Wat is een werkopdracht? Grondbeginselen en best practices

Als je de verantwoordelijkheid hebt om toezicht te houden op activiteiten bij een of meer productie- of zwaar industriële faciliteiten, u krijgt ongetwijfeld veel op uw bord. U wilt tijd hebben voor de meest kritieke taken en, waar mogelijk, strategieën bedenken voor verbeteringen op de lange termijn, maar u moet die wensen in evenwicht houden met de realiteit van uw dagelijkse werklast. Werkorders vormen een groot deel van die werklast.

Het gebruik van werkordersoftware en enterprise asset management (EAM)-tools kan hierbij een grote hulp zijn. situaties. Maar het is net zo belangrijk om een ​​echt uitgebreid begrip te hebben van hoe de ideale werkorder moet worden opgesteld en gedistribueerd naar de juiste ontvangers, in het belang van het verbeteren van de efficiëntie.

Wat is een werkorder?

In de context van faciliteitenbeheer is een werkorder een verzoek dat wordt verzonden vanuit een willekeurige eenheid van de bedrijf met een reparatie (of routine-onderhoud) van welke aard dan ook en doorverwezen naar de onderhoudsafdeling. (Dit moet niet worden verward met een inkooporder, die later komt, wanneer reserveonderdelen of gereedschappen moeten worden verkregen om het betreffende onderhoud te voltooien.) Jaren geleden werden werkorders uitsluitend op papier opgeschreven - en papieren bestellingen worden nog steeds gebruikt door tal van productiebedrijven in bepaalde contexten — maar ze moeten ook beschikbaar zijn in digitale formaten voor gemakkelijke toegankelijkheid.

In de meeste werkorder- of EAM-softwaresystemen vallen de orders zelf in verschillende categorieën. Deze zijn als volgt:

• Inspectie: Dit type werkverzoek wordt verzonden wanneer een bepaald onderdeel, apparaat, machine of systeem moet worden gecontroleerd op problemen, meestal in combinatie met een vooraf opgesteld schema. (Overheidstoezichthouders vereisen periodieke inspecties voor alle potentieel gevaarlijke apparatuur; in andere gevallen heb je het schema uit eigen wil opgesteld.) Inspecties kunnen misschien helemaal geen problemen aan het licht brengen, maar ze zijn van cruciaal belang voor due diligence.
  
  
  
• Preventief onderhoud :Net als bij inspecties, worden werkorders voor preventief onderhoud niet noodzakelijkerwijs aangevraagd als reactie op een duidelijk probleem met een machine, maar eerder om storingen of storingen te voorkomen voordat ze zich voordoen. (Het is in wezen het tegenovergestelde van reactief onderhoud, waarbij een onderhoudswerkopdracht voor een apparaat pas uitgaat nadat er een storing is opgetreden.)
  
  
  
• Veiligheid: Als een veiligheidswerkorder is aangevraagd, betekent dit dat de business unit die dit verzoek doet, wil dat het onderhoudsteam zich richt op updates en reparaties die specifiek de persoonlijke fysieke veiligheid van werknemers die een bepaalde machine of systeem gebruiken ten goede komen, in plaats van zich te concentreren op levensduur van de apparatuur.
  
  
  
• Gevaarspecifieke bestellingen: Onderhoudswerkzaamheden die specifieke (en vooral gevaarlijke) gevaren met zich meebrengen, vragen om een ​​specifieke werkopdracht. Als de reparatie bijvoorbeeld vaardigheid en ervaring vereist met defecte bedrading, circuits en andere elektrische componenten, gaat een elektrische werkorder naar het onderhoudsbeheer. Evenzo, als het heet werk, lijnonderbrekingen, besloten ruimten of zware machines betreft, moet de werkorder dat weerspiegelen. (Bovendien zal een onderhoudstechnicus een even specifieke werkvergunning moeten aanvragen.)
  
  
  
• Noodgeval: Een noodbevel zou worden aangevraagd wanneer onmiddellijk onderhoud noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de werknemers of de gezondheid van de apparatuur. Als de situatie nijpend en onmiddellijk genoeg is, kan het werkorderproces worden genegeerd om reparatiepersoneel meteen aan het werk te krijgen (naar goeddunken van de onderhoudsmanager).
  
  
  
• Speciale bestelling: Dit type bestelling dekt alles wat niet zou passen in een van de eerder genoemde categorieën:vervanging van legacy-activa, installatie van nieuwe apparatuur om de algehele onderhoudssituatie te verbeteren, enzovoort.
  
