Evolutie van CMMS: Verleden, Heden en Toekomst – Hoe technologie onderhoudssucces drijft

Technologische vooruitgang heeft CMMS-software betaalbaarder en gebruiksvriendelijker gemaakt, maar onderhoudsdoelen zijn niet veranderd. Problemen vermijden waar u kunt. Waar u niet kunt, ze efficiënt oplossen.

Oude CMMS

Dus, het 'waarom' van onderhoudsafdelingen is niet veranderd, maar het 'hoe' zeker wel. Het is ongelooflijk hoe ver de industrie in de afgelopen 50 jaar is gekomen. Laten we kijken naar een snelle geschiedenis.

On-premises CMMS met punchcards

Eerste en tweede generatie systemen waren afhankelijk van gigantische, on-premises mainframes, en de hoofdontwikkeling in deze periode was de overgang van punchcards naar papieren formulieren. Aan het einde van elke shift gaven onderhoudsmonteurs hun ingevulde papieren in bij data-entryclerks, die alles toen in de on-site computer intikten. Omdat de systemen zo duur waren, zowel om op te zetten als te onderhouden, konden alleen grote, asset-intensieve organisaties ze zich permitteren.

On-premises CMMS met terminals

In de jaren '80, met de introductie van minicomputers, daalden de prijzen genoeg voor zelfs sommige middelgrote bedrijven om CMMS-systemen te implementeren. Het is de moeite waard de link te klikken om een idee te krijgen van wat 'minicomputer' in deze context betekent. U denkt misschien aan iets heel anders. Een mainframe vult een hele kamer. Een mini kon een inloopkast vullen. In deze fase was alles nog on-premises maar er was wat minder papier. Monteurs konden terminals die door de faciliteiten verdeeld waren benaderen zodra ze een werkorder hadden afgesloten om basisinformatie in te tikken.

In de jaren '90 werden steeds meer CMMS-platforms beschikbaar, maar ze waren nog steeds beperkt vergeleken met vandaag. Bijvoorbeeld, ze misten werkordergeschiedenis en kostentracing. Eigenlijk waren de CMMS-platforms van die tijd in staat informatie te verzamelen, maar niet erg goed in er iets mee te doen.

Cloud-gebaseerde CMMS met mobiele apparaten

Oudere systemen woonden op bedrijfsservers, wat ze duur maakte om te implementeren en te onderhouden. U moest investeren in de hardware en daarna een IT-afdeling aanstellen om het up-and-running te houden. Het nam veel tijd en geld in beslag voor zelfs de eenvoudigste update of patch omdat alles gecoördineerd moest worden door de leverancier en de IT-afdeling van uw bedrijf.

Zodra providers naar de cloud verhuisden, begonnen dingen echt te veranderen. In plaats van servers te kopen en een IT-afdeling in te huuren om ze te oppassen, konden bedrijven van alle maten snel aanmelden voor een abonnementsgebaseerde dienst, en als ze ontevreden waren met de software, konden ze redelijk makkelijk weggaan. Niet alleen waren veel kleinere bedrijven nu in staat CMMS-platforms uit te proberen, maar ook bedrijven uit buiten de productie. In het verleden had CMMS alleen echt zin voor grote productieorganisaties. Maar toen de prijzen daalden, steeg de interesse over veel verschillende industrieën, inclusief:

• Non-profit
• Gemeentelijk
• Gezondheidszorg
• Sport en recreatie
• Onderwijs

De tweede grote verandering had te maken met toegankelijkheid. In het verleden waren monteurs aan hun CMMS geketend. Eerst met punchcards. Daarna met papieren formulieren of spreadsheets. Met cloud-gebaseerde systemen waren ze niet meer geketend; ze waren verbonden. Van elke internetverbonden desktop of mobiel apparaat konden ze toegang krijgen tot datarijke werkorders.

Hedendaagse CMMS

We kunnen zien dat er veel veranderingen zijn geweest in hoe systemen geleverd worden, maar wat met CMMS-functies? Zijn er daar ook veel veranderingen geweest?

Laten we dat beantwoorden door te kijken naar twee van de belangrijkste modules: preventief onderhoud en werkorderbeheer. Wanneer Hippo praat met geïnteresseerden in het beginnen met of switchen naar een nieuwe CMMS, rangschikken deze twee altijd als zeer belangrijk.

