6 tekenen dat het tijd is om uw CMMS-applicatie te updaten.

Onderhoudsmanagers zijn niet beter dan hun tools, en fysieke tools zijn niet belangrijker dan virtuele:de systemen die werkorders, taak- en activadocumenten bevatten. Wanneer heeft u voor het laatst uw CMMS-software grondig geëvalueerd?

Als u niet weet dat CMMS staat voor 'computerized maintenance management software', kunt u er zeker van zijn dat u papieren workflows of een spreadsheetsysteem gebruikt. Dat is op zich al een reden om te upgraden. Maar zelfs als u al een gecentraliseerd systeem heeft, moet u regelmatig de gezondheid en prestaties ervan beoordelen, net zoals u zou doen met uw faciliteiten.

Terwijl de SaaS- en mobiele revolutie door de IT-industrie raasde, zijn veel bedrijfssystemen, waaronder CMMS, geëvolueerd. De markt breidt zich nog steeds uit. Volgens MarketsandMarkets zal de software voor onderhoud en facility management naar verwachting in 2019 $ 43 miljard overschrijden. Als u de afgelopen tijd niet het landschap van softwareleveranciers hebt onderzocht om nieuwe CMMS-toepassingsfuncties en flexibele prijsopties te vergelijken, is dit misschien het moment.

Hoe goed voldoet uw huidige CMMS-toepassing aan uw behoeften? Hier zijn zes tekenen dat het misschien tijd is om de CMMS-applicatie bij te werken.

Gebrek aan zichtbaarheid

Hoeveel weet u op een bepaald moment over de prestaties en het onderhoud van uw bedrijfsmiddelen en faciliteiten? Als het alleen al een hele dag kost om een ​​basisstatusrapport op te stellen, hoe neemt u dan snel een beslissing als het lot van uw baan, of de continuïteit van de dienstverlening, of de veiligheid van werknemers ervan afhangt?

Een moderne en gebruiksvriendelijke CMMS-toepassing moet realtime zichtbaarheid bieden door een willekeurig aantal faciliteits- en apparatuurstatistieken te volgen en te rapporteren, van CMMS-foutcodes tot uitvaltijd, voltooiing van werkorders, gebruiksuren en onderdelenvoorraad. Natuurlijk zal niet elke gebruiker deze meetwaarden tijdens elke procedure nodig hebben, maar door al uw gegevens in één systeem samen te brengen, biedt dit gemakkelijke toegang voor facility managers en andere besluitvormers. Toegang op basis van machtigingen biedt gebruikers de mogelijkheid om specifieke functies te gebruiken en tegelijkertijd de toegang tot functies te blokkeren die ze niet nodig hebben. Machtigingen kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van elke gebruiker, waardoor de interface overzichtelijker wordt en hun onmiddellijke taak eenvoudiger wordt.

Nalevingsproblemen

In elke branche zijn er codes en voorschriften die de veiligheids-, onderhouds- en functionele serviceniveaus regelen. In een op papier gebaseerde wereld vereist het naleven van deze voorschriften veel handmatige inspanning en - hoogstwaarschijnlijk - een facilitair manager met een geest als een stalen val.

De juiste geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware kan een groot deel van dit proces automatiseren om de nalevingspercentages te verhogen en overtollige arbeid te minimaliseren. Volg de status van uw apparatuur, voertuigen of faciliteiten via onze CMMS-toepassing en stel meldingen in om u te herinneren aan het verlopen van de garantie en routine-inspecties. U kunt ook de reparatiegeschiedenis loggen, alle eigendoms- en apparatuurdocumenten opslaan, inclusief O&M-handleidingen, specificatiebladen, ID-tags en afbeeldingen van apparatuurmodellen, en een schoon auditspoor bijhouden voor toekomstige inspecties of verzoeken.

Veranderingen op het werk die het onderhoud beïnvloeden

Als u slechts een paar apparaten of een kleinere faciliteit beheert, heeft u misschien geen behoefte aan een speciaal softwaresysteem. Je redt het prima met spreadsheets en een archiefkast. Voorlopig kan dat waar zijn. Maar als de omstandigheden veranderen - nieuwe voertuigen/apparatuur, verbeterde faciliteiten of nieuwe regelgeving - kunnen uw huidige workflows plotseling ontoereikend worden.

