ROI maximaliseren met CMMS-software: Een gids voor CEO's

Als u naar CMMS kijkt, ziet u direct manieren waarop het het leven van uw onderhoudsafdeling makkelijker maakt. Die snelle inzicht komt door uw hardververde inzichten in onderhoud en faciliteitsbeheer.

U kent de frustratie van deze efficiëntiedoders:

• Oneindig op en neer scrollen om een werkorder te vinden die iemand beloofde te mailen, om later te horen dat het per ongeluk naar iemand anders ging, zonder de werkorderformulier als bijlage.
• Door papieren records bladeren om te zien of een defecte lager onder garantie valt voordat vervangingsonderdelen besteld kunnen worden.
• Heel het fabriekstraverseren om een handleiding op te halen om de specifieke stappen te controleren om een routinecheck op een klep te voorkomen dat het een dure reparatie wordt.

U weet dat deze tijdverspillingen verdwijnen met een CMMS-software die werkordergeneratie, toewijzing en tracking centraliseert en standaardiseert. De software kan digitale vloerplannen tonen met elke assetlocatie. Klik op een asset om gekoppelde werkorders, garanties, handleidingen, kritieke onderdelenlijsten en zelfs huidige voorraadvormen voor die onderdelen te zien. Bezorgd over lage voorraad? Alle leveranciersinformatie is ook gemakkelijk toegankelijk, met actuele prijzen en levertijden.

Maar zelfs als u een CEO hebt met het meest liberale open deur beleid, hebben ze geen tijd om een lange uitleg over alle manieren waarop CMMS uw afdeling kan helpen aan te horen. Ze zien u waarschijnlijk als een kostenpost: noodzakelijk, maar niet direct bijdragend aan winst. Ze hopen zo veel mogelijk uit uw afdeling te halen op het kleinst mogelijke budget.

Als u hen wilt overtuigen, moet u hun taal spreken. Eén manier is alles te focussen op een concept waar ze veel ervaring mee hebben: Return on Investment (ROI).

Definitie van ROI

Met ROI kunt u vergelijken wat iets kost tegen de waarde die het genereert om te bepalen of het een goed deal is. Het resultaat kan als percentage of bedrag worden gepresenteerd. U kunt het gebruiken om één investering te evalueren of meerdere investeringen te vergelijken om te zien welke het beste presteert.

In bedrijfshoofdkantoors is ROI-berekening een meerstapsproces met spreadsheets en gestandaardiseerde formules. Maar het basisconcept is universeel.

Het is maandag en een buurman vraagt u om vanavond na werk te helpen met zijn nieuwe slimme thermostaat. Op basis van zijn uitleg schat u dat het minimaal een uur van uw tijd kost. Voordat u kunt nee zeggen, nodigt hij u uit voor diner woensdag (hij en zijn vrouw zijn uitstekende koks) en een film donderdag, uw keuze, voor zijn rekening. Uw antwoord? "Ik ben vanavond om acht uur bij je."

U heeft net een alledaagse ROI-berekening gemaakt. De kosten voor u zijn gratis buurmanarbeid, maar de waarde die het levert is goed eten en een gratis film. Uw buurman denkt op dezelfde lijnen. Niet alleen is het goedkoper om u te voeden en een film te betalen dan een bedrijfstechnicus te betalen voor installatie, hij krijgt het extra voordeel van een excuus om donderdag uit huis te komen, wanneer zijn vrouw boekenclub heeft. Geen van u gebruikte een speciale formule of schreef iets op, maar u beide maakten uw beslissingen met het concept van ROI.

Wanneer bedrijfshoofdkantoors ROI's berekenen, zijn er meestal meer variabelen en hogere inzet, dus dingen worden wat grondiger en complexer. Maar het kernconcept verandert nooit.

Eerste stap: Kosten

CMMS ROI berekenen begint met het opsporen en optellen van de kosten. Hier moeten we zowel voorafgaande als lopende kosten overwegen. Voorafgaande kosten zijn wat u betaalt om dingen op te zetten. Bijvoorbeeld: implementatie omvat onboarding, en CMMS-leveranciers bieden verschillende ondersteuningspakketten om u vertrouwd en comfortabel te maken met de software. Maar dat is niet de enigste kostenpost, want u betaalt ook werknemerssalarissen tijdens het leren van het systeem. Dus: aantal werknemers × gemiddelde uurloon × aantal onboarding-uren. Lopende kosten zijn wat u nodig hebt om dingen draaiende te houden. De abonnementskost is het eerste voorbeeld, maar er zijn er meer.

Tweede stap: Waarde

Nu kijken we naar alle plekken waar uw CMMS geld gaat besparen.

Goede plekken om besparingen te zoeken:

• Verlengde assetlevensduur
• Verminderde downtime
• Verminderde arbeidskosten
• Verbeterd voorraadbeheer

Het is iets anders om te zeggen dat CMMS downtime vermindert, maar het vertalen naar een specifiek bedrag is weer iets anders. Als u deze cijfers al heeft, geweld. Zo niet, helpen we graag met industriegemiddelden.

Derde stap: ROI

Neem al uw cijfers en vul ze in een basisversie van de formule.

ROI = (Bespaard geld – TCO) / TCO

Dit geeft u de return on investment. Onthoud: dit is alleen voor het eerste jaar, en uw ROI zal verbeteren na twaalf maanden.

U weet al dat een CMMS uw onderhoudsafdeling zal helpen, en nu heeft u een krachtig nieuw instrument om al uw redenen te comprimeren tot een getal dat begrepen kan worden over afdelingen en de organisatiehiërarchie heen.