunnen zijn met de juiste afsluitprocedures. En dat is niet verrassend. Afdelingen zijn gericht op assets draaiende te houden, niet ze af te sluiten. Ze weten precies hoe ze ze uitschakelen, uitschakelen (lock-out), er efficiënt aan werken, en ze weer online krijgen. Maar nu worden ze gevraagd om iets heel anders te doen.

Afdelingen moeten twee dingen doen: de informatie die technici nodig hebben krijgen en ervoor zorgen dat ze er gemakkelijk toegang toe hebben. Uiteindelijk zal het verkrijgen van de informatie niet het uitdagende deel zijn. Het zou zowel in O&M-handleidingen als beschikbaar moeten zijn bij assetfabrikanten. Maar hoe zorgt u ervoor dat technici er gemakkelijk toegang toe hebben?

Data in werkorders en sjablonen verpakken

CMMS-software maakt het makkelijk om veel informatie in werkorders te stoppen, inclusief:

• Aanpasbare checklists
• Stap-voor-stap instructies
• Digitale afbeeldingen, O&M-handleidingen en schema's
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Interactieve site- en vloerplannen

Technici arriveren op locatie met alles wat ze nodig hebben om de klus goed te doen. Als er veel informatieoverlap is tussen werkorders, kunt u ook werkordersjablonen gebruiken die in werkordersoftware ingebouwd zijn. Eenmaal een sjabloon ingesteld, kunt u het gebruiken om nieuwe werkorders te genereren met alle informatie al inbegrepen.

Werkorders toegankelijk en up-to-date maken vanaf overal

Nu uw werkorders de juiste informatie hebben, moet u ze in de juiste handen krijgen. Met COVID-19 is de beste manier om dit op afstand te doen. In plaats van papierwerk rond te geven, kunt u werkorders toewijzen via de CMMS-software. Technici loggen in en zien hun taken direct, van overal, op elk moment. En omdat het platform op cloud computing draait, wordt uw data in één database bewaard die altijd veilig en altijd up-to-date is.

Uw preventief onderhoudsrooster aanpassen met CMMS-software

Als u nog geen preventief onderhoudsrooster heeft, is nu de tijd om er een te krijgen. U zult waarschijnlijk nooit meer zo'n kans krijgen. Met apparatuuroperators uit de weg, kunt u vrij rond de faciliteiten bewegen, de assetinformatie verzamelen die u nodig hebt. En eenmaal de data heeft, kunt u het naar een CMMS-leverancier sturen die uw database opzet en uw personeel traint op de software. Onthoud, al dit kan remote gedaan worden, inclusief de training.

Als u al een werkend preventief onderhoudsprogramma heeft, wilt u waarschijnlijk beginnen met PM's toevoegen en verschuiven.

Eerst, begin met het plannen van al het preventieve onderhoud waar u altijd wou dat u tijd voor had. Terug naar de auto-analogie: stel uw reguliere onderhoudsroutine is wasvloeistof bijvullen, olie controleren, en de banden visueel inspecteren. Nu u de tijd heeft, wilt u alle vloeistoffen controleren, de wissers vervangen, en de bandenspanningsmeter erbij pakken. Voor bestaande PM's kunt u nadenken over ze te verschuiven en de frequentie aan te passen. Als een asset niet gebruikt wordt, heeft het niet hetzelfde type of niveau van onderhoud nodig.

CMMS-software maakt dit makkelijk met de kalenderweergave. Zodra u alle PM's tegelijk ziet, krijgt u een echt gevoel van hoe u de komende weken kunt herschikken.

Voorraad beheren met CMMS-software

Met dingen langzamer gaande, is het misschien een goed moment voor een handmatige telling van uw voorraad. Ongeacht hoe goed uw voorraadtracingsoftware is, u moet uw telling nog steeds periodiek dubbelchecken.

