6 duidelijke signalen dat u uw CMMS vandaag nog moet upgraden

Onderhoudsmanagers zijn niet beter dan hun tools, en fysieke tools zijn niet belangrijker dan virtuele – de systemen die werkorders, taken en activadocumenten huisvesten. Wanneer heeft u uw CMMS-software voor het laatst grondig geëvalueerd?

Als u niet weet dat CMMS staat voor "computerized maintenance management software", is het een veilige gok dat u papierwerkstromen of een spreadsheetsysteem gebruikt. Dat op zich is al een reden om te upgraden. Maar zelfs als u al een gecentraliseerd systeem heeft, moet u regelmatig de gezondheid en prestaties ervan beoordelen, net zoals u dat met uw faciliteiten doet.

Naarmate de SaaS- en mobiele revolutie door de IT-industrie zoefde, hebben veel enterprisesystemen, inclusief CMMS, zich ontwikkeld. De markt groeit nog steeds. Onderhouds- en faciliteitsbeheersoftware wordt verwacht de $43 miljard te passeren tegen 2019, volgens MarketsandMarkets. Als u het landschap van softwareleveranciers recent niet heeft onderzocht, om nieuwe CMMS-applicatiefuncties en flexibele prijsopties te vergelijken, is nu misschien de tijd.

Hoe goed voldoet uw huidige CMMS-applicatie aan uw behoeften? Hier zijn zes signalen dat het tijd kan zijn om uw CMMS-applicatie te updaten.

Gebrek aan zichtbaarheid

Hoeveel weet u over de prestaties en het onderhoud van uw activa en faciliteiten, op elk gegeven moment? Als het een hele dag kost om een basisstatusrapport op te stellen, hoe neemt u dan een snelle beslissing als het lot van uw baan, de continuïteit van de dienst of de veiligheid van werknemers ervan afhangt?

Een moderne en gebruiksvriendelijke CMMS-applicatie zou realtime zichtbaarheid moeten bieden door het bijhouden en rapporteren op een willekeurig aantal faciliteits- en apparatuurmetrieken, van CMMS-foutcodes tot downtime, werkordervoltooiing, gebruiksur en onderdelenvoorraad. Natuurlijk heeft niet elke gebruiker tijdens elke procedure behoefte aan deze metrics, maar het brengen van al uw data in één systeem biedt gemakkelijke toegang voor faciliteitsmanagers en andere beslissers. Rechtengebaseerde toegang geeft gebruikers de mogelijkheid om specifieke functies te gebruiken terwijl toegang tot functies die ze niet nodig hebben geblokkeerd wordt. Rechten kunnen eenvoudig gewijzigd worden om de behoeften van elke gebruiker weer te geven, wat helpt de interface te ontdoen en hun directe taak te vereenvoudigen.

Nalevingsproblemen

In elke industrie zijn er codes en voorschriften die veiligheid, onderhoud en functionele serviceniveaus regelen. In een papiergebaseerde wereld vereist het naleven van deze voorschriften veel handmatige inspanning en – waarschijnlijk – een faciliteitsmanager met een geheugen als een staalval.

De juiste computerized maintenance management software kan een groot deel van dit proces automatiseren om nalevingspercentages te verhogen en redundante arbeid te minimaliseren. Volg de status van uw apparatuur, voertuigen of faciliteiten via onze CMMS-applicatie, en stel meldingen in om u aan verloopdatums van garanties en routinematige inspecties te herinneren. U kunt ook reparatiegeschiedenis loggen, alle activa- en apparatuurdocumenten huisvesten inclusief O&M-handleidingen, specificatiebladen, ID-tags en apparatuurafbeeldingen, en een schone audittrail behouden voor toekomstige inspecties of verzoeken.

Werkveranderingen die onderhoud beïnvloeden

Als u slechts een paar apparaten of een kleinere faciliteit beheert, voelt u misschien geen behoefte aan een toegewijde softwaresysteem. U beheert prima met spreadsheets en een archiefkast. Voorlopig mag dat waar zijn. Maar als omstandigheden veranderen – nieuwe voertuigen/apparatuur, geüpgradede faciliteiten, of nieuwe regelgevende uitdagingen – kunnen uw huidige werkstromen plots onvoldoende worden.

