Selecteer de ideale CMMS-software door te matchen met de grootte van je organisatie

Omdat organisatiegrootte vaak functionele eisen dicteert in het CMMS-selectieproces, kunnen CEO's hun lijst met eisen efficiënter opstellen door rekening te houden met hun faciliteits- en personeelsaantallen.

E-mail dit

Tegelijkertijd zijn er, over alle sectoren en groottes heen, universele use cases voor CMMS-software.

Grotere organisaties richten zich vaak op de volgende activabeheerfuncties.

Beter algeheel bijhouden met CMMS-software

Groter betekent meer bewegende delen, wat de noodzaak drijft voor betrouwbaar bijhouden van projecten, personeel en voorraad.

Peter Drucker zei het best: "Als je het niet kunt meten, kun je het niet verbeteren."

Voorraad bijhouden, zelfs over meerdere faciliteiten heen

Slecht voorraadbeheer heeft altijd verhoogde kosten opgeleverd door bederf, krimp en onnodige voorraadkosten.

CMMS-software verlaagt voorraadkosten door je voorraadniveaus up-to-date te houden. Zodra de onderhoudsafdeling een aanpasbaar par-niveau bereikt, stuurt de software een alert uit zodat de afdeling de benodigde onderdelen en materialen kan bestellen. Omdat je levertijden hebt meegerekend in de par-niveaus, kun je alles verzenden met de meest kosteneffectieve methoden, en dure last-minute spoedleveringen vermijden.

Benchmarken van onderhoudsmetrics tussen locaties en teams

De juiste CMMS-oplosson kan je laten zien wat werkt en wat niet, wat de kans creëert om goede praktijken over te dragen van de ene faciliteit of team naar de andere. Het proces begint met gemakkelijke, automatische dataverzameling en eindigt met geautomatiseerde rapporten vol met belangrijke metrics zoals preventieve onderhoudswerkorder-afsluitingspercentages.

Preventief onderhoud alleen kan besparingen van 12% tot 18% opleveren ten opzichte van reactieve werkorders. Als je een programma hebt dat werkt, zit er veel waarde in het proberen dit uit te breiden over je faciliteiten.

Andere belangrijke metrics kunnen arbeidskosten en ongeplande downtime omvatten.

Tijdens het selectieproces, zoek naar software die het makkelijk maakt om je data te benutten. Ideaal gebruik de software je ruwe data om grafisch rijke rapporten te bouwen die het grote onderhoudsplaatje schetsen, wat cruciaal is voor onderhoudsmanagers en andere afdelingen die kosten en return on investment moeten bijhouden.

Verbeterde dataveiligheid en -beveiliging met CMMS-software

CMMS-software maakt het makkelijk om data vast te leggen en te gebruiken, maar organisaties hebben een CMMS-aanbieder nodig die ook garandeert dat hun data veilig en beveiligd blijft, beschermd tegen corruptie of verlies en kwaadwillende actoren, zowel extern als intern.

Uitbreiden van single sign-on

Hoewel oppervlakkig over gemak gaat, maakt single sign-on je systemen ook veiliger en efficiënter door te verminderen:

• Wachtmoeheid
• Verspilde tijd aan het invoeren van wachtwoorden voor elk platform
• IT-knooppunten door wachtwoordherstel-tickets

Wanneer gebruikers verplicht worden meerdere wachtwoorden te maken en te onthouden, ontwikkelen ze vaak slechte gewoontes die tot beveiligingsschendingen kunnen leiden, zoals het gebruik van simpele, makkelijk te raden wachtwoorden en het hergebruiken van hetzelfde wachtwoord over accounts. Omdat single sign-on betekent dat mensen maar één wachtwoord hoeven te onthouden, moedigt het ze aan om een sterk wachtwoord te gebruiken. Omdat ze maar één keer hoeven in te loggen, besparen gebruikers tijd terwijl de IT-afdeling minder middelen besteedt aan wachtwoordgerelateerde tickets.

Tijdens het selectieproces, vraag over SSO en hoe en of de CMMS kan koppelen aan je bestaande programma.

Activiteitenlogboeken bijhouden

Transparantie en verantwoordelijkheid komen neer op het kunnen beantwoorden van twee vragen: "Wie deed het?" en "Wanneer deden ze het?"

Activiteitenlogboeken houden een record van alles wat gebruikers in de software doen. Een van de voordelen is dat het kwaadwillend gedrag van ontgoochelde werknemers ontmoedigt. Het is onmogelijk voor iemand om in de software in te loggen en vervolgens belangrijke data te verwijderen of willekeurig te wijzigen zonder digitale vingerafdrukken achter te laten.

Een tweede voordeel hangt samen met compliance, waar organisaties werk op tijd moeten voltooien en dit bewijzen. Activiteitenlogboeken bieden een extra beschermingslaag tegen verschillende typen aansprakelijkheid.

Korte noot over software en compliance

Voor veel industrie- en overheidsstandaarden is het onmogelijk voor de software om compliant te zijn. In plaats daarvan maakt de software het mogelijk voor je organisatie om de processen te creëren en uit te voeren die het compliant maken.

