CMMS ontgrendelen: sleutelfuncties en voordelen voor modern onderhoudsbeheer

De voordelen van een CMMS zijn dat u meer doet, sneller, met minder moeite en minder stress. Uw leven wordt makkelijker omdat uw werkdag voorspelbaarder wordt.

Maar om de voordelen echt te begrijpen, loont het om te kijken naar wat een CMMS is, hoe het werkt, waarom het beter is dan papier en spreadsheets, welke functies het heeft, en hoe die functies samenwerken om efficiënte werkstromen te leveren. Waarom moet u weten hoe het werkt om de voordelen beter te begrijpen? Het is hetzelfde met uw auto. Hoe meer u weet over hoe de motor werkt, hoe beter u kunt rijden.

Wat is een CMMS eigenlijk?

Een Computerized Maintenance Management System (CMMS) is software die u gebruikt om uw onderhoudsoperaties te centraliseren, te standaardiseren en te stroomlijnen. Al uw data komt op één plek, wat het veilig, beveiligd en toegankelijk maakt.

Het is vaak makkelijker om te begrijpen hoe het allemaal samenhangt door een CMMS te zien als twee onderling verbonden maar afzonderlijke delen.

De CMMS-database

Aan de kern ligt de database, waar u al uw data geordend en up-to-date houdt. Moderne oplossingen hanteren de database iets anders, en een deel van het begrijpen van CMMS-software is kijken naar hoe veel leveranciers een lopende partnerschap verkiezen boven een eenmalige verkoop.

Oudere systemen waren on-premises, wat betekent dat u de servers on-site had. Maar veel nieuwere systemen hebben de database in de cloud, wat betekent dat uw leverancier alle servers voor u beheert, zodat alles geüpdatet en operationeel blijft. In plaats van de software outright te kopen, krijgt u een abonnement, wat u onbeperkte toegang geeft.

Dit Software as a Service (SaaS)-bedrijfsmodel is precies dezelfde deal die u met Netflix hebt. U koopt niet al die films en series. In plaats daarvan heeft u een abonnement dat u toegang geeft, zodat u zoveel kunt bingen als u nodig heeft.

Een belangrijk verschil: al uw onderhoudsdata is van u, en als u besluit het abonnement met uw CMMS-leverancier te beëindigen, neemt u uw data mee. Hier wisselt de analogie naar een oppas. Uw CMMS-leverancier is er om op uw data te letten en te zorgen dat het veilig is, maar zodra u erom vraagt, krijgt u het terug.

De CMMS-interface

Het andere deel van de CMMS is de interface, het deel waar u direct mee interacteert om data toe te voegen, bij te werken en te delen. U kunt de interface ook zien als alle verschillende functies van de CMMS, inclusief:

• Werkordermanagement
• Preventief onderhoud
• Voorraadrege
• Onderhoudsrapportages

De interface is het deel van de software dat u ziet, terwijl de database meer achter de schermen zit.

Wat zijn de voordelen van een CMMS ten opzichte van papier en spreadsheets?

Een moderne CMMS is beter dan papier en beter dan spreadsheets, maar om tegengestelde redenen.

Papieren werkorders maken data genereren en delen moeilijk

Als u probeert al uw onderhoud met papier te tracken en plannen, botst u direct op twee problemen. Ten eerste is het moeilijk om data te genereren, omdat u alles met de hand moet uitschrijven, wat resulteert in gekrakelde werkorders vol met kleine maar vaak cruciale fouten. Soms is het de verkeerde datum. Andere keer schrijft u het verkeerde activum op. Op welke manier dan ook, die kleine fouten kunnen u en de rest van de onderhoudsafdeling veel tijd en moeite kosten.

En dat is soms nog het minst van uw vreselijke problemen. Vaak glijdt het werk door de gaten, omdat die papiertjes zo makkelijk verplaatst raken. Dan mist u de kleine taken die u vroeg had moeten doen, en zet u zichzelf op voor grotere problemen later.

Zelfs als het systeem perfect werkt, iedereen perfect schrift heeft en niemand ooit iets verliest, worstelt u nog steeds onder een systeem dat puur en simpel traag is. Elke keer dat u een nieuwe werkorder toewijst, moet u de toegewezen technicus achterna lopen of wachten tot ze bij het kantoor langskomen om de papieren op te halen. Dat vertraagt u. En het teruglopen naar het kantoor voor nieuwe opdrachten vertraagt de technici.

