Ontkrachten van 5 veelvoorkomende misverstanden over CMMS-software nadelen

Wat is CMMS-software? Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS) worden al sinds de jaren '70 door organisaties gebruikt. Aanvankelijk werden ze door fabrikanten ingezet om apparatuur, arbeid en voorraad te monitoren, zodat de productie geoptimaliseerd werd en de downtime van apparatuur verminderde. Sinds hun introductie hebben we meer branches zien overstappen op onderhoudsbeheersoftware. De software is de afgelopen decennia gebruiksvriendelijker, veelzijdiger en schaalbaarder geworden, waardoor deze toepasbaar is geworden voor ziekenhuizen, scholen, kantoorgebouwen, detailhandel, religieuze instellingen en meer. Toch hebben veel onderhouds- en faciliteitsmanagers nog steeds sterke bedenkingen over het implementeren van een CMMS in hun bedrijf vanwege negatieve indrukken die ze hechten. Dit artikel stelt het record recht door bewijs te leveren dat tegenwerkt aan veelvoorkomende mythen en misverstanden over de nadelen van CMMS-software.

Myth #1: CMMS heeft een hoge faalratio

Cijfers over CMMS-succespercentages zijn niet veelbelovend. Het onderzoek naar CMMS-implementatie varieert, met enkele studies die faalpercentages rapporteren vanaf 40% en anderen zelfs zo hoog als 80%! Met dergelijke statistieken is het hebben van bedenkingen over het implementeren van onderhoudsbeheersoftware gerechtvaardigd. De waarheid is dat er niet veel onderzoek is over CMMS-systemen en wat er beschikbaar is, is vaak verouderd. Helaas vormt deze kortzichtige en minder actuele informatie ons algehele begrip van CMMS-succes.

In de praktijk verbeteren onderhoudssoftwaresystemen continu en zoeken meer bedrijven in verschillende sectoren naar CMMS-software. Met technische innovatie en significante groei lijkt een faalratio van 80% onwaarschijnlijk in de huidige markt. In het verleden omvatten CMMS-installaties veel training, onderhoud en ingewikkelde systemen die niet gemakkelijk te leren waren.

Naarmate de industrie evolueerde, hebben we een paar lessen geleerd. Er zijn veel factoren die noodzakelijk zijn voor een succesvolle implementatie:

• Begrip van de omvang van het project
• Begrip van CMMS-verwachtingen
• Toewijding van het management
• Personeel dat klaar is voor verandering
• Goede verzameling van data en data-invoer
• Training en leveranciersondersteuning

Vandaag de dag bieden CMMS-leveranciers kopers veel manieren om kennismaken met nieuwe software voordat ze kopen, inclusief gratis proefperioden en live demo's. Deze programma's laten kopers de software testen zonder zich te binden en geven gebruikers de mogelijkheid om verschillende softwaresystemen met elkaar te vergelijken.

We weten nu meer over CMMS dan 20 jaar geleden. Het is belangrijk om grondig onderzoek te doen voordat u een CMMS aanschaft en ervoor te zorgen dat u vanaf het begin tijd besteedt aan plannen en implementeren van uw systeem. Dit omvat het krijgen van steun van uw onderhoudsteam en het ontvangen van adequate training om de functies van uw systeem te optimaliseren. Voor meer informatie over correcte CMMS-software-implementatie, lees ons bericht hier.

Myth #2: CMMS is te duur voor onze organisatie

In het verleden was onderhoudssoftware erg duur om te implementeren. Aan hun begin werden CMMS on-premise geïnstalleerd en omvatten veel aanpassing, configuratie, training en ondersteuning. Zoals bij de meeste technologie, dalen de kosten in de loop van de tijd. CMMS-leveranciers zijn efficiënter geworden in ontwikkeling en implementatie, en verhoogde concurrentie heeft de prijzen aanzienlijk gedrukt.

25 jaar geleden konden bedrijven gemakkelijk $50.000 betalen om faciliteitsbeheersoftware in hun faciliteit te implementeren. Er waren kosten voor on-premise installatie, aanpassing en configuratie, advies, training en individuele gebruikerslicenties. Daarnaast verwachtten bedrijven lopende kosten voor software-updates en technische ondersteuning. De CMMS-markt heeft significante veranderingen doorgegaan die de kosten hebben gedrukt.

• Er zijn momenteel meer dan 200 verschillende CMMS-softwareopties beschikbaar. Verhoogde concurrentie heeft de prijs gedrukt.
• Leveranciers bieden SaaS-implementatie (Software as a Service) aan, wat de hoge startkosten vrijwel volledig heeft geëlimineerd. Met web-gebaseerde CMMS-software worden updates en onderhoud gebundeld. Lopende technische ondersteuning is ook inbegrepen.
• Onbeperkte gebruikersabonnementen zijn bij sommige leveranciers beschikbaar, waardoor bedrijven meer flexibiliteit hebben en hoge kosten voor meerdere gebruikers vermijden.
• Met mobiele en web-gebaseerde technologie is er minder afhankelijkheid van hardware en meer van software.

Geloof het of niet, als u uw onderzoek doet, kunt u CMMS-oplossingen (met onbeperkte gebruikers) vinden voor $1.200/jaar met weinig of geen installatie- en trainingskosten. Dit was 25 jaar geleden niet het geval.

