Waarom papier- en spreadsheetwerkorderbeheer een horrorshow is

Met papier kost het genereren van nieuwe werkbonnen veel tijd en moeite, waardoor u tot het absolute minimum moet rekenen. Met spreadsheets kunt u snel gegevens genereren en delen, maar zodra deze zich beginnen te verspreiden, heeft u er geen controle meer over.

Papier vernietigt uw onderhoudsgegevens en spreadsheets veranderen het in zombies. Hoe dan ook, je bent gevangen in het donker.

Als u momenteel worstelt met onderhoudsbeheer op basis van papier of spreadsheets, weet u alles van de problemen. Je leeft al in die enge film.

Maar het is de moeite waard om nog een keer naar deze oude monsters te kijken om te begrijpen waarom ze zoveel hoofdpijn veroorzaken. Want als we eenmaal weten waarom ze niet werken, kunnen we gemakkelijker een moderne CMMS-softwareoplossing kiezen die dat wel doet.

Papieren werkorders vernietigen uw onderhoudsgegevens

Het is niet verwonderlijk dat zoveel organisaties en industrieën papierloos proberen te werken. Iedereen, van uw lokale bank tot internationale luchtvaartmaatschappijen, heeft lang geleden de overstap gemaakt vanwege alle problemen om een ​​moderne data-intensieve operatie te runnen terwijl u op papier vertrouwt.

Veel van de problemen komen neer op hoe moeilijk het is om gegevens te genereren en hoe moeilijk het is om deze niet te verliezen. Het resultaat? Inefficiënties die u tijd en geld kosten.

Handgemaakt is geweldig voor eten, en hands-on is de beste soort ervaring

Maar alles wat "handmatig" is, is gewoon verschrikkelijk als het gaat om gegevens, inclusief werkorders, waar u op betrouwbare wijze het volgende moet doen:

• Genereer
• Prioriseren
• Toewijzen
• Vastleggen
• Gebruik maken van

Als je naar die lijst kijkt, is dat eigenlijk alles wat je ooit met je gegevens zou moeten doen.

Als u alles met de hand kopieert, kunt u alleen de minimale hoeveelheid informatie opnemen

Laten we vergelijken wat u in werkorders wilt opnemen met wat u gewoonlijk kunt. Om technici te helpen ter plaatse te komen, efficiënt te werken en vroeg te sluiten, wil je dat ze het volgende hebben:

• Uitgebreide onderhouds- en reparatiegeschiedenis van activa
• Stapsgewijze instructies
• Aanpasbare checklists
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Verwante afbeeldingen, schema's, O&M-handleidingen en garanties
• Interactieve plattegronden en plattegronden

Hoeveel zou u redelijkerwijs kunnen opnemen bij een papieren werkbon? Zelfs als je bereid en in staat zou zijn om elke ochtend voor het kopieerapparaat op kantoor te staan, zal het altijd te veel tijd en te veel middelen kosten om papieren werkbonnen te maken met zelfs maar een fractie van die informatie.

En zelfs als je de tijd had en een papierfabriek runde, zodat papier in principe gratis was, zouden techneuten kruiwagens nodig hebben om een ​​dag aan werkbonnen rond te sjouwen.

Uiteindelijk hebben papieren werkorders altijd maar de minimale informatie, waardoor het aan technici wordt overgelaten om veel dingen zelf uit te zoeken, problemen op te lossen wanneer ze aan het werk zouden kunnen zijn, en iedereen zijn tijd te verspillen met het opnieuw uitvinden van hetzelfde wiel.

En als techneuten hun tijd verspillen, verspilt u uw geld.

Dat kleine beetje data zit waarschijnlijk ook vol met kleine fouten

Dat is de ergste soort fout, want niets is erger dan 'stil' falen. Als u een fout meteen ziet, kunt u deze corrigeren. Maar als het je gemakkelijk kan passeren omdat het klein is, is er later meer kans op een grote ramp.

Hier is een snel voorbeeld. Er zijn twee identieke vriezers achterin, en een van hen heeft een inspectie nodig, gevolgd door een aantal snelle preventieve onderhoudstaken. Wanneer u de informatie op de papieren werkbon kopieert, noteert u per ongeluk het verkeerde nummer, waardoor de technici aan de verkeerde vriezer werken. Degene die het werk nodig had, wordt genegeerd - net totdat het kapot gaat door gebrek aan aandacht.