Als een van deze wijzigingen de komende zes maanden op stapel staat, is het een goed idee om nu te beginnen met het onderzoeken van oplossingen en een systeem op te zetten. Met de opkomst van meer SaaS-leveranciers die betaalbare CMMS-applicaties aanbieden, kunnen zelfs de kleinste operaties profiteren van gestroomlijnd werkorderbeheer en een database van externe contractanten. CMMS-applicaties zijn ook schaalbaar en kunnen gemakkelijk met een bedrijf meegroeien om aan veranderende operationele behoeften te voldoen. Door nu opties te onderzoeken of te beginnen met eenvoudige CMMS-toepassingsfuncties, loopt u voorop als het tijd is om grootschalige implementatiebeslissingen te nemen.

Download onze gratis CMMS-gids voor tips over hoe u tijd kunt besparen bij het onderzoeken van CMMS-toepassingen.

Uw technici dragen klemborden

Er is niets "mis" met het gebruik van een klembord op zich. Voor de komst van moderne bedrijfssoftware werkten technici en onderhoudspersoneel al tientallen jaren van papier. Maar als u een CMMS-toepassing bezit en uw werknemers zijn nog steeds door hun inspanningen te verdubbelen met op papier gebaseerde processen en het opnieuw invoeren van gegevens, is het misschien tijd om een ​​upgrade te overwegen.

Een cloudgebaseerd of hybride cloudsysteem zou de behoefte aan oudere, redundante workflows moeten elimineren door realtime toegang te bieden tot gegevens en rapporten vanaf elke locatie. Veel leveranciers bieden zelfs native mobiele apps zodat technici werkorders kunnen lezen, indienen, wijzigen en voltooien vanaf hun smartphones en tablets.

Gebrek aan integratie

Wisselt uw huidige CMMS gegevens uit met andere relevante bedrijfssystemen, zoals voorraadbeheer, vastgoedbeheer en boekhouding? Als u een 10 jaar oud servergebaseerd product gebruikt waarvan de leverancier stopte met het vrijgeven van updates, is het antwoord waarschijnlijk nee. Dit soort horizontale integratie is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw onderhoudseenheid de rest van het bedrijf ondersteunt.

Zoek daarom naar een CMMS-toepassing die ofwel native integratie ondersteunt met de systemen die u gebruikt (plug-and-play), ofwel een flexibele API (applicatieprogramma-interface) biedt voor integratie op maat. Als al het andere faalt, zorg er dan voor dat uw onderhoudsgegevens gemakkelijk en zonder boete uit uw database kunnen worden gehaald.

Mislukt werkorderproces

Werkorders zijn de levensader van bijna elke onderhoudsoperatie, dus een efficiënt beheer ervan kan het verschil maken tussen succes en falen als business unit. Als uw first-time fix (FTF)-percentage laag is en uw werkorders vaak achterlopen op schema, kunt u het probleem meestal herleiden tot defecte workflows of slecht gegevensbeheer.

Uw huidige CMMS-toepassing biedt bijvoorbeeld geen ingebouwde inventarisfunctie die is gekoppeld aan werkorders, dus uw technici zijn vaak halverwege een taak voordat ze beseffen dat ze niet over de benodigde onderdelen of materialen beschikken. Probeer bij het onderzoeken van systemen er een te vinden die uw huidige workflows ondersteunt en waar nodig verbeteringen kan aanbrengen. Het is ook belangrijk dat de werkorderfunctie de gebruikerstoegang uitbreidt tot bedrijfspersoneel en klanten - iedereen die mogelijk een aandeel heeft in uw faciliteiten en apparatuur.

Misschien is de echte vraag die je jezelf moet stellen niet:Wanneer is het tijd om te upgraden? maar Wat houdt me tegen? Nu CMMS-toepassingen steeds betaalbaarder en toegankelijker worden, gebruiken onderhoudseenheden in elke branche nieuwe systemen om de manier waarop ze werken te verbeteren en de overheadkosten te verlagen. Wacht niet tot het te laat is om uw volgende cmms-toepassing te vinden. Als u zich identificeert met een van de symptomen op deze lijst, is het tijd om onderzoek te doen en producten te vergelijken.