Zorgen voor compliance bij voorzieningen voor ouderenzorg met CMMS

De lange geschiedenis van de betrokkenheid van federale, staats- en lokale overheden bij instellingen voor ouderenzorg heeft veel ups en downs, maar over het algemeen is er een gestage toename van het aantal voorschriften. Dat betekent dat de onderhoudsafdelingen van deze faciliteiten worden geconfronteerd met steeds grotere uitdagingen op het gebied van naleving. Wat is de langetermijnoplossing?

CMMS-software met volledige functionaliteit helpt afdelingen om compliant te blijven. Een goede CMMS helpt je:

• nalevingsvriendelijke programma's voor preventief onderhoud opzetten
• blijf wendbaar en pas je snel aan nieuwe regelgeving aan
• handhaaf nauwkeurige gegevens en genereer rapporten boordevol gegevens

Compliance-vriendelijk preventief onderhoud

Er zijn regels voor zowel hoe dingen worden gedaan als hoe vaak. De preventieve onderhoudsmodule in een functierijk CMMS zorgt ervoor dat deze taken op schema worden uitgevoerd en dat er niets wordt vergeten. Zo vereisen seniorenzorginstellingen met dementiepatiënten zeer specifieke veiligheidsvoorzieningen. Omdat de patiënten een verhoogd risico lopen om af te dwalen, met mogelijk desastreuze gevolgen, is de vleugel beveiligd met speciale ‘confounding locks’. Verzorgers kunnen ze gemakkelijk instellen en ontgrendelen terwijl patiënten dat niet kunnen, maar alleen omdat ze niet op sloten lijken en de bewegende delen slim zijn verborgen. Als iemand echter losraakt, kunnen vastberaden patiënten ze vrij gemakkelijk openen. Een door CMMS ondersteund preventief onderhoudsprogramma zorgt ervoor dat deze sloten regelmatig worden gecontroleerd en vastgedraaid.

En met een goed CMMS zitten PM's, net als reguliere werkorders, vol met informatie om technici te helpen dingen op tijd en correct te doen, waaronder:

• Voltooi de geschiedenis van werkorders voor activa
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Gedetailleerde stapsgewijze instructies
• Digitale versies van O&M-handleidingen
• Aanpasbare checklists
• Interactieve plattegronden

Agile acceptatie met gegevensrijke werkorders

Op de hoogte blijven van veranderingen in de regelgeving is zo uitdagend dat instellingen voor seniorenzorg vaak toegewijde compliance officers hebben. Zelfs voor faciliteiten met functionarissen vereisen vacatures voor hoge administratieve functies over het algemeen nog steeds dat sollicitanten een grondige praktische kennis hebben van de toepasselijke wetgeving.

Gelukkig wordt er niet verwacht dat het hoofd van de onderhoudsafdeling een encyclopedische kennis heeft van de nieuwste wet- en regelgeving. Er wordt bijvoorbeeld niet van je verwacht dat je de federale regelgeving met betrekking tot brandveiligheid uit je hoofd kent (die trouwens in het Joint Commission/NFPA Life Safety Book staat. Zelfs alleen de pdf-versie ziet er zwaar uit).

Maar er wordt van u verwacht dat u uw technici efficiënt communiceert over eventuele wijzigingen in het beleid en de best practices van de onderhoudsafdeling die het gevolg zijn van nieuwe wetten. Als er een nieuwe federale regelgeving is over hoe en hoe vaak de brandalarmen moeten worden getest, moet u het team hiervan op de hoogte stellen en vervolgens het nieuwe beleid handhaven.

Een goede software voor het beheer van ziekenhuisonderhoud maakt dit veel gemakkelijker. Zonder een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem moet u wellicht een algemene vergadering bijeenroepen om de wijzigingen door te nemen. Of je kunt ervoor kiezen om een ​​e-mail te sturen en dan te hopen dat iedereen het leest en begrijpt. Met een CMMS hoeft u echter alleen maar enkele werkorders in het bestaande preventieve onderhoudsschema bij te werken. Door simpelweg de frequentie van de PM's te wijzigen en de aanpasbare stapsgewijze instructies bij te werken, kunt u ervoor zorgen dat de technici alle nieuwe regels volgen.

