De voor- en nadelen van werkordertraceringsoftware: Een uitgebreide gids

Heeft u ooit die YouTube-video's gezien over het opzetten van spreadsheets voor het beheren en traceren van werkorders? Onderhoudsmanagers die zich zorgen maken over kolombreedtes was niet altijd een enorme tijdverspilling, maar het is het nu zeker.

Vroeg in elke industrie is er veel vervelend-maar-noodzakelijk werk. Hippo is een CMMS-softwarebedrijf, dus laten we een voorbeeld uit de informatica nemen. Stel u voor: jarenlang geduldige studie gevolgd door ontelbare uren aan het bord complexe algoritmes uitwerken. Eens, slaat inspiratie als een bliksemschicht met "Eureka" erop geëmblemeerd. Wat gebeurt er daarna? De geestverlamd arbeid van kleine gaatjes prikken in duizenden papieren kaarten.

Op dat moment was dat de manier om software te schrijven. Toen snellere, makkelijkere, betrouwbaardere technologie ontwikkeld werd, gaven alle programmeurs punchcards zo snel mogelijk op. De tijd en moeite die ze bespaarden konden geïnvesteerd worden in belangrijker werk. Hetzelfde geldt voor het gebruik van spreadsheets voor het traceren van werkorders.

Spreadsheet voordelen, een paar

Spreadsheets waren een stap op van alles proberen bij te houden met pen en papier. Harde schijven nemen veel minder ruimte in dan archiefkasten. Typ een paar formules en de software doet alle berekeningen voor u. En omdat spreadsheets digitaal zijn, is het makkelijk om kopieën te maken en te distribueren. Met één klik kunt u ze back-uppen en delen. Naast alle voordelen, gebruikten onderhoudsmanagers spreadsheets omdat de meeste bedrijven ze al hadden. Spreadsheets zijn overal in het bedrijfsleven, gebruikt door mensen op en neer de bedrijfsladder; makkelijke beschikbaarheid maakte ze een makkelijke keuze.

Spreadsheet nadelen, genoeg

Er waren echte voordelen. Maar er zijn ook veel problemen. Voor beginners, moet u een layout bedenken en alles zelf bouwen, een tijdintensief proces. Wanneer u de tutorials op YouTube kijkt, weten de mensen wat ze doen en maken ze geen fouten terwijl ze doorgaan, en het duurt nog steeds lang om iets ook maar in de buurt van semi-bruikbaar te krijgen. Voor de gemiddelde onderhoudsmanager is een spreadsheet-ontwerp samenstellen een trage, moeilijke klus. En zelfs als u een goed, begrijpelijk ontwerp met alle juiste velden correct gegroepeerd wikt te krijgen, loopt u nog snel in problemen.

Stel u moet een werkorder maken voor een defecte pomp. Het eerste wat u doet is u neerzetten aan uw computer (als u niet dichtbij uw kantoor bent, is het eerste wat u doet helemaal daarheen lopen), de spreadsheet werkorder template ophalen, en beginnen typen. OK. Heb u de fout opgemerkt? Eerst moet u een kopie van de template maken en dan pas typen. U wilt uw template niet in de war schoppen. Dus u heeft uw werkorder netjes getypt, en nu moet u het toewijzen aan een monteur. U kunt het uitprinten of als e-mailbijlage sturen.

Als u het uitprint, heeft u net alle voordelen van spreadsheets uitgewist. U bent terug in de foutgevoelige dagen van pen-en-papier systemen. Wat dacht u van het mailen als bijlage? Nou, dat is een trick question want u kunt het eigenlijk nooit als bijlage mailen. Nooit. U kunt alleen een kopie sturen. En hier beginnen uw problemen. Zodra u die e-mail verstuurt, zijn er twee kopieën van uw werkorder. Maar u kunt er maar één zien, namelijk degene vastgeklonken op uw computer. De kopie van de monteur is er ergens in de wild.

Spreadsheet werkorders: tweelingen gescheiden bij de geboorte

Sprekend over YouTube-video's, heeft u die gezien over tweelingen gescheiden bij de geboorte en apart opgegroeid? Als volwassenen lijken ze ongeveer hetzelfde en delen ze enkele kwaliteiten, maar in de meeste manieren zijn ze anders. Nou, hetzelfde gebeurt met uw werkorders. Ze beginnen hetzelfde, maar na verloop van tijd beginnen ze er heel anders uit te zien. Elke keer dat u uw versie update, wordt het een beetje meer out of sync met de kopie van de monteur. En elke keer dat ze iets met de hun doen, bijvoorbeeld afsluiten, wordt het nog meer out of sync. Die werkorders begonnen als identieke tweelingen maar eindigden als verafstandigde nichten en neven.

Spreadsheets, geneigd om algemeen afschuwelijk te zijn

Dat is maar één van de problemen met spreadsheets. Er zijn er nog een boel meer. Bijvoorbeeld, spreadsheets zijn berucht voor hun onnauwkeurigheid. Een vaak geciteerde studie vond dat 88% van Excel-sheets fouten bevatten. Een groot deel van het probleem is hoe makkelijk het is om verkeerde informatie in te voeren of cellen te vergeten bij het opzetten van formules. Het is zo makkelijk, dat een paar bekende onderzoekers van Harvard dat net deden met een van hun breekbare studies. Als spreadsheets professors van Harvard kunnen vallen, is er een goede kans dat ze ook havoc wreken op uw onderhoudsafdeling.

