Voor- en nadelen van software voor het volgen van werkorders

Heb je die YouTube-video's gezien over het instellen van spreadsheets voor het beheren en volgen van werkorders? Onderhoudsmanagers die zich zorgen moesten maken over kolombreedtes was niet altijd een enorme verspilling van tijd, maar dat is het nu wel.

Vroeg in elke branche is er veel vervelend, maar noodzakelijk werk. Hippo is een cmms-softwarebedrijf, dus laten we een voorbeeld nemen uit de informatica. Stel je voor:jaren van ijverige studie gevolgd door tonnen tijd aan het schoolbord om complexe algoritmen uit te werken. Op een dag slaat inspiratie toe als een bliksemschicht met "Eureka" op de zijkant. Wat gebeurt er nu? De geestdodend moeizame taak om kleine gaatjes in duizenden papieren kaarten te ponsen.

In die tijd was dat de manier om software te schrijven. Toen er snellere, gemakkelijkere en betrouwbaardere technologie werd ontwikkeld, verliet iedereen ponskaarten zo snel mogelijk. De tijd en moeite die ze bespaarden, zou in belangrijker werk kunnen worden geïnvesteerd. Hetzelfde geldt voor het gebruik van spreadsheets voor het bijhouden van werkorders.

Spreadsheet voordelen, sommige

Spreadsheets waren een stap verder dan het proberen om alles met pen en papier bij te houden. Harde schijven nemen veel minder ruimte in beslag dan archiefkasten. Voer enkele formules in en de software doet al het rekenwerk voor u. En omdat spreadsheets digitaal zijn, is het gemakkelijk om kopieën te maken en te verspreiden. Met één klik kunt u een back-up maken en ze delen. Naast alle voordelen gebruikten onderhoudsmanagers spreadsheets omdat de meeste bedrijven ze al hadden. Spreadsheets zijn overal in het bedrijfsleven, gebruikt door mensen op en neer in de bedrijfsgrafiek; gemakkelijke beschikbaarheid maakte ze een gemakkelijke keuze.

Spreadsheet nadelen, genoeg

Er waren echte voordelen. Maar er zijn ook veel problemen. Om te beginnen moet je een lay-out bedenken en vervolgens alles zelf bouwen, een tijdrovend proces. Als je de tutorials op YouTube bekijkt, weten de mensen wat ze doen en maken ze geen fouten terwijl ze bezig zijn, en het duurt nog steeds lang om iets te krijgen dat zelfs maar in de buurt komt van semi-nuttig. Voor de gemiddelde onderhoudsmanager is het samenstellen van een spreadsheetontwerp een langzame, moeilijke klus. En zelfs als het je lukt om een ​​goed, gemakkelijk te begrijpen ontwerp uit te werken met alle juiste velden correct gegroepeerd, loop je toch al snel tegen problemen aan.

Stel je voor dat je een werkorder moet maken voor een kapotte pomp. Het eerste dat u doet, is achter uw computer gaan zitten (als u niet dicht bij uw kantoor bent, is het eerste wat u doet de hele weg ernaartoe lopen), de spreadsheetsjabloon voor werkorders tevoorschijn halen en beginnen met typen. OK. Heb je de fout opgemerkt? Eerst moet je een kopie van de sjabloon maken en dan beginnen met typen. U wilt uw sjabloon niet verknoeien. Dus je hebt je werkorder allemaal netjes getypt en nu moet je deze toewijzen aan een technicus. U kunt het afdrukken of als e-mailbijlage verzenden.

Als je het hebt uitgeprint, heb je in de eerste plaats alle voordelen van het gebruik van spreadsheets gewist. U bent terug naar de foutgevoelige dagen van pen-en-papiersystemen. Hoe zit het met het e-mailen als bijlage? Nou, dat is een strikvraag omdat je het niet echt als bijlage kunt e-mailen. Ooit. U kunt er alleen een kopie van opsturen. En dit is waar uw problemen beginnen. Zodra je die e-mail verstuurt, zijn er twee exemplaren van je werkbon. Maar je kunt er maar één van zien, en dat is degene die op je computer vastzit. Het exemplaar van de technicus is ergens in het wild te vinden.

Spreadsheet werkorders:tweeling gescheiden bij geboorte

Over YouTube-video's gesproken, heb je die over een tweeling gezien die bij de geboorte werd gescheiden en vervolgens apart grootgebracht? Als volwassenen zien ze er ongeveer hetzelfde uit en delen ze enkele kwaliteiten, maar in de meeste opzichten zijn ze anders. Nou, hetzelfde gaat gebeuren met je werkorders. Ze beginnen hetzelfde, maar na verloop van tijd zullen ze er heel anders uitzien. Elke keer dat u uw versie bijwerkt, loopt deze een beetje meer uit de pas met de kopie van de technicus. En elke keer dat ze iets met het hunne doen, bijvoorbeeld afsluiten, loopt het nog meer uit de pas. Die werkorders begonnen als eeneiige tweeling, maar eindigden als verre neven.

