Wat zijn de belangrijkste kenmerken en voordelen van CMMS-oplossingen

De voordelen van een CMMS zijn dat u meer gedaan krijgt, sneller, met minder inspanning en minder stress. Je leven wordt gemakkelijker omdat je werkdag voorspelbaarder is.

Maar om de voordelen echt te begrijpen, loont het om te kijken naar wat een CMMS is, hoe het werkt, waarom het beter is dan papier en spreadsheets, wat het heeft in termen van functies en hoe deze functies samenkomen om efficiënte workflows te leveren. Waarom moet u weten hoe het werkt om de voordelen beter te begrijpen? Zo is het ook met uw auto. Hoe meer u weet over de werking van de motor, hoe beter u kunt rijden.

Wat is eigenlijk een CMMS?

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is software die u gebruikt om uw onderhoudsactiviteiten te centraliseren, standaardiseren en stroomlijnen. U krijgt al uw gegevens op één plek, waardoor het veilig, beveiligd en toegankelijk is.

Het is vaak gemakkelijker om te begrijpen hoe het allemaal samenkomt door een CMMS te zien als twee afzonderlijke, maar onderling verbonden delen.

De CMMS-database

De kern is de database, waar u al uw gegevens overzichtelijk en up-to-date houdt. Moderne oplossingen behandelen de database een beetje anders, en een deel van het begrijpen van CMMS-software is kijken naar hoe veel providers een doorlopende samenwerking verkiezen in plaats van een eenmalige verkoop.

Oudere systemen waren on-premises, wat betekent dat u de servers ter plaatse had. Maar veel nieuwere systemen hebben de database in de cloud, wat betekent dat uw provider alle servers voor u regelt en ervoor zorgt dat alles up-and-running is. In plaats van de software direct te kopen, krijg je een abonnement, waardoor je onbeperkte toegang hebt.

Dit software as a service (SaaS) bedrijfsmodel is dezelfde deal die je hebt met Netflix. Je koopt niet al die films en tv-programma's. In plaats daarvan heb je een abonnement waarmee je er toegang toe hebt, zodat je zoveel kunt binge als je nodig hebt.

Een belangrijk verschil is echter dat al uw onderhoudsgegevens van u zijn en als u besluit het abonnement bij uw CMMS-provider te beëindigen, neemt u uw gegevens mee. Hier schakelt de analogie over naar een babysitter. Je CMMS-provider is er om voor je gegevens te zorgen en ervoor te zorgen dat ze veilig zijn, maar zodra je ze terugvraagt, krijg je ze terug.

De CMMS-interface

Het andere deel van het CMMS is de interface, het deel waarmee u rechtstreeks communiceert om gegevens toe te voegen, bij te werken en te delen. Je kunt de interface ook zien als alle verschillende functies van het CMMS, waaronder:

• Werkorderbeheer
• Preventief onderhoud
• Voorraadbeheer
• Onderhoudsrapporten

De interface is het deel van de software dat je ziet, terwijl de database zich meer achter de schermen bevindt.

Wat zijn de voordelen van een CMMS ten opzichte van papier en spreadsheets?

Een modern CMMS is beter dan papier en beter dan spreadsheets, maar om tegengestelde redenen.

Papieren werkbonnen maken het moeilijk om gegevens te genereren en te delen

Wanneer u al uw onderhoud met papier probeert bij te houden en in te plannen, loopt u direct tegen twee problemen aan. Ten eerste is het moeilijk om gegevens te genereren omdat je alles met de hand moet uitschrijven, waardoor je met gekrabbelde werkorders vol kleine maar vaak kritieke fouten achterblijft. Soms is het de verkeerde datum. Andere keren schrijft u het verkeerde activum op. Hoe dan ook, die kleine fouten kunnen u en de rest van de onderhoudsafdeling veel tijd en moeite kosten.

En dat is soms het minste van je vreselijke problemen. Vaak valt het werk gewoon door de kieren omdat het zo gemakkelijk is om al die stukjes papier kwijt te raken. Dan mis je de kleine taken die je eerder had moeten doen, waardoor je later grotere problemen krijgt.

Zelfs als het systeem perfect werkt, als iedereen een perfect handschrift heeft en niemand ooit iets verliest, worstel je met een systeem dat gewoonweg traag is. Elke keer dat je een nieuwe werkorder toewijst, moet je de toegewezen techneut achtervolgen of wachten tot ze langs het kantoor komen om het papierwerk op te halen. Dat vertraagt ​​je. En terug naar kantoor moeten rennen voor nieuwe opdrachten vertraagt ​​de technici.