En die kleine fouten maken uw onderhoudsrapporten niet alleen frustrerend en tijdrovend, maar ook onnauwkeurig

We besteden veel tijd aan het praten over hoe papier het moeilijk maakt om met gegevens te werken, maar het is de moeite waard om even terug te gaan en ons af te vragen:"Waarom hebben we deze gegevens überhaupt nodig? Waarom is het voor ons belangrijk om over goede data te beschikken?”

Goede vraag. En het antwoord is omdat kennis macht is. En weten is het halve werk. En een heleboel andere populaire uitspraken en beroemde citaten die het belang van kennis benadrukken.

Als je de juiste cijfers hebt, kun je de juiste beslissingen nemen.

Maar als u op papier moet vertrouwen, zijn uw cijfers waarschijnlijk altijd een beetje verkeerd. Ten eerste is het gemakkelijk om een ​​papiertje te verliezen, en dat betekent dat veel van uw gegevens gewoon verdwijnen. Als je wilt weten hoeveel je de afgelopen maand aan onderhoud hebt uitgegeven, is stap één het opsporen van al die kleine papiertjes. Hoeveel zou je er betrouwbaar kunnen krijgen? En dan zijn er nog die kleine fouten op het papierwerk die je zou kunnen verzamelen, die nog erger worden als je rapporten probeert te schrijven.

Terug naar dat voorbeeld van de verkeerde identiteit van een vriezer. Er was een kleine maar kritieke fout in de oorspronkelijke werkorder, waardoor het team aan het verkeerde activum moest werken. Van daaruit wordt de fout erger wanneer u de verkeerde cijfers toevoegt aan de mix voor het maandelijkse onderhoudsrapport. Nu, in plaats van te weten waar uw geld naartoe gaat in het budget, denkt u dat het ergens anders naartoe gaat.

En wanneer u uw rapporten probeert te gebruiken om uw preventief onderhoudsschema beter te sturen, verspreidt u die fout, waardoor u hem naar voren schuift waar hij nog meer problemen kan opleveren voor u en het onderhoudsteam.

Zelfs een snelle blik op papieren werkorders, en we kunnen zien waarom bijna iedereen enthousiast was om naar werkorders in spreadsheets te springen. Maar ze hebben net nieuwe problemen geïntroduceerd.

Spreadsheetwerkorders veranderen uw onderhoudsgegevens in zombies

Hier worstel je met het tegenovergestelde probleem dat je hebt met papier. Nu, in plaats van dat gegevens schaars zijn en gemakkelijk verloren gaan, heb je veel gegevens, maar je kunt ze nooit echt vertrouwen.

Om het belangrijkste probleem met spreadsheets beter te begrijpen, moeten we beginnen met een kort overzicht van het verschil tussen een kopie en een versie van een bestand.

Denk aan de standaard werkorderworkflow op basis van spreadsheets. U krijgt een onderhoudsverzoek en besluit een werkorder te genereren. Het goede nieuws is dat u aan uw bureau zit, zodat u snel de desktopcomputer kunt opstarten en uw spreadsheetprogramma kunt openen. Van daaruit kunt u wat informatie typen en gerelateerde informatie uit sjablonen of oudere werkorders kopiëren en plakken.

Wat je hebt is het originele bestand van de werkbon op je bureaublad.

Vervolgens opent u uw e-mailaccount, voegt u het bestand toe aan een e-mail en stuurt u het naar een onderhoudstechnicus. Maar ze krijgen dat dossier nooit. In plaats daarvan krijgen ze er een kopie van. Dus nu is er het origineel op je desktop en de kopie op het mobiele apparaat van de techneut.

Zodra die technicus enig werk doet, iets toevoegt of wijzigt aan zijn kopie van de werkorder, verandert dat bestand van een kopie in een versie. Het is een beetje hetzelfde als het origineel, maar net anders genoeg om je kopie verouderd te maken. Onthoud dat niets die twee bestanden met elkaar verbindt. Elke keer dat je de ene verandert, raakt de andere meer en meer verouderd. Je hebt de hoeveelheid gegevens die je hebt verdubbeld, maar slechts de helft ervan is actueel. En als het team die bestanden een paar keer deelt als e-mailbijlagen, neemt de hoeveelheid verouderde gegevens exponentieel toe.

Het zijn eigenlijk zombiegegevens.

CMMS-software is de veilige oplossing voor het beheer van onderhoudswerkorders (ook preventieve onderhoudsschema's)

Laten we voor een directe vergelijking tussen appels en appels nog een keer kijken naar die lijst met dingen die u met uw gegevens moet doen:

• Genereer
• Prioriseren
• Toewijzen
• Vastleggen
• Gebruik maken van

Als we de lijst doornemen en enkele van die items nader bekijken, kunnen we zien hoeveel beter een moderne CMMS-oplossing het leven voor iedereen kan maken.

