Werkorders begrijpen: Essentiële elementen & best practices voor operatiebeheer

Als u verantwoordelijk bent voor het toezien op operaties in één of meer productie- of zware industriële faciliteiten, heeft u zonder twijfel veel op uw bord. U wilt tijd voor de meest kritieke taken, evenals strategiseren voor lange-termijnverbeteringen – maar u moet die wensen balanceren met de realiteit van uw dagelijkse werkbelasting. Werkorders vormen een groot deel van die werkbelasting.

Het benutten van werkordersoftware en Enterprise Asset Management (EAM)-tools kan in dergelijke situaties een grote hulp zijn. Maar het is net zo belangrijk om een echt uitgebreid begrip te hebben van hoe de ideale werkorder moet worden opgesteld en verdeeld aan de juiste ontvangers, in het belang van efficiëntieverbetering.

Wat is een werkorder?

In de context van faciliteitsbeheer is een werkorder een verzoek dat vanaf elke eenheid van het bedrijf met een reparatie- (of routinematig onderhouds-) behoefte van welke aard dan ook wordt gezonden en gericht op de afdeling onderhoud. (Dit mag niet verward worden met een inkooporder, die later komt, wanneer reserveonderdelen of gereedschappen moeten worden aangeschaft om het desbetreffende onderhoud te voltooien.) Jaren geleden werden werkorders uitsluitend op papier geschreven – en papierorders worden nog steeds door talloze productiebedrijven in bepaalde contexten gebruikt – maar ze moeten ook in digitale formaten beschikbaar zijn voor gemakkelijke toegankelijkheid.

In de meeste werkorder- of EAM-softwaresystemen vallen de orders zelf in verschillende categorieën. Deze zijn als volgt:

• Inspectie: Dit type werkaanvraag wordt verzonden wanneer een gegeven component, apparaat, machine of systeem gecontroleerd moet worden op eventuele problemen – meestal in combinatie met een vooraf vastgelegd schema. (Overheidsregulateurs vereisen periodieke inspecties voor alle potentiële gevaarlijke apparatuur; in andere gevallen heeft u het schema zelf ingesteld.) Inspecties kunnen geen problemen opleveren, maar ze zijn cruciaal voor de zorgplicht.
• Preventief onderhoud: Net als inspecties, worden preventieve onderhoudswerkorders niet noodzakelijk aangevraagd in reactie op een duidelijk probleem met een machine, maar om storingen of fouten te voorkomen voordat ze gebeuren. (Het is essentieel het tegenovergestelde van reactief onderhoud, waarbij een onderhoudswerkorder voor een stuk apparatuur pas uitgaat nadat een storing heeft plaatsgevonden.)
• Veiligheid: Als een veiligheidswerkorder is aangevraagd, betekent dit dat de bedrijfseenheid die deze aanvraag doet, wil dat het onderhoudsteam zich richt op updates en reparaties die specifiek de persoonlijke fysieke veiligheid van werknemers die een gegeven machine of systeem gebruiken, ten goede komen, in plaats van te focussen op de levensduur van de apparatuur.
• Gevaarspecifieke orders: Onderhoudswerk dat specifieke (en met name gevaarlijke) risico's omvat, vereist een specifieke werkorder. Bijvoorbeeld, als de reparatie vaardigheid en ervaring vereist met defecte bedrading, schakelingen en andere elektrische componenten, gaat er een elektrische werkorder naar onderhoudsbeheer. Op dezelfde manier, als heet werk, leidingbreuken, beperkte ruimtes of zware machines betrokken zijn, moet de werkorder dat weerspiegelen. (Daarnaast moet een onderhoudstechnicus een werkvergunning aanvragen die net zo specifiek is.)
• Nood: Een noorder zou worden aangevraagd wanneer onmiddellijk onderhoud noodzakelijk is voor de veiligheid van werknemers of de gezondheid van apparatuur. Als de situatie dij en direct genoeg is, kan het werkorderproces genegeerd worden om reparatiepersoneel direct aan het werk te krijgen (op discretion van de onderhoudsmanager).
• Speciale order: Dit type order dekt alles wat niet onder de eerder genoemde categorieën valt: vervanging van verouderde assets, installatie van nieuwe apparatuur om de algehele onderhoudssituatie te verbeteren, enz.

