Wat is een onderhoudsaudit?

De woorden "audit" kunnen u angst inboezemen, maar de realiteit is dat veel bedrijven regelmatig slagen voor hun onderhoudsaudits. Er is geen reden om bang te zijn voor een onderhoudsaudit als u de juiste procedures volgt.

Wat is een onderhoudsaudit precies?

Een onderhoudsaudit is een uitgebreide en systematische beoordeling van het onderhoud, de inventaris en de processen van een organisatie. Het evalueert hoe activiteiten en normen worden gehandhaafd, zoals interne faciliteiten en reparatieprocessen. Audits helpen u de kwaliteit, gezondheid en veiligheid in uw faciliteiten te waarborgen.

Accountantskantoren inspecteren verschillende onderhoudsfuncties, waaronder:

• Veiligheid
• Training
• Planning
• Planning
• Apparatuuronderhoud
• Onderhoudspraktijken en organisatie
• Beheer van documenten, inventaris en inkoop

Hoewel ze stressvol kunnen zijn, beschermen audits zowel u als uw organisatie. Het primaire doel van een audit is om te zien hoe goed u uw SOP's volgt, te controleren op problemen of tekortkomingen en, als er problemen zijn, een actieplan op te stellen dat deze aanpakt.

Audits zijn een manier om ervoor te zorgen dat uw procedures aan alle vereisten voldoen en dat alles zo effectief mogelijk werkt.

Waarom zijn onderhoudsaudits belangrijk?

Onderhoudsaudits geven managers een duidelijk beeld van wat er in de organisatie gebeurt, waardoor ze gemakkelijker benchmarks kunnen stellen. Door de basisgegevens te vergelijken met de juiste procedures, kunnen managers gemakkelijker problemen definiëren en oplossingen implementeren.

Audits beschermen u en de organisatie ook tegen aansprakelijkheid, omdat audits over het algemeen gericht zijn op veiligheidsnormen en -procedures, waardoor het risico op incidenten op de werkplek wordt verminderd. Met regelmatige audits zorgt u ervoor dat uw organisatie aan de vereisten voldoet en dat u gedekt bent in geval van ongevallen of letsel.

U moet audits opnemen om ervoor te zorgen dat u veilige werkomstandigheden voor uw werknemers en veilige producten voor uw consumenten biedt. Audits helpen u verantwoordelijk te houden, omdat ze vaak worden uitgevoerd door externe bedrijven. Dit betekent dat ze uw organisatie door een objectieve lens bekijken om integriteit te bieden voor hun audits.

Wat zijn de soorten onderhoudsaudits?

Er zijn drie soorten onderhoudsaudits.

Verplichte audits

Dit type audit is wettelijk verplicht. Ze zijn een uitgebreide inspectie van processen die worden uitgevoerd door overheidsinstanties en omvatten onderhoudsprocessen. De Amerikaanse Food and Drug Administration voert bijvoorbeeld regelmatig audits uit om ervoor te zorgen dat de praktijken de juiste productieprocessen volgen.

Vrijwillige audits

Een vrijwillige audit is een manier voor een bedrijf om de vrijheid te hebben om audits uit te voeren die niet wettelijk verplicht of verplicht zijn en die worden gebruikt om een ​​certificering te verkrijgen die organisaties een voorsprong geeft op de concurrentie.

Sommige voedselveiligheidscertificeringen in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie zijn bijvoorbeeld vrijwillig, evenals sommige veiligheidsaudits op speelplaatsen. Door zich aan de audit te onderwerpen, bewijst de organisatie haar inzet om te voldoen aan de huidige best practices van de branche.

Onderhoudsaudit

Een onderhoudsaudit is een interne audit die organisaties opnemen in hun verbeterplannen. Ze zijn belangrijk om regelmatig te doen, omdat ze organisaties helpen evalueren of hun huidige processen en systemen effectief zijn, waardoor ze de kans krijgen om eventuele problemen op te lossen.

Onderhoudsaudits bevorderen continue verbeteringen, vooral wanneer hun resultaten worden vergeleken met bedrijfscodes, beleid en andere indicatoren.

Als u weet welke soorten audits u kunt verwachten, kunt u in de loop van de tijd verbeteren en beter voorbereid zijn.

Hoe vaak moet u onderhoudsaudits uitvoeren?

Het hangt allemaal af van het auditbureau en uw branche. Sommige inspecties komen als een verrassing, andere zijn gepland. De meeste onderhoudsaudits vinden plaats binnen productie- of onderhoudsafdelingen.

