Hoe inkoopfunctionarissen waarde drijven over vijf kerngebieden

Inkoop is niet altijd gezien als de ideale, flexibele strategische partner van het bedrijf. Omdat inkoopprocessen omslachtig zijn, lange inkopen en contractcycli, en gaten in domeinexpertise, is er een scheiding ontstaan tussen inkoop en de diverse zakelijke eenheden die het dient.

Diegenen onder ons met veel jaren ervaring in inkoop weten dat er significante ruimte voor verbetering is over het hele proces, met name in het werven van hoogwaardige, complexe diensten. Hoewel consumententechnologieën vooruitgesprongen zijn en alle aspecten van individueel kopen en consumeren drastisch veranderd hebben, hebben zakelijke inkoop en de technologie die het gebruikt, merkbaar achtergebleven. Praktisch gezien zijn inkoopproces en technologie decennialang niet wezenlijk veranderd.

Nu, met de toegevoegde mogelijkheid van geavanceerde technologieën, inclusief kunstmatige intelligentie en machine learning, verandert de dynamiek. Deze vooruitgang creëert een significante kans voor hoofdinkeopofficieren en andere inkoopleiders om de snelle ritme en eisen van een wereldwijd zakelijk ecosysteem aan te pakken.

Gewapend met de ongekende inzichten die AI kan leveren, is inkoop uitgerust om een echte strategische partner te worden voor alle zakelijke lijnen, wat servicebepaling, leveranciersidentificatie en -evaluatie, inkoop en lopend beheer aanzienlijk verbetert. Een strategische partner zijn betekent organisatiecultuur en -praktijk wijzigen, maar transformationele leiders die dit goed doen, leveren al nieuwe en innovatieve bronnen van waarde voor hun bedrijven, en worden door hun peers erkend als gevolg.

Inkoop's mandaat heeft historisch gefocust op het waarborgen van governance, compliance, levercontinuïteit en kostenreductie. Vaak hebben bedrijfsstakeholders niet naar inkoop gekeken voor strategische begeleiding omdat ze niet voelden dat de functionele kennis en expertise er was om hun doelen en prioriteiten te halen. De tijd is gekomen voor deze paradigmaschuif. Inkoop moet betrokken raken bij zakelijke stakeholders, niet omdat het gemandateerd is, maar omdat het leidt tot meer impactvolle resultaten voor het bedrijf.

Inkoop kan elke bedrijfsfunctie verbeteren door ervoor te zorgen dat teams hun meest complexe behoeften eenvoudig en digitaal kunnen definiëren, ze naar de markt brengen, en gemakkelijk de beste leveranciers voor hun behoeften kunnen vinden, vergelijken, onderhandelen, toekennen en contracteren.

Er zijn vijf definitieve momenten in de inkoopreis waar inkoop meer waarde kan leveren aan zijn stakeholders, interne partnerschap versterkend en ervoor zorgdragend dat bedrijfsfuncties duurzame resultaten behalen.

1. Scope (Bepaling)

Het eerste definitieve moment is wanneer een zakelijke stakeholder een probleem of kans identificeert die ze willen aanpakken met een derde-partij leverancier. Vaak in de huidige omgeving begint het proces met een onduidelijke definitie van behoeften, of zelfs een eis gedefinieerd door een leverancier in plaats van de zakelijke stakeholder. Dit resulteert in inkoop en potentiële leveranciers die significante tijd en cycli verspillen, wat de implementatie van de cruciale dienst vertraagt. Inkoop kan deze dynamiek veranderen door de kracht van geavanceerde technologieën zoals AI te benutten om stakeholders te leiden door de creatie van hun eisen op een snellere, nauwkeurigere en intuïtieve manier. Wanneer de eis alle belangrijke behoeften upfront vastlegt, bespaart iedereen betrokken significante tijd en cycli, en voorkomt overinkopen of rondes van wijzigingsorders later.

