Uw Uitgebreide CMMS Kopen Gids: Assetprestaties Maximaliseren

Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) zijn een populaire keuze in veel industrieën voor het beheren van onderhoudsactiviteiten van alle typen. Data uit 2017 toonde aan dat 78% van de bedrijven die een CMMS-systeem adopteerden, een positieve verbetering in apparatuurslevensduur zagen. Deze resultaten zijn tastbaar, en er is zeker een voordeel aan het benutten van een georganiseerd en compleet systeem om deze activiteiten te beheren.

Aan de andere kant wijst additionele data van Maintenance World erop dat tussen 40% en 80% van CMMS-implementaties mislukken. Een van de beste manieren om uw project te laten slagen is om goed te plannen voor de evaluatie, testen en implementatie van een CMMS-systeem. Deze gids helpt u een overzicht te geven van de belangrijke componenten, definities, voordelen en kosten geassocieerd met de veel populaire aanbiedingen op de markt. Deze informatie is relevant voor elke bedrijfsgrootte, van kleine lokale operaties tot internationale enterprises.

In deze gids bespreken we:

• Wat Zijn CMMS-programma's?
• Wie Gebruikt CMMS?
• Hoe Werkt CMMS?
• Voordelen van het Gebruik van een CMMS
• Veelvoorkomende Functies van CMMS-software
• Hoe de Juiste CMMS te Selecteren
• Hoeveel Kost CMMS-software?

Wat Zijn CMMS-programma's?

Een CMMS is ontworpen om alle onderhoudsbeheeractiviteiten voor een enkele site of een heel enterprise te stroomlijnen. Zoals de naam impliceert, zijn dit softwareprogramma's die integreren met additionele hardware, zoals scanners en sensoren, om een uitgebreid overzicht van een faciliteit of magazijn te bieden. Er zijn een aantal gerelateerde softwaresystemen die vergelijkbaar zijn met een CMMS, en de functies tussen hen kunnen op momenten overlappen. Hier is een kijkje naar een paar vergelijkbare typen softwareoplossingen die door bedrijven vandaag gebruikt worden:

• Enterprise Asset Management (EAM). Naarmate bedrijven in groei zijn, kan het tracken van elk individueel asset moeilijker worden. Een EAM biedt een complete oplossing voor het beheren van assets over alle sites die een bedrijf controleert. Heel vergelijkbaar met een CMMS, bevat een EAM vaak vergelijkbare functies naast integratie met een groter Enterprise Resource Planning (ERP)-platform. Deze verbinding geeft EAM-gebruikers de mogelijkheid om assets te tracken en te monitoren naast het koppelen van kosten aan hun corporate financiële activiteiten.
• Facilities Maintenance (FM). Een FM-software stelt gebruikers in staat om preventief onderhoudswerkorders te tracken en voltooien en basisinformatie voor elk asset te monitoren. Deze functies zijn altijd opgenomen als een kerncomponent van CMMS-platforms.
• Preventive Maintenance (PM). Dit is een ander type software dat zich richt op het proces van het voltooien van werkorders voor onderhoudsactiviteiten. Ze bevatten meestal kernfuncties voor het plannen, uitvoeren en tracken van al dit preventieve onderhoudswerk. Deze worden vaak gegroepeerd met een heel vergelijkbare lijn van softwareprogramma's bekend als werkorderbeheersystemen.
• Fleet Maintenance. Elk bedrijf dat een vloot van vrachtwagens of voertuigen exploiteert, heeft unieke overwegingen, waaronder kilomertracking en routeplanning. Er zijn softwareprogramma's die de mogelijkheid omvatten om deze details te tracken, en u kunt ze ook in sommige CMMS-platforms vinden die aangepast zijn voor de behoeften van vlootoperators.

Wie Gebruikt CMMS?

