CMMS-functies verleden, heden en toekomst

Technologische vooruitgang heeft CMMS-software betaalbaarder en gebruiksvriendelijker gemaakt, maar de onderhoudsdoelen zijn niet veranderd. Vermijd problemen wanneer je kunt. Als je dat niet kunt, repareer ze dan efficiënt.

Oude CMMS

Het ‘waarom’ van onderhoudsafdelingen is dus niet veranderd, maar het ‘hoe’ wel. Het is ongelooflijk hoe ver de industrie de afgelopen 50 jaar is gekomen. Laten we eens kijken naar een korte geschiedenis.

On-premises CMMS met ponskaarten

De systemen van de eerste en tweede generatie waren afhankelijk van gigantische, on-premises mainframes, en de belangrijkste ontwikkeling in deze periode was de overgang van ponskaarten naar papieren formulieren. Aan het einde van elke dienst zouden de technici van de onderhoudsafdeling hun ingevulde papierwerk inleveren bij de gegevensinvoermedewerkers, die vervolgens alles in de computer ter plaatse zouden invoeren. Omdat de systemen zo duur waren, zowel om op te zetten als te onderhouden, konden alleen grote, bedrijfsmiddelenintensieve organisaties ze betalen.

On-premises CMMS met terminals

In de jaren '80, met de introductie van minicomputers, daalden de prijzen genoeg voor zelfs enkele middelgrote bedrijven om CMMS-systemen te implementeren. Het is de moeite waard om op de link te klikken om een ​​idee te krijgen van wat 'minicomputer' in deze context betekent. Misschien denk je aan iets heel anders. Een mainframe neemt een hele ruimte in beslag. Een mini zou een inloopkast kunnen innemen. In dit stadium was alles nog on-premises, maar er was wat minder papier. Technici konden toegang krijgen tot terminals die zich overal in de faciliteiten bevinden zodra ze een werkorder hadden afgesloten om basisinformatie in te voeren.

Tegen de jaren negentig waren er steeds meer CMMS-platforms beschikbaar, maar deze waren nog steeds beperkt in vergelijking met vandaag. Ze misten bijvoorbeeld werkorderhistorie en kostenregistratie. Kortom, de CMMS-platforms van die tijd waren in staat om informatie te verzamelen, maar ze waren er niet erg goed in om er iets mee te doen.

Cloudgebaseerd CMMS met mobiele apparaten

Oudere systemen leefden op bedrijfsservers, waardoor ze duur waren om te implementeren en te onderhouden. Je moest investeren in de hardware en vervolgens een IT-afdeling onderhouden om het draaiende te houden. Het kostte veel tijd en geld voor zelfs de eenvoudigste update of patch, omdat alles moest worden gecoördineerd door de leverancier en de IT-afdeling van uw bedrijf.

Toen providers naar de cloud verhuisden, begonnen de dingen echt te veranderen. In plaats van servers te kopen en vervolgens een IT-afdeling te bemannen om ze te babysitten, konden bedrijven van elke omvang zich snel aanmelden voor een op abonnementen gebaseerde service, en als ze niet tevreden waren met de software, konden ze vrij gemakkelijk weglopen. Niet alleen veel kleinere bedrijven konden nu CMMS-platforms uitproberen, maar ook bedrijven van buiten de maakindustrie. In het verleden was CMMS alleen echt zinvol voor grote productieorganisaties. Maar toen de prijzen daalden, steeg de belangstelling in veel verschillende sectoren, waaronder:

• Non-profit
• Gemeente
• Gezondheidszorg
• Sport en recreatie
• Onderwijs

De tweede grote verandering had betrekking op de toegankelijkheid. In het verleden waren technici geketend aan hun CMMS. Eerst was het met ponskaarten. Dan met papieren formulieren of spreadsheets. Met cloudgebaseerde systemen waren ze niet langer aan elkaar geketend; ze waren verbonden . Vanaf elk met internet verbonden desktop of mobiel apparaat hadden ze toegang tot gegevensrijke werkorders.

Het CMMS van vandaag

We kunnen zien dat er veel veranderingen zijn geweest in de manier waarop systemen worden geleverd, maar hoe zit het met de CMMS-functies? Zijn er ook veel veranderingen geweest?