2. Identificatie

Stakeholders moeten snel en efficiënt leveranciers identificeren die de diensten kunnen leveren die ze nodig hebben om zakelijke prioriteiten te bereiken. Om dit te doen, moet inkoop in staat zijn om dynamisch hooggekwalificeerde leveranciers voor elk gegeven behoefte op elk gegeven moment aan de oppervlakte te brengen. Ze kunnen niet wachten op het traditionele RFI/RFP-proces, een grote leveranciersdatabase of vendor master doorzoeken, om verwijzingen of aanbevelingen vragen, of uitsluitend vertrouwen op bestaande relaties om de beste leverancier te vinden.

3. Vergelijking

Zakelijke stakeholders hebben een eenvoudige manier nodig om een kwalitatieve zij-aan-zij vergelijking en financiële analyse van de leveranciersvoorstellen die ze ontvangen te maken, zodat ze snel en zonder vooroordelen kunnen beoordelen welke leverancier het beste past bij hun specifieke dienstbehoefte. De rol van inkoop zou niet datanormalisatie en spreadsheetanalyse moeten zijn. Het zou beslisondersteuning en stakeholder coaching moeten zijn. We zijn volledig gewend aan dit voor ons gedaan te krijgen in de consumentenwereld, en moeten niet minder verwachten in de zakelijke wereld.

4. Selectie

Het aanzienlijk reduceren van de tijd van scoping tot leveranciersselectie, en het in staat stellen van teamleden om zich gedurende het proces te betrekken, biedt grotere transparantie en efficiëntie. Gezien het breinbrekende tempo van zakendoen in de digitale economie, is het traditionele maandelenlange proces van screenen en kwalificeren van leveranciers voordat overeenkomsten worden getekend en het echte werk begint, simpelweg niet meer haalbaar. We zijn gekomen om digitale informatie te vertrouwen om cruciale persoonlijke consumptiebeslissingen te maken, en dit zou de standaard in het bedrijfsleven moeten zijn.

5. Touchless procure-to-pay

Elk bedrijf heeft meerdere partners, leveranciers en oplossingen waarmee het werkt om specifieke zakelijke vereisten aan te pakken, en de inkoopfunctie is geen uitzondering. Het is cruciaal dat CPO's best-in-breed platforms en applicaties selecteren die naadloos integreren met hun ruggengraat systemen van record. Met de juiste digitale oplossingen op de juiste plaats, kunnen CPO's ervoor zorgen dat de methoden voor het bereiken van controles, compliance, budgettaire goedkeuring, en factuurmatching, goedkeuring en betaling, volledig geautomatiseerd worden gedaan. Er is simpelweg geen rol voor hoogbekwame, opgeleide inkoopprofessionals om handmatig requisities, inkooporders, facturen of contracten aan te raken. Het resultaat van elk inkoopproces, met name complexe diensten, zou een naadloze en touchless robotische procesautomatisering-gerichte opzet in het enterprise resource planning systeem van record moeten zijn, zodat de ervaring voor de zakelijke stakeholder en inkoop simpel, snel en transparant blijft.

Bedrijven nemen snel technologie aan en in om transactioneel werk te automatiseren, wat inkoop de ideale kans geeft. Door de kracht van automatisering te benutten, kunnen transformationele inkoopleiders en hun teams strategischer en impactvoller zijn, meer waarde leverend aan hun zakelijke stakeholders en bedrijven doorheen het inkoopproces. Inkoop moet zich richten op activiteiten met hoge waarde, vertrouwde adviseurs worden voor hun stakeholders, afstemmen op zakelijke doelen en prioriteiten, en innovatieve ideeën en benaderingen brengen voor dienstverleninginkoop.

We zien al een dramatische verschuiving in hoe inkoop binnen veel bedrijven wordt bekeken naarmate meer transformationele leiders opduiken. Deze inkoopteams hebben een klantgerichte mindset, en bieden self-service platforms die stakeholders een manier geven om autonomer te zijn, terwijl ze het juiste niveau van governance waarborgen en consistente processen en resultaten drijven.

Door scherpsinnig het digitale herontwerpen van inkoop te leiden, heruitvinden inkoopleiders het vak, en verhogen haar organisatorische stature als onmisbare zakelijke partner en katalysator voor verandering doorheen het bedrijf.

Keith Hausmann is chief revenue officer bij Globality.