Toen Hippo nog veel minder klanten had, voerden we een enquête uit, en preventief onderhoud en werkorderbeheer waren de twee modules die mensen het belangrijkst vonden.

Dan, recent, en nu met meer dan duizend respondenten, hebben we de enquête opnieuw gedaan. De resultaten zijn ongeveer hetzelfde.

Dus het is logisch om te kijken naar de functies gerelateerd aan deze twee modules. Ze zijn degenen waar de meeste onderhoudsafdelingen het meest om geven.

Preventief onderhoud

Het is makkelijk te begrijpen waarom onderhoudsafdelingen een CMMS-functie willen die hen in staat stelt om de switch te maken van reactief naar preventief onderhoud. In onderhoud, net als in de rest van het leven, is een ons preventie een pond genezing waard. En bovenop al het geld dat het bedrijf bespaart door downtime en overwerkuren te verminderen, maakt preventief onderhoud gewoon een minder stressvolle dag. In plaats van het oude model van draaien tot falen en dan proberen de lijn weer op te krijgen met operators die naar de klok kijken en management naar de bottom line, kunnen monteurs werk van tevoren plannen en om vijf uur naar huis gaan.

Zodra u de werkorders heeft opgebouwd, kunt u ze toevoegen aan uw preventief onderhoudskalender. De CMMS stuurt automatisch herinneringen uit.

Werkorderbeheer

Moderne CMMS stroomlijnen werkorders door ze te centraliseren. Alles, van het indienen van tickets tot het traceren van werkorders en het gebruiken van verzamelde data voor rapportages, kan vanuit de CMMS gedaan worden. Bijvoorbeeld, een operator merkt dat de pers ab en toe klemt en er een nieuw geluid is dat ze nog nooit gehoord hebben. Met de CMMS dienen ze een ticket in, wat de onderhoudscoördinator alerteert. Na het bekijken van het ticket, beslissen ze dat de operator misschien gelijk heeft. Dus ze bouwen een datarijke werkorder, prioriteren hem en wijzen hem toe aan een monteur. Zodra de werkorder is afgesloten, wordt de coördinator gealert, wat de lus sluit. In sommige gevallen wordt een e-mail naar de operator gestuurd, zodat ze weten dat hun zorgen zijn aangepakt. Ze krijgen er een wanneer het ticket eerst geaccepteerd wordt en dan nog een wanneer het afgesloten is.

De informatie verzameld via de afgesloten werkorder kan vervolgens gebruikt worden door het rapportagemodule, wat de coördinator helpt snel en gemakkelijk rapporten te maken. Kosten en andere KPI's bijhouden geeft hen het grote plaatje dat ze nodig hebben om de prestaties van hun afdeling echt te begrijpen. In industrieën met veel toezicht van de overheid zijn deze rapporten cruciaal voor het bewijzen van compliance.

Voor het systeem te laten werken, heb u werkorders nodig met veel informatie erin verstopt. Laten we dat snel bekijken.

Datarijke werkorders

Lang geleden zijn de dagen dat werkorders een paar basisinstructies waren gekrabbeld op een gekopieerd formulier. Heb u zich ooit afgevraagd waarom oudere monteurs een encyclopedische kennis van de faciliteit hebben? Het is omdat op een gegeven moment het een vereiste was. Toen werkorders zo weinig informatie bevatten, moesten monteurs veel in werkgeheugen dragen, wat 1) heel indrukwekkend is, en 2) een groot probleem voor de organisatie wanneer de monteur met pensioen gaat en al die kennis meeneemt.

Er is eigenlijk een geweldige urbane legende die dit probleem illustreert. In een van de vele versies heeft een manager problemen op een van zijn fabrieken en belt een recent gepensioneerde monteur om te helpen. De monteur loopt een paar machines rond, haalt een klein stukje krijt eruit en markeert een X op een van de pijpen. Later stuurt hij de manager een rekening van $5.000. Toen de manager een geïtemiseerde versie eist, stuurt hij terug "Kostprijs krijt: $1. Weten waar de X moet: $4.999."

