Inkoop & HR: Samen supply chain excellentie drijven

Voor alle verschillen tussen inkoop, met zijn pragmatische, kwantitatieve en beste-prijs-voor-beste-voorraad mindset, en human resources, met zijn kwalitatieve benadering van de organisatie zijn mensen en relaties, zou veel meer gedachte gegeven moeten worden aan waar ze samen komen.

Feitelijk hebben de functies veel meer gemeenschappelijke grond dan die stereotyperingen suggereren, en het bouwen op hun verbindingen kan grote voordelen bieden voor groeiende bedrijven over tijd.

Dit is vooral waar naarmate supply-chain-strategie en -beheer integraal worden voor de organisatie.

Een efficiënt presterende supply chain is een van inkoop's hoofdopdrachten, omdat het contracten onderhandelt en beheert, en zorgt dat alle gerelateerde taken optimaal presteren. In de mate dat het mensen kost om dat te laten gebeuren, en het vinden en behouden van hen een kern HR-taak is, is er aanzienlijke gemeenschappelijke grond voor gedeelde belangen.

Als het samenbrengen van belangen niet organisch plaatsvindt, wordt het bevorderd door senior management, vooral bij grotere organisaties met meer dan 1.000 werknemers. En wanneer de twee teams leren samen te werken, niet om elkaar heen, kan dat tot positieve resultaten leiden.

Hoe kan dit gebeuren? Het meest voor de hand liggende startpunt betreft contracten, die vooral belangrijk zijn gezien HR's behoefte om organisatorische kostenbeheersing te ondersteunen. Gezondheidsplankosten zijn jarenlang op een stijgende traject geweest, midden in onduidelijke verwachtingen over hoe werknemersvoordelenprogramma's uitgevoerd worden. Het wordt cruciaal om makelaars te evalueren met een bewezen trackrecord in kostenbeheersing, contractvoorwaarden onderhandelen en het kleine lettertje managen. Zowel HR als inkoop hebben veel waarde toe te voegen.

Als er terughoudendheid is van HR-leiders om inkoop uit te nodigen voor deze specifieke tafel, is dat meestal geworteld in zorgen over de mogelijkheid om in het midden te ontmoeten, gegeven elk team zijn scherpe divergente perspectieven. Inkoop's waargenomen neiging om te leunen naar "laagst mogelijke kosten" is prima voor een jaarvoorraad widgets. Het onderhandelen van voorwaarden voor een zakelijke relatie vereist echter genuanceerdere parameters.

Bovendien, zoals HR- en juridische specialisten in werkplekcompliance zullen benadrukken, kan "laagste kosten" een gevaarlijke default zijn wanneer toegepast op werknemersvoordelen. Er is een risico, volgens waarschuwingen van het U.S. Department of Labor, dat het gebruik ervan het plan's fiduciële verantwoordelijkheden onder ERISA-regels schendt.

De nuances van het onderhandelen van een makelaar- en voordelenrelatie kunnen een groter bezwaar zijn. Dat maakt het cruciaal voor HR om te zorgen dat, naarmate inkoop plaatsneemt aan tafel, het team uitgerust is om de minder tastbare kwalificaties te begrijpen die een deal kunnen maken of breken. Doelstellingen en verwachtingen moeten uitgehakt worden voordat makelaarpresentaties beginnen, met dekking van gebied als:

• De potentiële partner's kwalificaties, ervaring en expertise — met name die van de teamleider, maar ook van andere leden.
• Het team's demonstreerbare kennis van jouw industrie en jouw organisatie's positie erin. Dit strekt zich uit van jouw structuur en financiëlen tot jouw werknemersomvang en bewustzijn van jouw specifieke uitdagingen, met name die betreffende werknemers en voordelen, werving/behoud, en nog veel meer.
• Jouw toegang tot een solid netwerk van specialistische adviseurs voor waarde-toegevoegde diensten zoals communicatie- en wellnessprogramma's. Je vindt zulke diensten niet in basis makelaaraanbiedingen met meer beperkte budgetten.
• Planbegeleiding die kwalitatief denken, diepe kennis van de werknemersvoordelenruimte, en sterke strategische oplossingen demonstreert.
• Duidelijk gearticuleerde klantbeheerprotocollen.
• Gebruik van innovatieve analytics om meer gecustomiseerde voordelenprogramma's te drijven.
• Identificatie van specifieke tools en capabilities die ingezet worden ten dienste van jouw voordelenprogramma.
• Uitgespelde service fee garanties.
• Ervaring met het creëren van virtuele open inschrijving campagnes.

Voorafgaande interne planning om te focussen op zulke details zal helpen een sterke, langdurige partnership tussen HR en inkoop te creëren. Dit biedt een tijd om elkaars specifieke sterktes te leren. Het is ook een kans om te identificeren waar maximale waarde gecreëerd kan worden voor, tijdens en na het selectieproces. Zeker, inkoop kan onschatbaar zijn voor het begeleiden van contractvereisten, voor kosten en service alike, zodra de nieuwe adviseur geselecteerd is.

Als niets anders, kunnen organisaties profiteren van een gemengde, gefaseerde aanpak tijdens het request for proposal (RFP) proces. Bijvoorbeeld, één organisatie's HR-specialisten beheerden de front-end van het makelaar RFP-proces, inclusief het vastleggen van verwachtingen op deliverables en de relatie. Inkoop stapte op om een integraal teamspeler te zijn tijdens de tweede fase, verantwoordelijk voor het vormgeven van de contractfinanciële termen en het managen van interne compliance, inclusief confidentialiteitsovereenkomsten.

Inkoop heeft zeker een rol te spelen als partner van HR. Zie het als helpen om stress te verlichten en een extra set handen te bieden. Wanneer de last gedeeld wordt, worden duidelijk gedefinieerde gedeelde doelen haalbaarder. Uiteindelijk openen de deuren voor de beste kans voor een geoptimaliseerde HR- en werknemerservaring — en een soepel functionerende supply chain ook.

Joseph Torella is president van de werknemersvoordelen-afdeling bij Hub International Northeast, een verzekeringsmakelaarsbedrijf en onderdeel van Hub International Limited.