De Rol Van Een Onderhoudsdirecteur: Verantwoordelijkheden & Impact

Vaak is de eerste stap tot activaunderhoud weten wat de onderdelen zijn en hoe ze samen moeten werken. En het is hetzelfde met een onderhoudsafdeling: hoe meer je weet over hoe en waar de posities samenpassen, hoe makkelijker het is om alles soepel te laten draaien.

Wat zijn dus de rollen en verantwoordelijkheden van de onderhoudsdirecteur, en hoe werken ze met de rest van de afdeling om alles up-and-running te houden?

Wat is een onderhoudsdirecteur?

De onderhoudsdirecteur heeft de hoogste positie binnen de onderhoudsafdeling. Afhankelijk van het organisatiechart voor de rest van het bedrijf, rapporteren ze aan de eigenaar, president, of een van de vicepresidents.

Dat is wie erboven zit. Eronder zit de onderhoudsmanager, onderhoudssupervisors, en dan de onderhoudsmonteurs. Hier ook, afhankelijk van de grootte en structuur van het bedrijf, kan er één of meerdere onderhoudsmanagers onder hen zitten. Als je meerdere locaties hebt, heeft het vaak meer zin om meerdere managers te hebben.

Wat doet een onderhoudsdirecteur?

Om die vraag te beantwoorden, helpt het om het verschil tussen strategieën en tactieken te herzien. Een makkelijke manier om het verschil te onthouden is het gezegd "Strategisch denken, tactisch handelen." Je strategieën zijn je grote doelen, je tactieken zijn de kleinere, meer specifieke stappen die je erheen brengen.

Je wilt langer leven. Je strategie is om in betere vorm te komen. Je tactieken zijn naar de sportschool gaan en vet voedsel vermijden.

Wat betekent het om strategisch te denken voor een onderhoudsafdeling? De onderhoudsdirecteur stelt de algemene doelen, stelt beleid en procedures op, en implementeert programma's om de afdeling te helpen aan OSHA-vereisten te voldoen. Ze zijn verantwoordelijk voor de grootbeelddenking voor de afdeling, maar ze moeten ook aandacht besteed aan de specificaties, inclusief hoe werk toegewezen en getrackt wordt. Als onderdeel van het kijken naar tracking, stellen ze ook de key performance indicators (KPI's) in voor iedereen in de afdeling, wat de standaarden creëert die de afdeling gebruikt om te evalueren hoe goed mensen hun werk doen.

Dat is heel algemeen, dus het is de moeite waard om de specifieke verantwoordelijkheden nader te bekijken.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van een onderhoudsdirecteur?

Een onderhoudsdirecteur doet veel, waaronder:

• Jaarlijkse onderhoudsbudgetten schatten
• Offertes van leveranciers beoordelen
• Kapitaalprojecten begeleiden
• Middelengebruik plannen
• Helpen ontwikkelen van onderhoudsprogramma's
• Afdelingspersoneelsniveaus controleren

Ze rapporteren ook aan de organisatorische leiding, die soms hulp nodig heeft om de onderhoudsafdeling als kritiek voor het algehele succes van de organisatie te zien. Traditioneel heeft leiding onderhoud gezien als een kostenpost, wat nog maar een andere manier is om "noodzakelijk kwaad" te zeggen. Het is de taak van de onderhoudsdirecteur om als advocate voor hun afdeling op te treden, ervoor zorgend dat onderhoudsprofessionals de respect, erkenning en middelen krijgen die ze verdienen.

Wat zijn de verschillende typen onderhoudsdirecteuren?

Omdat verschillende industrieën verschillende typen onderhoud nodig hebben, spelen niet alle onderhoudsdirecteuren dezelfde rollen. De rollen en verantwoordelijkheden kunnen zoveel variëren dat er variaties op de titel zijn voor elk, waaronder:

• Facilitair onderhoudsdirecteur
• Fabrieksonderhoudsdirecteur
• Gebouwonderhoudsdirecteur
• Stadswerken onderhoudsdirecteur

Ongeacht de verschillende titels, is er altijd veel overlap. Bijvoorbeeld: werken met budgetten, beleid en procedures opstellen, nieuwe programma's ontwikkelen en implementeren, en kritieke KPI's tracken en rapporteren.

Bij veel kleinere organisaties is er geen onderhoudsdirecteur, en is er geen speciale titel voor. Omdat de onderhoudsvraag kleiner is, dekt de manager alles af, inclusief rapporteren aan degenen erboven.

Hoe maakt een CMMS het leven makkelijker voor onderhoudsdirecteuren?

Onthoud, een onderhoudsdirecteur doet veel, dus alles wat workflows gladstrijkt en data beheert, helpt.

En dat betekent dat moderne CMMS-oplossingen, die workflows stroomlijnen door het makkelijker te maken om data vast te leggen, te delen en te raadplegen, veel kunnen helpen.

Als je probeert alles te managen met papier en spreadsheets, zijn er te veel kansen dat dingen misgaan. En zelfs als ze goed gaan, is het hele proces pijnlijk traag. Met papier kopieer je alles met de hand, wat betekent dat je ofwel korte werkorders hebt of welke met tenminste een paar fouten. De papierwerkorders naar de monteurs brengen kost veel tijd, omdat ze terug naar het kantoor moeten lopen om ze op te halen of jij rond de faciliteiten moet rennen om ze te vinden. Elke keer dat er iets verandert, een nieuwe taak nu prioriteit krijgt over een oudere werkorder, begint het proces weer opnieuw.

