CMMS-software:remedie voor slecht voorraadbeheer bij zorginstellingen

Stel je voor dat je de voorraad beheert voor een ziekenhuis. Uw succes hangt af van het hebben van nauwkeurige antwoorden op vragen als:"Welke items heb ik?" en "Hoeveel heb ik van elk item?"

U hebt ook een manier nodig om uw antwoorden in de loop van de tijd nauwkeurig te houden. Ziekenhuizen zijn snelle omgevingen en moderne geneeskunde omvat veel wegwerpapparaten voor eenmalig gebruik. Voorraadniveaus kunnen van dag tot dag sterk fluctueren, zelfs van uur tot uur.

De oplossing is de functie voor het bijhouden van de voorraad van een CMMS-software, waarmee u op de hoogte blijft van elk afzonderlijk item, tot aan de laatste tongspatel.

Hier is hoe het kan werken. Telkens wanneer er nieuwe voorraad binnenkomt, wordt deze gescand en automatisch toegevoegd aan uw administratie via het CMMS. Doordat het hele systeem cloudgebaseerd is, is de informatie altijd en overal beschikbaar. Het CMMS kan ook bijhouden wanneer dingen wennen. Wanneer de motor bijvoorbeeld op een verstelbaar bed gaat, worden de vervangende onderdelen aangegeven in de werkorder en wanneer de monteur de werkorder sluit, worden de onderdelen automatisch uit uw voorraadadministratie verwijderd.

Dat is indrukwekkend, maar het is ook nog maar het begin. Voorraadregistratie geeft u de antwoorden op een breed scala aan belangrijke vragen. De sleutel tot het beantwoorden van elke vraag is het gebruik van uw CMMS-software om de juiste informatie over de items in uw inventaris te verzamelen en te bewaren. Laten we eens kijken naar enkele van deze vragen en hoe we ze kunnen beantwoorden met CMMS-software.

Hoe kan ik snel vinden wat ik nodig heb?

Informatie vereist: Naam, beschrijving en fysieke locatie.

Iets niet kunnen vinden is precies hetzelfde als het helemaal niet hebben.

Zorg ervoor dat u niet alleen de naam van het item, maar ook een beschrijving opneemt. Hoewel de meeste mensen de exacte naam kennen, zullen sommigen alleen weten hoe iets eruit ziet of wat het doet. Het toevoegen van zowel de naam als de beschrijving lost ook het probleem op van items met meer dan één naam. Tongspatels worden bijvoorbeeld net zo vaak spatels genoemd, maar worden maar voor één ding gebruikt.

Als de voorraad is opgesplitst over meerdere faciliteiten, zorg er dan voor dat u de locatie van elk item vermeldt. Dit kan zo algemeen zijn als de ruimte waarin het zich bevindt, net zo specifiek als de exacte plank en doos, afhankelijk van de grootte en verfijning van uw systeem.

Hoe kan ik meer kopen?

Informatie vereist :Inkoop contactgegevens leverancier, serienummer onderdeelnummer en actuele prijslijsten.

Dit is alle informatie die je nodig hebt om snel en gemakkelijk een bestelling te plaatsen bij het aanvullen. Het echte voordeel van het hebben van deze informatie voor op CMMS gebaseerde voorraadtracering is dat *u* geen bestellingen hoeft te plaatsen; het CMMS doet het voor u. Nadat u drempels voor herbevoorrading heeft ingesteld, kan de software bestaande niveaus en geschatte doorlooptijden gebruiken om te berekenen wanneer de volgende bestelling moet worden geplaatst.

Wat moet ik doen als een artikel defect is?

Informatie vereist: Contactgegevens van de fabrikant, contactgegevens van de leverancier van de aankoop en het lotnummer van de garantie

Informatie over de garantie is cruciaal bij het bepalen van uw volgende stappen. In sommige gevallen moet u mogelijk contact opnemen met de fabrikant, terwijl in andere gevallen garantieclaims worden afgehandeld door de leverancier van de aankoop. Hoe dan ook, het hebben van het lotnummer kan je hoofdpijn besparen, omdat je gemakkelijk al het andere in je inventaris kunt opsporen dat uit dezelfde slechte batch komt, en het ook terug kunt sturen

Wanneer moet ik mijn voorraad aanvullen?

Informatie vereist :Kritiek

Het niveau van kritisch staat niet op de zijkant van de doos. Het is iets dat je zelf moet berekenen voor elk item in de inventaris. Kortom, het is het antwoord op de vraag "Hoe moeilijk zou het zijn om dit ziekenhuis te runnen zonder dit item?"

We kunnen zien hoe dit werkt door een chemieanalysator te vergelijken met een defibrillator. Het lijkt misschien alsof de defibrillator kritischer is, omdat het apparaat wordt gebruikt om het hart van een patiënt opnieuw op te starten. Een chemieanalysator daarentegen lijkt minder kritisch. Als het kapot is, kunnen artsen gewoon geen bloedonderzoek bestellen. Maar de chemieanalysator heeft een hogere kriticiteit. Er is waarschijnlijk maar één chemieanalysator in het laboratorium, maar er zijn veel defibrillators in het hele ziekenhuis. Als er een niet werkt, zijn er genoeg anderen die dat wel zijn. Als de chemieanalysator niet werkt, komt het hele lab tot stilstand.

Nadat u de kriticiteit hebt bepaald, kunt u veilige voorraadniveaus instellen en drempels voor het opnieuw bestellen van reserveonderdelen. In het bovenstaande voorbeeld heeft u misschien genoeg voor de scheikundeanalysator, maar geen ter plaatse voor de defibrillators.

Conclusie

Succesvol voorraadbeheer begint met het bepalen wat je hebt en hoeveel je ervan hebt. Maar daar houdt het niet op. Door na te denken over de vragen die u beantwoord wilt hebben, het verhaal dat u wilt dat uw voorraadregistratie u vertelt, kunt u bepalen welke informatie u nodig heeft en hoe u deze het beste kunt organiseren in uw CMMS.

Referenties

PEW Research Center:Internet &Technologie (2017) Mobiel factsheet.