7 Bewijzen Manieren om uw CMMS Waarde te Maximaliseren

Valentijnsdag is om de hoek en naast het besproeien van uw geliefde, vriend of familie met hartjes en zoenen op deze liefdevolle dag, denken wij bij Hippo CMMS dat het belangrijk is om liefde te tonen aan uw getrouwe CMMS software. Uw onderhoudsbeheersoftware zou zich verwaarloosd kunnen voelen als u al een tijdje geen werkorder heeft aangemaakt of uw apparatuurrecords heeft bijgewerkt – dus wat betere tijd om te herorganiseren en weer op de rails te komen dan nu?

Om u in de stemming te brengen, hebben we ons geweldige data integratie en trainingsteam ondervraagd over manieren om uw bestaande CMMS systeem beter te stroomlijnen. Ze kwamen met enkele veelvoorkomende issues die klanten hebben wanneer ze niet genoeg tijd met hun software besteden en eenvoudige manieren om dit te verhelpen.

1. LIEFDE IS GEDULDIG – Het duurt tijd om uw account in te richten

Als u net een CMMS software voor uw onderhoudsafdeling heeft aangeschaft, sta dan klaar om veel tijd ermee door te brengen. Correcte CMMS implementatie vereist een systematisch proces om ervoor te zorgen dat alle gebruikers, activa, apparatuur, voorraad, en bijbehorende documenten, ID-tags en afbeeldingen worden toegevoegd. Wat het meest tijd kost is het verzamelen van al deze data en het invoeren in uw database. Wees geduldig met dit proces en begrijp dat uw tijdlijn afhangt van vier hoofdfactoren; of u al een bestaand onderhoudssoftware heeft, uw implementatiebudget, de vereiste tijdslijn, en of u een toegewezen interne bron heeft of niet. Onze post over vier factoren die setup beïnvloeden, legt deze items in meer detail uit.

Naast het waarborgen van geduld in de setupfase, moet u ook rekening houden met de lange tijd die het kan kosten om al uw gebruikers correct in het systeem te trainen. Als u een groter onderhoudsteam heeft, kan het plannen van sessies relevant voor elke functie tijd kosten en het laten meesteren van belangrijke softwarefuncties, laat staan ALLE modules, vereist een significante investering in man-uren. Onze post over hoe u training voor uw team kunt optimaliseren biedt geweldige suggesties over hoe u uw personeel kunt laten opstarten met een CMMS in de minste hoeveelheid tijd.

Het punt hier is om te begrijpen dat nieuwe systemen tijd kunnen kosten om in te richten en kennis te diffuseren naar de rest van uw team. Geloven dat u een volledig functionele CMMS binnen één maand na aankoop zult hebben, is misschien niet realistisch. Pas redelijke tijdlijnen toe op zowel training als setup, en wees geduldig met de vooruitgang.

2. LIEFDE MOET NIET GECOMPLICEERD ZIJN – Ontwar uw database

Is uw CMMS vol verouderde apparatuur, gebruikers die al 2 jaar gepensioneerd zijn, en een lijst met preventieve onderhoudstaken die u maanden geleden heeft voltooid? Als dat als uw database klinkt, dan is het tijd om een winterschoonmaak te implementeren. Op de hoogte blijven van departementale veranderingen betekent uw CMMS bijwerken om huidige praktijken na te bootsen, immers uw software zou een digitale weerspiegeling moeten zijn van uw onderhoudsoperaties. Voor correcte CMMS implementatie, neem de tijd (we raden een keer per maand aan) om oude apparatuur uit het systeem te halen, gebruikerscontactinformatie bij te werken, en de frequentie waarmee uw PM's worden gegenereerd te wijzigen. Onze post over CMMS valkuilen legt best practices uit om uw database te ontwarren en uw systeem weer op de rails te brengen.

