Toeleveringsketens moderniseren: Legacy barrières overwinnen voor een veerkrachtige toekomst

Als u naar een restaurant ging met vier vrienden en alleen twee van jullie hun maaltijden kregen, zou u dat een succes noemen? Wat als uw vlucht van New York naar Los Angeles in Kansas landde? Als consument zou u dat restaurant niet meer bezoeken en acht maaltijden kopen om te compenseren voor het restaurant dat alleen 50% van wat u bestelde leverde. U zou niet betalen voor een vlucht naar Japan om in Hawaii te vakantieren. Betalen voor het dubbele product wat u eigenlijk nodig hebt is niet alleen slecht bedrijf, het is slecht bedrijf dat meer kost dan u zich kunt permitteren, niet te spreken over het creëren van een vreselijke ervaring voor alle betrokken partijen. Waarom doen grote productiebedrijven dit dan met hun toeleveringsketens?

Directe inkoop is misschien het enige gebied van de operaties van een fabrikant waar dit achteruitgangsprincipe van toepassing is, een waar lage of sub-standaard on-time, in-full (OTIF) leveringsratios als een succes worden beschouwd. Toeleveringsketens zijn zo zelftevreden geworden dat kopers beter weten dan te verwachten om elk onderdeel op tijd, in volle hoeveelheid en met de kwaliteit die ze nodig hebben te ontvangen, en het heeft geleid tot rampante overbestelling die de norm is geworden in plaats van de uitzondering. Zelfs in de beste tijden, bindt over-bestellen van onderdelen contant geld in de vorm van gesloten kosten of overbodige veiligheidsvoorraad. Tijdens periodes van buitengewone storing, zoals degene waarin we nu zitten, is deze praktijk effectief bedrijven in de grond rennend.

Zeg dat alle onderdelen wel op tijd aankomen, volledig onbeschadigd. Nu heb u potentiëel tienduizenden dollars gebonden in overbodige veiligheidsvoorraad en voorraad die het licht van de dag misschien nooit ziet — met name als die onderdelen verouderd raken voordat ze gebruikt worden. U zit met voorraad die uiteindelijk afgeschreven zal worden.

Hoe zijn we hier gekomen?

Het korte antwoord is, "Omdat we een gebrek aan accountability op bijna elk knooppunt in de toeleveringskete getolereerd hebben," van de koper-leverancier relatie tot vertrouwens- en transparantiekwesties met data tot verouderde tools die de toeleveringskete verhinderen om efficiënt te opereren of met het juiste niveau van zichtbaarheid en samenwerking.

Het is gemakkelijk, bijvoorbeeld, om een leverancier te beschuldigen voor veel van een toeleveringsketens ongelukken. Echter, als een fabrikant lage OTIF ratios ervaart, overbodige veiligheidsvoorraad en trage voorraadssnelheid, of consistent massive expedite kosten en klantboetes betaalt, moet de eerste stop op hun weg naar verlossing een spiegel zijn.

Leveranciersfalen is immers een symptoom, niet de oorzaak, van slechte toeleveringsketensprestaties. Het kan teruggetraceerd worden naar de koperzijde, soms voortkomend uit menselijke fouten maar vaker uit de status quo — POs tracken met email, spreadsheets en sticky notes, bijvoorbeeld — en onnauwkeurige, stagnante data die in enterprise resource planning (ERP) systemen zit.

Wanneer bedrijven realiseren dat hun ERP data verouderd is en afhankelijk is van handmatige updates, benaderen ze tools waarin ze significant tijd en geld geïnvesteerd hebben met scepticisme. Ze opereren ofwel op gut instinct of worden gedwongen om blindelings te vertrouwen op hun ERP data omdat, ongeacht de interne problemen die hun toeleveringsketensprestaties beïnvloeden, ze nog steeds op de hoek zijn om product uit de deur te krijgen. De realiteit is dat toeleveringsketens sneller dan ooit bewegen en vol zitten met verrassingen, storingen en constante verandering die veel bedrijven niet eens bewust zijn van tot het te laat is. Op het moment dat kopers datapunten hebben ingeplugd voor grondstoffen, min-max veiligheidsvoorraad, voorraad en levertijden, is de data al verouderd omdat ergens in de toeleveringskete — een inkooporderwijziging, een onbeantwoorde email, een leveranciers gewijzigde lead of reactietijd — te lang onopgemerkt gebleven is.

Zelfs voor COVID, was toeleveringsketensstoring zo wijdverspreid dat een "verrassing" niet eens verrassend was. Het wordt verwacht, en het heeft een mentaliteit gekweekt onder fabrikanten dat opbrengstverliezen in de toeleveringskete simpelweg de kosten van zaken doen zijn geworden. Toeleveringsketensstoring treedt vaak op tijdens evenementen — denk aan natuurrampen, geopolitieke verschuivingen en wereldwijde pandemieën — die snelle pieken in vraag veroorzaken en de capaciteit van de leverancier om bij te benen beïnvloeden.