Laten we dat beantwoorden door te kijken naar twee van de belangrijkste modules, preventief onderhoud en werkorderbeheer. Wanneer Hippo praat met mensen die geïnteresseerd zijn om een ​​nieuw CMMS te gaan gebruiken of over te stappen op een nieuw CMMS, zijn deze twee altijd erg belangrijk.

Toen Hippo veel minder klanten had, hebben we een enquête gehouden, en preventief onderhoud en werkorderbeheer waren de twee modules die mensen het belangrijkst vonden.

Toen, meer recentelijk, en nu met meer dan duizend respondenten, hebben we de enquête opnieuw gedaan. De resultaten zijn ongeveer hetzelfde.

Het is dus logisch om te kijken naar de functies met betrekking tot deze twee modules. Zij zijn degenen waar de meeste onderhoudsafdelingen het meest om geven.

Preventief onderhoud

Het is gemakkelijk te begrijpen waarom onderhoudsafdelingen CMMS-functies willen waarmee ze de overstap kunnen maken van reactief naar preventief onderhoud. Bij onderhoud is, net als in de rest van het leven, een ons preventie een pond genezing waard. En bovenop al het geld dat het bedrijf bespaart door uitval en overuren te verminderen, zorgt preventief onderhoud alleen maar voor een minder stressvolle dag. In plaats van het oude model van rennen naar een mislukking en vervolgens proberen de lijn weer op gang te krijgen met de operators die naar de klok kijken en het management naar de bottom line, kunnen technici het werk van tevoren plannen en dan om vijf uur naar huis gaan.

Nadat u de werkorders heeft samengesteld, kunt u ze toevoegen aan uw agenda voor preventief onderhoud. Het CMMS stuurt automatisch herinneringen.

Werkorderbeheer

Moderne CMMS stroomlijnt werkorders door ze te centraliseren. Alles, van het indienen van tickets tot het volgen van werkorders en het gebruiken van verzamelde gegevens voor rapportage, kan vanuit het CMMS. Een operator merkt bijvoorbeeld dat de pers af en toe blijft plakken en er is een nieuw geluid dat ze nog nooit eerder hebben gehoord. Met behulp van het CMMS dienen ze een ticket in, waarmee de supervisor van de onderhoudsafdeling wordt gewaarschuwd. Nadat ze naar het ticket hebben gekeken, besluiten ze dat de operator misschien iets op het spoor is. Ze bouwen dus een datarijke werkorder, prioriteren deze en wijzen deze toe aan een technicus. Zodra de werkorder is afgesloten, wordt de supervisor gewaarschuwd, waardoor de lus wordt gesloten. In sommige gevallen wordt er een e-mail naar de operator gestuurd, zodat ze weten dat hun zorgen zijn weggenomen. Ze kunnen er een krijgen wanneer het ticket voor het eerst wordt geaccepteerd en dan nog een wanneer het wordt gesloten.

De informatie die via de afgesloten werkorder wordt verzameld, kan vervolgens worden gebruikt door de rapportagemodule, waardoor de supervisor snel en eenvoudig rapporten kan maken. Door kosten en andere KPI's bij te houden, krijgen ze het totaalbeeld dat ze nodig hebben om de prestaties van hun afdeling echt te begrijpen. In sectoren met veel toezicht van de overheid zijn deze rapporten cruciaal om naleving aan te tonen.

Om het systeem te laten werken, hebt u werkorders nodig met veel informatie erin. Laten we daar snel naar kijken.

Gegevensrijke werkorders

Lang geleden zijn de dagen dat werkorders een paar basisinstructies waren die op een Xeroxed-formulier waren neergekrabbeld. Heb je je ooit afgevraagd waarom oude technici de neiging hebben om een ​​encyclopedische kennis van de faciliteit te hebben? Het is omdat het op een gegeven moment een vereiste was. Toen werkorders zo weinig informatie bevatten, moesten techneuten veel meenemen in het werkgeheugen, wat 1) zeer indrukwekkend is, en 2) een groot probleem voor de organisatie als de techneut met pensioen gaat en al die kennis meeneemt.

