10 bewezen strategieën om werkorderbeheer te optimaliseren voor zakelijk succes

Tijdens de afgelopen drie decennia is het operatiebeheer van bedrijven sterk geëvolueerd. Wisselende economische omstandigheden, verhoogde marktconcurrentie en een verschuiving naar computertechnologie zijn grotendeels verantwoordelijk voor het feit dat bedrijven in alle sectoren een "slimmere" operatiebenadering hebben aangenomen. Om winstgevend en concurrentief te blijven, erkennen bedrijven de noodzaak voor verhoogde zakelijke efficiëntie door besparing op middelen, materialen en tijd. Een kernaspect van effectief operatiebeheer is efficiënt werkorderbeheer. De volgende zijn tien tips voor het verbeteren van dat proces:

1. Overweeg een overstap van papier-gebaseerde methoden van operatiebeheer naar digitale formaten.

Spreadsheets bieden een uitstekende werkorder-onderhoudsbeheersoplossing voor kleine en sommige middelgrote operaties die minder dan 20 werkorders per maand verwerken. Een spreadsheet wordt gemaakt met een computerprogramma zoals Microsoft Excel of Lotus 1-2-3. Bij het gebruik van spreadsheetsoftware kunnen gegevens die in kolommen en rijen zijn gerangschikt, worden vastgelegd, weergegeven en gemanipuleerd. Spreadsheets zijn ontworpen om numerieke gegevens en korte tekstreeksen te houden alsook datarelaties grafisch weer te geven. Aan de andere kant, voor grotere faciliteiten – die meer dan 20 maandelijkse werkorders beheren, is een werkorder-trackingssoftware zoals een CMMS (Computerized Maintenance Management Software) een optimale keuze, omdat deze systemen werkorders kunnen volgen, snel nauwkeurige rapporten genereren en direct bepalen welke van hun activa preventief onderhoud of reparaties vereisen. Recente innovaties in de software omvatten veilige cloud-gebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid via smartphones en tablets en volledig papierloos werken, wat deze systemen nog aantrekkelijker maakt voor bedrijven.

2. Verschil maken tussen reactief en preventief onderhoud

Reactief onderhoud wordt uitgevoerd wanneer een stuk apparatuur onverwacht uitvalt. In dit geval staken de operaties totdat het stuk apparatuur gerepareerd is. Soms kan dit vereisen dat een nodig onderdeel besteld wordt als het niet op voorraad is. Aan de andere kant omvat preventief onderhoud het controleren van apparatuur terwijl deze nog werkt met het doel om afstellingen uit te voeren en kleine onderdelen te vervangen om onverwachte uitvallen en storingen te voorkomen. Aangezien preventief onderhoud kan worden gepland tijdens operationele stilstand en wanneer de benodigde onderdelen op voorraad zijn, worden storingen in de operaties geminimaliseerd en kan de levensduur van apparatuur worden verlengd.

3. Een preventief onderhoudsplan implementeren

Het is belangrijk om een preventief onderhoudsplan te ontwikkelen met het doel ongevraagd reactief onderhoud te verminderen. Hierdoor kunnen kosten worden verlaagd, middelen beter worden toegewezen, en tijdsbeheer kan efficiënter worden. Door preventief onderhoud in te plannen, kunnen faciliteitsmanagers technici inzetten om aan apparatuur te werken gebaseerd op lage gebruiksperiodes en ook op faciliteitslocatie zodat meerdere stukken tegelijkertijd geserviced kunnen worden.

4. De werkorder koppelen aan activa

Bij het plannen van een preventief onderhoudsschema en later bij het bekijken van alle onderhoudshistorie, kan het koppelen van werkorders aan activa een nuttige strategie zijn. Dit omvat het associëren van een gebouw en locatie met zijn apparatuur (bijv. dakinstallaties zoals afzuigkap, luchtbehandelaar, airconditioning). Door deze associaties vast te leggen, kunnen managers de tijd van technici verminderen en ook apparatuur identificeren op basis van de locatie in hun onderhoudshistorie-rapporten.

5. Sjablonen en standaard werkprocedures vaststellen en gebruiken

Aangezien efficiëntie en winstgevendheid primaire doelen zijn, is het logisch dat onderhoudsmanagers procedures implementeren die dit proces ondersteunen. Het maken van checklistsjablonen en protocollen voor onderhoud haalt de gisserie voor technici weg en zorgt ervoor dat ze voldoen aan de operationele standaarden voor elk stuk apparatuur. Gestandaardiseerde werkorder-onderhoudssjablonen verminderen fouten en verwarring, terwijl ze de waarschijnlijkheid vergroten dat ze verwerkt worden zoals ze horen.

