3 Bewezen Strategieën voor Inkoopteams om Bedrijfskosten te Verlagen

Een Deloitte-enquête uit 2014 vond dat 69 procent van chief procurement officers kostenreductie zag als hun hoofdproriteit voor de komende 12 maanden. In 2018 toonde dezelfde enquête dat het getal was gestegen tot 78 procent - een stijging van 9 procent in slechts vier jaar.

De mogelijkheid om uitgaven te begrijpen, besparingsdoelen te stellen en sourcing te managen om die doelen te bereiken, wordt essentieel. Om daar te komen, verhuizen organisaties naar een nieuwe generatie sourcing-platforms om fundamenteel te veranderen hoe inkooporganisaties opereren. Investeren in een oplossing die sourcing-processen stroomlijnt en uitbreidt, maakt cruciale veranderingen en nieuwe benaderingen mogelijk, inclusief dynamische onderhandelingen, nauwkeurige analytics, reverse auctions en nieuwe niveaus van transparantie en samenwerking. Deze veranderingen resulteren in geplande, gerichte kostenbesparingen en andere strategische voordelen.

Hier zijn een paar manieren waarop strategische oplossingen inkoopteams kunnen helpen grotere impact te hebben op het bedrijf als geheel.

Transparantie helpt kostenreductiekansen identificeren

Geïnformeerde beslissingen nemen over risico's en kostenbesparingskansen is bijna onmogelijk voor inkoopteams zonder een eenvoudige, gestroomlijnde en gedeelde blik in leveranciersrelaties, contracten en verplichtingen. Omdat legacy contract-tools het proces verlengen en de competitieve rand en kostenbesparingskansen reduceren. Met legacy-tools zijn de verbindingen tussen leveranciers, verplichtingen en documenten moeilijk te vinden, laat staan te managen en te optimaliseren.

In tegenstelling, oplossingen die teams in staat stellen te collaboreren en realtime zichtbaarheid te hebben over alle leveranciersactiviteiten, kunnen een eenvoudige en efficiënte manier bieden voor sourcing-leiders en contractmanagers om een 360-graden blik op de leveranciersrelatie te hebben. Bovendien krijgen sourcing-professionals een naadloze en effectieve manier om contracten voor hun zakelijke stakeholders te managen, evenals lopende end-to-end zichtbaarheid te bieden.

Wanneer juridisch, stakeholders, leveranciers en verkopers volledige transparantie hebben, kunnen inkoopteams sturen naar een meer gestroomlijnd end-to-end proces, omdat alle partijen de informatie hebben die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Teams kunnen prioriteren en voortgang tracken door elke fase, en uiteindelijke succesvolle zakelijke uitkomsten voorspellen. Op zijn beurt reduceert dit niveau van transparantie kosten voor bedrijven, omdat ze meer kostenkanserende kansen kunnen vinden en communicatielussen sneller kunnen sluiten.

Besparingen door reverse auctions en dynamische onderhandelingen

Nieuwere benaderingen, zoals reverse auctions en dynamische onderhandelingen, maken een bottom-line impact door het hele bedrijf heen. Ze bieden nieuwe inkoopmiddelen, met name voor volume en lopende reguliere inkoop. Beide methoden zijn in het verleden berucht moeilijk geweest, maar nieuwe platforms kunnen processen vereenvoudigen en ze in handen geven van de meeste sourcing-organisaties. Deze oplossingen kunnen het juiste evenwicht tussen prijs, kwaliteit en andere belangrijke factoren mogelijk maken. Volgens een Scout RFP-enquête uit 2017, prioriteren ondernemingen die reverse auctions succesvol draaien hoge kwaliteit voor een goede prijs, in plaats van automatisch toe te wijzen aan de laagste bieder.

Wanneer reverse auction en dynamische onderhandelingen integrale onderdelen zijn van een sourcing-platform in plaats van standalone-tools, maximaliseren ze niet alleen kostenbesparingen, maar helpen ze ook leveranciersrelaties vooruit, aangezien prijzen en onderhandelingen in het kader van historische ervaring en additioneel geïdentificeerde waardetoevoegingskansen kunnen worden gedaan. Kopers en leveranciers hebben de zichtbaarheid die ze nodig hebben om een succesvolle en eerlijke veiling te draaien; leveranciers hebben een duidelijk inzicht in de vereisten, en kopers kunnen due diligence uitvoeren op de veilingen, naadloos de stippen verbindend voor alle betrokken partijen. Ondernemingen die een reverse auction-strategie gebruiken, besparen tussen 10-20 procent in hun inkoopproces. Een wereldwijd detailhandelsbedrijf bespaarde bijna $400.000 in een 30-minutige commodity-veiling, omdat het in staat was om onderhandelingen te versnellen.

Samenwerking over alle partijen

Samenwerking is een sleutelstandaard inkoopevenementen alsook meer geavanceerde vormen, zoals die reverse auction gebruiken. Het waarborgt nauwkeurigheid en efficiëntie, en verenigt zelfs stakeholders in een virtuele groep die samenwerkt om het beste resultaat te bereiken. Vragen en kwesties kunnen snel beantwoord worden, wat veel van de start/stop-problemen die veelvoorkomend zijn in traditionele inkoop, elimineert.

Als je onderneming een sourcing-platform gebruikt dat geen samenwerking toestaat over alle partijen, is het tijd om de tools die je gebruikt te heroverwegen. Samenwerking over zakelijke stakeholders is cruciaal voor een succesvol inkoopproces dat kostenbesparingsdoelen kan bereiken en aan de vereisten van interne klanten kan voldoen. Zonder samenwerking kan sourcing lastig worden en een constante irritatie voor alle betrokkenen. Het resulteert vaak in het missen van een belangrijk element of het produceren van minder-ideale resultaten.

Samenwerking stelt zakelijke stakeholders in staat om deel te zijn van het hele proces. Zakelijke stakeholders zijn meer betrokken, voelen zich gewaardeerd en worden bijdragers in plaats van toeschouwers van het proces. Het resultaat is grotere communicatie door het hele bedrijf, wat uiteindelijk ten goede komt aan de algehele kaspositie en zakelijke impact van het project.

Een recent onderzoek onder inkoopleiders over de hele wereld onthulde dat ze een 40-procent stijging in jaarlijkse besparingen verwachten met geautomatiseerde inkoopoplossingen. Met deze sleutelstrategieën top of mind en de juiste oplossingen op de juiste plaats, zullen inkoopteams een grotere impact hebben op het hele bedrijf, leidend tot succes voor alle betrokken partijen en een meetbare impact jaar na jaar.

De combinatie van transparantie, nieuwere sourcing-praktijken zoals reverse auction en dynamische onderhandelingen, en volledige samenwerking tussen het inkoopteam en alle zakelijke stakeholders, creëert een omgeving die bevorderlijk is voor het drijven van significante verandering. Ondersteund en versterkt door een nieuwe generatie sourcing-platform, maakt het kostenbesparingen mogelijk die direct leiden tot bottom-line impact. Tegelijkertijd mogen besparingen niet ten koste gaan van andere belangrijke overwegingen. Risico's en compromissen moeten geklaard en gezamenlijk overwogen worden. Andere factoren ook, zoals kwaliteit, snelheid en additionele waardetoevoeging, moeten overwogen worden. Met al deze kwaliteiten, kan een nieuw soort sourcing ontstaan dat zal bijdragen aan het succes en de levensduur van het bedrijf.

Stan Garber is president en co-founder van Scout RFP, een provider van sourcing en inkoopsoftware.