Voorraadtracering stroomlijnen met CMMS-software

Stelt u zich een onderhoudsmonteur voor die ter plaatse het benodigde onderdeel vindt, zodat hij meteen aan een werkorder kan beginnen. Stel je nu voor dat dezelfde technologie hetzelfde onderdeel nodig heeft, maar deze keer is het onderdeel twee dagen weg in het magazijn van een leverancier.

Wat kost u meer geld, het onderdeel op tijd ter plaatse hebben of niet?

Als u basisvoorraadtracering gebruikt, of helemaal geen, zult u waarschijnlijk zeggen dat het beter is om het onderdeel ter plaatse te hebben. Tijd is geld. Maar dat is niet altijd het juiste antwoord. Soms bespaart het ontbreken van een aandeel in de inventaris geld, zelfs als u rekening houdt met een wachttijd van twee dagen telkens wanneer u het nodig heeft. Hoe is dit mogelijk?

Voorraad dragen kost veel

Voorraad opvragen kost geld. Het proces vereist:

• Tijd en energie om leveranciers op te sporen en over prijzen te onderhandelen.
• Transportkosten om de onderdelen naar uw faciliteiten te brengen.
• Juridische of verwerkingskosten om over de grens te verzenden of om te voldoen aan de regelgeving.

En dan kost het bijhouden van die voorraad u ook geld. De voorraadkosten zijn afkomstig van:

• Behoud van de fysieke ruimte die nodig is voor opslag.
• Mogelijkheden mislopen om te investeren in training of nieuwe apparatuur omdat het budget van de afdeling vastzit aan voorraden.
• Lijden aan waardevermindering, omdat onderdelen verloren gaan door corrosie, veroudering en degradatie.

Deze kosten, ook wel 'holding costs' genoemd, lopen snel op. In alle sectoren zijn ze meestal 20% tot 30% van de waarde van de voorraad van een bedrijf. Als een onderdeel groot of duur is, snel degradeert of 'traag beweegt', wat betekent dat u het zelden of nooit nodig hebt, en niet-kritiek, kunnen de kosten om het in voorraad te houden gemakkelijk hoger zijn dan de kosten van het moeten wacht om het te krijgen.

Het verlagen van de voorraadkosten is het doel

Nu we weten wat de transportkosten zijn, kunnen we zien dat het bij onderhoudsbeheer het beste is om de absoluut kleinste hoeveelheid voorraad te hebben die uw afdeling nog in staat stelt om de faciliteiten draaiende te houden.

Maar het optimaliseren van de voorraad is een uitdaging, en veel onderhoudsafdelingen worstelen ermee. Ook al hebben ze veel geld geïnvesteerd in voorraad, volgens Wally Wilson, een expert in fabrieksbeheer met meer dan 30 jaar ervaring bij Fortune 500-bedrijven, wordt jaarlijks slechts ongeveer 8% tot 10% van de voorraad ooit gebruikt.

Voorraadbeheer voor facilitair onderhoud dat zowel lean als responsive is, is mogelijk. De sleutel is om uw geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware al het zware werk voor u te laten doen.

Voordelen van het bijhouden van inventaris met een CMMS

Cloudgebaseerd CMMS voor voorraadtracering biedt u twee kernmogelijkheden. Met een CMMS kunt u:

• Houd actuele informatie bij voor al uw onderdelen, inclusief leveranciersprijzen en levertijden, evenals exacte voorraadniveaus en locaties.
• Maak deze informatie in realtime beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft, waar ze ook zijn.

Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop CMMS u kan helpen de voorraadkosten te verlagen.

Vindt de goede plek

Een CMMS-software kan alle voorraadniveaus bijhouden en up-to-date houden door het gebruik ervan te volgen via werkorders. Na verloop van tijd kunnen deze gegevens worden gebruikt om optimale voorraadniveaus vast te stellen. Door te kijken hoe vaak u een onderdeel nodig heeft en hoe lang het duurt om vervangingen te bestellen, kunt u een bestelpunt berekenen.

Zodra het voorraadniveau voor een onderdeel onder dit punt zakt, kunt u het CMMS zo instellen dat u een waarschuwing ontvangt.

Just in Time-leveringen

Onderdelen voor gepland preventief onderhoud worden alleen besteld als ze nodig zijn. In plaats van stof te verzamelen op planken, arriveren de onderdelen net voordat het werk begint. Dit zorgt er ook voor dat u de nieuwste versies van onderdelen gebruikt. Als het product bederfelijk is, zorgt het ervoor dat je niet iets gebruikt waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.

Houdt leveranciers en leveranciers bij

CMMS-software kan ook al uw leveranciers bijhouden, inclusief hun huidige prijslijsten en levertijden.

Als u de huidige prijzen kent, kunt u voorraad inslaan als de prijzen laag zijn, terwijl u door de levertijden te kennen kunt wachten wanneer de levertijden korter worden en het logischer is om uw leverancier de kosten te laten dragen om de onderdelen voor u te bewaren.

Verdeelt de risico's

Met een cloudgebaseerd CMMS kunt u een gedeeld virtueel magazijn met onderdelen op verschillende locaties onderhouden, waar technici snel kunnen zien wat er op elke locatie beschikbaar is.

Als een techneut een onderdeel niet heeft dat ze nodig hebben, kunnen ze andere faciliteiten controleren voordat ze een bestelling plaatsen bij een leverancier die verder weg is. Hierdoor komen onderdelen sneller op de plaats waar ze nodig zijn, en wordt er ook voor gezorgd dat oude voorraad wordt gebruikt voordat nieuwe bestellingen worden geplaatst.

Communicatie tussen verschillende locaties is niet alleen belangrijk voor onderdelen die essentieel zijn om een ​​faciliteit draaiende te houden, maar ook voor onderdelen die duur zijn en zelden nodig zijn. In plaats van dubbele dure voorraad op elke locatie, kunt u er een bewaren waar deze het goedkoopst is om op te slaan, en verplaatsen naar waar u het nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.

Vermijdt afval

Met CMMS-voorraadtracking kunt u niet alleen volgen waar onderdelen zich bevinden, maar ook hoe lang ze daar al zijn. Technici gebruiken nu de voorraad volgens 'first in, first out' en onderdelen en materialen gaan niet verloren door afschrijvingen.

Aan de CMMS-software (ook wel facility management software genoemd) kan ook informatie worden toegevoegd over hoe onderdelen en materialen moeten worden opgeslagen. Dit helpt de voorraad van het onderhoudswarenhuis, zodat deze zo lang mogelijk meegaat.

De eerste stappen zetten

Het implementeren van een nieuw systeem kan ontmoedigend zijn, omdat het vaak moeilijk is om te weten waar te beginnen. Maar wanneer een onderhoudsafdeling de inventaris onder controle wil krijgen, zijn de eerste stappen duidelijk. Om succesvol te zijn in voorraadbeheer, moet u up-to-date records bijhouden van de onderdelen die de onderhoudsafdeling in voorraad heeft en deze records vervolgens in realtime en vanaf elke locatie toegankelijk maken voor managers en technici. De functies van CMMS bieden u deze mogelijkheden, en na verloop van tijd alle voordelen die ervan kunnen worden benut.