10 tips voor bedrijven om het beheer van werkorders te verbeteren

In de afgelopen drie decennia is het beheer van bedrijfsactiviteiten sterk geëvolueerd. Fluctuerende economische omstandigheden, toegenomen concurrentie op de markt en een verschuiving naar computertechnologie zijn er grotendeels verantwoordelijk voor dat bedrijven in alle sectoren een "slimmere" bedrijfsaanpak hanteren. Om winstgevend en concurrerend te blijven, erkennen bedrijven de noodzaak van verhoogde bedrijfsefficiëntie door middel van besparingen op middelen, materialen en tijd. Een belangrijk aspect van effectief operationeel beheer is efficiënt werkorderbeheer. Hier volgen tien tips om dat proces te verbeteren:

1. Overweeg een verschuiving te maken van op papier gebaseerde methoden voor operationeel beheer naar digitale formaten.

Spreadsheets bieden een uitstekende oplossing voor het beheer van het onderhoud van werkorders voor kleine en sommige middelgrote bedrijven die maandelijks minder dan 20 werkorders verwerken. Een spreadsheet wordt gemaakt met behulp van een computerprogramma zoals Microsoft Excel of Lotus 1-2-3. Bij gebruik van spreadsheetsoftware kunnen gegevens die in kolommen en rijen zijn gerangschikt, worden vastgelegd, weergegeven en gemanipuleerd. Spreadsheets zijn ontworpen om numerieke gegevens en korte tekstreeksen te bevatten en om gegevensrelaties grafisch weer te geven. Aan de andere kant, voor grotere faciliteiten - degenen die meer dan 20 maandelijkse werkorders beheren, is een software voor het volgen van werkorders zoals een Computerized Maintenance Management Software (CMMS) een meer optimale keuze omdat deze systemen werkorders kunnen volgen, snel nauwkeurige rapporten kunnen genereren, en direct bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud of reparaties nodig hebben. Recente innovaties in de software zijn onder meer veilige cloudgebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid via smartphones en tablets en volledig papierloos werken, waardoor deze systemen nog aantrekkelijker worden voor bedrijven.

2. Maak onderscheid tussen reactief en preventief onderhoud

Reactief onderhoud wordt uitgevoerd wanneer een apparaat onverwacht uitvalt. In dit geval worden de activiteiten stopgezet totdat het apparaat is gerepareerd. Soms kan dit vereisen dat een nodig onderdeel wordt besteld als het niet op voorraad is. Aan de andere kant omvat preventief onderhoud het controleren van apparatuur terwijl deze nog werkt met als doel het uitvoeren van afstellingen en het vervangen van kleine onderdelen om onverwachte storingen en storingen te voorkomen. Omdat preventief onderhoud kan worden gepland tijdens stilstand van de werkzaamheden en wanneer de benodigde onderdelen voorhanden zijn, worden onderbrekingen in de werkzaamheden tot een minimum beperkt en kan de levensduur van de apparatuur worden verlengd.

3. Implementeer een preventief onderhoudsplan

Het is belangrijk om een ​​preventief onderhoudsplan te ontwikkelen om ongepland reactief onderhoud te verminderen. Hierdoor kunnen de kosten worden verlaagd, kunnen middelen beter worden toegewezen en kan het tijdbeheer efficiënter worden. Door preventief onderhoud te plannen, kunnen faciliteitsmanagers technici inzetten om aan apparatuuronderdelen te werken op basis van lage gebruikstijden en ook op locatie van de faciliteit, zodat meerdere onderdelen tegelijkertijd kunnen worden onderhouden.

4. Koppel de werkorder aan activa

Bij het plannen van een preventief onderhoudsschema en later bij het bekijken van alle onderhoudsgeschiedenis, kan het koppelen van werkorders aan activa een gunstige strategie zijn. Dit omvat het associëren van een gebouw en een locatie met zijn apparatuur (d.w.z. dakunits zoals een afzuigventilator, luchtbehandelingskast, airconditioning). Door deze associaties op te richten, kunnen managers de tijd van technici verminderen en apparatuur ook identificeren op basis van de locatie in hun onderhoudsgeschiedenisrapporten.

5. Opstellen en gebruiken van sjablonen en standaard werkprocedures

Aangezien efficiëntie en winstgevendheid primaire doelen zijn, is het logisch dat onderhoudsmanagers procedures implementeren die hierbij helpen. Door checklistsjablonen en -protocollen voor onderhoud te maken, wordt het giswerk voor technici weggenomen en wordt gegarandeerd dat ze voldoen aan de bedrijfsnormen voor elk apparaat. Gestandaardiseerde onderhoudssjablonen voor werkorders verminderen fouten en verwarring en vergroten de kans dat ze worden verwerkt zoals ze zouden moeten zijn.