Centrale database houdt alles eenvoudig, veilig, beveiligd, up-to-date en toegankelijk

Het hart van een goed CMMS is de database waar al uw gegevens veilig in leven. Dit is de sleutel om onder alle problemen uit te komen van het proberen om papier of spreadsheets te gebruiken om onderhoud uit te voeren. In plaats van dat uw gegevens gevaarlijk worden verspreid op een miljoen kleine stukjes papier waar ze gemakkelijk verloren gaan of willekeurig worden vermenigvuldigd in eindeloze spreadsheetcellen, heeft u alles op één plek, waar het CMMS het allemaal automatisch in realtime up-to-date houdt.

Genereer werkorders met sjablonen

Met een centrale database is het eenvoudig om werkorders boordevol gegevens te genereren, omdat alles al aanwezig is om aan de werkbon toe te voegen. Een goed CMMS wordt zelfs geleverd met sjablonen, wat betekent dat u nu met slechts een paar klikken uitgebreide stapsgewijze instructies en aanpasbare checklists kunt toevoegen. Wilt u een aantal werkorders voor preventief onderhoud maken? Het CMMS maakt het u gemakkelijk door ze automatisch te genereren volgens uw aangepaste PM-schema.

Prioriseer en wijs werkorders toe met dashboards

In tegenstelling tot papier en spreadsheets, maakt een goed CMMS het gemakkelijk om alle werkorders in één keer te zien, waardoor u een gemakkelijk te begrijpen groot beeld van uw activiteiten krijgt. Met schone, eenvoudige dashboards staat alles voor u klaar, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te organiseren is.

Met papier zou je zoveel post-it-notities nodig hebben dat je eigenlijk je kantoor zou behangen. En met spreadsheets moet u vijf schermen op uw bureaublad installeren.

En als u het eenmaal hebt georganiseerd, maakt moderne werkorderbeheersoftware het gemakkelijk om werk toe te wijzen. Breng ze op de hoogte via e-mail- of smartphonemeldingen, en zodra ze de software openen, kunnen ze precies zien wat je hen hebt toegewezen, plus alle extra informatie die je in de werkorder hebt ingepakt om ze te helpen efficiënt af te ronden.

Vastleggen en benutten van werkordergegevens met rapporten

Onderhoudstechnici beginnen met het consumeren van gegevens uit het CMMS, maar ze voegen er ook snel iets aan toe. Elke keer dat ze een werkorder sluiten, een afbeelding uploaden of een taak- of werkorderopmerking toevoegen, voegen ze gegevens toe.

Dat is precies wat je wilt. Met behulp van de centrale database houdt die nieuwe data alles up-to-date. In plaats van een werkorder toe te wijzen en nooit te weten wat ermee gebeurt, bevindt u zich nu in de datalus en kunt u alles overal volgen.

Zolang je bent ingelogd op het CMMS, ben je overal op aangesloten.

En u kunt die gegevens niet alleen nu zien, maar u kunt ze ook later gebruiken. Omdat u weet dat het nauwkeurig is en in realtime wordt verzameld door het CMMS (niet op papier gekrabbeld of een miljoen keer gekopieerd in niet-verbonden spreadsheets), kunt u het vol vertrouwen gebruiken om rapporten op te stellen om alles te volgen, van uw arbeidsmiddelen tot uw inventaris.

Welke van uw bedrijfsmiddelen heeft u de afgelopen maand het meeste gekost om in bedrijf te blijven?

Hoe snel kunt u nu deze vraag over uw onderhoudswerkzaamheden beantwoorden? Als u op papier of spreadsheets probeert te vertrouwen, betekent het vinden van het juiste antwoord veel papierwerk doorbladeren of heen en weer klikken tussen bestanden.

Met het juiste CMMS wordt al dat rekenwerk voor u gedaan. U kunt zelfs snel gemakkelijk leesbare, gemakkelijk te begrijpen grafieken en diagrammen maken met behulp van de CMMS-rapportagemodule. Ten slotte staat het grote plaatje van het onderhoud voor u, niet verstopt in stapels papier of in bijlagen bij e-mailbestanden.

Volgende stappen

Ben je het zat om eindeloos te proberen de dreigende rampen van werkbonnen op papier en spreadsheets voor te blijven? Het is misschien minder dramatisch dan dat, en je bent gewoon de constante lage hoofdpijn van ouderwets werkorderbeheer beu.

Dit is het moment om uw workflows te upgraden en uw gedoe te downgraden.

Begin door contact op te nemen met CMMS-providers voor meer informatie over uw opties.