Hoe de pandemie de inkoop veranderde: 3 cruciale trends

Zelf in de beste tijden kan het inkoopproces ontmutsen. Het navigeren door duizenden leverancierscontracten, NDA's en onderhandelingen, terwijl men compliant blijft met meerdere industrieregulaties en tegelijkertijd aanspreekt op talrijke stakeholders en besluitvormers, is geen eenvoudige taak.

Toen de COVID-19-pandemie de wereld begin 2020 verraste, werden deze kwesties nog gecompliceerder door onverwachte veranderingen, zoals de bijna universele en directe overstap naar thuiswerken. In de loop van het jaar, toen bedrijven over de hele wereld leidden om zich aan te passen aan de nieuwe dynamiek, werd één ding pijnlijk duidelijk: een goed beheer en inkoop van contracten was nooit belangrijker. Geconfronteerd met ongekende universele uitdagingen, moesten deze cruciale activa nu en in de toekomst worden beschermd en geoptimaliseerd.

Als reactie op de crisis zullen bedrijven die zich hebben voorbereid om niet alleen veiliger en robuuster intern te zijn, maar ook in staat zijn om toekomstige veranderingen te anticiperen naarmate operationele modellen en toeleveringsketens worden her gedefinieerd, op de lange termijn veel beter presteren.

Terwijl we naar de nieuwe realiteiten van een post-COVID-19-wereld toe gaan, werpen drie opkomende trends licht op waarom contractbeheer en inkoop een toprioriteit moeten zijn voor organisaties die op zoek zijn naar langdurige duurzaamheid en succes.

Meer bedrijven worden als essentieel beschouwd

Sinds het begin van de pandemie zijn 16 kritieke infrastructuursectoren geïdentificeerd wiens activa, systemen en netwerken, ofwel fysiek of virtueel, als zo vitaal voor de Verenigde Staten worden beschouwd. Hierbij vallen gezondheidszorg, voedsel en landbouw, kritieke productie, chemie en meer.

Als gevolg hiervan heeft praktisch elke organisatie, essentieel of niet, een verhoogd bewustwording gekregen van haar betekenis voor de klanten die zij bedient. Deze inzicht heeft bedrijven geholpen om scherp te focuseren op het prioriteren van goederen en diensten volgens de kritieke zakelijke behoeften van hun klanten. Om dit effectief te doen, moet het inkoop- en contractbeheerproces efficiënt en gecentraliseerd zijn.

Granite Construction Inc., dat zichzelf 'America's Infrastructure Company' noemt, is een voorbeeld van een essentieel bedrijf. Voor Granite betekende dit dat het bedrijf moest doorgaan ondanks de uitbraak van COVID-19. Met ploegen in het veld moesten back-office afdelingen overstappen op thuiswerken zonder een stap te missen. Gelukkig had Granite al een geautomatiseerd contractbeheersysteem. Vroeger zou Granite ernstige problemen hebben gehad omdat subaannemersadministraties veel tijd zouden besteden aan het beheren van contracten die historisch opgeslagen waren in inboxen, lokale harde schijven of archiefkasten. Het voltooien van beoordelingen en goedkeuringen was een kwestie van fysiek de gang aflopen. Om duidelijke redenen zouden deze methoden veel uitdagingen in een thuiswerksituatie hebben gecreëerd.

De COVID-19-gezondheidscrisis heeft het belang van inkoop en contracteren in het zonnetje gezet. Hoewel essentiële bedrijven de eerste urgentie voelden om voorbereid te zijn op elke situatie, erkennen alle bedrijven dat ze risico lopen zonder een gecentraliseerd en gestroomlijnd inkoopproces en contractbeheersysteem.

Overeenkomsten zijn complexer en sneller nodig

Tegenwoordig opereren bedrijven in een wereld die grotendeels wordt geleid door contracten. Naarmate bedrijven rijper worden en internationale grenzen vervagen dankzij het internet, groeien contracten in complexiteit terwijl de teams die ze creëren en onderhouden worstelen met een bui van nieuwe regulaties die overeenkomsten op wereldschaal beïnvloeden.

Een inkooporganisatie voor een groot aantal ziekenhuizen moest bijvoorbeeld nieuwe bronnen voor beschermingsmiddelen lokaal vinden toen internationale leveringen onder druk kwamen. De ziekenhuizen die deze nodig hadden, stonden aan de voorhoede van de nationale reactie op de pandemie. Inkoop moest 3.000 potentiële leveranciers screenen in een periode van acht weken, terwijl ze de kwaliteit waarborgden en complexe contracten tekenden die het mogelijk maakten dat verschillende, niet-gerelateerde juridische entiteiten konden inkopen en betalen tegen dezelfde paraplucontracten, zonder in te boeten op compliance-eisen van de gezondheidszorgsector. De vice-president van inkoop vermeldde dat met de nieuwe geautomatiseerde processen van het bedrijf, ze dit in ongeveer 12 weken konden bereiken. Dit volume zou hen voorheen negen tot 12 maanden hebben gekost, ondanks dat alle handen aan dek waren.

Dit spreekt direct waarom contractbeheer nodig is om door onzekere tijden te navigeren. Om posts-pandemisch succes te behalen, moeten organisaties overwegen hoe ze de vele complexiteiten die met contracten verband houden, waaronder cruciale kwesties als governance, op een manier kunnen aanpakken die hen niet in gevaar brengt.

De versnelling van cloudtechnologie

Organisaties verplaatsen hun data sneller dan ooit naar de cloud als reactie op de zakelijke uitdagingen die de COVID-19-pandemie met zich meebracht. Volgens nieuw onderzoek heeft de wereldwijde pandemie de cloudtransformatie voor bijna de helft van de organisaties versneld. Cloudplatforms maken het mogelijk om systemen beschikbaar en draaiende te houden zonder de noodzaak voor toegewijde resources of verdere kapitaalinvesteringen. Het is dus geen verrassing dat deze trend ook inkoop en contracteren beïnvloedt.

Cloud-gebaseerde contractlevenscyclusbeheersoplossingen bieden significante voordelen. Toegang tot een gecentraliseerde en geautomatiseerde contractrepository die gehost wordt in een beveiligde cloudomgeving, biedt organisaties volledige contractzichtbaarheid, wat verspilde werkuren elimineert en de efficiëntie verbetert. Door een single source of truth te bieden voor de rechten en verplichtingen die een bedrijf in zijn contracten heeft, vermindert contractbeheersoftware het risico op gemiste deadlines en boetes, of erger, geschillen, aanzienlijk. Bovendien versnelt het het inkoopproces, waarborgt contractcompliance en optimaliseert overeenkomstenprestaties, van contractcreatie tot rapportage.

De versnelling naar de cloud opent veel deuren voor organisaties en wat het beheren van contractdata betreft, ontdekken ze immense waarde bij het toepassen ervan op intelligente contractbeheersoplossingen tijdens deze cruciale economische omstandigheden.

De kern is dat innovaties in contractlevenscyclusbeheer de norm verstoren, en de huidige pandemie benadrukt het belang van inkoop en contractbeheer in een onzekere wereld. Proactieve en intelligente benaderingen van deze sleutelprocessen zullen bedrijven in staat stellen om veel meer zichtbaarheid te hebben en actionable intelligence af te leiden die direct vertaalt naar bottom-line impact.

Vivek Bharti is general manager van product management bij Icertis.