5 stappen om de juiste CMMS-software te kiezen

5 dingen om te overwegen bij het kiezen van een CMMS-softwareoplossing

Als u nog geen geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) gebruikt, is de kans groot dat u werkt met een papier- of spreadsheet-gebaseerd systeem. Wij bij Hippo horen constant dat er niet genoeg tijd in de dag is om handmatig gegevens in te voeren. Bedrijven zoeken een eenvoudige oplossing voor hun papierwerk. Wat uw reden ook is om over te stappen op een CMMS, het vereist een investering van tijd en geld. Bij Hippo CMMS begrijpen we dat u de beste match voor uw bedrijfsbehoeften wilt vinden met gemak.

Hier zijn 5 aanwijzingen om uw zoektocht naar onderhoudsbeheersoftware makkelijker te maken:

1. Creëer een CMMS-projectteam

Dit team moet minstens één persoon uit elke afdeling bevatten die het systeem zal gebruiken. Typisch bestaat het projectteam uit onderhouds- en faciliteitsmanagers, technici, werktuigbouwkundigen, samen met mensen uit boekhouding, inkoop en IT. Deze teambaenadering helpt u een beter beeld te krijgen van de behoeften van het bedrijf vanuit alle mogelijke hoeken en helpt bij het nemen van een beslissing wanneer het tijd is om de knop in te drukken op een software en deze uit te rollen.

2. Inventariseer uw zakelijke behoeften

Om te zorgen dat de CMMS-programma's die u kiest goed passen bij uw bedrijf, maak een lijst met functies die u zoekt. Het is best practice om uw functielijst op te splitsen in "must-haves" en "nice-to-haves". Het is cruciaal om te weten waar uw onderhoudssoftwarbehoeften liggen, want dit is de eerste stap om te bepalen welk type software uw bedrijf nodig heeft. Zoekt u een systeem om alleen onderhoudsaanvragen bij te houden, of iets robuusters dat een inventaris houdt van al uw apparatuur, activa en reserveonderdelen en alerts verstuurt wanneer preventieve onderhoudswerkorders uitgevoerd moeten worden? Zorg ervoor dat u niet alleen kijkt naar uw huidige operationele behoeften, maar ook overweegt wat uw behoeften er 5-10 jaar uit zullen zien. Uitgroeien aan software is gebruikelijk maar zou vermeden moeten worden waar mogelijk.

3. Onderzoek, Onderzoek, Onderzoek

Volgens Brafton.com gebruiken 94% van de bedrijven online bronnen bij aankoopbeslissingen. Er zijn veel online bronnen die nuttige informatie en reviews bieden over onderhoudssoftwareleveranciers. Websites als Software Advice, een toonaangevende software-inkoopgids, noemen meer dan 50 verschillende CMMS-softwareproducten met klantreviews. Krijg een stevig greep op de onderhoudssoftwarvereisten van uw bedrijf en selecteer de vijf belangrijkste eisen die u van een CMMS verwacht. Bekijk software-inkoopgidsen, reviews en bedrijfswebsites. Het benutten van deze online bronnen zal uw kans op een weloverwogen beslissing aanzienlijk vergroten.

4. Maak een shortlist

Na het doorzoeken van CMMS-leverancierswebsites, klantreviews en directories, maak een shortlist van de top 3 producten. De meeste onderhoudssoftwareleveranciers bieden live webconferentie-demo's en gratis proefperioden. Het benutten van deze bronnen is een must! Het wordt ook aanbevolen om anderen mee te nemen naar de demo en hun meningen over de proefperiode te vragen. Onderhoudstechnici, faciliteitsmanagers, kantooradministrateurs en IT-personeel kunnen allemaal meewogen. Meer mensen betrekken bij het demoproces vergroot ook de kans op medewerkersbuy-in.

5. Beoordeel en finaliseer uw CMMS-shortlist keuzes

Ontwikkel een scorekaart voor elke CMMS en beoordeel ze op attributen zoals functionaliteit, gebruiksgemak, kosten, beveiliging, tech-ondersteuning, leverancierstrackrecord, groeipotentieel, etc.

• Groeipotentieel – Is de oplossing flexibel genoeg om mee te groeien met uw bedrijf? Kunt u het systeem upgraden om meer functies op te nemen als dat nodig is? CMMS is een grote investitie, beslissen welke u koopt is een tijdrovende taak. U wilt niet elke paar jaar de aankoopcyclus hoeven te herhalen als uw behoeften veranderen.
• Functionaliteit – Hoe goed voldoet het onderhoudssoftwarepakket aan uw functionele eisen. U moet de lijst met "must-haves" en "nice-to-haves" bekijken en zien hoe de verschillende softwareopties zich verhouden.
• Gebruiksgemak – Is de oplossing gemakkelijk te leren en te gebruiken? Zullen uw gebruikers de software adopteren zodra geïmplementeerd? Als er een steile leercurve is of mensen hun werkwijze moeten veranderen, is dat een reden voor zorgen. Beide factoren spelen een grote rol in hoe goed eindgebruikers het nieuwe systeem zullen ontvangen. Als mensen voelen dat het systeem hun werk bemoeilijkt, zullen ze het niet adopteren. Laat niet al het geld en de inspanning die u in het kiezen van een CMMS hebt gestoken, voor niets zijn. Om deze problemen te vermijden, zoek een CMMS-oplossing die gebruiksvriendelijk is voor alle gebruikers, technisch onderlegd of niet.
• Leverancierstrackrecord – Zijn ze gekwalificeerd? Hebben ze eerder in uw branche gewerkt? Zijn ze financieel gezond? Zorg ervoor dat u demo's en klantreferenties krijgt. Vraag om huidige klanten met behoeften als de uwige. Dit geeft u een goed beeld van wat het is om met deze leverancier te werken.
• Tech-ondersteuning – Technische ondersteuning is extreem belangrijk. Ontdek alle methoden die de leverancier biedt; live chat, e-mail, telefoon, webconferentie, video, etc. Als ze niet rond de klok werken, liggen hun uren dicht bij de uwige? Is hun tech-ondersteuning slechts een lijst met FAQ's op een webpagina? Zorg ervoor dat u de leveranciersondersteuning, upgradebeleid en eventuele bijbehorende kosten in overweging neemt.
• Kosten – Zorg ervoor dat het CMMS-systeem dat u kiest past binnen uw budget. Ontdek alle betrokken CMMS-softwarekosten. Verschillende kosten gelden voor abonnement of licentie, onboarding en installatietraining en ondersteuning, en upgrades. Sommige abonnementen zijn jaarlijks, anderen maandelijks. Zijn er boetes voor opzeggen? Vraag hun beleid voor prijsverhogingen.

De juiste CMMS voor uw bedrijf kiezen betekent uw huiswerk doen. Volg deze suggesties, en u zult merken dat uw onderzoek zich op de lange termijn uitbetaalt.

Heeft u meer CMMS-onderzoeksadvies nodig? Hippo CMMS heeft nog veel meer bronnen over dit onderwerp. Iedereen die CMMS-software onderzoekt, schuldigt het aan zichzelf om onze CMMS-gids te lezen. Hij is vol met nuttig advies om u door het evaluatieproces te leiden. Daarbij leert u hoe u:

• De beste CMMS voor uw bedrijf vindt
• Een volledige behoeftenanalyse maakt
• De juiste vragen stelt
• De beste mix van prijs, functionaliteit en functies krijgt

Referenties: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/