Er is eigenlijk een grote stedelijke legende die dit probleem illustreert. In een van de vele versies heeft een manager problemen in een van zijn fabrieken en belt een onlangs gepensioneerde technicus terug om te helpen. De technicus loopt rond een paar machines, haalt er een klein stukje krijt uit en markeert een X op een van de pijpen. Later stuurt hij de manager een rekening van $ 5.000. Wanneer de manager een gespecificeerde versie eist, stuurt hij 'Krijtkosten:$ 1. Weten waar je X moet markeren:$ 4.999.”

Een moderne CMMS-werkorder bevat alles wat techneuten nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te ronden. Toegankelijk vanuit de werkorder, en dit is een gedeeltelijke lijst, zijn:

• Interactieve plattegronden
• Digitale schema's en O&M-handleidingen
• Onderhouds- en reparatiegeschiedenis van activa
• Aanpasbare stapsgewijze instructies

En omdat alle informatie veilig wordt geback-upt in het CMMS, hoeven afdelingen zich nooit zorgen te maken over het verlies van institutioneel geheugen en knowhow.

Mobiele onderhouds-apps

Toen CMMS voor het eerst naar de cloud verhuisde, had u er toegang toe vanaf uw desktop of via een responsieve mobiele versie. Kortom, het CMMS kon detecteren dat u zich op een mobiel apparaat bevond en zou overschakelen naar een kleinere lay-out om plaats te bieden aan het kleinere scherm.

Maar nu bieden CMMS-providers mobiele onderhouds-apps die rechtstreeks op uw smartapparaat staan. En omdat ze rechtstreeks aansluiten op de software en hardware van het apparaat, zijn de apps stabieler, sneller en bieden ze meer functies.

Pushmeldingen

Met oudere mobiele versies hebben technici snel en eenvoudig toegang tot hun toegewezen werkorders voor on-demand en preventief onderhoud. Maar ze moeten inloggen en controleren op nieuwe. Voor de onderhoudsmanagers kan dat vertragingen veroorzaken tussen het moment waarop ze werk toewijzen en het moment waarop technici ervan op de hoogte zijn.

Maar met mobiele apps kunnen onderhoudsmanagers pushmeldingen gebruiken. Nu, zodra ze een nieuwe werkorder toewijzen, gaat de telefoon van de techneut af of trilt en wordt er een bericht op het scherm weergegeven. Wanneer een kritiek bedrijfsmiddel uitvalt, moeten onderhoudsmanagers contact opnemen en contact maken met hun team in zo dicht mogelijk bij realtime mogelijke tijd.

Scannen van streepjescodes

Voor on-demand werkorders kunnen technici gemakkelijk zien welk activum gerepareerd moet worden. Het is degene die inactief is, vloeistoffen sproeit of rookt. Maar voor PM's, als het alleen om inspecties of onderhoudstaken gaat, kan het veel moeilijker zijn om het juiste activum te vinden. En dat is vooral het geval wanneer u een reeks identieke activa en apparatuur allemaal op een rij hebt. Er kan bijvoorbeeld een rij HVAC-units op het dak staan ​​of een verzameling pompen in de kelder.

Maar met behulp van de ingebouwde camera van een mobiel apparaat kunnen technici snel streepjescodes scannen om te bevestigen dat ze de juiste activa hebben. Het enige wat ze doen is het label scannen om toegang te krijgen tot uitgebreide gegevens over het activum, inclusief serienummers, afbeeldingen en bijbehorende werkorders.

Directe uploads van afbeeldingen

Technici kunnen de camera ook gebruiken om snel afbeeldingen te maken en vervolgens te uploaden naar de open werkorder, waardoor een sterke communicatielijn tussen henzelf en de rest van het team ontstaat.

Technici kunnen de foto's gebruiken om te laten zien wat ze doen. Een techneut werkt bijvoorbeeld aan een groot activum waarbij de interne componenten op elkaar worden gestapeld. Terwijl ze stukken tevoorschijn halen om aan de onderstaande te werken, kunnen ze een foto maken om elke stap te documenteren, waardoor een betrouwbaar, doorzoekbaar verslag van hun werk ontstaat. Als ze alles weer in elkaar hebben gezet, kunnen ze nog een foto uploaden om een ​​visuele inspectie op afstand aan te vragen. De onderhoudsmanager of een ander lid van de afdeling kan het werk dubbel controleren zonder tijd te verspillen met naar het activum te gaan.