Spreadsheet-werkorders maken het te makkelijk om data te genereren en delen

Met spreadsheets heeft u het tegenovergestelde probleem. Omdat u nu van het ene bestand naar het andere kunt kopiëren en plakken, is het maken van kopieën snel en makkelijk.

Maar die kopieën blijven niet lang kopieën. Wanneer u voor het eerst een kopie als e-mailbijlage verstuurt, is het hetzelfde als het origineel. Maar zodra slechts één technicus enige wijziging aan hun kopie maakt, zijn er nu meerdere versies van dat bestand in omloop. Direct is elke andere versie van dat bestand verouderd, en iedereen die er een gebruikt, werkt met verouderde data.

Het voordeel van een CMMS ten opzichte van papier en spreadsheets is dat u nooit meer hoeft te worstelen met verouderde data. Onthoud: alles zit in één database, en iedereen kijkt naar dezelfde data. Als u een wijziging aanbrengt, een werkorder bijwerkt, of de datum van een inspectie verandert, kan het hele team dezelfde up-to-date data zien.

Eén bron van waarheid betekent nul verwarring.

Wat zijn de voordelen van een CMMS?

Het komt allemaal neer op uw werkdag die voorspelbaarder en minder stressvol wordt. U krijgt meer controle, minder verrassingen. Dat is het in brede trekken. Maar er is ook een lange lijst specifieke voordelen die komen met een moderne onderhoudsbeheersoftware-oplossing.

Preventief onderhoud inplannen, plannen en bijhouden

Een goede CMMS helpt u preventieve onderhoudsinspecties en -taken te plannen, zodat u kleine problemen vangt voordat ze de kans krijgen uit te groeien tot grote, budgetbrekende problemen. Het is net alsof u altijd denkt om de olie in uw auto te checken en te veranderen. Een klein beetje preventief onderhoud bespaart u een dure vastgelopen motor.

Bovenop reactief onderhoud blijven

En voor die momenten dat dingen toch misgaan, helpt CMMS-software u sneller te reageren. In plaats van te wachten tot het probleem zo groot is dat iedereen het ziet, maakt de ingebouwde open aanvraagportal het makkelijk voor iedereen op locatie om contact op te nemen zodra ze een opkomend probleem zien.

Al wat ze hoeven te doen is de online aanvraagpagina openen en hun onderhoudsaanvraag indienen. En omdat de pagina aanpasbare velden heeft, kunt u ervoor zorgen dat u de informatie krijgt die u nodig heeft om het werk correct te prioriteren en een werkorder te genereren met alles wat uw technici nodig hebben om efficiënt af te sluiten.

Voorraad controleren, kosten verlagen

Zelfs als uw beste technici op het perfecte moment op de juiste plek verschijnen, kunnen ze niets doen zonder de juiste onderdelen en materialen.

En het is meer dan alleen efficiëntie. Een kleine storing kan dagen duren als u moet wachten op onderdelen van een leverancier. Niet alleen zitten uw technici met gekruiste armen, maar alle activumoperators zitten ook onbezorgd te wachten.

Maar zodra u MRO-voorraad bijhoudt met de software, hoeft u u geen zorgen te maken over het opraken van cruciale onderdelen. Omdat u altijd weet wat u op voorraad hebt, weet u ook altijd wanneer u de volgende bestelling moet plaatsen. En wanneer u bestelt vóór u dingen nodig hebt, bespaart u ook dure nachtelijke verzendkosten.

Data benutten, betere beslissingen nemen

Een goede CMMS stelt u in controle van vandaag, maar helpt u ook beter voor te bereiden op de toekomst. Omdat u nu in staat bent betere, betrouwbaardere data vast te leggen, kunt u deze benutten tot actionable inzichten in uw algehele operaties.

Hoe dat zit? In de CMMS zit alle data over, bijvoorbeeld, een van de pompen op uw faciliteit. Door naar de data te kijken, weet u dat hij ongeveer een keer per drie maanden breekt. En dat is over het algemeen vanwege smeringsproblemen.

Omdat u die data kunt vertrouwen, kunt u stappen ondernemen om uw leven makkelijker te maken. Eerst de verbonden PM's herschikken zodat u elke tweeëenhalf maand checkt op problemen. Ook zorgen dat die PM's inspecties bevatten gericht op tekenen van overmatige hitte en andere signalen dat de smering aandacht nodig heeft. Ten slotte, als het probleem blijft terugkomen, kunt u van leverancier wisselen en hogekwaliteit smeermiddelen gaan voorraden.

Wat zijn de sleutelfuncties van een CMMS?