Hoe moeilijk is het om de PM's te wijzigen? Helemaal niet moeilijk, en een van de belangrijkste redenen is dat een goed CMMS wordt ondersteund door een cloudgebaseerde database, waardoor het up-to-date en toegankelijk is vanaf elk mobiel apparaat. In plaats van te werken met gemakkelijk kwijtgeraakte stukjes papier of een miljoen verschillende versies van hetzelfde spreadsheetbestand, kijkt iedereen die toegang heeft tot het CMMS naar de meest actuele versie van de gegevens. U hoeft zich nooit zorgen te maken dat technici per ongeluk een oude, verouderde kopie van een formulier of bestand gebruiken.

Aangepaste automatisch gegenereerde rapporten

Naleving bestaat uit twee delen. Er is het compliant zijn. En dan is er nog het even belangrijke deel om het te bewijzen. Een volledig uitgeruste CMMS-software maakt beide veel gemakkelijker.

Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen. U moet de gemiddelde tijd bepalen die technici nodig hebben om werkorders af te ronden. Hier kijken we alleen naar de vraag naar woordvolgorde, en dus beantwoorden we eigenlijk de vraag "Hoe lang duurt het om iets te repareren nadat iemand merkt dat het kapot is?" Zonder CMMS moet u eerst al uw vraagwerkorders verzamelen. Met papier of spreadsheets komt het allemaal neer op hoe georganiseerd je bent geweest. Misschien heb je alle papieren in een mooie nette stapel of alle bestanden met de juiste naam en opgeslagen in één map. Als je dat niet doet, kan het een hele uitdaging zijn om al die stukjes papier en individuele bestanden te vinden. Het ergste is dat je door je e-mailaccount moet gaan op zoek naar bestanden die nu alleen als e-mailbijlagen bestaan.

Laten we zeggen dat je ze allemaal opspoort. De volgende stap is om ze één voor één door te nemen, de hoeveelheid tijd te berekenen tussen het genereren en het afsluiten. Als u spreadsheets gebruikt, is het misschien een beetje eenvoudiger, maar wat u ook bekijkt, u moet behoorlijk klikken en typen. De laatste stap is proberen alles uit te printen, en dat betekent dat je de kolommen een miljoen keer moet herschikken en vergroten of verkleinen om alles op één pagina te laten passen.

Met een CMMS-software is het helemaal anders. Rapporten kunnen worden aangepast en automatisch gegenereerd. U hoeft geen nummers op te sporen. Alles zit al in de software, gegarandeerd accuraat en up-to-date. Het CMMS doet dan al het rekenwerk voor je, en drukt zelfs de resultaten af, netjes opgemaakt.

Volgende stappen

Voor instellingen voor ouderenzorg is het een uitdaging om compliant te blijven; er zijn veel regels en die veranderen in de loop van de tijd. Bovendien is falen een serieuze zaak. In het beste geval krijgt u alleen een boete. In het slechtste geval gaat het om verlies van kwaliteit van leven en verwondingen of erger voor sommige van onze meest kwetsbaren. Het is verschrikkelijk.

Een goede, volledige, gegevensgestuurde onderhoudsbeheersoftware voor ziekenhuisfaciliteiten maakt het zo veel gemakkelijker om aan de voorschriften te voldoen. Als je er geen hebt, of je hebt er een en het geeft je niet de beloofde resultaten, dan is dit het moment om met providers te gaan praten. Zorg ervoor dat u hen vraagt ​​hoe zij met uw gegevens omgaan. Net als in de zorg gaat een goede CMMS-aanbieder heel voorzichtig om met de gegevens van een ander. Het zijn uw gegevens en moeten altijd van u blijven. De provider regelt het gewoon voor je.