Als een van deze veranderingen op de planning staat voor de komende zes maanden, is het een goed idee om nu te beginnen met het onderzoeken van oplossingen en een systeem op te zetten. Met het opkomen van meer SaaS-leveranciers die betaalbare CMMS-applicaties aanbieden, kunnen zelfs de kleinste operaties profiteren van gestroomlijnd werkorderbeheer en een database van externe aannemers. CMMS-applicaties zijn ook schaalbaar en kunnen eenvoudig mee groeien met een bedrijf om veranderende operationele behoeften weer te geven. Door nu opties te onderzoeken of te beginnen met eenvoudige CMMS-applicatiefuncties, bent u voorop wanneer de tijd komt om groterschalige implementatiebeslissingen te nemen.

Voor tips over hoe u tijd kunt besparen bij het onderzoeken van CMMS-applicaties, download onze gratis CMMS-gids.

Uw technici dragen nog steeds klemborden

Er is niets "mis" met het gebruik van een klembord an sich. Technici en onderhoudspersoneel hebben decennialang van papier gewerkt vóór het avontuur van moderne bedrijfssoftware. Maar als u een CMMS-applicatie bezit en uw werknemers nog steeds hun inspanningen verdubbelen met papiergebaseerde processen en data-herinvoer, is het misschien tijd om een upgrade te overwegen.

Een cloud-based of hybride cloud-systeem zou de noodzaak voor oudere, redundante werkstromen moeten elimineren door realtime toegang tot data en rapporten vanaf elke locatie te bieden. Veel leveranciers bieden zelfs native mobiele apps aan, zodat technici werkorders van hun smartphones en tablets kunnen lezen, indienen, wijzigen en voltooien.

Gebrek aan integratie

Wisselt uw huidige CMMS data met andere relevante bedrijfssystemen, zoals voorraadbheer, vastgoedbeheer en boekhouding? Als u een 10 jaar oud server-gebaseerd product gebruikt waarvan de leverancier updates stopte met uitbrengen, is het antwoord waarschijnlijk nee. Dit soort horizontale integratie is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw onderhoudseenheid de rest van het bedrijf ondersteunt.

Daarvoor zoek een CMMS-applicatie die ofwel native integratie ondersteunt met de systemen die u gebruikt (plug-and-play), of een flexibele API (application program interface) biedt voor custom integratie. Als alles faalt, zorg er dan voor dat uw onderhoudsdata gemakkelijk uit uw database geëxtraheerd kan worden zonder boete voor het doen ervan.

Mislukkend werkorderproces

Werkorders zijn het levensbloed van bijna elke onderhoudsoperatie, dus het efficiënt beheren ervan kan het verschil maken tussen succes en falen als zakelijke eenheid. Als uw first-time fix (FTF) ratio laag is en uw werkorders vaak achter schema lopen, kunt u het probleem meestal terugvoeren tot foutieve workflows of slecht databeheer.

Bijvoorbeeld: uw huidige CMMS-applicatie biedt geen ingebouwde voorraadoefening verbonden aan werkorders, zodat uw technici vaak halverwege een taak erachter komen dat ze de benodigde onderdelen of materialen niet hebben. Tijdens het onderzoeken van systemen, probeer er eentje te vinden die uw huidige werkstromen ondersteunt en verbeteringen bringt waar nodig. Het is ook belangrijk dat de werkorderfunctie gebruikstoegang uitbreidt naar bedrijfspersoneel en klanten – wie ook een belangen in uw faciliteiten en apparatuur kan hebben.

Misschien is de echte vraag die u uzelf moet stellen niet Wanneer is het tijd om te upgraden? maar Wat houdt me tegen? Naarmate CMMS-applicaties steeds betaalbaarder en toegankelijker worden, nemen onderhoudseenheden in elke industrie nieuwe systemen aan om de manier waarop ze werken te verbeteren en overheadkosten te verlagen. Wacht niet tot het te laat is om uw volgende CMMS-applicatie te vinden. Als u zich herkent in een van de symptomen op deze lijst, is het tijd om te beginnen met onderzoek en producten te vergelijken.