Met spreadsheets ruil je gewoon één set problemen voor een andere. Nu, in plaats van moeite om data eruit te krijgen, is het moeilijk om data up-to-date te houden. Je kunt een werkorder per e-mail naar een monteur sturen, maar zodra ze hun kopie bijwerken, is het out-of-sync met het origineel. Spoedig heb je veel kopieën van verschillende data.

Moderne CMMS-software lost al deze problemen op met een centrale database waar al je data woont. Eenmaal je een single source of truth hebt, kun je vertrouwen dat iedereen werkt met dezelfde data, naar dezelfde doelen toe.

Daarnaast zijn er een hoop features die onderhoudsdirecteuren helpen hun doelen te bereiken. Hier is een deel van de lijst uit de rollen en verantwoordelijkheden sectie:

• Helpt ontwikkelen van onderhoudsprogramma's
• Beoordeelt offertes van leveranciers
• Schatt jaarlijkse onderhoudsbudgetten

En hier zijn de features die onderhoudsdirecteuren direct helpen.

Preventief onderhoud

Voor veel organisaties is het doel de sprong maken van on-demand onderhoud naar preventief onderhoud, waar de afdeling alles van tevoren kan plannen, zodat ze kritieke inspecties en taken vóór uitvallen voltooien. Het is veel sneller, goedkoper en over het algemeen makkelijker om met kleine problemen vroeg te dealen, voordat ze kans krijgen om uit te groeien tot grote problemen.

Moderne CMMS-software kan het hele proces van het opzetten, draaien en tracken van PM's makkelijker maken. De onderhoudsdirecteur kan met managers samenwerken om ervoor te zorgen dat het juiste werk op de juiste tijden gedaan wordt. Daaruit kunnen ze tracken hoeveel PM's het team per maand afsluit, wat helpt bij het alloceren van middelen.

Voorraadbeheer

Eenmaal je je par-niveaus in de software hebt ingesteld, krijg je een waarschuwing zodra je te laag daalt. Hoe weet de software wanneer ze je moeten waarschuwen? Omdat het niet alleen par-niveaus heeft, maar ook realtime tellingen van al je kritieke voorraad. Wanneer je onderdelen en materialen koppelt aan een werkorder, past de software de voorraadtellingen automatisch aan wanneer de monteur afsluit.

Dit is een enorme hulp voor de monteurs en onderhoudsmanager omdat het hen helpt ervoor te zorgen dat ze de MRO-voorraad hebben die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben.

Maar het is ook een enorme hulp voor de onderhoudsdirecteur, die offertes van leveranciers moet beoordelen. In plaats van te zoeken naar de beste deals op basis van volume aankopen, kunnen ze inkopen op basis van inzichten in wat en hoe vaak de onderhoudsafdeling nodig heeft.

Geautomatiseerde rapportages

In staat zijn te schatten wat er in de toekomst gaat gebeuren, vereist een solid begrip van wat er al in het verleden is gebeurd. Daarom is geschiedenis een schoolvak.

Voor de onderhoudsdirecteur begint het maken van goede plannen met het hebben van de juiste data. CMMS-platforms maken het makkelijker om data vast te leggen en te bewaren. Maar ze helpen ook die nummers verwerken tot actionable insights.

Met de geautomatiseerde rapportagefeatures kunnen onderhoudsdirecteuren zien welke activa hen het meest kosten om up-and-running te houden, wat cruciaal is voor repareren-of-vervangen beslissingen. Ze kunnen ook onderhoudsmetrics en KPI's zien op hun PM-planning, wat hen in staat stelt om finetunen wat het team doet en hoe vaak ze het doen.

Volgende stappen

Hippo helpt je graag de oplossing te vinden die het beste bij je past, van het beantwoorden van je vragen over alles wat met onderhoud te maken heeft tot het boeken van een live software-demo.

Samenvatting

De onderhoudsdirecteur is de hoogste onderhoudspositie in een organisatie, direct rapporteerder aan de eigenaar, president of een van de VPs. Onder hen zitten de onderhoudsmanagers, supervisors en monteurs. Hun taak is om strategisch te denken en het grote plaatje te zien. Tegelijkertijd begeleiden ze het opzetten van veel van de specifieke procedures en beleidsregels in de afdeling. Dat kan onder meer het implementeren van nieuwe onderhoudsstrategieën om te bevestigen dat de afdeling de OSHA-regelgeving volgt. De specifieke titel kan veranderen afhankelijk van de industrie omdat de rollen en verantwoordelijkheden anders kunnen zijn, maar er is ook veel overlap. Als de organisatie klein genoeg is, hebben ze misschien geen directeur; de onderhoudsmanager regelt alles. Ongeacht wie in het stuur zit, moderne CMMS-software maakt hen efficiënter. Bijvoorbeeld, onderhoudsdirecteuren kunnen een onderhoudsplatform gebruiken om een preventief onderhoudsschema op te zetten, voorraad te tracken en controleren, en rapporten te genereren voor cruciale inzichten in hun operaties. Onderhoudsdirecteuren zijn de "grote plaatje" denkers van de afdeling, en de juiste CMMS vangt, bewaart en verwerkt data om een accuraat plaatje te schilderen.