Onderhoudsbeheersoftware wordt nu gebruikt in bedrijven van alle groottes over industrieën over de hele wereld. Kijken naar de drie grote bedrijfsgrootte-tiers kan u helpen begrijpen waar uw bedrijf past en welke serviceniveaus beschikbaar kunnen zijn:

• Grote Enterprises. De meeste van deze bedrijven hebben complete ERP-systemen al geïmplementeerd en gebruiken een vorm van EAM of CMMS om hun assets te beheren. Een bedrijf van deze grootte moet erg bewust zijn over verandering en vereist meestal aanpassing en talloze third-party integraties bij het evalueren van elk nieuw systeem. De CMMS-platforms die aan de behoeften van grote enterprises kunnen voldoen, zijn meestal complexer en aanpasbaar met duizenden potentiële functies.
• Middelgrote Bedrijven. Een bedrijf dat als een middelgroot bedrijf beschouwd wordt, is meestal in overgang en ondergaat een langdurig proces van het vestigen van robuuste basisprocessen en het schalen van operaties. Ze hebben misschien niet alle functies van volledig-functionele EAM- en ERP-systemen nodig, maar ze kunnen enkele unieke behoeften hebben die verder gaan dan de kernfunctionaliteit van een basale CMMS. Het is belangrijk voor deze klanten om de flexibiliteit van elk nieuw CMMS-systeem te overwegen en hoe het platform mee kan groeien met hun bedrijf.
• Kleine Bedrijven. Dit segment van bedrijven wordt momenteel bediend door meer dan duizend CMMS-leveranciers. Een groot aantal opties kan software-evaluatie moeilijk maken voor deze klanten. De beste manier voor een klein bedrijf om een CMMS te evalueren is om de kernfuncties van het systeem, de gemak van implementatie en de mogelijkheid om de hoogste prioriteitsbehoeften te vervullen, te beoordelen.

Bij het evalueren van een CMMS en het creëren van een bronnen- en trainingsplan, is het ook belangrijk om na te denken over de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf die het systeem zullen gebruiken. Er zijn een aantal rollen die aanzienlijk kunnen profiteren van het benutten van een CMMS. Deze omvatten:

• Onderhoudsmanagers
• Faciliteits- of Operations Manager
• Inventaris Manager
• Total Productive Maintenance (TPM) Manager
• EH&S personeel
• Technici
• Productiepersoneel
• Contractanten
• IT-afdeling

Bedrijven kunnen bijna elke combinatie van toegangsmachtigingen voor hun CMMS kiezen. In sommige gevallen kan een lean deployment gebruikt worden, met onderhoudsbeheer als enkele van de weinige bronnen met toegang tot het systeem. In andere is de inspanning veel meer collaboratief en inclusief, met een aantal afdelingen betrokken. Binnen uw organisatie is het belangrijk om te overwegen wie betrokken moet zijn, welke verantwoordelijkheden ze hebben en hoe ze waarde kunnen toevoegen aan een CMMS-implementatie.

Hoe Werkt een CMMS?

Een CMMS biedt een gecentraliseerd platform voor het beheer van alle onderhoudsactiviteiten. Dit platform verbindt operators, planners, executives en andere bronnen op een manier die hen helpt hun taken effectiever uit te voeren. Het biedt ook zichtbaarheid en transparantie in belangrijke data aan iedereen betrokken. Bij het nadenken over hoe een CMMS gebruikt wordt, zijn er vier sleutelfuncties om in gedachten te houden:

• Probleemidentificatie. Wanneer er een issue is in een fabriek of magazijn, helpt een CMMS om snel te identificeren wat er mis is en wat er als volgende moet gebeuren om het op te lossen. Omdat het hele systeem verbonden is, is het gemakkelijk om elk probleem te identificeren, zoals inventarisverlies, kostenoverloop of apparatuurfout.
• Werkbeheer. De centrale functie van een CMMS is om werkverzoeken voor preventief, voorspellend en correctief onderhoud te organiseren en te voltooien. De software zal tools hebben niet alleen voor het loggen van werk, maar ook voor het beheren van goedkeuringen en het stroomlijnen van workflows.
• Oorzaakanalyse. Een effectief onderhoudsprogramma zou een gedefinieerd proces moeten hebben voor het bepalen van de oorzaak van elk apparatuurfout of andere issues. Door een CMMS te benutten om deze activiteit te tracken en het digitaal te maken, wordt het veel gemakkelijker om informatie over herhaalde fouten te vinden en de kennis van het hele team te benutten om robuuste oplossingen te vinden.
• Historische Records. Wat records betreft, is een CMMS een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw archief accurat en goed voorbereid is voor eventuele audits of historische reviews. Een digitaal recordarchief is ook de beste manier om informatiedeling tussen uw team en eventuele third-party contractanten of stakeholders snel en effectief te maken.