Een moderne CMMS-werkorder bevat alles wat monteurs nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te sluiten. Toegankelijk vanuit de werkorder, en dit is een gedeeltelijke lijst, zijn:

• Interactieve vloerplannen
• Digitale schema's en O&M handleidingen
• Asset onderhouds- en reparatiegeschiedenis
• Aanpasbare stap-voor-stap instructies

En omdat alle informatie veilig geback-up zit in de CMMS, hoeven afdelingen zich nooit zorgen te maken over het verliezen van institutioneel geheugen en know-how.

Mobiele onderhoudsapps

Toen CMMS voor het eerst naar de cloud verhuisde, kon u er ofwel op uw desktop benaderen ofwel via een responsive mobiele versie. Eigenlijk kon de CMMS detecteren dat u op een mobiel apparaat was, en het zou switchen naar een kleinere layout om het kleinere scherm te accommoderen.

Maar nu bieden CMMS-providers mobiele onderhoudsapps die rechtstreeks op uw slimme apparaat leven. En omdat ze direct koppelen aan de software en hardware van het apparaat, zijn de apps stabieler, sneller en bieden meer functies.

Push-notificaties

Met oudere mobiele versies kunnen monteurs snel en gemakkelijk toegang krijgen tot hun toegewezen ongevraagde en preventieve onderhoudswerkorders. Maar ze moeten inloggen en checken op nieuwe. Voor de onderhoudsmanagers kan dat vertraging veroorzaken tussen het moment dat ze werk toewijzen en wanneer monteurs ervan op de hoogte zijn.

Maar met mobiele apps kunnen onderhoudsmanagers push-notificaties gebruiken. Nu, zodra ze een nieuwe werkorder toewijzen, gaat het telefoontje van de monteur of trilt het en toont een bericht over het scherm. Wanneer een cruciale asset uitvalt, moeten onderhoudsmanagers uitreiken en verbinden met hun team in zo dicht mogelijk bij realtime.

Barcode scannen

Voor ongevraagde werkorders is het makkelijk voor monteurs om te zien welk asset reparatie nodig heeft. Het is diegene die stilstaat, vloeistoffen spuit of rookt. Maar voor PM's, wanneer het gewoon inspecties of onderhoudstaken zijn, kan het veel moeilijker zijn om het juiste asset te vinden. En dat is met name waar wanneer u een reeks identieke assets en apparatuur allemaal in een rij heeft. Bijvoorbeeld, er kan een rij HVAC-units op het dak zijn of een verzameling pompen in de kelder.

Maar met de ingebouwde camera van een mobiel apparaat, kunnen monteurs snel barcodes scannen om te bevestigen dat ze het juiste asset hebben. Alles wat ze doen is het label scannen om toegang te krijgen tot uitgebreide data over het asset, inclusief serienummers, afbeeldingen en geassocieerde werkorders.

Directe afbeeldinguploads

Monteurs kunnen de camera ook gebruiken om snel foto's te maken en te uploaden naar de open werkorder, wat een sterke communicatielijn opent tussen hen en de rest van het team.

Monteurs kunnen de foto's gebruiken om te laten zien wat ze doen. Bijvoorbeeld, een monteur werkt aan een groot asset waar de interne componenten op elkaar gestapeld zitten. Terwijl ze stukken uittrekken om aan de eronder te werken, kunnen ze een foto maken om elke stap te documenteren, wat een betrouwbare, doorzoekbare registratie van hun werk creëert. Wanneer ze alles weer samen hebben gezet, kunnen ze nog een foto uploaden om een remote visuele inspectie aan te vragen. De onderhoudsmanager of een ander lid van de afdeling kan het werk dubbelchecken zonder tijd te verspillen met naar het asset gaan.

Monteurs kunnen de foto's ook gebruiken wanneer ze niet precies weten wat ze moeten doen. In plaats van tijd te verspillen met rondlopen door de faciliteiten op zoek naar hulp, kunnen ze een afbeelding van het asset uploaden naar de werkorder en om advies vragen. In feite kunnen ze ook zowel taak- als werkordercommentaren toevoegen via de app. In plaats van een foto kunnen ze hun commentaren intypen. Monteurs die trage duimtypisten zijn, kunnen de speech-to-text functie van de smartphone gebruiken.

