CMMS-diensten: Zes sleuteloverwegingen bij het kiezen van het juiste systeem

De overstap naar een Computerized Maintenance Management System (CMMS) kan uitdagend zijn. Zorgvuldig gedacht moet gegeven worden aan de behoeften en grootte van een bedrijf, de kosten van de CMMS-software en natuurlijk aan de voordelen ervan – d.w.z. besparingen in tijd, middelen, efficiëntie alsook een return on investment (ROI). En zelfs zodra een bedrijf het onderhoudsbeheersysteem heeft gevonden dat de beste fit is voor zijn organisatie, is er nog één ander kwestie die opgelost moet worden; namelijk, welke implementatie- of onboarding-diensten zullen vereist zijn. Bedrijven die CMMS-software kopen, moeten overwegen hoe en wie verantwoordelijk zal zijn voor de software-installatie en -setup, en softwaretraining?

Het antwoord op deze vraag berust op de volgende drie factoren:

• Budget – de kosten van het laten uitvoeren van de implementatie door bedrijfspersoneel vs. de kosten van het laten uitvoeren van de CMMS-installatie door een leveranciertechnicus.
• Tijd – de hoeveelheid tijd (en de daarbij betrokken kosten) die door bedrijfspersoneel besteed zal worden vs. de kosten van een leveranciertechnicus.
• Middelen – de medewerkers met de vaardigheden die nodig zijn om de CMMS-implementatie en onboarding uit te voeren

Aangezien bedrijven variëren in hun vermogen om de softwaresetup en implementatie te managen, is het nuttig te weten dat CMMS-leveranciers een verscheidenheid aan diensten aanbieden op verschillende prijsniveaus om aan een reeks behoeften te voldoen. Over het algemeen bieden leveranciers de volgende opties voor beheersysteemimplementatie:

• Alleen Remote Assistance – met online of telefoonassistentie, is een bedrijf verantwoordelijk voor de complete installatie en setup van de CMMS-software.
• Data Import & Remote Assistance Only – bedrijven met bestaande data (in spreadsheetformaat, CSV-bestand) kunnen geassisteerd worden bij het verplaatsen ervan naar de beheersoftware.
• Volledige Integratie – een leveranciertechnicus zal zich bezighouden met alle aspecten van implementatie van voorraaudit tot datainvoer, systeemsetup, personeelsoftwaretraining tot go-live.

Bij het beslissen over het benodigde niveau van assisteren, moeten de volgende zes factoren in overweging genomen worden:

1. Bestaande onderhoudsdata

Zoals eerder voorgesteld, kunnen bedrijven al bestaande data hebben terwijl andere dat niet hebben. In sommige gevallen kan een bedrijf overstappen naar een andere CMMS-software vanaf een bestaande, of data hebben op een preventieve onderhoudssoftware, een spreadsheet of een CSV-bestand. In deze gevallen kan een CMMS-leverancier dit proces faciliteren door data te schonen of te scrubben (d.w.z. redundante of foutgevoelige data verwijderen) en het importeren in het nieuwe systeem in het juiste formaat.

2. Grootte van het bedrijf

Overweeg de grootte van het betrokken bedrijf. Zal het systeemgebruik beperkt zijn tot één site of zullen er meerdere sites betrokken zijn? Voor grote bedrijven met talloze winkels, zal een CMMS enterprise-breed gebruikt worden. In dit geval moeten alle bedrijfssites consistent ingesteld worden zodat alle onderhoudsbeheervereisten op dezelfde manier worden vervuld. Zo niet, zal de CMMS-software niet functioneren zoals het hoort of de verwachte ROI leveren.

3. Geplande CMMS-implementatietijdlijn

Tijd is een belangrijke variabele met betrekking tot echte en opportuniteitskostenfactoren. De realiteit is, CMMS-implementatie kost tijd. De omvang van de implementatie moet ook overwogen worden. Bijvoorbeeld, hoeveel activa zullen aan het systeem worden toegevoegd en zal er additionele data worden toegevoegd (d.w.z. vloerplanafbeeldingen, etc.)? Het instellen van realistische tijdlijnen voor het creëren van een complete inventarislijst biedt ook een kader voor taakafronding. Het volgende geeft een idee van realistische tijdlijnen voor het uitvoeren van een onafhankelijke bedrijfsaudit:

• Bedrijven met 0-100 activa = 30 dagen
• Bedrijven met 200 activa = 45 dagen
• Bedrijven met 201-500 activa = 90 dagen

4. Omvang van CMMS-datainvoer

Een bedrijf moet beslissen over de omvang van de in te voeren data. Zal de data beperkt zijn tot apparatuur en activa of zal het ook afbeeldingen, handleidingen, blauwdrukken, etc. omvatten? Het toevoegen van additionele data aan het systeem zal tijd en middelen kosten. Deze additionele inspanning moet afgewogen worden tegen doelstellingen voor CMMS-gebruik en verwachte resultaten.

5. Beschikbare middelen voor CMMS-setup

Naast de tijdsinzet die vereist is voor een CMMS-setup, is het hebben van mensen die in staat en beschikbaar zijn om de taak te doen een belangrijke overweging. Zoals opgemerkt, is een CMMS-implementatie tijdrovend wat betekent dat onderhoudstechnici en managers tijd moeten afsteken van hun dagelijkse verantwoordelijkheden om apparatuur- en onderdelenlijsten te verzamelen.

6. Technische vaardigheid van softwaregebruikers

Bij het overwegen van een in-house CMMS-setup, moet zorgvuldig overwogen worden hoe tech-onderlegd systeemgebruikers zijn. Hoewel de systeemsetup relatief straightforward is, zullen tech-onderlegte operators waarschijnlijker de CMMS-implementatie snel en nauwkeurig voltooien met minder vereiste training dan diegenen die niet tech-onderlegd zijn.

CMMS-onboarding en implementatie is een belangrijke stap in het succes van het systeem. Een zorgvuldig overzicht van de doelstellingen, budget en middelen van een bedrijf zal een beslissing leiden over welke onboarding-diensten te gebruiken. Op minimaal, zal assistentie met datainvoer nodig zijn als er geen tech-onderlegte gebruikers met enige bekendheid met CMMS beschikbaar zijn. Terwijl onboarding-diensten niet goedkoop zijn, zullen ze dividenden uitbetalen op het einde wanneer het aankomt op het halen van onderhoudsbeheerdoelstellingen en verwachte ROI. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om alert te zijn op leveranciers die onbeperkte levenslange training en gratis setup aanbieden; geen van deze CMMS-functies zijn duurzaam of realistisch. Op dezelfde wijze, wees waakzaam voor CMMS-leveranciers die adverteren, geen training vereist – koop nu! Dit is ook niet waar. Vooruitgaan met een CMMS is een belangrijke investeringsbeslissing en vereist dat kopers deugdelijkheid doen door klantreviews te checken, opmerkingen over ondersteuning en training te lezen, en potentiële leveranciers om referenties in een relevante industrie te vragen. Uiteindelijk zal de geselecteerde CMMS de beste fit zijn voor de industrie, grootte, behoeften en budget van een bedrijf.