Asset Tracking Software: Nauwkeurige real-time assetlocatie en -beheer

U heeft besloten asset tracking software te gebruiken. Dat is een slimme keuze, want er zijn veel voordelen.

Wat is asset tracking software?

Asset tracking software biedt manieren om de locatie van fysiek getagde assets digitaal te volgen. Het slaat ook assetinformatie en voorraadgegevens op, en kan managers waarschuwen wanneer reserveonderdelenvoorraad laag is.

Het gebruik van software voor asset tracking helpt bij:

• Zorgen dat gepland onderhoud op tijd voltooid wordt
• Alerts en notificaties instellen zodat de juiste personen automatisch toegewezen worden aan taken bij nieuwe werkorders
• De levenscyclus van assets volgen. Informatie over toestand, leeftijd en meer wordt in het systeem opgeslagen
• Rapporten draaien en afschrijving van machines berekenen

Waarom mensen asset tracking software gebruiken:

De meest tijdrovende fase van het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma is het doorlopen van een faciliteit en een inventaris maken van alle relevante assets. Asset tracking software helpt u met:

• Voorraadbeheer: Gebruikers voeren gegevens in om fysieke tools, softwarelicenties en contracten te volgen. De resulterende database vereenvoudigt audits. Asset onboarding-datums en check-in/out-functies helpen verlies te voorkomen en stimuleren regelmatige updates.
• Asset levenscyclusbeheer: Gebruikers waarschuwen voor verplichte of nuttige software-updates. Assetverwijdering beheren. Stakeholders waarschuwen wanneer contracten verlengd of hernieuwd moeten worden.
• Centraal helpdesk: Een digitaal papieren pad creëren om aanwinsten, verzoeken, updates, licentiebeheer, compliance, optimalisatiebehoeften en meer te volgen.

Daarnaast helpt het volgen van vaste en mobiele assets bij:

Assets snel lokaliseren, precies wanneer u ze nodig hebt

Asset tracking software vertelt u waar iets is, of met een basis check-in/check-out systeem, wie het heeft of als laatste had. Het is hetzelfde binaire systeem dat uw lokale bibliotheek gebruikt. Elk boek is "in" of "uit", en als het uit is, weet het systeem wie het heeft. In faciliteitsbeheer kunnen check-in/check-out systemen worden ingesteld voor gedeelde assets. Bijvoorbeeld: tablets die technici meenemen tijdens diensten om toegang te krijgen tot CMMS-software. De mogelijkheid om "verantwoordelijkheid te auditen" verlengt de levensduur van bepaalde assets; iedereen is iets voorzichtiger als ze weten dat hun naam gekoppeld is aan het laatste gebruik.

Bessere beslissingen over toekomstige asset-aankopen

Leent het frontkantoor constant de beamer van IT? Heeft de onderhoudsafdeling geld uitgegeven aan een lasapparaat dat de afgelopen zes maanden niet uitgeleend is? Asset tracking vertelt meer dan alleen waar dingen zijn. Het vertelt waar ze geweest zijn, en bedrijven kunnen die informatie gebruiken om betere investeringsbeslissingen te nemen.

Uw assets controleren met snelle, nauwkeurige tellingen

Voor succesvol assetbeheer moet u up-to-date records bijhouden van de onderdelen die de onderhoudsafdeling op voorraad heeft. Handmatig asset tracking is traag en foutgevoelig. Denk aan uw eigen keuken: de "onzinlade" vol kleine, zelden nuttige, meestal waardeloze items. Hoe lang duurt het om een foutloze inventaris te maken? Handmatig alles inspecteren en opschrijven is ondoenlijk. Met asset tracking software scant u elk item en bent u klaar.

U weet dit al, want u heeft al besloten asset management software te gebruiken. U weet ook dat hoe eerder u begint, hoe beter. Hoe minder assets u begint, hoe sneller ze allemaal in het systeem zitten. En uw bedrijf groeit, wat meer assets betekent, wat betekent dat hoe langer u wacht, hoe langer het proces duurt.

Wist u dat asset onderhoudsbeheer uw organisatie geld bespaart? Lees meer in onze blog over 4 manieren waarop asset onderhoudsbeheer geld bespaart.

Maar eerst is er nog één belangrijke beslissing: welk type tags te gebruiken. Er zijn een paar opties, maar er is er maar één die het beste aan uw specifieke behoeften voldoet.

Asset Tracking met Barcodes

Met een lange, indrukwekkende geschiedenis zijn barcodes en scanners vaak wat mensen bedenken bij "asset tracking".

Het is makkelijk om aan de slag te gaan, omdat scanners en tags steeds goedkoper worden. U kunt waarschijnlijk uw eigen tags printen, en de meeste moderne smartphones en tablets werken als scanners met hun ingebouwde camera's. Als u iets robuusters nodig hebt dan een papier sticker, kunt u tags kopen voor zwaardere omstandigheden, inclusief duurzame kunststoffen en metalen.