Spreadsheetwerkorders maken het te gemakkelijk om gegevens te genereren en te delen

Met spreadsheets heb je het tegenovergestelde probleem. Omdat u nu van het ene bestand naar het andere kunt kopiëren en plakken, is kopiëren snel en eenvoudig.

Maar die kopieën blijven niet lang kopieën. Wanneer u voor het eerst een kopie als e-mailbijlage verstuurt, is deze hetzelfde als het origineel. Maar zodra slechts één techneut wijzigingen aanbrengt in hun kopie, zijn er nu meerdere versies van dat bestand beschikbaar. Elke andere versie van dat bestand is meteen verouderd en iedereen die er een gebruikt, werkt met verouderde gegevens.

Het voordeel van een CMMS ten opzichte van papier en spreadsheets is dat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over het werken met verouderde gegevens. Onthoud dat alles zich in één database bevindt en dat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt. Als u een wijziging aanbrengt, een werkorder bijwerkt of de datum van een inspectie wijzigt, kan het hele team dezelfde actuele gegevens zien.

Eén bron of waarheid betekent nul verwarring.

Wat zijn de voordelen van een CMMS?

Het komt er allemaal op neer dat uw werkdag voorspelbaarder en minder stressvol wordt. U krijgt meer controle, minder verrassingen. Dat is het in grote lijnen. Maar er is ook een lange lijst met specifieke voordelen die gepaard gaan met een moderne softwareoplossing voor onderhoudsbeheer.

Preventief onderhoud instellen, plannen en volgen

Een goed CMMS helpt u bij het plannen van preventieve onderhoudsinspecties en -taken, zodat u kleine problemen opmerkt voordat ze de kans krijgen om uit te groeien tot grote, budgettaire problemen. Het is net als wanneer u er altijd aan denkt om de olie in uw auto te controleren en te verversen. Een klein beetje preventief onderhoud bespaart u een kostbare vastgelopen motor.

Blijf op de hoogte van reactief onderhoud

En voor die momenten dat het toch mis gaat, helpt CMMS-software je sneller te reageren. In plaats van te wachten tot het probleem zo groot wordt dat iedereen het weet, maakt het ingebouwde open verzoekportaal het gemakkelijk voor iedereen ter plaatse om contact met je op te nemen zodra ze een brouwprobleem zien.

Het enige wat ze hoeven te doen is de online aanvraagpagina openen en hun onderhoudsverzoek indienen. En omdat de pagina wordt geleverd met aanpasbare velden, kunt u ervoor zorgen dat u de informatie krijgt die u nodig hebt om het werk de juiste prioriteit te geven en een werkorder te genereren met alles wat uw technici nodig hebben om efficiënt af te ronden.

Voorraad beheren, kosten besparen

Zelfs als je beste techneuten op het juiste moment op de perfecte plek verschijnen, kunnen ze niets doen zonder de juiste onderdelen en materialen.

En het is meer dan alleen efficiëntie. Een kleine storing kan dagen aanslepen als u moet wachten op onderdelen die van een leverancier binnenkomen. Niet alleen uw technici zitten op hun handen, maar alle beheerders van activa zitten daar ook stil.

Maar zodra u de MRO-voorraad met behulp van de software bijhoudt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat uw kritieke onderdelen opraken. Doordat je altijd weet wat je in huis hebt, weet je ook altijd wanneer je de volgende bestelling moet klaarzetten. En als u ruim voordat u iets nodig heeft bestelt, bespaart u ook op dure nachtelijke verzendkosten.

Gebruik data, neem betere beslissingen

Een goed CMMS geeft je de controle over vandaag, maar het helpt je ook om je beter voor te bereiden op de toekomst. Omdat u nu betere, betrouwbaardere gegevens kunt vastleggen, kunt u deze gebruiken voor bruikbare inzichten in uw algehele activiteiten.

Hoe werkt dat? In het CMMS staan ​​alle gegevens over bijvoorbeeld een van de pompen die u op uw bedrijf heeft staan. Als u naar de gegevens kijkt, weet u dat deze ongeveer eens in de drie maanden kapot gaan. En het is over het algemeen vanwege problemen met de smering.

Omdat u op die gegevens kunt vertrouwen, kunt u stappen ondernemen om uw leven gemakkelijker te maken. Herschik eerst de verbonden PM's, zodat je elke twee en een halve maand op problemen controleert. Zorg er ook voor dat die PM's inspecties bevatten die zijn gericht op tekenen van overtollige hitte en andere tekenen dat de smering aandacht nodig heeft. Ten slotte, als het probleem zich blijft voordoen, kunt u van leverancier wisselen en smeermiddelen van hogere kwaliteit inslaan.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een CMMS?

Een andere manier om over de voordelen na te denken, is door naar de meest voorkomende functies te kijken. Zodra u de functies kent, heeft u een beter idee van hoe u ze kunt combineren tot efficiënte workflows.

