Vereenvoudig het beheer van werkorders op uw school met CMMS

Lang geleden zijn de idyllische schoolgebouwen met één kamer van weleer. Scholen kunnen nu gigantische faciliteiten zijn met hun eigen grote onderhoudsafdelingen. Het lijdt geen twijfel dat het moeilijk is om dingen draaiende te houden. Maar hoeveel gemakkelijker zou het zijn met een werkordergestuurd CMMS?

De scholen van vandaag hebben hun eigen ophaal- en afzetstroken, speelplaatsen met meerdere structuren, verharde paden en vaak sportcomplexen compleet met AstroTurf-velden en tribunes. In het midden van deze labyrinten zijn klaslokalen, sportscholen, informatiecentra, cafetaria's, auditoria , computerlabs, wetenschappelijke laboratoria en bibliotheken. De zaken veilig en compliant houden is een fulltime baan het hele jaar door. De meeste medewerkers en studenten hebben zomers vrij, maar juli en augustus zijn drukke maanden voor de onderhoudsafdelingen van scholen, met schema's vol inhaalprojecten.

Laten we eens kijken welke rol werkorders kunnen spelen op de gemiddelde dag van het onderhoudsbeheer van een school. We kunnen een echte vacature voor een onderhoudsprofessional gebruiken om een ​​goed begrip te krijgen van de dagelijkse uitdagingen waarmee afdelingen worden geconfronteerd. De volgende beschrijvingen van verantwoordelijkheden zijn rechtstreeks ontleend aan een vacature voor een basisschool in New Jersey.

Algemene onderhouds- en reparatietaken

Voer algemene onderhouds- en reparatietaken uit op verschillende gebieden en zoals toegewezen door de Supervisor of Maintenance en in overeenstemming met alle toepasselijke codes en voorschriften

Dit is een goed begin omdat het een groot deel van de dag van de gemiddelde technicus beschrijft. Dus, welke rol zouden werkorders spelen?

In veel gevallen beginnen werkbonnen als een ticket dat is ingediend door een docent of een ander personeelslid. We kunnen ons voorstellen dat de tekenleraar een kapotte kraan in haar kamer opmerkt. Ze logt in op de werkbonsoftware en voert een korte beschrijving van het probleem en de locatie in. De informatie wordt vervolgens automatisch door de CMMS-software doorgestuurd naar de onderhoudssupervisor.

De tekenleraar zou waarschijnlijk heel weinig informatie hebben toegevoegd. Maar nu kan de supervisor het ticket pakken en het ontwikkelen tot een datarijke werkorder. Aan zijn bureau of op een mobiel apparaat heeft hij toegang tot het CMMS en, als het goed is, voegt hij via de intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface toe aan de werkorder:

• Interactieve plattegronden
• Lijsten met vereiste onderdelen, inclusief huidige voorraadniveaus
• Aanpasbare checklists om de huidige best practices te garanderen

Er is nog veel meer dat hij kan toevoegen, maar voor een kapotte kraan zou hij het waarschijnlijk simpel houden. Vervolgens stelt hij prioriteiten en wijst hij de reparatie toe. Alles hangt af van het relatieve kritieke niveau van het actief. Is een kraan in het kunstlokaal cruciaal om de deuren van de school open te houden? Waarschijnlijk niet. Maar hij moet wel rekening houden met de veiligheid van studenten en medewerkers bij het bekijken van een werkorder. Dat facet zal leiden tot met waterverf bevlekte handen, wat geen groot probleem is. Maar een kapotte schommel op de speelplaats met een losse metalen ketting is een direct gevaar voor nieuwsgierige kinderen.

Uiteindelijk krijgt de kapotte kraan waarschijnlijk een lage prioriteit. Dat besloten, de supervisor wijst nu de werkbon toe. Omdat hij taken naar elk lid van zijn afdeling stuurt met behulp van traceerbare werkorders via het CMMS, weet hij waar iedereen is en wat ze doen. Hij bekijkt de huidige werkorders en schuift de kraanreparatie in de middag van een monteur. Aan het eind van de dag gaat hij terug om te kijken of de werkorder is afgesloten, welke onderdelen zijn gebruikt en of de monteur notities heeft teruggestuurd.

