Assetbeheer boosten: Hoe CMMS-software voorraadtracking stroomlijnt

Stel u een onderhoudstechnicus voor die het benodigde onderdeel op locatie vindt, waardoor ze direct aan een werkorder kunnen beginnen. Nu stel u zich de zelfde technicus voor die hetzelfde onderdeel nodig heeft, maar deze keer is het onderdeel twee dagen weg in een leveranciersmagazijn.

Wat kost u meer geld: het onderdeel op tijd op locatie hebben of niet?

Als u basis voorraadtracking gebruikt, of helemaal geen, zult u waarschijnlijk zeggen dat het beter is om het onderdeel op locatie te hebben. Tijd is geld. Maar dat is niet altijd het juiste antwoord. Soms bespaart het *niet* hebben van een onderdeel in voorraad geld, zelfs na aftrek van een tweedaagse wachttijd elke keer dat u het nodig hebt. Hoe is dit mogelijk?

Voorraad dragen kost veel

Voorraad aanschaffen kost geld. Het proces vereist:

• Tijd en energie om leveranciers op te sporen en prijzen te onderhandelen.
• Transportkosten om de onderdelen naar uw faciliteiten te brengen.
• Juridische of verwerkingskosten om over grenzen te vervoeren of te voldoen aan regelgeving.

En dan kost het behouden van die voorraad ook geld. Voorraaddragkosten (holding costs) komen van:

• Het fysieke opslagruimte onderhouden.
• Kansen verliezen om te investeren in training of nieuwe apparatuur omdat het budget van de afdeling in voorraad gebonden zit.
• Lijden onder afschrijving, aangezien onderdelen verloren gaan door corrosie, veroudering en degradatie.

Deze kosten, ook wel "holding costs" genoemd, tellen snel op. Over industrieën heen zijn ze meestal 20% tot 30% van de waarde van de voorraad van een bedrijf. Als een onderdeel groot, duur, snel degradeert, of "langzaam bewegend" is (wat betekent dat u het zelden of nooit nodig hebt) en niet-kritiek, kan de kosten van het dragen in voorraad gemakkelijk hoger zijn dan de kosten van wachten op levering.

Voorradenkosten verlagen is het doel

Nu we weten wat draagkosten zijn, zien we dat in onderhoudsbeheer het beste is om het absolute kleinste bedrag aan voorraad te hebben dat uw afdeling nog in staat stelt de faciliteiten operationeel te houden.

Maar voorraad optimaliseren is uitdagend, en veel onderhoudsafdelingen worstelen ermee. Ondanks dat ze veel geld in voorraad hebben geïnvesteerd, wordt jaarlijks slechts ongeveer 8% tot 10% van de voorraad ooit gebruikt, volgens Wally Wilson, expert in plantbeheer met meer dan 30 jaar ervaring bij Fortune 500-bedrijven.

Voorraadrebeheer voor faciliteitenonderhoud dat zowel lean als responsief is, is mogelijk. De sleutel is uw computerized maintenance management software al het zware werk laten doen.

Vindt het zoete punt

Een CMMS-software kan alle voorraadniveaus bijhouden, up-to-date door gebruik te tracken via werkorders. Over tijd kan deze data gebruikt worden om optimale voorraadniveaus te bepalen. Door te kijken hoe vaak u een onderdeel nodig heeft en hoe lang het duurt om vervangingen te bestellen, kunt u een herbestelpunt berekenen. Zodra voorraadniveaus voor een onderdeel onder dit punt dalen, kunt u de CMMS instellen om u een alert te sturen.

Just-in-Time leveringen

Onderdelen voor gepland preventief onderhoud worden alleen besteld wanneer ze nodig zijn. In plaats van stof te laten verzamelen op planken, arriveren de onderdelen net vóór het geplande werk. Dit zorgt er ook voor dat u de meest recente versies van onderdelen gebruikt. Als het product beperkt houdbaar is, zorgt het ervoor dat u niets gebruikt wat voorbij de houdbaarheidsdatum is.

Leveranciers en suppliers tracken

CMMS-software kan ook records bijhouden van al uw leveranciers, inclusief hun actuele prijzenlijsten en levertijden.

Actuele prijzen kennen stelt u in staat om op voorraad te gaan als prijzen laag zijn, terwijl levertijden kennen u in staat stelt om te wachten als levertijden korter worden en het meer zin heeft om uw leverancier de kosten van het houden van de onderdelen te laten dragen.

Risico's verdelen

Een cloud-gebaseerde CMMS stelt u in staat om een gedeeld virtueel magazijn van onderdelen over meerdere locaties te onderhouden, waar technici snel kunnen zien wat er op elke site beschikbaar is.

Als een technicus een onderdeel niet heeft, kan hij andere faciliteiten checken voordat hij een order plaatst bij een verder gelegen leverancier. Dit brengt onderdelen sneller waar ze nodig zijn, en helpt ook ervoor te zorgen dat oude voorraad gebruikt wordt voordat nieuwe orders geplaatst worden.

Communicatie tussen verschillende locaties is niet alleen belangrijk voor onderdelen die kritiek zijn om een faciliteit draaiende te houden, maar ook voor degenen die duur en zelden nodig zijn. In plaats van duplicaten van dure voorraad op elke locatie, kunt u er één houden waar het het goedkoopst is om op te slaan, en het verplaatsen naar waar u het nodig hebt, wanneer u het nodig hebt.

Verspilling voorkomen

CMMS voorraadtracking stelt u in staat om niet alleen te tracken waar onderdelen zijn, maar ook hoe lang ze er al zijn. Technici gebruiken nu voorraad volgens "first in, first out", en onderdelen en materialen gaan niet verloren door afschrijving.

Informatie over hoe onderdelen en materialen opgeslagen moeten worden, kan ook aan de CMMS-software (ook wel faciliteitsbeheersoftware genoemd) toegevoegd worden. Dit helpt de onderhoudsafdeling voorraad op te slaan zodat het zo lang mogelijk meegaat.

De eerste stappen zetten

Een nieuw systeem implementeren kan intimidierend zijn, omdat het vaak lastig is te weten waar u moet beginnen. Maar als een onderhoudsafdeling controle wil over zijn voorraad, zijn de eerste stappen helder. Om succesvol te zijn in voorraadrebeheer, moet u up-to-date records bijhouden van de onderdelen die de onderhoudsafdeling op voorraad heeft en die records toegankelijk maken voor managers en technici in real-time en van overal. CMMS-functies geven u deze mogelijkheden, en over tijd alle voordelen die eruit afgeleid kunnen worden.