Hoe de kosten van een CMMS te rechtvaardigen

Gastblog door Elizabeth Mazenko van Better Buys

Mensen meekrijgen met verandering is niet altijd gemakkelijk.

Dit geldt met name in de onderhoudsbranche, waar veel mensen nog steeds vertrouwen op papieren formulieren zonder veel interesse te tonen in het omarmen van onderhoudsbeheersoftware zoals geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS).

Vaak houden onderhoudsmanagers om vier redenen vast aan papieren formulieren:

1. Ze willen werknemers niet trainen in nieuwe technologie en processen.
2. Ze hebben eerder problemen gehad met het werken met elektronische of mobiele formulieren.
3. Ze hebben een oplossing nodig die op kantoor en in het veld werkt.
4. Ze willen niet voor alle functies betalen als de faciliteit er maar een paar gebruikt.

Door het rendement op de investering (ROI) van een CMMS te bepalen, kunt u de waarde van de oplossing laten zien en steun krijgen van het senior management. Dit is wat u moet weten over het berekenen van de ROI van een CMMS.

Breng mensen aan boord met verandering met deze sjabloon voor het stellen van doelen

Aan de slag

Geen twee faciliteiten zijn hetzelfde, wat betekent dat u de huidige processen en strategieën van uw bedrijf moet begrijpen om de voordelen van het inzetten van een CMMS te begrijpen.

Om dit te doen, moet u de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) van uw activa in de loop van de tijd meten. Dit kan zijn:

• Inkomsten- en budgetverlies door uitvaltijd van activa
• Voorraad bijhouden en organiseren
• De werkelijke levensduur van een asset versus de verwachte levensduur

Pro-tip :Hoe meer gegevens u beoordeelt, hoe beter u uw bedrijfsresultaten begrijpt. Als de historische gegevens niet beschikbaar zijn, moet u deze KPI's gedurende ten minste zes maanden tot een jaar meten om een ​​nauwkeurig beeld te krijgen van de prestaties van uw activa.

Vervolgens moet u de volgende vier vragen beantwoorden om een ​​goed idee te krijgen van hoe verschillende CMMS-functies de prestatie- en onderhoudsprocessen kunnen verbeteren:

1. Welke gegevens/rapporten zouden het werk gemakkelijker maken?
2. Welke informatie vraagt ​​uw leidinggevende consequent?
3. Waar gaat het grootste deel van uw onderhoudsbudget naartoe?
4. Wat is uw gewenste verhouding tussen gepland onderhoud (PM) en correctief onderhoud (CM)?

Vind de perfecte CMMS voor uw team met deze scoresjabloon voor CMMS-functies

De ROI berekenen

Om de ROI van een CMMS nauwkeurig te berekenen, moet u de totale eigendomskosten en de waarde van de onderhoudsoplossing bepalen.

Totale eigendomskosten

De totale eigendomskosten omvatten het optellen van alle initiële kosten van de implementatie van het CMMS bij de langetermijnkosten van het onderhoud van de oplossing. Als u beslist in welk CMMS u wilt investeren, stel dan zeker vragen over de volgende kosten:

• Initiële software- of licentieprijs
• Extra hardware en software vereist
• Services en ondersteuning voor het implementeren van oplossingen
• Gebruikers- en beheerderstraining
• Langdurige ondersteuning en upgrades
• Licentieverlengingskosten

CMMS-waarde

De waarde van een CMMS is gemakkelijk in te zien en het implementeren ervan kan de bedrijfskosten met 12% tot 18% verlagen. Om echter een volledig beeld te krijgen van de waarde die een CMMS voor uw bedrijf kan bieden, moet u naar de volgende statistieken kijken:

• Levensduur van activa - geschat aantal jaren dat u verwacht de levensduur van een activa te verlengen
• Overwerk – gemiddeld uurloon (inclusief overwerk) verspild
• Voorraad – gemiddelde hoeveelheid tijd die verloren gaat door onvoldoende voorraad
• Hulpprogramma's – het bedrag dat aan hulpprogramma's wordt uitgegeven versus de verwachte kosten wanneer hulpprogramma's met maximale efficiëntie werken
• Productiviteit – hoeveelheid tijd besteed aan taken zoals planning en werkorderbeheer
• Efficiëntie van documentbeheer:hoe lang duurt het om kritieke documenten te maken, op te slaan, te kopiëren, te zoeken en op te halen

Een CMMS biedt veel handige functies die uw huidige workflows en efficiëntie kunnen verbeteren. Door deze statistieken te gebruiken om de potentiële waarde te bepalen die een CMMS voor uw bedrijf kan bieden, kunt u een onderhoudsmanager overtuigen om er een te gebruiken.

De formule

Zodra u de kosten en waarde heeft bepaald, kunt u de metingen in deze formule zetten:

CMMS ROI =(Waarde – Kosten) / Kosten

Het positieve effect

Door de ROI te berekenen, kunt u de waarde van een CMMS laten zien en de aanschafkosten rechtvaardigen om ondersteuning van het senior management te krijgen.

Bio auteur: 
Elizabeth is een redacteur bij Better Buys, een vertrouwde bron van nieuws en onderzoek over onderhoudssoftware. Volg haar op @ElizMazenko voor meer informatie over bedrijfssoftware en gerelateerd technologisch onderzoek.

Klaar om een ​​CMMS aan je baas te pitchen? Gebruik dit pitchdeck-sjabloon om het vast te leggen