Myth #3: CMMS-gebruikers moeten technisch onderlegd zijn

Toen CMMS-systemen voor het eerst opduiken, was een hoge computergeletterdheid een must als u ze wilde gebruiken. Het gebruik van computers, hun besturingssystemen en databasemanagement vereiste veel training en kennis. Er lag veel nadruk op hardware ook. De computerkennis overschreed wat typische onderhoudsmedewerkers (en de meeste mensen in het algemeen) bezitten.

Vandaag de dag zien we een compleet ander CMMS. Softwareontwikkelaars hebben toegang tot tools die hen in staat stellen software te ontwerpen die gemakkelijk te leren is. Bovendien, met web-gebaseerde implementatie, zijn IT-afdelingen niet vereist om het systeem te onderhouden. Updates zijn automatisch, en er zijn veel trainings- en ondersteuningsinstrumenten beschikbaar voor eindgebruikers. Vandaag zijn onderhoudssoftware overal toegankelijk waar er een internetverbinding is, hebben ingebouwde trainingsvideobibliotheken, live chat met technische ondersteuning en on-demand training via schermdeeltechnologie zoals GoToMeeting.

Vandaag zijn CMMS heeft een goed ontworpen gebruikersinterface, dashboards, gemakkelijke rapportgeneratoren, flexibele gebruikersopties en mobiele toegang.

Myth #4: CMMS is niet van toepassing op kleine bedrijven

Als u vroeger blootgesteld was aan onderhoudsbeheersoftware, zou u zonder twijfel denken dat ze niet geschikt zijn voor kleine bedrijven (onder de 100 medewerkers). Deze kijkwijze komt doordat CMMS-systemen duur waren, veel tijd en middelen vereisten om te implementeren en zeer complex waren, met functionaliteit en functies gericht op grote operaties.

Vandaag de dag zien we veel kleine bedrijven CMMS-software gebruiken. De enkele drijvende kracht is de ondoeltreffendheid van het bijhouden van onderhoud met papier of spreadsheets. Zodra managers voelen dat ze deze methoden zijn uitgegroeid, kijken ze naar onderhoudsbeheersoftware. Vandaag zijn toepassingen schaalbaarder dan wat we 25 jaar geleden zagen. Legacy CMMS-systemen hadden de "one size fits all" benadering, hoge startkosten en veel tijd vereist voor installaties, wat ze ontoegankelijk maakte voor kleine bedrijven. Kopers vandaag kunnen modules uitkiezen die ze niet nodig hebben en opschalen wanneer de tijd rijp is. We zien vaak kleine bedrijven CMMS alleen voor preventief onderhoud gebruiken, terwijl anderen de correctieve onderhouds- en voorraadminimodules gebruiken. De flexibiliteit die we vandaag zien met software heeft het toegankelijk gemaakt voor kleine, middelgrote en grote organisaties. Nog beter is een modern CMMS' vermogen om mee te schalen met uw bedrijfsgrootte, waardoor uw CMMS continu met u meegroeit. Door belangrijke CMMS-modules te combineren, hebben we eindelijk het idee dat "CMMS is meer dan we nu nodig hebben" te rust geholpen.

Myth #5: Web-gebaseerd CMMS heeft hoge risico's

De grootste vrees van het gebruik van web-gebaseerde CMMS-software hangt direct samen met een van de grootste voordelen - het uitbesteden van de IT-last aan een gespecialiseerde aanbieder. Dit wordt door de meeste als een groot plus gezien, maar als u gevoelige klantgegevens verwerkt, wordt beveiliging een kwestie.

Beveiligingsrisico's worden geminimaliseerd als u uw deugdelijkheid doet. CMMS-softwareleveranciers die SaaS-implementatie aanbieden, zijn klaar om alle beveiligingsvragen te beantwoorden die u kunt stellen. Het feit is dat softwareleveranciers klantgegevens opslaan in state-of-the-art datacenters waar elke preventieve maatregel wordt genomen om beveiligingsdreigingen te minimaliseren. Aan het einde van de dag moet u de voordelen afwegen tegen de kosten. En de voordelen zijn talrijk; geen hardwarekosten, back-up en herstel na noodgevallen, laag onderhoud en mobiliteit.

Als uw organisatie topgeheime militaire faciliteiten en apparatuur onderhoudt, is web-gebaseerde onderhoudssoftware misschien geen optie, maar voor andere organisaties met minder "gevoelige" data, is het zeker de moeite waard om te overwegen.

Onderhoudsbeheersoftwaresystemen zijn de afgelopen decennia snel geëvolueerd. Prijzen zijn aanzienlijk gedaald en systemen zijn toegankelijker geworden voor de gemiddelde technische gebruiker. Systemen zijn niet langer beperkt tot grote ondernemingen met grote onderhoudsafdelingen, maar elke organisatie, groot of klein, kan profiteren van een gestroomlijnde onderhoudsafdeling. We horen meer succesverhalen dan falen. En we zien dat cloud computing een ongelooflijk veilige software leveringsmethode is. Naarmate meer en meer bedrijven kiezen voor een CMMS-systeem, zien onderhoudsafdelingen van alle groottes significante kostenbesparingen in onderhoudsreparaties, wat resulteert in een algehele competitief voordeel door hun CMMS. Om meer te leren over de voordelen van CMMS-software, lees ons artikel hier.

Als uw ervaring met CMMS-software is met een 15-20 jaar oude applicatie, is het tijd om te zien wat er nu beschikbaar is. U zult aangenaam verrast zijn en een stap dichterbij een meer geoptimaliseerde onderhoudsafdeling.

Bronnen:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys