Strategisch Inkoopbeheer: 5 Bewezen Stappen voor Topkwaliteitsleveranciers

De Veranderende Aard van Inkoop

Terwijl traditioneel het doel van inkopen was om een leverancier te identificeren en toe te wijzen die het beste voldoet aan de zakelijke eisen en het meest kosteneffectief is, veranderde het spel in 2020 dramatisch. Bedrijven moesten ongekende supply-and-demand-uitdagingen aan en moesten hun supply chains snel herbouwen om te voldoen aan de behoeften van vandaag en de komende zes maanden.

De noodzaak om inkopen strategischer en responsiever te maken op de behoeften van de organisatie, is nooit vitaler geweest. Terwijl organisaties hun supply chains voor 2021 herbouwen, hebben ze de kans om hun inkopen te herzien om de structuur en organisatie neer te zetten die de beste resultaten drijven, door deze vijf sleutelstappen voor strategisch inkoopsucces te volgen.

Stap 1: Evalueren, Data Verzamelen en een Strategie Bouwen

De eerste stap begint met een gedisciplineerde en georganiseerde evaluatie van uw inkoopbehoeften. Dit bestaat uit de volgende processen:

• Leveranciersrelaties vastleggen. Zorg ervoor dat u de juiste relaties heeft met de leveranciers waarmee u werkt, zodat u op de hoogte bent en goed kunt voorbereiden op aankomende grote projecten — zoals nieuwe ontwikkelingen of groe plannen.
• Bestedingsanalyse. Voer een gedetailleerde opsomming uit van precies hoeveel uw organisatie uitgeeft aan wat, waar het wordt uitgegeven, en identificeer gebieden waar besteding verbeterd moet worden.
• Projectvalidatie. Bepaal of u een nieuwe leverancier nodig hebt voor de categorie waarvoor u inkopen wilt doen, of dat het iets is wat u kunt onderhandelen.
• Dataverzameling. Verzamel de vereisten en initiële data die u nodig heeft, zoals:
  • Bestaande contracten met leveranciers — inclusief voorwaarden
  • Statement of work
  • Supply marktanalyse
  • Bestedingsdata uit uw bestedingsanalyse
• Projectstrategie. Vervolgens produceren uw projectstrategie die het bereik en de schaal van uw beoogde project beschrijft, evenals de typen leveranciers die u wilt selecteren. U wilt ook informatie over risicovoorkoming opnemen.

Stap 2: Het Juiste Betrokkenheidsmodel Bepalen

Een kernelement van het ontwikkelen van uw strategie ligt in het selecteren van passende inkoopevenementen, zoals een eAuction of een gedetailleerd RFQ. Beiden bieden voordelen, maar de diverse overwegingen moeten zorgvuldig worden afgewogen om de juiste aanpak voor uw bedrijf te bepalen.

1. Laag-complexiteit en hoge-waarde inkoopinitiatieven. Voor categorieën die items van hoge waarde bevatten en relatief simpel te onderhandelen zijn, is zowel een eAuction als een RFX geschikt. U moet beoordelen: is het de risico waard om dit inkoopevenement naar een eAuction-setting te brengen? U kunt een betere prijs krijgen, maar u loopt het risico een leverancier te verprellen die betrouwbaarder is, tegen een hogere kost. Een voorbeeld kan bulk computerhardware zijn voor een organisatie, zoals laptops, voor de komende 3-6 maanden.
2. Hoog-complexiteit en hoge-waarde initiatieven. Voor complexe inkoopprocessen, zoals het kopen van nische of specialistische items, items die cruciaal zijn voor uw bedrijf, of een langetermijnproject als het inrichten van een nieuw gebouw, wilt u een goede relatie opbouwen met een potentiële leverancier. Dus dit betekent dat u waarschijnlijk meer tijd besteedt aan het opbouwen van die relatie met een kleiner aantal reputabele leveranciers, in combinatie met een online RFI of RFP die door elk best-of-breed inkoopsysteem kan worden geaccommodeerd.
3. Laag-complexiteit en laag-waarde initiatieven. U kunt snelle winsten voor uw bedrijf behalen met deze typen leveranciers. U kunt dit doen door een aantal van de producten of diensten die u in bulk bestelt, op te voeren voor eAuction. Alles wat laag-waarde is en simpel te verwerven, zoals kantoorbenodigdheden of standaardartikelen die in uw bedrijf worden gebruikt, kan naar eAuction worden gestuurd, waar leveranciers in een gecontroleerde omgeving tegen elkaar bieden om het contract te winnen.
4. Hoog-complexiteit en laag-waarde initiatieven. Het is het beste om een RFX te gebruiken voor deze typen items; met een gecompliceerd inkoopproces is het tijdrovend en inefficiënt om een eAuction te draaien. Bijvoorbeeld, u kunt kleine waarde-items hebben zoals een miniatuurbevestiging voor een product dat u produceert, maar het is vitaal dat de bevestiging op de juiste specificatie wordt gemaakt en u de levering kunt garanderen.

Stap 3: Leveranciers Onderzoeken en Toewijzen

Vervolgens moet u requests for proposals (RFPs) versturen om geselecteerde leveranciers te informeren over de initiatie van een inkoopproces. U zult waarschijnlijk te maken krijgen met meerdere vragen van potentiële leveranciers, dus leg precies uit wat u van hen verwacht. U ontvangt dan reacties van leveranciers met voorstellen voor evaluatie.

Maak een shortlist van leveranciers om ze door te laten gaan naar de volgende onderhandelingsfase, waar u uw inkoopactiviteit uitvoert. Zorg ervoor dat u het volgende heeft:

• Samenvattingen van alle RFP-reacties
• Gedetailleerde shortlist van alle leveranciers
• Kopieën van leverancierslevensvatbaarheidsevaluatie
• Gedetailleerde onderhandelingsplannen

Stap 4: Leverancier Onderzoeken en Toekennen

Bij het onderzoeken van leveranciers voor potentiële toekenning, moet u het volgende evalueren:

• Communicatieve vaardigheden. Hoe is de communicatie met uw leverancier tot nu toe? Zijn ze bereid en in staat uw vragen te beantwoorden? Gaat dat per telefoon, e-mail of via een webportaal? Als u moeite hebt de leverancier te bereiken tijdens het tenderproces, kan dat een slecht teken zijn.
• Leveranciersoperaties. Ontdek of uw gekozen leverancier uw vereisten op korte termijn en daarbuiten kan vervullen. We raden aan te beginnen met deze punten:
• Financiën. Is uw gekozen leverancier financieel stabiel/winstgevend? Hoeveel schuld dragen ze? Als hun financiële situatie er niet goed uitziet, overweeg dan een kortere proefcontract aan te bieden.
• Infrastructuur. Ondervraag uw leverancier om de manier waarop hun organisatie is ingesteld te identificeren en of ze de systemen hebben om de volumes goederen/diensten die u nodig hebt te ondersteunen. Bezoek hun faciliteiten, indien van toepassing, om hun operaties uit eerste hand te zien.
• Supply chain. Is hun supply chain robuust genoeg om hen te sustaineren als omstandigheden voor het slechter veranderen? Als u het volume van één item moest verhogen, zou de supply chain van uw leveranciers dit kunnen accommoderen? Onderzoekt of ze in staat zijn om korte-termijneisen te accommoderen, zoals onseizoensgewone weersomstandigheden of uitzonderlijke omstandigheden.
• Ethiek. Vraag leveranciers om een kopie van hun toepasselijke Corporate Social Responsibility-verklaring of Ethiekuidelijnen om te zorgen dat deze in lijn zijn met uw zakelijke eisen.
• Klanten. Heeft uw leverancier een grote relatie met een andere klant? Zo ja, kan dit helpen begrijpen of ze te veel vertrouwen op één klant, wat potentiél de serviceniveau dat u ontvangt kan onderbreken.
• Rampenplannen. U integreert leveranciers in uw supply chain en u moet ervoor zorgen dat ze kunnen blijven leveren als het ergste gebeurt. Als ze deze plannen niet delen, vraag waarom en heroverweeg hun levensvatbaarheid.
• Competentie. Beoordeel de capaciteiten van de leverancier tegen uw vereisten. Spreek met accountmanagers of andere personen van de leverancier in overweging. Stel prikkelende vragen over hun vermogen om te leveren onder uitzonderlijke omstandigheden, zoals extreme weersomstandigheden of ruwstoffentekorten. Ten slotte, spreek met klanten — u kunt iets ontdekken wat uw leverancier niet deelt.
• Kosten. Dit is om transparantie in kostprijs te garanderen. Vraag uw leverancier:
  • Wat is de totale kostprijs van het product/de dienst?
  • Omvat deze kostprijs zaken als onderhoud, service-upgrades, uitzonderlijke bestellingen (indien van toepassing)?
  • Zijn leveringskosten inbegrepen?
  • Wat voor marges maken ze?