U moet ook nadenken over het resetten van uw par-niveaus, de minimum en maximum niveaus van elk type voorraad dat u draait. Als u zowel het type als de frequentie van uw preventief onderhoudsrooster heeft aangepast, zullen uw voorraadb ehoeftes veranderen. De rollen op een transportband hebben misschien meestal elke zes maanden heruitlijning of vervanging nodig, maar dat was toen uw organisatie drie shifts draaide. Nu de band stil ligt, heb u niet zoveel onderdelen voor hem op voorraad nodig. Zet uw niveaus niet te laag, wel. Een neveneffect van COVID-19 is de verstoring van toeleveringsketens. Onderdelen die vroeger overnachts beschikbaar waren bij leveranciers, kunnen nu dagen of weken duren. Ga uit van verhoogde levertijden en voorraad daarom op.

En als u meer dan één faciliteit heeft, kunt u beginnen te kijken naar manieren om voorraad te delen. In plaats van op een leverancier te wachten, kunt u waarschijnlijk spullen sneller van uw andere faciliteit halen.

Al dit wordt makkelijker met CMMS-software. Omdat ze bijbehorende onderdelen en materialen bevatten, past de software de voorraadsniveaus real-time aan zodra een technicus een werkorder afsluit. En wanneer u onder een aanpasbaar minimumniveau op een onderdeel of materiaal daalt, helpt de software u bijvullen door een deel van het inkoopproces te automatiseren.

Zorg er altijd voor dat u voorraadleversingen veilig behandelt. In Canadian Manufacturers & Exporters onlangs uitgegeven richtlijnen en best practices. Er zijn nog vragen over hoe lang het virus stabiel en besmettelijk blijft op oppervlakken, dus u moet beleid en procedures hebben om veiligheid te garanderen. Bijvoorbeeld, sociale distantiëring afdwingen bij interactie met bezorgchauffeurs en handschoenen dragen bij het hanteren van gerelateerd papierwerk.

Bijhouden en rapporteren met CMMS-software

Voor geplande plant- en onderhoudsturnarounds zijn er altijd metrische gegevens. Organisaties stellen doelen en volgen hun relatieve succes. Voorbeelden zijn nul schade, binnen budget, op tijd, en de verhouding van gepland tot ongepland werk.

Voor COVID-19 gedeeltelijke en volledige sluitingen, moet u uw definitie van succes overwegen en uw prestaties bijhouden. U kunt kijken naar het percentage PM's op tijd voltooid. Of u kunt bijhouden hoeveel op de achterbrander staande onderhoudsprojecten uiteindelijk worden afgesloten. Voor een gedeeltelijke sluiting kunt u nog steeds kijken naar uptime en de verhouding van on-demand tot geplande werkorders.

Het is belangrijk om te focussen op veiligheid en de stappen die uw organisatie onderneemt om de verspreiding van COVID-19 te bestrijden, en een groot deel van het aanmoedigen van best practices is uitgebreide tracking. Bijvoorbeeld, u kunt al uw sanitatiewerkorders onder dezelfde categorie in de CMMS-software zetten, wat het makkelijk maakt om ze in de rapportagemodule op te halen.

Zich voorbereiden om sterker terug te keren met CMMS-software

Alles wat u tijdens de sluiting doet, moet u voorbereiden op de onvermijdelijke terugkeer naar volle capaciteit. Sluit uw assets correct af zodat u ze makkelijker weer online kunt brengen. Voer nu onderhoud uit zodat ze later soepeler draaien. Beheer uw voorraad zodat u de juiste onderdelen op het juiste moment heeft, nu en in de toekomst. Doe alles volgens alle huidige best practices voor veiligheid.

CMMS-software maakt altijd zin, maar nu meer dan ooit, moet u controle nemen over uw onderhoudsoperaties. Als u nog geen CMMS heeft of u er een heeft, maar het niet levert wat het beloofde, is nu de tijd om de oplossing te krijgen die voor u werkt.

We zijn er om te helpen. We kunnen een remote live demo plannen en u door alle belangrijke functies voor het beheren van sluitingen leiden.