Een CMMS-software selecteren in 5 stappen

5 dingen om te overwegen bij het kiezen van een CMMS-softwareoplossing

Als u nog geen geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) gebruikt, is de kans groot dat u een op papier of spreadsheet gebaseerd systeem gebruikt. Wij bij Hippo horen altijd dat er niet genoeg tijd in de dag is om handmatig gegevens in te voeren. Bedrijven zijn op zoek naar een eenvoudige oplossing voor hun paper trail. Wat uw reden ook is om over te stappen op een CMMS, het vereist een investering van tijd en geld. Hier bij Hippo CMMS begrijpen we dat u gemakkelijk de beste match voor uw zakelijke behoeften wilt vinden.

Hier zijn 5 tips om het zoeken naar onderhoudsbeheersoftware te vergemakkelijken:

1. Creëer een CMMS-projectteam

Dit team moet ten minste één persoon bevatten van elke afdeling die het systeem gaat gebruiken. Het projectteam bestaat doorgaans uit onderhouds- en facilitair managers, technici, fabrieksingenieurs en mensen uit de boekhouding, inkoop en IT. Door deze teambenadering te gebruiken, krijgt u vanuit alle mogelijke hoeken een beter beeld van de behoeften van het bedrijf en kunt u een beslissing nemen wanneer het tijd is om de trekker over te halen voor een software en deze uit te rollen.

2. Maak de balans op van uw zakelijke behoeften

Om ervoor te zorgen dat de CMMS-programma's die u kiest goed passen bij uw bedrijf, maakt u een lijst met functies die u zoekt. Het is een goede gewoonte om je lijst met functies op te splitsen in musthaves en nice to haves. Het is van cruciaal belang om te weten waar uw onderhoudssoftware nodig heeft, omdat dit de eerste stap is om uit te zoeken welk type software uw bedrijf nodig heeft. Bent u op zoek naar een systeem om eenvoudig onderhoudsverzoeken bij te houden, of iets robuusters dat een inventaris bijhoudt van al uw apparatuur, activa en reserveonderdelen en waarschuwingen stuurt wanneer werkorders voor preventief onderhoud moeten worden uitgevoerd? Zorg ervoor dat u niet alleen kijkt naar uw huidige operationele behoeften, maar bedenk hoe uw behoeften er over 5-10 jaar uit zullen zien. Het is gebruikelijk om software te ontgroeien, maar moet indien mogelijk worden vermeden.

3. Onderzoek, onderzoek, onderzoek

Volgens Brafton.com gebruikt 94% van de bedrijven online bronnen bij het nemen van aankoopbeslissingen. Er zijn tal van online bronnen met nuttige informatie en recensies over leveranciers van onderhoudssoftware. Websites zoals Software Advice, een toonaangevende gids voor softwarekopers, bevatten meer dan 50 verschillende CMMS-softwareproducten met klantrecensies. Krijg een goed inzicht in de vereisten voor onderhoudssoftware van uw bedrijf en selecteer de vijf belangrijkste vereisten die u zoekt in CMMS. Bekijk de handleidingen, recensies en bedrijfswebsites van softwarekopers. Door gebruik te maken van deze online bronnen, vergroot u uw kans om een ​​weloverwogen beslissing te nemen aanzienlijk.

4. Maak een shortlist

Na het doorzoeken van websites van CMMS-leveranciers, klantrecensies en directory's, maakt u een korte lijst van de top 3 producten. De meeste leveranciers van onderhoudssoftware voeren live webconferentiedemo's uit en bieden gratis proefversies aan. Het benutten van deze middelen is een must! Het wordt ook aanbevolen dat u anderen meeneemt naar de demo en hun mening over de proefversie krijgt. Onderhoudstechnici, facility managers, kantoorbeheerders en IT-personeel kunnen allemaal meewegen. Door meer mensen bij het demoproces te betrekken, wordt ook de kans groter dat werknemers zich inkopen.

5. Bekijk en voltooi uw CMMS-shortlist-keuzes

Bedenk een scorekaart voor elk CMMS en beoordeel ze op kenmerken zoals functionaliteit, gebruiksgemak, kosten, beveiliging, technische ondersteuning, trackrecord van leveranciers, groeipotentieel, enz.

• Groeipotentieel – Is de oplossing flexibel genoeg om mee te groeien met uw bedrijf? Kun je het systeem upgraden met meer functies als dat nodig is? CMMS is een grote investering, beslissen welke te kopen is een tijdrovende taak. U wilt de inkoopcyclus niet om de paar jaar herhalen als uw behoeften veranderen.
• Functionaliteit – hoe goed voldoet het onderhoudssoftwarepakket aan uw functionele eisen. Bekijk de lijst met "must haves" en "nice to haves" en kijk hoe de verschillende software-opties zich verhouden.
• Gebruiksgemak – Is de oplossing gemakkelijk te leren en te gebruiken? Zullen uw gebruikers de software overnemen zodra deze is geïmplementeerd? Als er een enorme leercurve is of als mensen hun manier van werken moeten veranderen, is dat reden tot zorg. Beide factoren spelen een grote rol in hoe goed eindgebruikers het nieuwe systeem zullen ontvangen. Als mensen het gevoel hebben dat het systeem hun werk moeilijker maakt, zullen ze het niet overnemen. Laat al het geld en de moeite die u steekt in het kiezen van een CMMS niet verloren gaan. Om deze problemen te voorkomen, zoekt u een CMMS-oplossing die gebruiksvriendelijk is voor alle gebruikers, technisch onderlegd of niet.
• Vertrouwensrecord leverancier –Zijn ze gekwalificeerd? Hebben ze eerder in uw branche gewerkt? Zijn ze financieel gezond? Zorg ervoor dat u demo's en klantreferenties ontvangt. Vraag naar huidige klanten die behoeften hebben zoals die van u. Als u dit doet, krijgt u een goed idee van hoe het zal zijn om met deze leverancier samen te werken.
• Technische ondersteuning – Technische ondersteuning is uiterst belangrijk. Ontdek alle methoden die door de verkoper worden aangeboden; live chat, e-mail, telefoon, webconferentie, video, enz. Als ze niet de klok rond werken, zijn hun uren dan dicht bij die van jou? Is hun technische ondersteuning gewoon een lijst met veelgestelde vragen op een webpagina ? Houd rekening met de ondersteuning, het upgradebeleid en de bijbehorende kosten van de leverancier.
• Kosten - Zorg ervoor dat het CMMS-systeem dat u gebruikt, werkt met uw budget. Ontdek alle kosten van CMMS-software. Er zijn verschillende vergoedingen van toepassing op abonnementen of licenties, training en ondersteuning voor onboarding en opzetten, en upgrades. Sommige abonnementen zijn jaarlijks, andere zijn maandelijks. Zijn er sancties op het annuleren? Ontdek hun beleid voor prijsverhogingen.

Het juiste CMMS kiezen voor uw bedrijf betekent uw huiswerk doen. Volg deze suggesties en u zult zien dat uw onderzoek op de lange termijn vruchten zal afwerpen.

Meer CMMS onderzoeksadvies nodig? Hippo CMMS heeft tal van andere bronnen over dit onderwerp. Iedereen die onderzoek doet naar CMMS-software is het aan zichzelf verplicht om onze CMMS-gids te lezen. Het staat vol met nuttig advies om u door het evaluatieproces te leiden. Hierin leert u hoe u:

• Vind het beste CMMS voor uw bedrijf
• Maak een volledige behoefteanalyse
• Stel de juiste vragen
• Krijg de beste combinatie van prijs, functionaliteit en functies

Referenties:https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/