Hoe u werkordergegevens kunt vinden en gebruiken

Lees de volledige reeks werkorderacademies, inclusief toolkits voor het opstellen van betere werkorders, het optimaliseren van onderhoudsschema's, het wegwerken van achterstanden en meer

Een verhaal over verloren en gevonden werkordergegevens

Geen gegevens betekent werken in het donker

Het onderhoudsteam van Voltalia had een groot probleem. Ze sloten elk jaar meer dan 104.000 werkorders af zonder dat er werkordergegevens voor waren.

De producent en dienstverlener van hernieuwbare energie had geen idee of een van zijn PM's storingen veroorzaakte in plaats van ze te voorkomen. Of als het arbeidsuren, onderdelen en andere middelen besteedt aan onnodig werk. Of als het het juiste aantal mensen aan een taak toewijst. Of veel over hun werkorders.

Het script herschrijven om data te laten tellen

Het onderhoudsteam van Voltalia beloofde dit te veranderen. Na jarenlang naar hun doel te hebben gewerkt, bereikten ze een "100% verbetering in het meten van onderhouds-KPI's", in de woorden van Vasco Vieira, Voltalia's Maintenance Engineering Director.

De gegevens hielpen het bedrijf enkele belangrijke efficiëntieverbeteringen aan het licht te brengen. Uit de werkordergegevens bleek bijvoorbeeld dat een team elke week 40 uur aan het rijden was van kantoor naar een externe faciliteit. Dat betekende het toevoegen van tijd en kosten aan elke taak. Het bedrijf bouwde uiteindelijk een kleiner satellietkantoor in de buurt van de off-site faciliteit om tijd en geld te besparen.

De moraal van het verhaal

Werkordergegevens hebben de kracht om de manier waarop onderhoudsteams werken te transformeren. Er zijn de kleine winsten, zoals elke klus gemakkelijker maken voor technici, die optellen tot grotere, zoals het verlagen van de onderhoudskosten over de hele linie. Voltalia is daar het bewijs van.

Maar deze gegevens worden vaak over het hoofd gezien. Het is niet omdat onderhoudsteams denken dat het nutteloos is. Het is namelijk niet eenvoudig om duizenden werkbonnen te bekijken. Dit bericht biedt enkele praktische tips om dit proces gemakkelijker te maken, zodat u inzichten in uw werkorders kunt ontdekken en deze kunt gebruiken om een ​​verschil te maken binnen uw organisatie.

Hoe u onderhoudsgegevens uit werkorders haalt

Het meest voorkomende obstakel bij het gebruik van werkordergegevens is het hebben van onbetrouwbare gegevens of helemaal geen gegevens.

“Voordat je iets doet met werkordergegevens, moet je weten dat ze er zijn en schoon zijn. Als dat niet het geval is, zullen alle beslissingen die u daarna neemt gebrekkig zijn", zegt Vishakha Shah, Solutions Consultant bij het professionele serviceteam van Fiix.

Op de goede weg komen met werkordergegevens is een proces in vier stappen:

#1:Bepaal je doelen

Sommige gegevens zijn nuttig. Te veel leidt af. Als je een doel hebt, kun je de grens trekken tussen de juiste cijfers en de afleidende. Enkele voorbeelden van een doel zijn:

• Een preventief onderhoudsprogramma van wereldklasse bouwen
• Een lean-onderhoudsstrategie maken
• Onderhoud gebruiken om de doorvoer in het hele bedrijf te vergroten

#2:maak uw metingen

Denk na over de gebieden van uw dagelijkse werkzaamheden die de voortgang naar uw doel kunnen markeren. Enkele voorbeelden van metingen in uw werkorders zijn:

• Percentage reactieve versus preventieve werkorders
• Aantal fouten gevonden tijdens PM's
• Frequentie van reactief werk aan kritieke activa
• Aantal verwachte versus werkelijke arbeidsuren
• Omvang van achterstallige werkorders

#3:Bouw werkorders op rond deze statistieken

Stel uw werkorders in om de door u gekozen statistieken te krijgen. Om dat te doen, moeten uw werkorders worden gemaakt met drie S'en in gedachten:

• Standaard:uw werkorders moeten elke keer om dezelfde informatie vragen. Het proces voor het maken, beoordelen, toewijzen, prioriteren en voltooien van werkorders moet zo standaard mogelijk zijn.
• Specifiek:wees precies over wat je wilt weten. Als arbeidsuren bijvoorbeeld belangrijk zijn, vraag dan hoeveel tijd elke taak in beslag nam in plaats van de tijd voor een volledige werkorder. Dit geeft u schonere gegevens en maakt het gemakkelijker om belangrijke statistieken snel te herkennen.
• Eenvoudig:betrek medewerkers die regelmatig werkorders maken en voltooien bij het proces. De invoer helpt u bij het ontwerpen van werkorders die gemakkelijker in te vullen zijn en de kans vergroten dat ze daadwerkelijk worden voltooid.