Een andere manier om over de voordelen na te denken is door naar de meest voorkomende functies te kijken. Eenmaal u de functies kent, hebt u een beter gevoel van hoe u ze kunt combineren in efficiënte werkstromen.

Het is hetzelfde als naar een lijst bouwmaterialen kijken om een gevoel te krijgen van wat u uiteindelijk voor uzelf kunt bouwen.

Werkordermanagement-module

Aan het hart van onderhoudsbeheer zit werkordermanagement, waar u controleert wat het team doet, hoe ze het doen, en in welke volgorde.

CMMS-software geeft u een naadloze werkorder-workflow, beginnend met de open onderhoudsaanvraagportal. Zodra een aanvraag binnenkomt, kunt u deze bekijken en goedkeuren. Daarvandaan, en nog steeds binnen de CMMS, kunt u een nieuwe werkorder genereren, prioriteren, toewijzen aan een technicus, en hun voortgang volgen tot afsluiting.

Preventief onderhoud-module

De laatste plek waar u wilt zijn is achter de onderhoudscurve, constant brandjes blussen. De preventief onderhoud-module houdt u voorop, waar u eindelijk in controle bent van wat het team doet, omdat het allemaal proactief is, niet reactief.

Met de CMMS kunt u uw PM's opzetten met alle data die technici nodig hebben om efficiënt te werken. Ze komen op locatie wetend wat ze moeten doen en met alle onderdelen en materialen om het goed te doen.

En eenmaal uw PM's gevuld met de juiste data, kunt u ze instellen om te genereren op basis van meterstand of tijd. Bijvoorbeeld: een pomp die u checkt na een vast aantal cycli, en een transportband die u elke drie weken checkt.

Activum- en apparatuurbeheer-module

Voordat u uw activa en apparatuur kunt onderhouden, moet u weten welke u heeft. Hoewel dit voor de hand ligt, hebben veel organisaties geen complete, up-to-date activum- en apparatuurlijsten.

Moderne CMMS-oplossingen geven u de perfecte plek om al uw activumdata te verzamelen en te bewaren, inclusief alles van serienummers tot O&M-handleidingen. En omdat u nu weet waar alles is, is het veel makkelijker om het up-to-date te houden.

Voorraadrege-module

Op het onderwerp van weten wat u hebt: een CMMS maakt voorraadrege veel makkelijker. Eenmaal uw huidige niveaus in de software, werkt de CMMS ze automatisch bij elke keer dat een technicus een werkorder afsluit met bijbehorende onderdelen en materialen.

Bijvoorbeeld: u heeft drie kleine motoren op voorraad. Een pomp gaat offline, dus u genereert een werkorder, met één van de motoren geassocieerd. Wanneer de technicus afsluit, helpt de software u voorraad bij te houden door de niveaus automatisch bij te werken. Wanneer u kijkt, ziet u nu dat u nog maar twee motoren op voorraad heeft.

Nog beter: u kunt de software instellen zodat u een e-mailalert krijgt wanneer u onder uw par-niveaus daalt, met de mededeling dat het tijd is om meer te bestellen. En met alle leveranciersinfo al in de CMMS, kunt u uw bestelling eenvoudig opzetten.

Volgende stappen

Klaar om de voordelen van een CMMS te gaan zien?

Hippo helpt u graag de oplossing te vinden die het beste bij u past, inclusief het beantwoorden van uw vragen over onderhoudsbeheersoftware, het boeken van een live software-demo, of het instellen van een gratis proefperiode.

Samenvatting

Moderne CMMS-oplossingen leveren een lange lijst voordelen, en hoe meer u weet over hoe de software werkt, hoe makkelijker het is om ze te begrijpen. Onderhouds- en faciliteitsmanagers kunnen de software gebruiken om controle te krijgen op hun onderhoudsoperaties door hun data veilig, beveiligd en toegankelijk te maken. Het begint met cloudcomputing, waar al uw data in een centrale database woont. De interface is wat u gebruikt om data toe te voegen, bij te werken en te delen. In tegenstelling tot oudere onderhoudsbeheermethoden zoals papier en spreadsheets, is met een CMMS al uw data altijd up-to-date en betekent één bron van waarheid dat niemand in het onderhoudsteam ooit out-of-the-loop is.

Een goede CMMS maakt het makkelijker om werkorders te managen, preventieve onderhoudsinspecties en -taken in te stellen en te plannen, voorraad te controleren, en data te benutten. Het helpt u al dit met een combinatie van functies die u kunt gebruiken om gestroomlijnde werkstromen te bouwen, inclusief modules voor werkordermanagement, preventief onderhoud, voorraad en rapportages.