Hedendaagse CMMS en Werkorders

Waarom gingen mensen akkoord met spreadsheets voor het traceren van werkorders en het managen van onderhoudsafdelingen? Ze moesten. Net als toen programmeurs computer punchcards gebruikten en heel, heel lang geleden CFO's abacussen gebruikden, waren er geen alternatieven. Maar dat is niet meer het geval. Niet eens ver weg.

Een moderne volledig uitgebreide cloud-gebaseerde CMMS laat u snel en gemakkelijk genereren, prioriteren, delegeren, benutten en traceren van werkorders. Omdat werkordersoftware specifiek ontworpen is voor onderhoudsbeheer, heeft een goede alle benodigdheden al ingebouwd. U hoeft u geen zorgen te maken over workarounds of uitzoeken welke formules u zelf moet toevoegen. En omdat het een cloud-gebaseerde oplossing is, is alles beschikbaar vanaf elk internetverbonden apparaat, op elk moment en van overal. Iedereen benadert dezelfde database, dus er is maar één up-to-date versie van uw data. De werkorder die u ziet is dezelfde die de monteur ziet. Geen tweelingen meer gescheiden bij de geboorte.

Werkorders gemakkelijk genereren

Wanneer iemand een ticket indient, kunt u het bekijken voordat u het omzet in een actieve werkorder. Of u kunt gewoon uw eigen werkorders maken op basis van huidige behoeften. Het belangrike is dat u beide kunt doen van overal. In plaats van terug te rennen naar het kantoer om alles in een spreadsheet te typen, kunt u werkorders van uw mobiele apparaat aanmaken en beheren.

Een goede CMMS-software laat u snel alles opnemen wat een monteur nodig heeft om efficiënt af te sluiten, inclusief:

• interactieve vloerplannen
• foto's van het asset
• asset O&M handleidingen en schema's
• asset reparatie- en onderhoudsgeschiedenis
• stap-voor-stap instructies en checklists
• geassocieerde onderdelen en materialen

Ze zullen in staat zijn het asset snel te vinden en identificeren, weten hoe het te serviceen, uw afdelingstandaarden en best practices te volgen, en alle juiste onderdelen en materialen vanaf het begin bij zich te hebben. Geen tijdverliezende ritjes meer terug naar het kantoor.

Zodra u de werkorder heeft opgebouwd, kunt u deze gemakkelijk via de CMMS toewijzen. De monteur ziet dezelfde werkorder, geen kopie. Dit is cruciaal voor de volgende stap, werkorders traceren.

Werkorders van overal traceren

Omdat u en de monteur naar dezelfde werkorder kijken, kunt u hun voortgang volgen. Bijvoorbeeld, u weet of ze de aanpasbare stappen die u voor de taak ingesteld had afvinkten en de juiste onderdelen en materialen gebruikten. Uiteindelijk maakt effectieve werkordertracering alles transparenter en iedereen verantwoordelijker. Met een blik weet u wat gedaan is en wat nog te doen is. U weet wie wat deed en hoe lang het hen kostte.

Werkorderrapportages pijnloos genereren

Een volledig uitgebreide CMMS doet meer dan alleen uw werkorders organiseren en traceren. Het gebruikt die data ook om rapporten te maken, wat u het grote plaatje geeft van de prestaties van uw afdeling. Door werkorder KPI's te traceren, krijgt u inzicht in:

• arbeidskosten
• onderdelen- en materiaalkosten
• werkorder afsluitpercentages
• asset afschrijving

Kunt u deze vragen over uw faciliteit beantwoorden?

• Welk asset heeft de afgelopen zes maanden het meest gekost om draaiende te houden?
• Welk asset is het dichtst bij het einde van de levensduur?
• Welke monteur heeft de afgelopen week de meeste werkorders afgesloten?

Werkorders traceren en dan de CMMS gebruiken om rapporten te genereren kan u helpen al deze vragen te beantwoorden. Bijvoorbeeld, omdat onderdelen en arbeid in de werkorder zitten, weet u welk asset u het meest heeft gekost in de afgelopen zes maanden. Gewapend met de juiste informatie kunt u concrete stappen ondernemen om kosten te verlagen en uptime te verhogen.

Volgende stappen

Hoewel ze een plek hebben in andere afdelingen, moeten onderhoudsmanagers spreadsheets behandelen als historische relaties. Ze waren ooit de juiste oplossing, maar hun tijd is voorbij.

Als u nog geen CMMS heeft, is nu de tijd om er een te krijgen. Leveranciers van moderne cloud-gebaseerde oplossingen patchen en updaten de software, beschermen en back-uppen de database voor u. De kinderziektes zijn uit de technologie gewerkt. Uw data blijft zowel veilig als gemakkelijk toegankelijk.