Spreadsheets, die over het algemeen vreselijk zijn

Dat is slechts een van de problemen met het gebruik van spreadsheets. Er zijn er nog een heleboel. Spreadsheets zijn bijvoorbeeld notoir onnauwkeurig. Uit een vaak geciteerd onderzoek bleek dat 88% van de Excel-sheets fouten bevat. Een groot deel van het probleem is hoe gemakkelijk het is om de verkeerde informatie in te voeren of te vergeten cellen op te nemen bij het instellen van de formules. Het is zelfs zo eenvoudig dat een paar beroemde onderzoekers van Harvard precies dat deden met een van hun baanbrekende studies. Als spreadsheets professoren van Harvard kunnen laten struikelen, is de kans groot dat ze ook schade aanrichten aan uw onderhoudsafdeling.

Het CMMS en werkorders van vandaag

Waarom accepteerden mensen spreadsheets voor het volgen van werkorders en het beheren van onderhoudsafdelingen? Ze moesten. Net zoals toen programmeurs computerponskaarten gebruikten en lang geleden, toen CFO's telramen gebruikten, waren er geen alternatieven. Maar dat is niet meer het geval. Niet eens in de buurt.

Met een modern, volledig cloudgebaseerd CMMS kunt u snel en eenvoudig werkorders genereren, prioriteren, delegeren, benutten en volgen. Omdat werkordersoftware speciaal is ontworpen voor onderhoudsbeheer, heeft een goede alles wat u nodig hebt al ingebouwd. U hoeft zich geen zorgen te maken over tijdelijke oplossingen of zelf uit te zoeken welke formules u moet toevoegen. En omdat het een cloudgebaseerde oplossing is, is alles altijd en overal beschikbaar vanaf elk apparaat met internetverbinding. Iedereen heeft toegang tot dezelfde database, dus er is maar één up-to-date versie van uw gegevens. De werkorder die u ziet, is dezelfde die de technicus ziet. Geen tweeling meer gescheiden bij geboorte.

Maak eenvoudig werkorders

Wanneer iemand een ticket indient, kunt u dit bekijken voordat u er een actieve werkorder van maakt. Of u kunt eenvoudig uw eigen werkorders maken op basis van de huidige behoeften. Het belangrijkste is dat je het overal kunt doen. In plaats van terug te rennen naar kantoor om alles in een spreadsheet te typen, kunt u werkorders maken en beheren vanaf uw mobiele apparaat.

Met goede CMMS-software kunt u snel alles opnemen wat een technicus nodig heeft om efficiënt af te sluiten, waaronder:

• interactieve plattegronden
• foto's van het item
• asset O&M-handleidingen en schema's
• herstellings- en onderhoudsgeschiedenis van activa
• stapsgewijze instructies en checklists
• bijbehorende onderdelen en materialen

Ze kunnen het activum snel vinden en identificeren, weten hoe ze het moeten onderhouden, volgen de normen en best practices van uw afdeling en hebben vanaf het begin alle juiste onderdelen en materialen bij zich. Geen tijdrovende ritjes meer terug naar kantoor.

Nadat u de werkorder heeft opgebouwd, kunt u deze eenvoudig toewijzen via het CMMS. De monteur ziet dezelfde werkorder, geen kopie. Dit is cruciaal voor de volgende stap, het volgen van werkorders.

Volg werkorders overal vandaan

Omdat u en de monteur naar dezelfde werkorder kijken, kunt u hun voortgang volgen. U weet bijvoorbeeld of ze de aanpasbare stappen hebben gecontroleerd die u voor de taak hebt ingesteld en de juiste onderdelen en materialen hebben gebruikt. Uiteindelijk maakt het effectief volgen van werkorders alles transparanter en iedereen meer verantwoordelijk. In één oogopslag weet u wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren. U weet wie wat heeft gedaan en hoe lang het heeft geduurd.

Genereer pijnloos werkorderrapporten

Een volledig uitgerust CMMS doet meer dan alleen het organiseren en volgen van uw werkorders. Het gebruikt die gegevens ook om rapporten te maken, waardoor u een totaalbeeld krijgt van de prestaties van uw afdeling. Door werkorder-KPI's bij te houden, krijgt u inzicht in:

• loonkosten
• onderdelen en materiaalkosten
• afsluitingspercentages voor werkorders
• afschrijving van activa

Kunt u deze vragen over uw instelling beantwoorden?

• Welk item heeft de afgelopen zes maanden het meeste gekost om te blijven draaien?
• Welk activum is het dichtst bij het einde van zijn gebruiksduur?
• Welke technicus heeft de afgelopen week de meeste werkorders afgesloten?

Door werkorders te volgen en vervolgens het CMMS te gebruiken om rapporten te genereren, kunt u ze allemaal beantwoorden. Omdat bijvoorbeeld onderdelen en arbeid in de werkorder zijn opgenomen, weet u welk activum u de afgelopen zes maanden het meeste heeft gekost. Gewapend met de juiste informatie kunt u concrete stappen ondernemen om de kosten te verlagen en de uptime te verhogen.

Volgende stappen

Hoewel ze een plaats hebben in andere afdelingen, zouden onderhoudsmanagers spreadsheets moeten behandelen als historische overblijfselen. Vroeger waren ze de juiste oplossing, maar hun tijd is gekomen en gegaan.

Als je nog geen CMMS hebt, is dit het moment om er een aan te schaffen. Aanbieders van moderne cloudgebaseerde oplossingen patchen en updaten de software, beschermen en back-uppen de database voor u. De knikken zijn uitgewerkt in de technologie. Uw gegevens blijven zowel veilig als gemakkelijk toegankelijk.