Werkopdrachten voor derden

Beveel reparaties of procedures aan die buiten het bereik van verantwoordelijkheden, vaardigheden of ervaring vallen, met een overzicht van het benodigde werk en de vereiste specificaties van een externe aannemer.

Dit gebeurt minder vaak op scholen, maar voor externe leveranciers kunnen werkorders worden gegenereerd. Voor het installeren van een nieuw stroomonderbrekerpaneel is bijvoorbeeld een erkende elektricien vereist. Er is misschien niemand op de afdeling die het werk veilig of legaal kan doen.

Ook al wordt het werk gedaan door iemand van buiten de afdeling, een werkorder zal ervoor zorgen dat alles soepeler verloopt. Het kan informatie bevatten over het vereiste werk, evenals de contactgegevens van de supervisor. Het hebben van alles is een werkbon is handig als het gaat om het betalen van de verkoper of het bijhouden van eventuele overeenkomsten of garanties.

Voorraad bijhouden met werkorders

Zorg voor een adequate voorraad onderdelen en benodigdheden die gewoonlijk bij reparaties worden gebruikt en vraag de benodigde benodigdheden aan via de vastgestelde procedures van het district.

Een goed CMMS maakt het bijhouden van voorraad een fluitje van een cent. Zodra u uw eerste nauwkeurige tellingen heeft, wordt het bijhouden van de voorraad afgehandeld door de werkordersoftware. De onderdelen die nodig zijn voor een reparatie kunnen worden opgenomen in de werkorder wanneer deze wordt gegenereerd. Wanneer het is gesloten, worden de voorraadniveaus automatisch aangepast.

De vacature vermeldt 'vastgestelde procedures van het district'. Het is moeilijk om te weten wat dat zijn, maar het is de moeite waard om te kijken hoe een goed CMMS het voorraadbeheer stroomlijnt. Binnen de software kunnen onderdelen en voorraad worden ingesteld met nabesteldrempels. Zodra de aantallen onder deze aanpasbare niveaus komen, kan het CMMS zelf bestellingen verzenden, zelfs rekening houdend met de huidige doorlooptijden. Of het kan de onderhoudsafdeling per e-mail op de hoogte stellen dat de niveaus laag zijn. Jouw keuze.

Preventief onderhoud en volgen van werkorders

Zorg ervoor dat alle toepasselijke voorschriften en wetten op het gebied van brand, veiligheid, gezondheid en milieu worden nageleefd en overschreden.

Houd een logboek bij van alle onderhoudsfuncties en uitgevoerde reparaties.

Compliance bestaat uit twee delen:compliant zijn en bewijzen dat je compliant bent. Voor het eerste deel gebruiken afdelingen PM's, een speciaal type werkorder dat van tevoren wordt gepland om ervoor te zorgen dat er in de toekomst geen grote reparatie of vervanging nodig is. Ze dekken inspecties en klein onderhoud. Voor scholen omvatten PM's het controleren van rookmelders, ervoor zorgen dat brandblussers zijn opgeladen en dat er oogspoelstations zijn opgeslagen in de wetenschappelijke laboratoria. Zodra de PM's zijn toegevoegd aan het CMMS, worden het terugkerende werkorders. Ze zorgen ervoor dat niets wordt vergeten.

Het volgen van werkorders maakt het tweede deel, bewijzen dat u compliant bent, een fluitje van een cent. Met een goed CMMS kunt u historische gegevens bekijken, bijna eindeloze combinaties van belangrijke productieve indicatoren (KPI's) berekenen en moeiteloos rapporten genereren, die vervolgens kunnen worden doorgestuurd naar de relevante overheidsdiensten.

Georganiseerd onderhoudsbeheer

Toon te allen tijde een coöperatieve en prettige houding, vooral in aanwezigheid van personeel, studenten en bezoekers van de gemeenschap.

OK, werkopdrachten kunnen niet garanderen dat elk lid van je afdeling aangenaam zal zijn. Maar werkorders maken het onderhoudsbeheer overzichtelijker en dus minder stressvol. Plannen is eenvoudiger, zodat er minder onaangename verrassingen zijn. Werkopdrachten zullen uw instelling niet veranderen. Maar door werkorderticketsystemen en het volgen van werkorders te gebruiken, is de kans veel kleiner dat iets op het werk je dag zal verpesten.