Leer hoe u van begin tot eind werkorders van wereldklasse kunt maken

#4:Begin klein en vergroot uw succes

Het vinden van problemen in je proces is hartverscheurend als je er maanden mee bezig bent geweest. Voorkom dit door te beginnen met werkorders van één activum of van één deel van de faciliteit. Verbeter uw metingen, behaal quick wins en schaal het proces op naar andere delen van de organisatie.

Hoe werkordergegevens te gebruiken om problemen te vinden en op te lossen

Het verzamelen van werkordergegevens heeft geen zin als het niet wordt gebruikt om problemen in uw organisatie op te lossen. Elke faciliteit heeft unieke problemen, maar de drie meest voorkomende zijn ongeplande uitvaltijd, kritiek werk dat vertraging oploopt en werk dat meer tijd en middelen kost om te voltooien.

Hoe u uitval van apparatuur kunt voorkomen

Hier zijn een paar vragen die u kunt stellen om de oorzaak van reactief onderhoud te achterhalen en om ervoor te zorgen dat dit niet opnieuw gebeurt:

• Was er geen vervolgtaak gemaakt of voltooid? Zorg ervoor dat mislukte inspecties leiden tot vervolgacties met hoge prioriteit en waarschuw de juiste mensen. Een beknopte lijst met foutcodes helpt het vervolgwerk succesvol te zijn.
• Werd er een defect onderdeel gebruikt tijdens een reparatie? Zorg ervoor dat andere reserveonderdelen niet defect zijn. Als dat zo is, neem dan contact op met uw leveranciers om nieuwe te krijgen.
• Worden taken op een eerdere werkorder gemist of verkeerd uitgevoerd? Bekijk uw takenlijst en los eventuele onduidelijke instructies op die mogelijk tot gemiste taken hebben geleid. Vul takenlijsten aan door activageschiedenissen, diagrammen, afbeeldingen en handleidingen bij te voegen.
• Werd gepland onderhoud gemist voorafgaand aan de storing? Markeer kritiek werk als prioriteit en maak het zichtbaar in welk systeem je ook hebt totdat het klaar is.
• Was de productie hoger dan normaal/gepland, werd dit verkeerd uitgevoerd of werd het aangepast?:Bekijk uw onderhoudsschema's en overleg met het operationele team om sterkere SOP's te maken voor wanneer de productie toeneemt of verandert.

Hoe te voorkomen dat het werk wordt uitgesteld

Werkordergegevens kunnen u helpen werkorders te vinden en op te lossen die er zo lang over deden om:

• Onderdelen en benodigdheden waren niet beschikbaar. Bekijk het aankoopproces voor deze onderdelen, inclusief minimumhoeveelheden en wie inkooporders kan indienen, zodat u nooit meer tekort komt.
• Het probleem is niet goed geïdentificeerd of er ontbraken instructies. Kijk of de werkorderbeschrijving, storingscodes en takenlijst duidelijker kunnen. Voeg foto's, handleidingen, SOP's of andere documentatie toe aan de werkorder.
• Een noodwerkorder heeft middelen omgeleid:dit kan niet altijd worden vermeden, maar het kan u erop wijzen dat de taak te groot is. Overweeg het op te splitsen in kleinere taken om prioriteit te geven aan delen van het werk.
• Er was een planningsconflict met de productie:Praat met operations over waarom onderhoud aan het asset nodig is. Overweeg om operators kleine onderhoudsverantwoordelijkheden te geven die verband houden met de werkorder.
  Haal de werkzaamheden aan boord met uw onderhoudsstrategie
• De persoon/personen die aan het werk zijn toegewezen, beschikten niet over de juiste vaardigheden:Maak op de werkaanvraag heel duidelijk wat voor soort vaardigheden of certificeringen nodig zijn voor bepaalde soorten onderhoud.

Hoe te voorkomen dat het werk langer duurt dan zou moeten

Onderhoudsschema's hebben niet veel ruimte voor fouten. Als het werk lang duurt, heeft dat een groot domino-effect. Werkorders kunnen u inzicht geven in waardoor werkorders langer duren en hoe u het probleem kunt oplossen.

Leer hoe u alle inefficiënties in uw onderhoudsschema kunt verwijderen

• Het is aan de verkeerde persoon toegewezen:het werk duurt langer als de technicus niet over de juiste vaardigheden beschikte. Gestandaardiseerde werkverzoeken laten iedereen weten wie de juiste persoon is om toe te wijzen. Voeg zoveel mogelijk handleidingen, afbeeldingen, diagrammen en andere bronnen toe aan werkorders om technici te helpen die niet bekend zijn met de taak.
• De verwachte doorlooptijd was te laag:de verwachte arbeidsuren moeten worden verhoogd als een werkorder consequent meer tijd in beslag neemt dan is gegeven.
• De takenlijst was te groot of onduidelijk:sluit je aan bij een ervaren technicus die de werkorder voltooit, documenteer wat ze stap voor stap doen en maak takenlijsten met deze informatie. Geef de verwachte uren op voor elke taak in de werkorder, zodat u weet welke problemen veroorzaken.
• Er zijn niet genoeg technici toegewezen aan deze werkorder:het is misschien geen taak voor één (of twee of drie) personen.
• Er is extra werk gedaan tijdens de werkorder:ontwikkel processen waarmee technici afzonderlijke werkorders kunnen maken en prioriteren voor aanvullende corrigerende reparaties.
• Onderdelen en benodigdheden waren moeilijk te vinden:bundel alle onderdelen en benodigdheden die nodig zijn voor veelvoorkomende en kritieke werkorders, zodat ze snel toegankelijk zijn.