Na het herzien van al het bovenstaande, als een duidelijke winnaar niet voor de hand ligt, kunt u overwegen het RFP-proces te heropenen voor een kleine selectie leveranciers om hen aan te moedigen hun aanbod te verbeteren. Als u een RFX-inkoopevenement heeft uitgevoerd en dat passend is, kunt u overwegen een eAuction te draaien tegen de laatste paar leveranciers, om een betere deal te krijgen.

Eenmaal geselecteerd, moet u de leverancier en interne stakeholders notificeren via een "Commitment Go Document", waarin het volgende staat:

• Toekenningsvoorstellen
• Financiële voordeelschattingen
• Implementatieplannen
• Overgangsplannen
• KPI-criteria en doelen
• Risicobeoordeling en mitigatie (dwz. compliance-maatregelen)
• Contractoverwegingen (dwz. SLA-ontwikkeling / betalingsvoorwaarden / jaar-op-jaar verbetering)
• Communicatie naar senior management
• Communicatieplan naar belangrijke stakeholders

Stap 5: Contractimplementatie

U moet met uw nieuwe leverancier een communicatieplan opstellen om de nieuwe goederen die u voor uw bedrijf heeft geselecteerd te implementeren. De potentiële risico's van de relatie moeten geïdentificeerd en vervolgens gemitigeerd worden met voldoende compliance-maatregelen. Deze afspraken worden dan geformaliseerd door een getekend contract. In het verleden was dit een enorm tijdrovend proces dat het voorbereiden van reams aan paperwork omvatte, maar vandaag kan technologie contracten auto-genereren op basis van voorbereide informatie die van tevoren in het systeem is geplugd en uit het RFP dat eerder is ingediend, om de nauwkeurigheid van leveranciersinformatie te waarborgen.

Key Performance Indicators en doelen moeten worden ingesteld en getrackt om leveranciers verantwoordelijk te houden. Ten slotte bent u klaar om de eigendom van de leverancier over te dragen aan de juiste personen in uw organisatie, met overeengekomen checkpoints voor serviceniveaulevering en prestaties ten opzichte van de overeengekomen serviceniveaus en KPI's.

Stap 6: Facturatie Opzetten en Monitoren

Zodra de leverancier onboarded is, moet een factureringsproces worden opgezet. Elk nieuw leveranciersovereenkomst creëert de kans om het geval voor factuurautomatisering te maken, met name als het nieuwe contract hoge factuurvolumes genereert.

Lopende monitoring en tracking van leveranciersprestaties moet omvatten:

• Tijdige leveringen van goederen ontvangen
• Hoogwaardige producten
• Uitstekende klantenservice
• De correcte factuur voor het juiste bedrag en de juiste goederen
• Hoe snel de leverancier met u communiceert
• Voorraadbeschikbaarheid

Ten slotte moet u de waarde van de besparingen die u met de nieuwe leverancier heeft gerealiseerd tracken om te rapporteren aan het bredere bedrijf hoe deze kostbesparende maatregelen, mogelijk gemaakt door inkoop, de bottom line hebben geholpen.

Inkopen voor een bedrijf is een complex proces, zelfs in de beste tijden. Het waarborgen van een solid proces stelt uw organisatie in staat om marktshifts, levertekorten en evoluerende behoeften op lopende basis adroit te navigeren.

Shannon Kreps is vice president of product marketing bij Medius, een wereldwijde leverancier van cloud-gebaseerde source-to-pay software.