Als de organisatie in het verleden tekortschiet, code-overtredingen heeft of niet voldoet aan de industrienormen, worden audits frequenter en vaak onaangekondigd. Afhankelijk van de ernst van de situatie kunnen de audits zelfs leiden tot een volledig onderzoek naar overtredingen en storingen.

Audits van onderhouds- en productieafdelingen om de zes maanden tot een jaar geven managers echter een duidelijk beeld van hoe ze presteren en op welke gebieden verbetering nodig is.

Wat is inbegrepen in een onderhoudsaudit?

In veel gevallen moet een derde partij de audit voltooien om onbevooroordeelde resultaten te garanderen. Tijdens de audit moeten alle floormanagers, supervisors en werknemers aanwezig zijn en worden geïnterviewd. Verwacht een audit om naar te kijken:

• CMMS
• Personeel
• Algemene gegevens
• Budgetten en kosten
• Productieapparatuur
• Documentatieprocedures
• Onderhoudsbeheer
• Organisatie binnen afdelingen

Nadat het team klaar is, is het tijd om de gegevens te analyseren. Deze informatie wordt gebruikt om oplossingen op korte, middellange of lange termijn te creëren voor eventuele tekortkomingen of problemen. Het actieplan dat u ontwerpt, moet zorgvuldig vastgestelde prioriteiten weerspiegelen.

Bovendien moet een kosten-batenanalyse worden opgenomen in uw audit om u en uw team te helpen beslissingen te nemen die het bedrijf in de toekomst ten goede komen.

Hoe slaagt u voor een onderhoudsaudit?

Hoewel audits lastig zijn, zijn er manieren om het uzelf en uw team gemakkelijker te maken om de angel uit toekomstige audits te halen. Om te slagen, moet uw afdeling alles volgens het boekje doen en moet alles in orde zijn. Het implementeren van een CMMS maakt dit beter beheersbaar.

Een CMMS helpt u uw gegevens te volgen en up-to-date documentatie van elke inspectie en taak te bieden. Jij en je team hebben toegang tot alle informatie die je nodig hebt om al je plannen uit te voeren, en al je gegevens zijn op één plek beschikbaar. Een goed CMMS-platform is gemakkelijk te leren en te gebruiken, dus u hoeft niet veel tijd te besteden aan het trainen van uw team om het correct te gebruiken.

Met het juiste CMMS heeft u toegang tot een complete geschiedenis van alles wat er op uw afdeling gebeurt, van wat er is gebeurd, hoeveel tijd er is besteed, welke apparatuur, gereedschappen of onderdelen zijn gebruikt en wie de taak heeft uitgevoerd.

Het hebben van een goed gedocumenteerde historie levert betrouwbaar bewijs in het geval van een werkplekincident. Het geeft jou en je team ook een manier om eerdere en huidige gegevens te vergelijken om patronen en manieren te zoeken om te verbeteren. Onthoud ook dat dingen zo nauwkeurig mogelijk moeten worden gedocumenteerd - als u iets niet documenteert, is het in de ogen van uw auditor nooit echt gebeurd.

CMMS-software wordt, in tegenstelling tot traditionele werkorders op papier of spreadsheets, automatisch in realtime bijgewerkt, zodat iedereen in het team met dezelfde gegevens werkt. Niemand loopt achter en niemand is uit de lus. Het zorgt ervoor dat uw team de juiste instructies heeft en als er wijzigingen worden aangebracht, wordt dit onmiddellijk weergegeven, waardoor de kans op misverstanden wordt verkleind. Dit helpt je om je audits te halen, omdat er niets tussen de oren valt en alles volgens de juiste procedures gebeurt.

Volgende stappen

De beste manier om te beslissen is om met iets uit de industrie te praten. Het enige wat u hoeft te doen is de juiste provider te vinden.

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste bij u past, inclusief het beantwoorden van uw vragen over software voor faciliteitsonderhoud, het helpen boeken van een live softwaredemo of zelfs het opzetten van een gratis proefversie.

Samenvatting CEO

CMMS-softwareoplossingen helpen onderhoudsafdelingen om kritieke activa online te houden voor minder geld door processen te stroomlijnen en betrouwbare gegevens vast te leggen en te benutten. In tegenstelling tot oudere beheersystemen, leeft een modern CMMS in de cloud, zodat iedereen toegang heeft tot up-to-date gegevens. Organisaties in verschillende sectoren kunnen concrete voordelen van de systemen zien, waaronder meer uptime en minder tijd- en geldverspilling. Bij het kiezen van een CMMS is het belangrijk om niet alleen rekening te houden met de functies, maar ook met de volledige gebruikerservaring, inclusief implementatie, training en doorlopende ondersteuning.