3. LIEFDE IS CONSISTENT EN FREKVENT – Voeg consistente dataformattering toe, frequent

Een goed functionerende gebruiksvriendelijke CMMS krijgt de aandacht die het verdient op een frequente basis. Uw systeem moet geïntegreerd zijn in de dagelijkse onderhoudsactiviteiten en niet een laatst-minuut nagedachte. Dit helpt u om dubbele invoer of inhaalslag te vermijden op werkordermodificaties, taken afvinken op uw lijst, en uw arbeidsuren te tracken. Het gebruik van een mobiele CMMS app om data in te voeren is een eenvoudige manier om consistente en tijdige updates van uw systeem te waarborgen, aangezien informatie die via de app wordt bijgewerst, instantane over het hele systeem wordt gediffunderd.

Naast het frequente gebruik van uw systeem, moet u uw best doen om consistentie te bewaren bij het invoeren van data. Dit kan zo granulair zijn als het waarborgen dat alle apparatuur dezelfde naamgevingsconventie gebruikt, bv. Air Handler Unit in plaats van AIR HANDLER unit, of het kan op grotere schaal zijn zoals het waarborgen dat elke PM een juiste taakchecklist heeft of dat werkorder prioriteitsniveaus altijd gebruikt worden. Bepaal juiste invoer wanneer u data voor het eerst aan uw systeem toevoegt en houd die formatering aan. Proofread uw informatie voordat u opslaat of wijst een toegewezen werknemer aan om informatie consistent in te voeren. Dit zal het vinden van informatie veel makkelijker maken en een cluttered oogzorgen omzetten in een informatieve lijst.

4. LIEFDE IS VAARDIG – Toon uw onderhoudsteam wat liefde

Naast vriendelijk zijn tegenover uw CMMS, is het de tijd nemen om uw personeel te waarderen. Uw team werkt hard om ervoor te zorgen dat dagelijkse taken worden voltooid en de algehele faciliteit soepel draait, dus toon ze ab en toe wat liefde. Onze post over 31 manieren om uw onderhoudsafdeling te motiveren heeft enkele geweldige ideeën over leuke teamuitstapjes of het aanwakkeren van eigenaarschap en doel in uw werknemers. Het herkennen van uw teams inspanningen kan zo simpel zijn als een korte notitie schrijven aan uw onderhoudstechnicus in de opmerkingensectie van een werkorder of ze uitnodigen voor lunch om een speciale prestatie te vieren. Een gelukkige werkmacht is de sleutel tot het waarborgen van productiviteit en hogere werkwaliteit.

5. LIEFDE ZIT IN DE DETAILS – Voeg documenten, afbeeldingen, ID-tags en meer toe aan uw database

Zoekt u vaak naar O&M handleidingen of papiergebaseerde datasheets in uw archiefkasten? Raakt u in de war tussen de ene air handler unit en de andere? Als u een onsje moeite doet om informatie te zoeken, dan moet u uw proces serieus heroverwegen. Een van de beste delen van een CMMS software is de mogelijkheid om documenten, ID-tags en afbeeldingen te koppelen aan hun respectieve activum of apparatuur. Informatie die aan apparatuur gekoppeld is, kan snel en gemakkelijk via het systeem worden geopend. U kunt facturen, contracten en meer aan elke werkorder koppelen zodat deze documenten nooit verloren gaan in een serie mappen of kasten. Neem de tijd om belangrijke materialen toe te voegen aan activa die u frequent gebruikt. Een goede rule of thumb is om een document/afbeelding aan het systeem toe te voegen als u het ooit meer dan één keer nodig had. Om dit proces beheersbaarder te maken, geef uzelf document/afbeelding invoerdoelen zoals het toevoegen van vijf nieuwe veelgebruikte documenten per dag aan uw systeem. Meer tijd vooraf besteden bespaart u waardevolle tijd in de toekomst.