Maar het barcode-systeem is niet perfect, wat u al weet van de self-checkout in de supermarkt. Het kan lastig zijn om scanners te laten werken, vooral als de barcode beschadigd is. Soms maakt zelfs een kleine vervorming een barcode onleesbaar. Uiteindelijk is het vaak een kwestie van een knack ontwikkelen. Let op hoe kassamedewerkers, met veel oefening, nooit problemen lijken te hebben.

Ondanks de kleine frustraties zijn er goede redenen waarom barcodes zo gemeen zijn. De technologie is betrouwbaar en goedkoop. Mensen gebruiken het omdat het werkt en ze er vertrouwd mee zijn.

Asset Tracking met RFID

Radio Frequency Identification (RFID) tags hebben verschillende voordelen ten opzichte van traditionele barcodes, maar komen met trade-offs.

Barcodes kunnen maar een kleine hoeveelheid informatie bevatten, wat meestal geen probleem is bij cloud-gebaseerde EAM-software – alle informatie over elk asset wordt online opgeslagen. Maar in omgevingen waar internettoegang kostprohibitief is, wordt deze beperking problematischer. RFID tags kunnen veel meer informatie opslaan, wat ze een betere keuze maakt in afgelegen locaties. Bijvoorbeeld: kritieke service-informatie kan op de tag zelf worden opgeslagen, wat offline, computer-gebaseerd onderhoudsbeheer mogelijk maakt. Tags kunnen ook ingesteld worden om niet alleen te lezen maar ook te schrijven, wat veel mogelijkheden opent. Een tag kan vertellen wanneer deze voor het laatst gescand is.

Omdat RFID radiogolven gebruikt, hebben scanners geen direct zichtlijn nodig. Een scanner en tag hoeven niet eens dicht bij elkaar te zijn. De afstand hangt af van grootte en type tag, maar scanners kunnen communiceren met kleine, goedkope tags vanaf 300 voet. Dit maakt scannen veel makkelijker voor technici en stelt u in staat tags beter te beschermen; de scanner heeft geen zichtlijn nodig, dus tags kunnen veilig onder beschermende plastic hoesjes bewaard worden.

RFID tags zijn ook sneller dan barcodes, omdat u meerdere tegelijk kunt scannen. Herinner u de onzinlade in uw keuken? Met barcodes moet u elk item oppakken en lezen. Met RFID kunt u alle tags tegelijk scannen, vanaf de overkant van de kamer.

Een veelvoorkomend werkplekvoorbeeld: meubelen in een kantoorgebouw. Met barcodes moet u rondlopen en elk asset lezen, wat kan betekenen onder bureaus kruipen en stoelen omkeren. Met RFID staat u in de deuropening en scant u alle tags tegelijk.

Als u kiest voor RFID, moet u kijken naar passieve en actieve versies. Passieve RFID tags krijgen hun stroom van de scanner; ze hebben geen eigen stroom. Dit verlaagt kosten, maakt ze kleiner en verlengt levensduur. Maar afhankelijkheid van externe stroom verkort vaak de scanafstand. Actieve tags hebben eigen stroomvoorziening, waardoor ze over langere afstanden zenden. Trade-off: levensduur is beperkter. Omdat actieve tags groter en duurder zijn, zijn ze doorgaans beter geschikt voor grotere assets.

RFID tags zijn geweldig, maar niet perfect. Tags en scanners kosten veel meer dan barcode-apparatuur. Als u veel scanners of tags heeft die dicht bij elkaar zenden/ontvangen, kunnen radiosignalen botsen. Er zijn manieren om dit te omzeilen, maar het moet in gedachten gehouden worden. Er zijn ook blijvende beveiligingszorgen sinds de introductie. Tags kunnen meer data bevatten dan barcodes, maar nog steeds niet genoeg voor encryptie. Dit betekent dat onder bepaalde omstandigheden iedereen met de juiste apparatuur de tags kan scannen.

Wat is de juiste asset tracking tag voor mij?

Zoals bij elke technologie zijn er voor- en nadelen van barcode en RFID tags. Nadenken over uw assets, faciliteiten, workflows en budget helpt u kiezen wat het beste voor u is.

Deel van het besluitvormingsproces moet zijn: spreken met uw CMMS-leverancier. Niet alleen zijn ze vakexperts, ze kunnen u vertellen hoe u hun software het beste kunt gebruiken met verschillende typen tags.

We begrijpen dat het vinden van nieuwe asset tracking software overweldigend kan zijn. Online directory's zoals Software Advice en Capterra helpen duizenden faciliteitsmanagers de juiste software te kiezen. Lees de Buyers Guide van Software Advice en begrijp de algemene mogelijkheden van asset tracking software, evenals factoren die kopers moeten overwegen bij aankoop.