  
  

De ideale workflow voor werkorders

Op oppervlakteniveau ziet de interne werkorderworkflow er enigszins eenvoudig uit:een afdeling binnen het bedrijf doet een werkverzoek aan de onderhoudsafdeling, die het kan goedkeuren of afwijzen. Indien goedgekeurd, wordt de taak ingepland en wordt een nieuwe, meer formele werkorder verzonden naar de technicus die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak die in het oorspronkelijke verzoek is opgesomd. Die persoon verricht het nodige onderhoud. Vervolgens wordt de werkorder als gesloten beschouwd en wordt deze gearchiveerd voor toekomstig gebruik.

Natuurlijk is er niets mis met deze stappen. Maar het kan verstandig zijn om op een meer gefocuste en holistische manier naar werkorderbeheer te kijken. Overweeg de volgende reeks stappen:

• Identificeren: Ervaren productie-operators en technici moeten het probleem identificeren en nauwkeurige taal gebruiken om het in werkorders uit te werken (bijv. "Vorkheftruckactuator activeert de hydrauliek en heft de vorken niet").
  
  
• Prioriseren: Is dit het meest urgente probleem voor correctief onderhoud dat het team moet aanpakken, of moet het op een laag pitje worden gezet? Beantwoord de vraag op basis van factoren zoals de kriticiteit van activa, productiebehoeften, veiligheidseisen en kwaliteit.
  
  
• Plan: Onderhoudsmanagers moeten gedetailleerde plannen maken voor teamleden die complexe taken uitvoeren. Neem naast instructies voor noodzakelijke taken ook alle relevante veiligheidsvereisten op, met name die stappen die nodig zijn voor naleving van de regelgeving.
  
  
• Plan en wijs toe: Zoek het ideale moment om het onderhoud uit te voeren en wijs een monteur met relevante ervaring aan. Houd prioriteiten in gedachten:wijs de meest bekwame technici toe aan de meest uitdagende opdrachten en laat routineonderhoud over aan mensen met minder ervaring.
  
  
• Uitvoeren: Voltooi het werk tijdig (zonder in te boeten aan kwaliteit).
  
  
• Evalueren :Kijk naar wat er goed of fout ging met de bestelling, wat beter of sneller had gekund, de gebruikte onderdelen enzovoort.

Veelvoorkomende hoofdpijn bij het bestelproces vermijden

Niemand is perfect en er kunnen fouten optreden in elke fase van de levenscyclus van de werkorder. De meest waarschijnlijke fouten zijn typefouten op een werkbon. Voor zoiets, als het de techneuten er niet van weerhoudt te begrijpen wat er van hen wordt vereist, is het niet erg. Ontbrekende, onvolledige of onjuiste informatie is daarentegen een veel groter probleem.

De opdracht moet minimaal de taak zo gedetailleerd als nodig beschrijven, identificeer wie gevraagd, noem de technicus die is toegewezen om het uit te voeren, geef een locatie op, bied een geschatte voltooiingstijd aan en som alle gereedschappen, veiligheidsuitrusting en onderdelen op die essentieel zijn voor het werk. Zelfs één onnauwkeurig of ontbrekend item in die lijst kan het onderhoudsproces vertragen, een vertraging die tijd en (uiteindelijk) geld kost.

Let op de volgende werkwijzen om het optreden van fouten in werkorders te minimaliseren:

• Gebruik een sjabloon voor werkorders die velden bevat voor alle relevante informatie en die gemakkelijk te volgen is voor technici.
• Automatiseer het proces waar mogelijk.
• Zorg voor zichtbaarheid tijdens het proces, zodat je eventuele problemen snel kunt opmerken en oplossen voordat ze grotere problemen worden.
• Volg bestellingen met behulp van relevante statistieken, waaronder gemiddelde tijd tussen storing, gemiddelde tijd om te repareren of te vervangen, algehele effectiviteit van apparatuur en kosten.

Gebruik flexibele software voor uitmuntende werkorders

U hoeft niet lang te zoeken om à-la-cartesoftwareoplossingen voor werkorders te vinden die de processen kunnen beheren hierboven beschreven - of die beweren dat ze dat kunnen. Maar het is onwaarschijnlijk dat deze tools of Field Service Management (FSM)-tools voldoende functionaliteit zullen bieden om de kosten meer dan waard te zijn.

U bent het beste af als u de tools voor werkorderbeheer gebruikt die beschikbaar zijn in een geautomatiseerd onderhoudsprogramma managementsysteem (CMMS) naast een toonaangevende EAM-tool zoals Dynaway, die netjes is geïntegreerd in Microsoft Dynamics 365. Deze aanpak stroomlijnt niet alleen het werkorderproces voor effectievere en efficiëntere resultaten van het eerste verzoek tot het sluiten van de bestelling. Het integreert deze functie ook volledig met alle andere facilitaire, voorraad- en activabeheerprocessen, waardoor uw organisatie een uitgebreider overzicht kan realiseren.

Neem voor meer informatie over de belangrijkste functies van Dynaway contact met ons op of bekijk een van onze laatste webinars.