De ideale werkorderworkflow

Op oppervlakte lijkt de interne werkorderworkflow eenvoudig: Een afdeling binnen het bedrijf doet een werkaanvraag aan de afdeling onderhoud, die deze kan goedkeuren of afwijzen. Als goedgekeurd, wordt de taak gepland, en wordt een meer formele werkorder naar de technicus gestuurd die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak uit de oorspronkelijke aanvraag. Die persoon voert het benodigde onderhoud uit. Vervolgens wordt de werkorder als gesloten beschouwd en gearchiveerd voor toekomstige referentie.

Er is niets mis met die stappen. Maar het kan wijs zijn om werkorderbeheer op een meer gefocuste en holistische manier te benaderen. Overweeg de volgende stappen:

• Identificeren: Ervaren productieoperators en technici moeten het probleem identificeren en nauwkeurige taal gebruiken om het in werkorders te detailleren (bijv. "Heftruckactuator activeert hydrauliek niet en tillen vorken niet").
• Prioriteren: Is dit het meest dringende correctieve onderhoudsprobleem voor het team om aan te pakken, of moet het op de achtergrond blijven? Beantwoord de vraag op basis van factoren als assetkritikaliteit, productiebehoeftes, veiligheidseisen en kwaliteit.
• Plannen: Onderhoudsmanagers moeten gedetailleerde plannen opstellen voor teamleden die complexe taken uitvoeren. Naast instructies voor noodzakelijke taken, voeg eventuele relevante veiligheidseisen toe, met name de stappen die nodig zijn voor regelgevingscompliance.
• Plannen en toewijzen: Vind de ideale tijd voor het onderhoud en wijs een technicus met relevante ervaring toe. Houd prioriteiten in gedachten – wijs de meest bekwame technici toe aan de meest uitdagende orders en laat routinematig onderhoud over aan mensen met minder ervaring.
• Uitvoeren: Voer het werk tijdig uit (zonder in te leveren op kwaliteit).
• Evalueren: Kijk naar wat goed of fout ging met de order, wat beter of sneller had gekund, de gebruikte onderdelen, enz.

Veelvoorkomende werkorderproblemen voorkomen

Niemand is perfect, en fouten kunnen op elk moment in de levenscyclus van de werkorder optreden. De meest waarschijnlijke fouten zijn typfouten op een werkorderformulier. Voor zoiets, als het de technicus niet tegenhoudt om te begrijpen wat van hen wordt verwacht, is het geen groot probleem. Ontbrekende, onvolledige of onjuiste informatie is daarentegen een veel groter probleem.

Op minimaal moet de order de taak in zo veel detail als nodig beschrijven, identificeren wie het aanvraagde, de toegewezen technicus benoemen, een locatie opgeven, een geschatte voltooiingstijd bieden en eventuele tools, veiligheidsuitrusting en onderdelen die essentieel zijn voor de taak, opsommen. Zelfs één onnauwkeurig of ontbrekend item in die lijst kan het onderhoudsproces vertragen, een vertraging die tijd en (uiteindelijk) geld kost.

Volg de volgende praktijken om fouten in werkorders te minimaliseren:

• Gebruik een sjabloon voor werkorders dat velden voor alle geschikte informatie bevat en voor technici gemakkelijk te volgen is.
• Automatiseer het proces waar mogelijk.
• Bewaar zichtbaarheid doorheen het proces, zodat u eventuele problemen snel kunt opmerken en aanpakken voordat ze groter worden.
• Volg orders met relevante metrics, inclusief mean time between failure, mean time to repair or replace, overall equipment effectiveness en kosten.

Agile software benutten voor werkorderexcellentie

U hoeft niet lang te zoeken om a la carte werkordersoftwareoplossingen te vinden die de bovenstaande processen kunnen managen – of die claimen dat ze dat kunnen. Maar het is onwaarschijnlijk dat deze tools of Field Service Management (FSM)-tools voldoende functionaliteit bieden om de kosten te rechtvaardigen.

U bent het best af als u de werkorderbeheertools gebruikt die beschikbaar zijn in een Computerized Maintenance Management System (CMMS) naast een toonaangevend EAM-tool zoals Dynaway, die netjes geïntegreerd is in Microsoft Dynamics 365. Deze aanpak stroomlijnt niet alleen het werkorderproces voor effectievere en efficiëntere resultaten van initiële aanvraag tot orderafsluiting. Het integreert deze functie ook volledig met alle andere faciliteits-, voorraad- en assetbeheerprocessen, waardoor uw organisatie een meer uitgebreid overzicht realiseert.

Om meer te weten te komen over kernfuncties van Dynaway, neem contact met ons op of bekijk een van onze recente webinars.