6. Mobiele apparaten gebruiken om werkorders te beheren

Mobiele apparaten zijn een uitstekend hulpmiddel voor werkorder-onderhoudsbeheer door tijdbesparende draagbaarheid toe te voegen aan de taak. Met de werkorder-app kunnen onderhoudsmanagers werkorders in het veld indienen zonder te hoeven wachten tot ze terugkeren naar hun desktopcomputers. Met andere woorden, werkorders kunnen onderweg worden verstuurd, wat de reactietijd verkort. Bij het gebruik van een CMMS kunnen technici werkorders direct vanaf hun telefoons of tablets aanmaken, wijzigen of bijwerken. Daarnaast hebben deze systemen geïntegreerde camera- en barcodemogelijkheden die fouten verminderen en opnieuw tijd besparen bij het bestellen van onderdelen. Met mobiele barcodescans is het niet meer nodig om machinefabrikantdatabases te doorzoeken met zoekwoorden en filters voor handleidingen. In plaats daarvan kunnen werkorders nauwkeurig worden aangemaakt wanneer een barcode eenvoudig wordt gescand met een smartphone of tablet.

7. Realistische vervaldatums instellen

Omdat tijd geld is, is het instellen van realistische reparatietijden vitaal. Door het bedrag aan tijd dat een stuk apparatuur buitendienst zal zijn nauwkeurig te schatten, zijn onderhoudsmanagers in staat om alternatieve planningen te maken met het doel de algehele operaties te handhaven.

8. Wanneer mogelijk, werk toewijzen aan interne technici

Omdat reparaties duur kunnen zijn, is het het beste om de meest kosteneffectieve manier te zoeken om ze te laten uitvoeren. Grote bedrijven met talloze activa zullen waarschijnlijk vinden dat het hebben van eigen in-house technici de meest betaalbare oplossing is in termen van tijdsbesparing en totale kosten. Interne technici zijn direct beschikbaar, wat machine-stilstand minimaliseert. Met deze benadering kunnen onderhoudsmanagers verantwoordelijkheid managen, de tijd tot voltooiing monitoren, arbeidskosten registreren alsook reparatietrends observeren en plannen voor de toekomst. Voor kleine operaties kan het kosteneffectiever zijn om derden technici te gebruiken in plaats van in-house dienstverleners in te huren. Door meerdere stukken apparatuur tegelijk te laten service (bij gebruik van een preventief onderhoudsprogramma) maakt subcontracting van servicing een optimale keuze.

9. Buiteinkoopkosten van leveranciers en verkopers bijhouden

In een poging om te beoordelen of een in-house reparatietechnicus gerechtvaardigd is, kan het bijhouden van buitenaankoopkosten van leveranciers en verkopers samen met de kosten van machine-stilstand nuttig zijn. Wanneer de kosten van het gebruik van derden reparatiediensten (inclusief het kopen van hun onderdelen) de kosten van het inhuren van een vast technicus overschrijden, wordt de oplossing duidelijk.

10. Alle kosten, onderdelen, materialen, arbeid, externe aannemers bijhouden en registreren

Bij het beoordelen van de totale operatiekosten, zijn die kosten gerelateerd aan materialen, arbeid en externe aannemers belangrijke factoren om te overwegen. Door deze kosten over de tijd te volgen, zijn onderhoudsmanagers in staat om geïnformeerde beslissingen te maken over hoe middelen en bronnen in de toekomst het beste toegewezen kunnen worden.

Conclusie

Het efficiënt laten draaien van de apparatuur van een bedrijf is waarschijnlijk het belangrijkste doel van onderhoudsmanagers. Het vereenvoudigen en versnellen van werkorders is een middel om dat doel te bereiken. Kennis hebben over de activa van een faciliteit en hun locaties, een gepland preventief onderhoudsplan ontwikkelen, gestandaardiseerde werkordersjablonen maken en mobiele apparatentechnologie incorporeren kan fouten en onnodige machine-stilstand minimaliseren. Bovendien helpen deze strategieën bij het verlengen van machinelevensduur en het verbeteren van tijdsbeheer en personeelsinzet en uiteindelijk het verlagen van totale kosten en het verhogen van winstmarges. Het vinden van het optimale werkorder-voertuig, of het nu een spreadsheet of werkordersoftware is, is een belangrijke eerste stap naar het bereiken van operationele efficiëntie.