Bonus Tip: In plaats van door uw kantoor te kammen om belangrijke documenten te vinden en te scannen zoals O&M handleidingen of uren te lopen door uw faciliteit om foto's te maken van apparatuur/ID-tags, zoek ze online. Meeste instructies en O&M handleidingen kunnen gedownload worden van de leverancierswebsite, terwijl apparatuurafbeeldingen een simpele Google afbeeldingszoektocht vereisen. Vertrouw ons, het is een enorme tijdbesparing en uw techs zullen u danken voor het leveren van meer info aan hun vingertoppen.

6. LIEFDE HEeft GRENZEN – Ken uw systeemlimitaties

Als alle goede dingen, heeft een CMMS systeem zijn limieten. Software is alleen zo goed als de data die u erin zet. Het zal uw werkorders niet magisch door telepathie tonen – iemand moet handmatig data in de velden invoeren en opslaan. Hoewel spraakherkenningsoftware en automatische schrijftools een lange weg hebben afgelegd, is niets zo goed als een mens. Het punt is, begrijp de functies en functies van uw systeem voordat u het koopt. Weet welke data automatisch bijwerkt en welke handmatig ingevoerd moet worden, zodat u duidelijke verwachtingen heeft van de mogelijkheden van de software.

Als uw software u niet alle functionaliteit biedt die uw bedrijf vereist, moet u misschien uw softwarekeuze heroverwegen of misschien is het een kwestie van iets meer geld uitgeven aan data integratie. Meeste CMMS leveranciers bieden volledige data integratiediensten, waar de leverancier verantwoordelijk is voor dataverzameling (uw O&M handleidingen uploaden, uw reserveonderdelenvoorraad opnemen, alle apparatuur toevoegen, etc.) alsook account setup. Het inhuren van dit werk kan uw organisatie veel tijd besparen en ervoor zorgen dat uw database correct ingesteld en geoptimaliseerd is vanaf het begin. Custom development kan ook uw systeem's huidige limieten overwinnen. Veel leveranciers zullen met u samenwerken om custom modules voor uw organisatie te creëren tegen een prijs. Als deze nieuwe tool waarde toont voor andere klanten, kan de leverancier akkoord gaan de ontwikkelingskosten te delen. Verken uw opties en begrijp hoe u het beste met limieten omgaat.

7. LIEFDE IS AVONTUURIJK – Probeer een nieuwe module uit

Technologie evolveert constant, wordt meer gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk voor alle typen technische vaardigheidsniveaus. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van nieuwe functies die uw CMMS leverancier heeft ontwikkeld sinds u het systeem initieel aankocht. Het kan het geval zijn dat u uitzonderlijke waarde kunt halen uit een barcoding systeem of interactieve vloerplannen zonder meer te betalen voor de functie. Als u zich niet avontuurlijk genoeg voelt om geavanceerde functies te gebruiken, probeer dan voordeel te trekken uit een meer basisfunctie waar u nog geen tijd voor had om in te duiken. Krachtige rapportagetools kunnen inzicht geven in alle aspecten van uw onderhoudsoperaties en, nog beter, ze zijn heel makkelijk te maken. U kunt ze zelfs "set it and forget it" door rapport e-mails te triggeren op een frequentie van uw keuze. Maak een wandeling op de wilde kant en duik in een nieuwe functie, uw bedrijf is zeker om voordeel te zien door functies te benutten die verder gaan dan simpele werkorderbeheer.

Liefde tonen aan uw systeem stelt u in staat om er meer uit te halen, of het nu nieuwe functies benutten of databaseonderhoud opscherpen. Door meer tijd vooraf te besteden aan het correct toevoegen van activuminformatie en het opschonen van een cluttered interface, zullen u en uw team later veel efficiënter werken. Onthoud, iedereen houdt ervan gewaardeerd te voelen, en uw CMMS software is geen uitzondering.

Om meer te leren over het optimaliseren van uw CMMS, contacteer ons vriendelijke supportteam.