Voordelen van het Gebruik van een CMMS

Het gebruik van een CMMS houdt uw hele bedrijf georganiseerd en heeft een aantal voordelen ten opzichte van traditionele methoden en handmatige tracking. Enkele van de primaire voordelen van een CMMS omvatten:

• Effectieve onderhoudsplanning en -planning
• Werkorderbeheer
• Verminderde overuren
• Verbeterde veiligheid
• Bedrijfsbrede transparantie
• Verminderde apparatuurdowntime
• Minder papierwerk
• Verbeterde productiviteit
• Nauwkeurige reserveonderdeleninventaristellingen
• Duidelijke metrics, KPI's en reporting

Deel van de uitdaging bij het kiezen van een CMMS is het vinden van een systeem dat een balans van functies en waarde heeft die goed afgestemd zijn op de behoeften van uw organisatie. Om de voordelen van een CMMS te maximaliseren, zelfs als u er al een heeft, moet u routinematig bekijken of u de grote voordelen en eventuele nieuwe functies die vrijgegeven zijn, benut.

Veelvoorkomende Functies van CMMS-software

Een CMMS is een multi-faceted platform dat draait om een aantal belangrijke functies die allemaal verbonden zijn met een centrale database. Bij het evalueren van software, begin altijd met deze kernfuncties om ervoor te zorgen dat ze op een manier ontworpen zijn die goed past bij uw behoeften. Hoewel de meeste CMMS-softwareprogramma's deze functies zullen bevatten, kunnen ze heel verschillende tools en configuratieopties bieden.

Werkorderbeheer. Zoals eerder vermeld, vertegenwoordigt werkorderbeheer de kernfunctie van alle CMMS-systemen. Een effectieve werkorderbeheerworkflow zal gebruikers toestaan om werkorderstatus gemakkelijk te bekijken, personeel en onderdelen toe te wijzen en werkordervoltooiing te verwerken. Naast deze, omvatten veel van de toonaangevende CMMS-platforms ook de mogelijkheid om:

• Oorzaakinformatie toewijzen
• De creatie van nieuwe werkorders automatiseren
• Extra documentatie aan individuele orders bijvoegen
• Automatisch werkorders genereren voor preventieve onderhoudstriggers

Inventarisbeheer. De typische faciliteit kan potentiëel duizenden individuele onderdelen en accessoires bevatten die nodig zijn om apparatuur on-site te onderhouden. Een CMMS zal meestal ondersteuning bieden voor beheer van deze inventaris, inclusief tools voor het organiseren van leveranciers, het bekijken van kosten en het instellen van inventarisniveaus.

Arbeidsbeheer. Personeel, zowel intern personeel als contractanten, vertegenwoordigt een belangrijke bron voor het voltooien van onderhouds- en faciliteitsgerelateerde activiteiten. Data zoals salaris, diensten en certificeringen kunnen meestal binnen een CMMS getrackt worden en bieden een duidelijk beeld van wie beschikbaar is en voor welk type werk.

Assetmanagement. We hebben al hierboven vermeld dat EAM- en CMMS-systemen vaak met elkaar vergeleken worden, met beide assetmanagement als kernfunctie aanbieden. Hoewel de assettrackingfuncties misschien niet zo uitgebreid zijn in een CMMS vergeleken met een EAM, zullen de meeste systemen een assetregister, gedefinieerde apparatuurlocaties en prestatiedata omvatten. Een grote variabele onder CMMS-platforms is ondersteuning voor third-party peripherals zoals meters, sensoren en andere apparatuur die gebruikt kan worden voor real-time monitoring van apparatuur.