Het is hetzelfde als kijken naar een lijst met bouwmaterialen om een ​​idee te krijgen van wat je uiteindelijk voor jezelf zou kunnen bouwen.

Module voor werkorderbeheer

De kern van onderhoudsbeheer is werkorderbeheer, waarbij u bepaalt wat het team doet, hoe ze het doen en in welke volgorde.

CMMS-software geeft u een naadloze werkorderworkflow, te beginnen met het open portaal voor onderhoudsverzoeken. Zodra een aanvraag binnenkomt, kunt u deze bekijken en goedkeuren. Van daaruit, en nog steeds binnen het CMMS, kunt u een nieuwe werkorder genereren, deze prioriteit geven, deze toewijzen aan een techneut en vervolgens hun voortgang volgen om af te sluiten.

Preventieve onderhoudsmodule

De laatste plaats waar u wilt zijn, is achter de onderhoudscurve, altijd rondrennend om branden te blussen. De preventieve onderhoudsmodule helpt u een voorsprong te behouden, waar u uiteindelijk de leiding heeft over wat het team doet, omdat het allemaal proactief is en niet reactief.

Met behulp van het CMMS kunt u uw PM's instellen met alle gegevens die technici nodig hebben om efficiënt te werken. Ze komen ter plaatse en weten wat ze moeten doen en met alle onderdelen en materialen die ze nodig hebben om het goed te doen.

En als je je PM's eenmaal met de juiste gegevens hebt gevuld, kun je ze instellen om te genereren op basis van meter of tijd. U heeft bijvoorbeeld een pomp die u na een bepaald aantal cycli controleert en een transportband die u eens in de drie weken controleert.

Module voor activa- en apparatuurbeheer

Voordat u uw bedrijfsmiddelen en apparatuur kunt onderhouden, moet u weten welke u heeft. Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, beschikken veel organisaties niet over volledige, up-to-date inventaris- en uitrustingslijsten.

Moderne CMMS-oplossingen bieden u de perfecte plek om al uw activagegevens te verzamelen en te bewaren, inclusief alles van serienummers tot O&M-handleidingen. En omdat je nu weet waar alles is, is het voor jou een stuk makkelijker om het up-to-date te houden.

Voorraadbeheermodule

Wat betreft het moeten weten wat je hebt, een CMMS maakt voorraadbeheer veel eenvoudiger. Zodra u uw huidige niveaus in de software hebt, werkt het CMMS deze automatisch bij elke keer dat een technicus een werkorder met bijbehorende onderdelen en materialen afsluit.

U heeft bijvoorbeeld drie kleine motoren in voorraad. Een pomp gaat offline, dus u genereert een werkorder en koppelt een van de motoren eraan. Wanneer de technologie stopt, helpt de software u de voorraad bij te houden door de niveaus automatisch bij te werken. Als je het controleert, kun je nu zien dat je maar twee motoren bij de hand hebt.

Beter nog, u kunt de software zo instellen dat wanneer u onder uw niveau daalt, u een e-mailwaarschuwing krijgt die u vertelt dat het tijd is om meer te halen. En met alle leveranciersinformatie al in het CMMS, kunt u uw bestelling eenvoudig instellen.

Volgende stappen

Klaar om de voordelen van een CMMS te zien?

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, inclusief het beantwoorden van uw vragen over onderhoudsbeheersoftware, het helpen boeken van een live softwaredemo of zelfs het opzetten van een gratis proefperiode.

Samenvatting

Moderne CMMS-oplossingen bieden een lange lijst met voordelen, en hoe meer u weet over hoe de software werkt, hoe gemakkelijker het is om ze te begrijpen. Onderhouds- en facility managers kunnen de software gebruiken om controle te krijgen over hun onderhoudsactiviteiten door hun gegevens veilig, beveiligd en toegankelijk te maken. Het begint met cloud computing, waarbij al uw gegevens in een centrale database staan. De interface is wat u gebruikt om de gegevens toe te voegen, bij te werken en te delen. In tegenstelling tot oudere methoden voor onderhoudsbeheer, zoals papier en spreadsheets, zijn met een CMMS al uw gegevens altijd up-to-date en als u één bron van waarheid heeft, is niemand in het onderhoudsteam ooit uit de lus.

Een goed CMMS maakt het eenvoudiger om werkorders te beheren, inspecties en taken voor preventief onderhoud in te stellen en te plannen, de voorraad te controleren en gegevens te benutten. Het helpt u dit allemaal te doen met een combinatie van functies die u kunt gebruiken om gestroomlijnde workflows te bouwen, inclusief modules voor werkorderbeheer, preventief onderhoud, inventaris en rapporten.