6. Gebruik mobiele apparaten om werkorders te beheren

Mobiele apparaten zijn een uitstekende tool voor het beheer van werkorderonderhoud door tijdbesparende overdraagbaarheid aan de taak toe te voegen. Met de werkorder-app kunnen onderhoudsmanagers werkorders in het veld indienen zonder te hoeven wachten om terug te keren naar hun desktopcomputer om dit te doen. Met andere woorden, werkorders kunnen onderweg worden verzonden, waardoor de responstijd wordt verkort. Bij gebruik van een CMMS kunnen technici een werkorder rechtstreeks vanaf hun telefoon of tablet maken, wijzigen of bijwerken. Bovendien hebben deze systemen geïntegreerde camera- en streepjescoderingsfuncties die fouten verminderen en opnieuw tijd besparen bij het bestellen van onderdelen. Met het scannen van barcodes voor mobiele toegang is het niet langer nodig om databases van fabrikanten van apparatuur te doorzoeken met trefwoorden en filters voor handleidingen. In plaats daarvan kunnen werkorders nauwkeurig worden gemaakt wanneer een streepjescode eenvoudig kan worden gescand met een smartphone of tablet.

7. Stel realistische vervaldatums in

Omdat tijd geld is, is het van vitaal belang om een ​​realistische reparatietijd in te stellen. Door een nauwkeurige schatting te maken van de tijd dat een apparaat buiten gebruik zal zijn, kunnen onderhoudsmanagers alternatieve planningsplannen maken met als doel de algehele activiteiten te behouden.

8. Wijs indien mogelijk werk toe aan interne technici

Omdat reparaties kostbaar kunnen zijn, is het het beste om te zoeken naar de meest kosteneffectieve manier om ze te laten uitvoeren. Grote bedrijven met tal van activa zullen waarschijnlijk vinden dat hun eigen interne technici de meest betaalbare oplossing zijn in termen van tijdbesparing en totale kosten. In-house technici zijn direct beschikbaar, waardoor stilstand van de apparatuur tot een minimum wordt beperkt. Met deze aanpak kunnen onderhoudsmanagers de verantwoordelijkheid beheren, de tijd tot voltooiing bewaken, arbeidskosten registreren, reparatietrends observeren en plannen maken voor de toekomst. Voor kleine operaties kan het voordeliger zijn om technici van derden in te zetten in plaats van interne dienstverleners in te huren. Door meerdere apparaten tegelijk te laten onderhouden (bij gebruik van een preventief onderhoudsprogramma), is het uitbesteden van onderhoud een optimale keuze.

9. Volg externe uitgaven van leveranciers en verkopers

In een poging om te beoordelen of een interne reparatietechnicus gerechtvaardigd is, kan het nuttig zijn om externe kosten van leveranciers en verkopers bij te houden, samen met de kosten van uitval van apparatuur. Wanneer de kosten van het gebruik van reparatieservices van derden (inclusief de aanschaf van hun onderdelen) hoger zijn dan de kosten van het inhuren van een technicus, wordt de oplossing duidelijk.

10. Volg en registreer alle kosten, onderdelen, benodigdheden, arbeid, externe contractanten

Bij het beoordelen van de totale bedrijfskosten zijn die kosten met betrekking tot benodigdheden, arbeid en externe aannemers belangrijke factoren om te overwegen. Door deze kosten in de loop van de tijd te volgen, kunnen onderhoudsmanagers weloverwogen beslissingen nemen over hoe ze in de toekomst het beste geld en middelen kunnen toewijzen.

Conclusie

Het efficiënt laten draaien van de apparatuur van een bedrijf is waarschijnlijk de belangrijkste doelstelling van onderhoudsmanagers. Het vereenvoudigen en versnellen van werkorders is een middel om dat doel te bereiken. Goed geïnformeerd zijn over de bedrijfsmiddelen en hun locaties van een faciliteit, het ontwikkelen van een gepland preventief onderhoudsplan, het creëren van gestandaardiseerde werkordersjablonen en het integreren van technologie voor mobiele apparaten kan fouten en onnodige uitvaltijd van apparatuur minimaliseren. Bovendien helpen deze strategieën bij het verlengen van de levensduur van apparatuur en het verbeteren van het tijdbeheer en het arbeidsgebruik en uiteindelijk het verlagen van de totale kosten en het vergroten van de winstmarges. Het vinden van het optimale voertuig voor werkorders, of het nu een spreadsheet of werkordersoftware is, is een belangrijke eerste stap op weg naar operationele efficiëntie.