Technici kunnen de foto's ook gebruiken als ze niet precies weten wat ze moeten doen. In plaats van tijd te verspillen aan het rondlopen van de faciliteiten op zoek naar hulp, kunnen ze een afbeelding van het activum uploaden naar de werkorder en om advies vragen. Ze kunnen zelfs met de app zowel taak- als werkorderopmerkingen toevoegen. In plaats van een foto kunnen ze hun opmerkingen typen. Technici die trage duimtypisten zijn, kunnen de tekst-naar-spraakfunctie van de smartphone gebruiken.

Offline synchroniseren

Mobiele webversies zijn goed, maar je kunt ze alleen echt gebruiken als je online bent, en dat creëert beperkingen voor technici. Zodra ze buiten bereik zijn, verliezen ze de toegang tot het CMMS. En het is niet ongebruikelijk dat technici werken waar internettoegang beperkt of onmogelijk is. Zelfs in het meest hightech gebouw kan de internettoegang slordig zijn in de tweede kelder naast de ketels.

Mobiele onderhoudsapps werken echter nog steeds offline. Omdat ze een deel van hun gegevens rechtstreeks op de harde schijf van het mobiele apparaat opslaan, hebben technici er nog steeds toegang toe als ze offline zijn. Wat nog belangrijker is, ze kunnen nog steeds offline informatie in de app invoeren.

Het adagium over data is waar:Garbage in, garbage out. Dat betekent dat als u betrouwbare gegevens wilt, u technici moet helpen gegevens in te voeren wanneer deze nog vers in hun geheugen zitten. Bij oudere systemen moeten technici wachten tot ze weer binnen bereik zijn voordat ze het CMMS kunnen updaten. Maar met een app voeren ze gegevens in realtime in. De app houdt de gegevens vervolgens veilig totdat deze opnieuw verbinding kan maken met de CMMS-database.

Het CMMS van morgen:preventief en voorspellend

Voorspellend onderhoud zal waarschijnlijk een plaats krijgen in veel toekomstige onderhoudsafdelingen. Tegelijkertijd zorgen de inherente beperkingen ervoor dat het waarschijnlijk niet universeel zal worden aangenomen. Er zijn veel situaties waarin het economisch niet zinvol is.

Maar eerst even een korte uitleg. Voorspellend onderhoud maakt gebruik van het internet der dingen, waar alles zichzelf controleert en alles met elkaar verbonden is. Uw koelkast weet dus wanneer uw melk bijna op is en vertelt het navigatiesysteem in uw auto, dat u er vervolgens aan herinnert om melk te halen als u in de buurt van de supermarkt bent. Of de koelkast bestelt je gewoon automatisch meer melk.

In een industriële omgeving worden bedrijfsmiddelen uitgerust met sensoren om het onderhoudspersoneel te waarschuwen voor mogelijke problemen. En dat is cruciaal om hier te begrijpen. De technologie meldt geen problemen die zich al hebben voorgedaan. In plaats daarvan gebruikt het gegevens om de kans te voorspellen dat er een probleem is.

Als een asset bijvoorbeeld te veel trilt, de olie de verkeerde kleur heeft of alles te heet wordt, stuurt het CMMS een waarschuwing. Het is dus mogelijk dat u de pompen niet één keer per maand controleert op tekenen van slijtage. In plaats daarvan wacht je tot het CMMS merkt dat 1) ze een beetje te veel trillen en 2) de laatste keer dat ze werden gecontroleerd zes maanden geleden was. By collecting data from interconnected sources (the sensors and the pumps’ work order history), the CMMS decides what to do.

But what if those pumps are not really expensive and have a low criticality? If they stop working, it’s more of a pain in the neck and less a major problem. Remember, the sensors are expensive and can be tricky to set up, so you might have to bring in a third-party vendor. In that case, you’re better off staying with PMs. And for a lot of assets, this will be the case:the cost of setting up predictive maintenance will be too high when weighed against the expected benefits.

Volgende stappen

Looking at the past, present, and future of maintenance is more than an interesting lesson in history, more than a fun guessing game about the future. It’s a way to better understand your own current maintenance operations. Where would you place your department on the timeline? Are you back in the 90s? Has your department reached the new millennium yet? Maybe you’re on the cutting edge.

Once you discover where you are, it’s time to think about where you want to be and how you can get there. For departments that feel they’re behind and want to get caught up, a modern CMMS software is a great start.