Gordels kunnen een losse analogie zijn. In de meeste plaatsen is er een wet dat je een gordel moet dragen bij het autorijden, en wanneer je een gordel draagt tijdens het rijden, voldoen je aan de wet. Maar de gordel? Het heeft geen zin om te vragen of hij de wet volgt of niet. Hij is er gewoon zodat jij de wet kunt volgen.

Tegelijkertijd zijn er industrie- en overheidsstandaarden die direct op de software van toepassing zijn, en ongeacht hoe je het gebruikt, kan de software in of out of compliance zijn. Zorg ervoor dat je potentiële aanbieders specifieke vragen stelt bij het beoordelen van standaarden die je industrie beïnvloeden.

Langetermijnschaalbaarheid voor kleinere organisaties met CMMS-software

Hoewel kleinere organisaties momenteel misschien niet veel van de functies nodig hebben die grotere organisaties aantrekken, moeten ze zich positioneren om toekomstige groei te accommoderen.

Tijdens het selectieproces, zoek naar een aanbieder die al ingesteld is om door te gaan met je als je organisatie groeit en je eisen zich ontwikkelen. Op het meest basale niveau moet de software het makkelijk maken om activa, gebruikers en zelfs faciliteiten toe te voegen. Voor functiesets moet de aanbieder getailleerde versies van hun platform aanbieden, waarbij elk niveau extra mogelijkheden introduceert. Wanneer een aanbieder uitbreidende eisen kan accommoderen door je simpelweg naar een hogere tier te verplaatsen, bespaart hij je de tijd, kosten en onzekerheid die onvermijdelijk komen met het wisselen van aanbieders.

In sommige gevallen groeien organisaties een softwareplatform volledig uit, en de aanbieder kan ze niet simpelweg een tier omhoog verplaatsen. Hier moet de aanbieder de organisatie misschien verplaatsen naar hun robuustere platform, wat extra onboarding en training met zich meebrengt. Maar er zijn nog steeds continuïteitsvoordelen. Je werkt met dezelfde aanbieder, wat veel van de onzekerheid die met verandering komt, mitigeert; onthoud, 80% van de implementaties mislukt, dus je wilt onzekerheid zo veel mogelijk wegnemen en je risico reduceren.

Ondersteuning kruist alle sectoren, transcendeert grootte voor CMMS-software-eis

Hoewel er einige algemene trends zijn voor de relaties tussen organisatiegrootte en softwarefunctie-eisen, zijn er veel uitzonderingen en outliers. Een kleiner bedrijf in de defensie-industrie kan bijvoorbeeld strenge dataveiligheidseisen hebben. Een groot bedrijf heeft misschien geen single sign-on nodig voor zijn onderhoudsteams.

Ongeacht variaties, is de ene gemeenschappelijke functie ondersteuning. Organisaties van alle groottes moeten de ondersteuningsteams van potentiële aanbieders nauwkeurig onderzoeken en zich afvragen: "Hoe zwaar heeft deze CMMS-aanbieder geïnvesteerd in de langetermijnsucces van klanten?"

Onboarding en training

Ondersteuning begint bij onboarding, en het is belangrijk om een aanbieder te vinden met een flexibele infrastructuur die een verscheidenheid aan opties biedt. Afhankelijk van waar jouw organisatie staat in termen van activadata en onderhoudsstrategieën, heb je alles nodig van een beetje hulp bij het laden van dingen in de database tot een complete onsite audit van je faciliteiten, activa en apparatuur. Een goede aanbieder kan je behoeften beoordelen en eventuele vaardigheids- of arbeidstekortkomingen opvullen.

Hoe meer je teams de software gebruiken, hoe groter je ROI. Op maat gemaakte training zet iedereen op het goede been. Zorg ervoor dat een aanbieder verschillende typen leerlingen kan accommoderen met documentatie, video's en één-op-één sessies.

Lopende ondersteuning

Na implementatie heb je een aanbieder nodig die betrouwbare, competent, veelzijdige ondersteuning kan bieden.

Tijdens het selectieproces, vraag over de uren van het ondersteuningsteam en op hoeveel verschillende manieren je ze kunt bereiken. Is het allemaal e-mailgebaseerd? Kun je ze bellen, of gebeurt alles online?

Je wilt ook dat er documentatie, video's en webinars zijn die nieuwe functies en recente verbeteringen dekken. Dit bewijst niet alleen dat de aanbieder wil dat klanten het meeste uit hun software halen, maar toont ook dat ze deze continu verbeteren.

Volgende stappen

Ongeacht je huidige grootte, de juiste CMMS-software helpt je kosten te controleren met gestroomlijnde workflows, beter bijhouden en een groot plaatje van je onderhoudsoperaties. Hoewel de grootte van je organisatie kan beïnvloeden welke functies je moet zoeken, blijft ondersteuning een universele use case voor onderhoudsbeheersoftware.

Als je er nog geen hebt, of degene die je hebt niet levert wat je was beloofd, is het tijd om contact op te nemen en te beginnen met praten met aanbieders. Zodra ze een gevoel hebben voor je specifieke doelen en waar je in het proces bent, kunnen ze je helpen je opties te begrijpen.