Hoe de Juiste CMMS te Selecteren

Het is een goed idee om een projectteam te vormen om een CMMS voor uw bedrijf te evalueren en te selecteren. Dit zal helpen uw team gefocust te houden op een passende deadline en budget om uw algehele project op spaar te houden. Daarnaast kunt u een paar van deze belangrijke stappen overwegen bij het plannen van uw evaluatie:

1. Begin met het overwegen van de grootte van uw bedrijf en de grote strategische prioriteiten die een CMMS kan ondersteunen. Dit helpt u een passende initiële scope van functies voor een ideale CMMS te selecteren die een lijst van potentiële leveranciers direct kan verlijnen.
2. Vergelijk uw gewenste functies met elk systeem en elimineer die die niet goed passen bij uw bedrijfsbereik of bruikbaarheidsbeperkingen hebben die uw implementatie negatief kunnen beïnvloeden.
3. Bekijk de ondersteunde hardware, third-party integraties en eventuele API-functies die beschikbaar zijn voor elke optie. Dit is een geweldige tijd om echt te vergelijken hoe een CMMS in staat zal zijn om te integreren met uw bestaande systemen en processen.
4. Bespreek training en ondersteuningsopties met elke leverancier, inclusief eventuele extra kosten geassocieerd met een softwarerollout en onderhoud. Veel bedrijven zullen verschillende manieren hebben om deze kosten te berekenen, en het is vitaal om het belang en de kosten van lopende trainingsbehoeften niet te onderschatten.
5. Na het voltooien van een initiële review, kunt u een uitgebreide ROI voor uw CMMS-implementatie samenstellen en de voordelen vergelijken onder uw definitieve lijst van leveranciers.

Hoeveel Kost CMMS-software?

CMMS-softwareleveranciers zullen meestal een of meer van de volgende basisprijsplannen aan hun klanten aanbieden. Deze opties worden getoond in volgorde van algemene voorkeur van kleinere bedrijven naar grotere. De meeste kleinere operaties zouden de beste waarde vinden door plannen te selecteren die per gebruiker rekenen, terwijl grote organisaties de potentiële voordelen van onbeperkte plannen of die die zich richten op meer uitgebreide behoeften moeten overwegen.

• Per Gebruiker, Per Maand. Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende CMMS-kostenstructuur die vandaag gezien wordt, waarin de prijs gebaseerd is op een maandelijkse fee voor elke gebruiker van het systeem. Soms wordt dit berekend op basis van het aantal gelijktijdige gebruikers die op elk gegeven moment actief zijn op het systeem. In andere gevallen is het gebaseerd op het aantal actieve gebruikers geregistreerd in het systeem. U kunt ook gelaagde prijzen zien gebaseerd op het niveau van toegang dat voor iedereen nodig is, zoals een faciliteitsmanager versus een onderhoudstechnicus.
• Per Maand. In het geval van een eenvoudige per maand planning, zult u doorgaans prijzen vinden die variëren op basis van het aantal gebruikers, locaties of functies die geleverd worden. Er kunnen ook grote verschillen zijn gebaseerd op het niveau van aanpassing en ondersteuning die door de leverancier geboden wordt.
• Eenmalige Licentiekost. Doorgaans gereserveerd voor grotere enterprises die volledige controle over de deployment willen, bieden sommige leveranciers software voor een eenmalige fee. Deze optie omvat een grotere voorafgaande licentiekost die dan meestal de klant onbeperkte toegang geeft tot veel functies en de mogelijkheid van lange-termijn kostenbesparingen.

Naast de directe softwarekosten, neem ook eventuele secundaire bronnen op zoals training, ondersteuning, onderhoud en implementatiekosten. Dit is met name belangrijk bij het beoordelen van uw ROI en ervoor te zorgen dat u de tastbare waarde en het voordeel van uw nieuwe CMMS-systeem kunt kwantificeren.

Meer Lezen over CMMS-software

Voor meer informatie over CMMS-software, bezoek de volgende bronnen:

• Guide to CMMS Acquisition & Implementation (FT Maintenance)
• The Role of CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Principles of CMMS Implementation (ResearchGate)
• Guide to Selecting a CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Your Guide to Success (FMX)
• CMMS, CAFM, and EAM: Your Guide to Facility Management Software (Accruent)
• A Guide to Stress-Free CMMS Implementation (Real Asset Management)
• A CMMS Requirements Case Study (Science Direct)
• CMMS Guide (Maintenance Care)
• CMMS Systems (WBDG)