Offline sync

Mobiele webversies zijn goed, maar u kunt ze eigenlijk alleen gebruiken wanneer u online bent, wat beperkingen creëert voor monteurs. Zodra ze out of range zijn, verliezen ze toegang tot de CMMS. En het is niet ongebruikelijk voor monteurs te werken waar internettoegang beperkt of onmogelijk is. Zelfs in het meest high-tech gebouw kan internettoegang spotty zijn in de tweede kelder naast de ketels.

Mobiele onderhoudsapps werken echter nog steeds offline. Omdat ze een deel van hun data direct opslaan op de harde schijf van het mobiele apparaat, kunnen monteurs er nog steeds toegang toe wanneer ze offline zijn. Nog belangrijker, ze kunnen nog steeds informatie in de app invoeren wanneer ze offline zijn.

Het spreekwoord over data is waar: Garbage in, garbage out. Dat betekent als u betrouwbare data wilt, moet u monteurs helpen data in te voeren wanneer het nog vers in hun geheugen zit. Met oudere systemen moeten monteurs wachten tot ze weer in bereik zijn voordat ze de CMMS kunnen updaten. Maar met een app voeren ze data in realtime in. De app houdt de data dan veilig en beveiligd totdat het weer kan verbinden met de CMMS-database.

CMMS van morgen: preventief en predictief

Predictief onderhoud zal waarschijnlijk een plek hebben in veel toekomstige onderhoudsafdelingen. Tegelijkertijd betekent de inherentie beperkingen dat het waarschijnlijk niet universeel geadopteerd zal worden. Er zijn veel situaties waar het economisch geen zin zal maken.

Maar eerst een snelle uitleg. Predictief onderhoud benut het Internet of Things, waar alles zichzelf monitort en alles verbonden is. Dus uw koelkast weet wanneer u weinig melk heeft en vertelt het navigatiesysteem in uw auto, wat u herinnert melk te halen wanneer u dichtbij de supermarkt bent. Of de koelkast bestelt automatisch meer melk.

In een industriële setting zijn assets uitgerust met sensoren om het onderhoudspersoneel te alerteren op potentiële problemen. En dat is cruciaal om hier te begrijpen. De technologie rapporteert geen problemen die al zijn voorgevallen. In plaats daarvan gebruikt het data om de kans op een probleem te voorspellen.

Bijvoorbeeld, als een asset te veel trilt, de olie de verkeerde kleur heeft, of alles te heet wordt, stuurt de CMMS een alert. Dus u checkt de pompen misschien niet meer een keer per maand op tekenen van slijtage. In plaats daarvan wacht u tot de CMMS merkt dat 1) ze een beetje te veel trillen, en 2) de vorige keer dat ze gecheckt waren zes maanden geleden was. Door data te verzamelen van geïntegreerde bronnen (de sensoren en de werkordergeschiedenis van de pompen), besluit de CMMS wat te doen.

Maar wat als die pompen niet echt duur zijn en een lage kritikaliteit hebben? Als ze stoppen met werken, is het meer een pijn in de nek dan een groot probleem. Onthoud, de sensoren zijn duur en lastig in te stellen, dus u moet misschien een derde leverancier inschakelen. In dat geval bent u beter af met PM's te blijven. En voor veel assets zal dit het geval zijn: de kost van het opzetten van predictief onderhoud zal te hoog zijn afgewogen tegen de verwachte voordelen.

Volgende stappen

Kijken naar het verleden, heden en toekomst van onderhoud is meer dan een interessante les in geschiedenis, meer dan een leuk gokspel over de toekomst. Het is een manier om uw eigen huidige onderhoudsoperaties beter te begrijpen. Waar zou u uw afdeling op de tijdlijn plaatsen? Bent u terug in de jaren '90? Heeft uw afdeling de nieuwe millennium al bereikt? Misschien bent u op de cutting edge.

Zodra u ontdekt waar u bent, is het tijd om te denken over waar u wilt zijn en hoe u daar kunt komen. Voor afdelingen die voelen dat ze achterlopen en willen inhalen, is een moderne CMMS-software een geweldige start.