Drie bewezen stappen om sourcing-technologie af te stemmen op uw zakelijke strategie

Inkoopteams die legacy-tools gebruiken worstelen vaak om hun volle potentieel te bereiken en hun zakelijke impact te maximaliseren. Ze kunnen onbewust achterblijven bij concurrenten die processen automatiseren en innovatie drijven met moderne software-as-a-service (SaaS) e-sourcing strategieën.

De voordelen van moderne oplossingen stoppen niet bij gebruiksgemak. Volgens een enquête van Deloitte leverden 61 procent van de inkoopleiders betere jaar-op-jaar besparingen na het dichteren van legacy-systemen en het implementeren van nieuwere tools.

Vooruitkijkende chief procurement officers (CPOs) keren zich tot moderne technologieën om inzicht te krijgen in inkoopimpact en besparingen. In het proces worden ze de drijvende kracht achter enterprise-brede transformatie. Maar met tal van opties om uit te kiezen in de markt van vandaag, kan het vinden van de juiste sourcing-oplossing om deze transformatie te bereiken een uitdaging zijn.

Hier zijn drie lessen die inkoopleiders moeten overwegen als ze kijken om te re-toolen met een moderne sourcing-oplossing die afgestemd is op de algehele zakelijke strategie.

Vereenvoudig het samenwerkingsproces

Het zakelijke landschap evolueert sneller dan ooit, wat betekent dat slimme CPOs hun teams proactief moeten transformeren om voorop te lopen. Sourcingteams richten zich vaak op kostenbesparing, maar in het competitieve landschap van vandaag moet inkoop de focus verschuiven om meer te worden dan een kostenkantoor. CPOs moeten echte zakelijke impact drijven en samenwerken om strategische resultaten te leveren.

Volgens een studie van McKinsey & Company verhoogt het implementeren van collaboratieve processen en tools de productiviteit met 20-30 procent in wereldwijde softwareontwikkelteams. Wanneer inkoopleiders user-friendly tools kampioeneren die samenwerking en innovatie drijven, kunnen ze de kans op positieve resultaten voor hun teams vergroten.

Het sourcingteam bij VMware, een wereldwijde leider in cloud-infrastructuur en digitale werkruimtetechnologie, beheert $2 miljard aan jaargasten. Met zoveel geld op het spel, is zwakke adoptie van een sourcingtool uit den boze. Na jaren van het gebruik van een legacy-tool — en te realiseren dat de ROI praktisch niet-bestaande was — wist het team dat het de switch moest maken naar een simpelere en meer gebruiksvriendelijke e-sourcingtool.

In het evaluatieproces prioriteerde VMware een oplossing die intuitief was voor sourcingteams en stakeholders. Eenmaal de team een moderne sourcingtool implementeerde, werd samenwerking snel een focuspunt voor interacties tussen stakeholders, leveranciers en het inkoopteam, wat pijnpunten zowel intern als extern verlichtte.

Pleiten voor betere stakeholderbetrokkenheid

Stakeholderbetrokkenheid is een duidelijke en cruciale volgende stap. Het succes van sourcingteams is gebaseerd op vertrouwen en samenwerking. Omdat kennisdeling toelaat voor betere afstemming en direct inzicht in strategische zakelijke doelen, kunnen stakeholders helpen sourcing projecten te prioriteren en resultaten te leveren die succes drijven.

Eenmaal VMware een moderne SaaS e-sourcingtool implementeerde, sprongen stakeholders snel aan boord. Zegt Kelle Garcia, Center of Excellence manager voor globale strategische sourcing: "Onze stakeholders zijn aangenaam verrast. Vroeger geconditioneerd om verwarrende en arbeidszame tools te gebruiken, zijn ze verblijd door de eenvoud van de tool." Stakeholders zijn nu in staat om eenvoudig verzoeken te sturen en directe toegang te hebben tot projecten en informatie. Daarnaast stelde de moderne SaaS e-sourcingtool VMware's interne stakeholders in staat om snel en efficiënt oplossingen te vinden door samenwerking met het sourcingteam.

Kweek data-bewustzijn

Voortdurende zakelijke impact is niet mogelijk zonder een cultuur van data-bewustzijn. Door een centraal archief van sourcing-waarheid te creëren waaruit het hele bedrijf informatie kan benaderen, kunnen CPOs inzichten in realtime delen en waardevolle leerrapporten leveren. Op hun beurt kunnen data en inzichten verzameld de strategische belangrijkheid van sourcing benadrukken, en inkoop laten groeien tot een invloedrijke stem binnen het bedrijf.

Na implementatie van de SaaS e-sourcingtool zag VMware een significante toename in voltooide projecten. "Vanwege de mogelijkheid om velden aan te passen en up-to-date, realtime rapportage te verkrijgen, hebben we het aantal projecten dat naar de markt gaat verdubbeld," zegt Garcia.

Samenwerking, stakeholderbetrokkenheid, en data-bewustzijn kunnen onbereikbaar lijken voor een inkoopteam met omslachtige legacy-oplossingen, maar wanneer de juiste technologie afgestemd is op deze strategieën, biedt het een duidelijk pad voor zakelijk succes.

"Onze moderne SaaS e-sourcingtool's flexibele en toegankelijke interface helpt ons hele team snel naar de markt te gaan en samen te werken met stakeholders," zegt Garcia. "We beïnvloeden de perceptie van geautomatiseerde competitieve bidding positief als simpel en flexibel. Nog beter, we laten geen geld meer op tafel liggen door gebrek aan leverancier- en stakeholderadoptie."

Door moderne SaaS e-sourcingtools te omarmen, kunnen CPOs de relaties van hun teams met stakeholders versterken en profiteren van kwalitatieve data-inzichten, wat verandering drijft door het gehele bedrijf.

Stan Garber is president en medeoprichter van Scout RFP, een aanbieder van sourcing- en inkoopsoftware.