Hoe u de grootte van uw organisatie kunt gebruiken om de beste CMMS-software te kiezen 

Omdat de grootte van de organisatie vaak de functionele vereisten dicteert in het selectieproces van CMMS-software, kunnen CEO's hun lijst met vereisten efficiënter ontwikkelen door rekening te houden met hun faciliteiten en personeelsbestand.

E-mail dit

Tegelijkertijd zijn er in alle sectoren en formaten universele gebruiksscenario's voor CMMS-software.

Grotere organisaties richten zich vaak op de volgende vermogensbeheerfuncties.

Beter algemeen volgen met CMMS-software

Groter betekent meer bewegende delen, waardoor de behoefte aan betrouwbare tracking van projecten, personeel en inventaris toeneemt.

Peter Drucker zei het het beste:"Als je het niet kunt meten, kun je het ook niet verbeteren."

Voorraad bijhouden, zelfs over meerdere faciliteiten

Slecht voorraadbeheer heeft altijd geleid tot hogere kosten als gevolg van bederf, krimp en vermijdbare transportkosten.

CMMS-software verlaagt de voorraadkosten door uw voorraadniveaus up-to-date te houden. Zodra de onderhoudsafdeling een aanpasbaar niveau bereikt, stuurt de software een waarschuwing zodat de afdeling de benodigde onderdelen en materialen kan bestellen. Omdat je rekening hebt gehouden met doorlooptijden met de par-niveaus, kun je alles verzenden met de meest kosteneffectieve methoden die mogelijk zijn, waardoor dure last-minute spoedleveringen worden vermeden.

Benchmarking van onderhoudsstatistieken tussen sites en teams

De juiste CMMS-oplossing kan u laten zien wat werkt en wat niet, en creëert mogelijkheden om goede praktijken over te dragen van de ene faciliteit of het andere team. Het proces begint met eenvoudige, automatische gegevensvastlegging en eindigt met geautomatiseerde rapporten boordevol belangrijke statistieken, zoals de voltooiingspercentages van werkorders voor preventief onderhoud.

Alleen preventief onderhoud kan een besparing opleveren van tussen de 12% en 18% ten opzichte van reactieve werkorders. Als u een programma heeft dat werkt, heeft het veel zin om het uit te breiden naar uw faciliteiten.

Andere belangrijke statistieken kunnen arbeidskosten en ongeplande uitvaltijd zijn.

Zoek tijdens het selectieproces naar software waarmee u gemakkelijk uw gegevens kunt benutten. Idealiter zou de software uw onbewerkte gegevens moeten gebruiken om grafisch-rijke rapporten op te stellen die het grote onderhoud van het onderhoud schetsen, wat van cruciaal belang is voor onderhoudsmanagers en andere afdelingen die de kosten en het rendement op de investering moeten bijhouden.

Verbeterde gegevensveiligheid en beveiliging met CMMS-software

CMMS-software maakt het gemakkelijk om gegevens vast te leggen en te gebruiken, maar organisaties hebben een CMMS-provider nodig die er ook voor zorgt dat hun gegevens veilig blijven, beschermd tegen corruptie of verlies en kwaadwillende actoren, zowel extern als intern.

Single sign-on verlengen

Hoewel het oppervlakkig over gemak gaat, maakt eenmalige aanmelding uw systemen ook veiliger en efficiënter door het verminderen van:

• Wachtwoordmoeheid
• Verspilde tijd aan het invoeren van wachtwoorden voor elk platform
• IT-knelpunten door wachtwoordhersteltickets

Wanneer gebruikers meerdere wachtwoorden moeten maken en onthouden, ontwikkelen ze vaak slechte gewoonten die kunnen leiden tot inbreuken op de beveiliging, zoals het gebruik van eenvoudige, gemakkelijk te raden wachtwoorden en het gebruik van hetzelfde wachtwoord voor meerdere accounts. Omdat single sign-on betekent dat mensen er maar één hoeven te onthouden, moedigt het hen aan een sterk wachtwoord te gebruiken. Omdat ze maar één keer hoeven in te loggen, besparen gebruikers tijd terwijl de IT-afdeling minder middelen besteedt aan wachtwoordgerelateerde tickets.

Vraag tijdens het selectieproces naar SSO en hoe en of het CMMS kan aansluiten bij uw bestaande programma.

Activiteitenlogboeken bijhouden

Transparantie en verantwoording komen neer op het snel en betrouwbaar kunnen beantwoorden van twee vragen:“Wie heeft het gedaan?” en "Wanneer hebben ze het gedaan?"

Activiteitenlogboeken houden alles bij wat gebruikers in de software doen. Een van de voordelen is dat het kwaadaardig gedrag van ontevreden werknemers ontmoedigt. Het is onmogelijk voor iemand om in te loggen op de software en vervolgens sleutelgegevens te verwijderen of willekeurig te wijzigen zonder digitale vingerafdrukken achter te laten.

Een tweede voordeel heeft te maken met compliance, waarbij organisaties het werk op tijd moeten afronden en bewijzen. Activiteitenlogboeken bieden een extra beschermingslaag tegen verschillende soorten aansprakelijkheid.

Snelle opmerking over software en compliance

Voor veel industrie- en overheidsnormen is het onmogelijk dat de software compliant is. In plaats daarvan maakt de software het voor uw organisatie mogelijk om de processen te creëren en uit te voeren die haar compliant maken.