In "normale tijden," veranderen 40% van inkooporderregels (PO regels), volgens een rapport van The Hackett Group. Dat percentage steeg tot een verbluffende 60% tijdens het eerste deel van vorig jaar door COVID-19 storing.

De koper-leverancier relatie zou een strategisch partnerschap moeten zijn, maar het "strategie" stuk wordt verspild wanneer beide kanten de meerderheid van hun tijd besteden begraven in verouderde spreadsheets en lange email ketens alsof ze in paniek proberen zich aan te passen aan de geringste verandering. Het systeem kweekt wantrouwen en een gebrek aan accountability. Niemand wil op deze manier werken en ze hoeven dat ook niet, waarom zitten zoveel enterprises nog in het verleden vast?

Hoe het OTIF probleem op te lossen

Pogingen om slechte leverancierssamenwerking te compenseren zonder de basisaorzaak van het probleem aan te pakken, leidt onvermijdelijk tot lage OTIF ratios, of erger, het considereren van lage OTIF ratios als een succes. Fabrikanten en kopers zouden nieuwe best practices en tactieken moeten adopteren voor het evalueren van leveranciersprestaties en het beheren van individuele leveranciersrelaties en leveranciers op schaal om uiteindelijke verbeterde, echte OTIF ratios te bereiken:

Evalueer leveranciersprestaties in real-time.

Maandelijkse of kwartaalwerkse leveranciersbeoordelingen zijn een old school mentaliteit en zouden het eerste moeten zijn wat weggeht. Fabrikanten en toeleveringsketensbesluitvormers moeten meer frequente, real-time, zelfs voorspellende leveranciersbeoordelingen uitvoeren en die aanrakingspunten gebruiken om strategische verbeteringen te bespreken om toekomstige prestaties te verbeteren in plaats van eerdere falen te diagnosticeren. Stroomlijn deze gesprekken met data-gedreven scorecards of slides die prestaties en on-time leveringen beoordelen, en deel ze met uw leveranciers zodat ze begrijpen hoe u ze evalueert en aan uw verwachtingen en doelen kunt voldoen.

Herbeoordeel levertijden.

Uw ERP moet accurate levertijden hebben voor elk onderdeel elke seconde van elke dag. Is een leveranciersorder consistent laat? Dat kan wijzen op verouderde levertijden in uw ERP. Praat met uw leverancier om data te dubbelchecken, maak dan updates in uw ERP zodat vraagplanning zijn werk kan doen.

Verwacht PO bevestiging — in plaats van te hopen op het.

Hoe gemakkelijk en snel kunt u communiceren met uw leveranciers? Het is eerlijk om te verwachten dat uw leveranciers PO wijzigingen 100% van de tijd bevestigen zonder excessieve vertraging die onvermijdelijk leidt tot cascading falen en slechte prestaties. Tenslotte, wat is het nut van een expedite verzoek sturen als het pas na een week geopend wordt? Tijdige bevestiging van POs is een kennelijk teken van goede leverancierscommunicatie en moet een van de belangrijkste metrics zijn die kopers gebruiken bij het beoordelen van leveranciersrelaties.

Vestig een perfecte order.

Track het percentage onderdelen dat u op tijd, onbeschadigd en met de kwaliteit die u verwacht ontvangt. Uw leverancier moet een perfecte order 90% van de tijd of meer leveren om de relatie te voortzetten. Alles eronder zet opbrengst op het spel en kan resulteren in stockouts, opgeblazen kosten en de stille erosie van klantvertrouwen.

Ontdek uw verborgen kosten.

Weet u de variantie tussen wat een leverancier u quoteerde en wat ze u in rekening brachten? Weet u hoeveel u betaalt aan expedited logistiekkosten om late leveringen te compenseren? Overbestellen van onderdelen en late-leveringsboetes zijn niet de enige kosten voortkomend uit toeleveringsketens zelftevredenheid. Het stroomlijnen van de eerste mijl stelt u ook in staat om andere kostelijke oversights te ontdekken, als overbetalen op leveranciersfacturen die niet matchen met uw finale inkooporders.

Verbeteringen als deze vereisen de bereidheid om zich aan te passen aan de moderne, snel veranderende toeleveringskete van vandaag. Verandering introduceren en nieuwe processen implementeren kan intimiderend zijn, maar het betaalt zich op de lange termijn uit. Herinner u zich die cross-country vliegtuigticket? Wanneer het tijd is om uw reis te boeken, zult u een reisbureau bellen en onnodige servicekosten betalen? Of zult u moderne reistools omarmen die u toestaan om online te boeken, u uiteindelijk tijd en geld besparend, wat u rust geeft voor de reis die voor u ligt?

Tom Kieley is co-founder en CEO van SourceDay, een aanbieder van toeleveringsketensprestatiesoftware.