Business Intelligence onder de knie krijgen: Een winnende strategie voor data-gestuurd succes

Business Intelligence (B.I.) is een onmisbaar instrument voor bedrijven die willen overleven en bloeien in de huidige economie. Ongeacht de niche, heeft elk bedrijf realtime inzicht nodig in de data die door zijn activiteiten wordt gegenereerd, om toekomstige beslissingen te sturen.

B.I. legt de verbindingen voor managers en CEOs, en laat ze weten of de huidige koers de verwachte resultaten zal opleveren. Het is ook software die begrijpbare rapporten creëert, zodat elke betrokkene de geleverde data kan begrijpen en verwerken.

Een effectieve B.I.-strategie sluit aan bij de managementdoelen en -visie. Hoewel elke aanpak uniek moet zijn, zijn er verschillende stappen die elk bedrijf in overweging moet nemen.

Stel uw visie en doelen vast

Bepaal wat u wilt bereiken. Heeft u een specifieke visie in gedachten? Deze moet rekening houden met B.I.'s vermogen om grote hoeveelheden data te verwerken en realtime prestatiemeting te leveren die door iedereen gemakkelijk te begrijpen is. B.I. hangt sterk samen met effectieve dataverwerking.

Een goede B.I.-strategie moet ontworpen zijn voor verbetering. Het kan gaan om reactietijd op marktveranderingen, beter begrip van de aankoopbeslissingen van de klant, of identificatie van vallen in het productieproces.

Organiseer uw data

De kern van een B.I.-strategie wordt gevormd door georganiseerde data, dus zorg ervoor dat de uwige onder controle is. Om dit te bereiken, doet u het volgende:

• Stel rapportagebehoeftes vast. Niet elk stuk data is relevant voor uw huidige strategie. Een rapport moet uitgebreid maar leesbaar zijn, niet volgestopt met nutteloze en ingewikkelde data. Het is vitaal dat u de metrics, analytics en prestatie-indicatoren definieert die voor elk rapport van belang zijn. Het is ook belangrijk om de databron voor elk rapport vast te leggen, vooral als uw bedrijf meerdere sectoren bedient.
• Ken de sector-KPI's. Om te begrijpen waar uw bedrijf staat ten opzichte van andere spelers en de markt, moet u de key performance indicators van uw niche kennen. Deze kunnen ROI, winstmarges en omzet omvatten. Wanneer het B.I.-systeem klaar is voor lancering, kunnen de KPI's gebruikt worden als maatstaf voor uw marktpositie.
• Ken uw eigen KPI's en historische data. De enige manier om te bepalen of u vooruitgang boekt, is door uw activiteit in de tijd te monitoren, op basis van de KPI's die uw succes bepalen. Zorg voor een goed gestructureerde database waar historische data opgeslagen en wanneer nodig benaderd kan worden.
• Plaats het team. Een solide B.I.-strategie vereist tijd, samenwerking en toezicht van ervaren mensen. Terwijl de daadwerkelijke implementatie uitgevoerd moet worden door een team van IT- en businessprofessionals, hebt u ook uw eigen mensen nodig — inclusief executives, middle management en medewerkers — betrokken bij het proces. Hun taak is om de implementatie te superviseren en ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke aspecten van uw bedrijf meegenomen worden.

Krijg stakeholders aan boord

Een implementatie van deze omvang kan gunstig zijn voor de hele organisatie en voor sleutel-stakeholders. Er kunnen hick-ups optreden die hen ook raken, dus ze moeten weten wat ze kunnen verwachten en waarom. Zoek manieren om hun verwachtingen en behoeften in het proces te verwerken. Zodra de implementatie voortgaat, houd ze in de gaten.

Haar specialisten binnen

Begin met het toewijzen van de rol van implementatie-supervisor aan een sleutelmedewerker. Het hoeft geen lid van uw IT-afdeling te zijn, maar wel iemand met voldoende uitvoerende kracht en kennis van de ontwikkelingsbehoeften van het bedrijf. B.I.-specialisten adviseren doorgaans de CFO of CMO voor deze positie.

Bepaal vervolgens wie de volgende rollen vervult:

• Ontwerpen en bouwen van datapipelines die met diverse databronnen werken om alleen de belangrijkste informatie voor rapporten te extraheren.
• Vertalen van analytische resultaten naar begrijpbare inzichten, door data in rapporten, grafieken en andere tools te verwerken en samen te vatten.
• Toezicht op database-onderhoud en -ontwikkeling.

Al deze rollen en meer kunnen door verschillende medewerkers vervuld worden, maar zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de implementatie correct wordt uitgevoerd. Anders is uw B.I.-strategie nutteloos.

Bereid u voor op een CDO

De positie van Chief Data Officer is relatief nieuw op de arbeidsmarkt, maar cruciaal voor bedrijven die met big data werken. Deze functie vereist een scherp analytisch vermogen, met een goed oog voor het grotere plaatje in termen van ontwikkelingsstrategie en kansen. Deze persoon moet in staat zijn databasebeveiliging, -nauwkeurigheid en -privacy te waarborgen, en zal het project managen zodra deze fase voltooid is.

Beoordeel uw huidige situatie

Nu u de basis en het team heeft dat aan uw B.I.-strategie zal werken, is het tijd om de implementatiefase voor te bereiden. Doe hiervoor het volgende:

• Begrijp uw databronnen. De meeste bedrijven verzamelen hun data uit verschillende bronnen, zoals hun CRM-systeem, website, mobiele app en analytics.
• Stel uw datawarehouse in. Dit is de centrale eenheid van uw database, met alle data die belangrijk is voor uw bedrijf. Dit kan intern opgezet worden, of met het implementatieteam dat uw B.I.-leverancier aanlevert.
• Creëer uw huidige softwarestack. Dit is een logische structuur van de huidige organisatiestructuren die een specifiek type software gebruiken. Het helpt knelpunten, vertragingen en zelfs blokkades in data die belangrijk zijn voor het rapportageproces te identificeren. Ook moet u manieren vinden om de gewoontes van uw medewerkers bij het hanteren van data te integreren.
• Documenteer alles. Elk proces dat onderdeel is van de B.I.-strategie moet behoorlijk gedocumenteerd worden. Hoewel dit misschien overweldigend klinkt, is deze stap cruciaal voor de toekomstige ontwikkeling van het systeem.

Zet de bal aan het rollen

U bent ten slotte klaar om het implementatieproces te starten (ervan uitgaande dat u al een betrouwbare partner heeft geselecteerd). Houd er echter rekening mee dat een solide en effectieve B.I.-strategie en -implementatie niet in een dag of week tot stand komt. Het project vereist een gefaseerde benadering, met verwachte uitproberen en fouten. Maar als alle stappen correct worden gevolgd, zal het resultaat de moeite meer dan waard zijn.

Danielle Canstello is content manager bij Pyramid Analytics.