Hoe u uw succes kunt schalen met werkordergegevens

Wat gebeurt er als je de volgende stap wilt zetten en honderden of duizenden werkbonnen wilt gaan analyseren? Er zijn drie antwoorden op deze vraag:

• Geef prioriteit aan werkorders, zodat u zich kunt concentreren op de opdrachten die er het meest toe doen
• Huur meer mensen aan om werkorders te analyseren
• Investeer in een systeem dat dit allemaal voor u doet

Hoe werkorders prioriteren

"Als u weinig tijd en middelen hebt, richt u dan op reactieve werkorders", zegt Stuart Fergusson, Solutions Engineer Leader van Fiix.

Door vast te stellen hoe werkorders hebben bijgedragen aan storingen, kun je op weg naar een solide preventief onderhoudsprogramma, zegt Stuart.

Als u werkorders voor reactief onderhoud hebt vergrendeld, is de volgende batch waaraan prioriteit moet worden toegekend, aankomende werkorders met een hoog risico. Dit is werk dat de potentie heeft om erg mis te gaan, inclusief werk aan kritieke activa, werk dat al een tijdje niet is gedaan, of grote en complexe projecten.

Als je nog een paar werkorders kunt binnenkrijgen, raadt Stuart aan om werk te analyseren dat veel kost. Het efficiënter maken van deze projecten zal een grote impact hebben. Kijk naar werk dat veel arbeid, belangrijke componenten en geplande uitvaltijd van productiemiddelen kost.

Hoe u meer middelen voor uw team rechtvaardigt

Resultaten zijn de valuta die je nodig hebt om je baas te overtuigen dat je nog iemand in je team nodig hebt. Benadruk de problemen die u hebt ontdekt en opgelost door werkorders te analyseren en te optimaliseren. Hoeveel storingen heeft u bijvoorbeeld opgevangen en voorkomen? Heeft u de kosten van projecten verlaagd door technici te helpen efficiënter te werken? Geen overwinning is te klein.

Toon de impact van dit succes als het op grotere schaal is bereikt. Als u een dozijn arbeidsuren op één werkorder heeft bespaard, stel u dan eens voor hoeveel arbeidsuren er zouden worden bespaard op 100 werkorders.

Breng het punt naar huis door het rimpeleffect te beschrijven dat dit zou kunnen hebben op onderhoud. Als iemand werk van je af zou kunnen nemen, zou dat kunnen leiden tot minder achterstand. Of meer training voor operators om routineonderhoudstaken uit te voeren, zodat uw team meer tijd heeft om grote projecten uit te voeren. Focus op waar een nieuwe medewerker indirect waarde kan toevoegen.

Software voor werkorderanalyse

Bijna elk onderhoudsanalyseplatform richt zich op activagegevens. Het is niet zo eenvoudig om een ​​systeem te vinden dat diep ingaat op werkorders. Tot nu.

Inzichten in werkorders, mogelijk gemaakt door Fiix Foresight, kunnen binnen enkele minuten duizenden werkorders analyseren en u vertellen welk werk storingen, achterstallig werk, extra werkuren of andere problemen heeft veroorzaakt. Het rapport Werkorderinzichten doorloopt al uw werkorders, vergelijkt soortgelijke en identificeert de meest risicovolle door uitbijters te vinden.

U kunt bijvoorbeeld veel van hetzelfde activum hebben in meerdere faciliteiten met honderden PM's per jaar op die activa. Als het aantal taken op één PM half zo groot is als de andere, zullen werkorderinzichten dit opvangen. Ontdek dit probleem, wijzig uw takenlijst en voorkom dat u een cruciale stap in uw planning van onderhoud mist.

Dat is slechts een klein voorproefje van wat inzichten in werkorders kunnen doen. Lees hier meer over hoe het rapport werkt, hoe het eruit ziet en meer.

Alles wat je zojuist hebt gelezen in drie zinnen

1. Het maken van een succesvolle datastrategie voor werkorders omvat het definiëren van uw doelen, het kiezen van meetwaarden en benchmarks die aansluiten bij die doelen, het opstellen van werkorders die deze meetwaarden verzamelen en het testen van uw aanpak.
2. Het bestuderen van werkorders die te lang duurden om te voltooien of te bereiken en die een reactie waren op storingen, zal u helpen de gebieden van de werkorder te identificeren die moeten worden verfijnd en voorkomen dat deze problemen opnieuw opduiken.
3. Uw succes schalen met werkordergegevens is afhankelijk van drie dingen:werkorders prioriteren, succes kwantificeren om meer middelen te rechtvaardigen en investeren in werkordersystemen die vervelende en tijdrovende analyses kunnen uitvoeren.