Veiligheidsgordels kunnen een losse analogie zijn. Op de meeste plaatsen is er een wet dat u een veiligheidsgordel moet dragen tijdens het autorijden, en wanneer u een veiligheidsgordel draagt ​​tijdens het rijden, voldoet u aan de wet. Maar de veiligheidsgordel? Het heeft geen zin om te vragen of het de wet volgt of niet. Het is er gewoon zodat je de wet kunt volgen.

Tegelijkertijd zijn er industrie- en overheidsstandaarden die rechtstreeks van toepassing zijn op de software, en ongeacht hoe u deze gebruikt, de software kan in of niet conform zijn. Zorg ervoor dat u potentiële leveranciers specifieke vragen stelt bij het beoordelen van normen die van invloed zijn op uw branche.

Schaalbaarheid op lange termijn voor kleinere organisaties met CMMS-software

Hoewel kleinere outfits momenteel misschien niet veel van de functies nodig hebben die grotere organisaties aanspreken, moeten ze zich positioneren om toekomstige groei mogelijk te maken.

Zoek tijdens het selectieproces naar een aanbieder die al is ingesteld om met u samen te werken naarmate uw organisatie groeit en uw eisen zich ontwikkelen. Op het meest basale niveau moet de software het gemakkelijk maken om activa, gebruikers en zelfs faciliteiten toe te voegen. Voor functiesets moet de provider gelaagde versies van hun platform aanbieden, waarbij elk niveau extra mogelijkheden introduceert. Wanneer een provider kan voldoen aan toenemende vereisten door u eenvoudig naar een hoger niveau te verplaatsen, bespaart hij u de tijd, kosten en onzekerheid die onvermijdelijk gepaard gaan met het overstappen van provider.

In sommige gevallen ontgroeien organisaties een softwareplatform volledig en kan de provider ze niet zomaar een niveau hoger brengen. Hier moet de provider mogelijk de organisatie naar hun robuustere platform verplaatsen, wat extra onboarding en training met zich meebrengt. Maar er zijn nog continuïteitsvoordelen. Je werkt met dezelfde provider, waardoor een groot deel van de onzekerheid die gepaard gaat met verandering wordt verzacht; onthoud dat 80% van de implementaties mislukt, dus u wilt onzekerheid wegnemen en uw risico zoveel mogelijk verkleinen.

Maar ondersteuning overschrijdt alle sectoren, overstijgt de omvang voor CMMS-softwarevereiste

Hoewel er enkele algemene trends zijn voor de relaties tussen de grootte van de organisatie en de vereisten voor softwarefuncties, zijn er veel uitzonderingen en uitschieters. Een kleiner bedrijf in de defensie-industrie kan bijvoorbeeld strenge eisen stellen aan de gegevensbeveiliging. Een groot bedrijf heeft wellicht geen eenmalige aanmelding nodig voor zijn onderhoudsteams.

Ongeacht eventuele variaties, is het enige gemeenschappelijke kenmerk ondersteuning. Organisaties van elke omvang moeten de ondersteuningsteams van potentiële providers nauwkeurig onderzoeken en zich vervolgens afvragen:"Hoe zwaar heeft deze CMMS-provider geïnvesteerd in het succes van klanten op de lange termijn?"

Onboarding en training

Ondersteuning begint bij onboarding en het is belangrijk om een ​​provider te vinden met een flexibele infrastructuur die een verscheidenheid aan opties biedt. Afhankelijk van waar uw organisatie zich bevindt op het gebied van activagegevens en onderhoudsstrategieën, heeft u mogelijk alles nodig, van een beetje hulp bij het laden van dingen in de database tot een volledige onsite audit van uw faciliteiten, activa en apparatuur. Een goede provider kan uw behoeften beoordelen en eventuele lacunes in vaardigheden of arbeidskrachten opvullen.

Hoe meer uw teams de software gebruiken, hoe groter uw ROI. Training op maat brengt iedereen op de goede weg. Zorg ervoor dat een aanbieder verschillende soorten leerlingen kan accommoderen met documentatie, video's en één-op-één-sessies.

Doorlopende ondersteuning

Na de implementatie heeft u een provider nodig die betrouwbare, competente en veelzijdige ondersteuning kan bieden.

Vraag tijdens het selectieproces naar de uren van de ondersteuningsteams en hoeveel verschillende manieren er zijn om ze te bereiken. Is het allemaal op e-mail gebaseerd? Kun je ze bellen of gebeurt alles online?

U wilt ook dat er documentatie, video's en webinars zijn over nieuwe functies en recente verbeteringen. Dit bewijst niet alleen dat de provider wil dat klanten het meeste uit hun software halen, maar het laat ook zien dat ze deze voortdurend verbeteren.

Volgende stappen

Ongeacht uw huidige omvang, de juiste CMMS-software helpt u de kosten onder controle te houden met gestroomlijnde workflows, betere tracking en een overzicht van uw onderhoudsactiviteiten. Hoewel de grootte van uw organisatie van invloed kan zijn op welke functies u moet zoeken, blijft ondersteuning een universele use case voor onderhoudsbeheersoftware.

Als je er geen hebt, of degene die je hebt niet levert wat je was beloofd, is het tijd om contact op te nemen en te beginnen met praten met providers. Zodra ze een idee hebben van uw specifieke doelen en waar u zich in het proces bevindt, kunnen ze u helpen uw opties te begrijpen.