5 wijdverbreide mythes over de nadelen van CMMS-software

Wat is CMMS-software? Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS) worden al sinds de jaren 70 door organisaties gebruikt. Aanvankelijk werden ze door fabrikanten gebruikt om apparatuur, arbeid en voorraad te bewaken, zodat de productie werd geoptimaliseerd en de uitvaltijd van de apparatuur werd verminderd. Sinds hun introductie hebben we gezien dat meer industrieën onderhoudsbeheersoftware gebruiken. Software is de afgelopen decennia gebruiksvriendelijker, veelzijdiger en schaalbaarder geworden, waardoor ze toepasbaar zijn op ziekenhuizen, hogescholen, kantoorgebouwen, retailers, religieuze instellingen en meer. Toch hebben veel onderhouds- en facility managers grote bedenkingen bij het implementeren van een CMMS in hun bedrijf vanwege de negatieve indruk die ze hebben. Dit artikel zet het record recht door ondersteuning te bieden die veelvoorkomende mythes en misvattingen over de nadelen van CMMS-software weerlegt.

Mythe #1:CMMS heeft een hoog percentage mislukkingen

Cijfers over CMMS-succespercentages zijn niet hoopgevend. Het onderzoek naar de implementatie van CMMS varieert, waarbij sommige onderzoeken een percentage mislukkingen rapporteren vanaf 40% en andere zelfs tot 80%! Met dit soort statistieken is het terecht om bedenkingen te hebben bij het implementeren van onderhoudsbeheersoftware. De waarheid is dat er niet veel onderzoek is gedaan naar CMMS-systemen en wat beschikbaar is, is vaak verouderd. Helaas bepaalt deze beknopte en minder dan de huidige informatie ons algemene begrip van CMMS-succes.

In werkelijkheid worden onderhoudssoftwaresystemen voortdurend verbeterd en meer bedrijven in verschillende sectoren zoeken naar CMMS-software. Met technische innovatie en aanzienlijke groei lijkt een uitvalpercentage van 80% onwaarschijnlijk in de huidige markt. In het verleden gingen CMMS-installaties gepaard met veel training, onderhoud en ingewikkelde systemen die niet gemakkelijk te leren waren.

Naarmate de industrie zich ontwikkelde, hebben we onderweg een paar lessen geleerd. Er zijn veel factoren die nodig zijn om de implementatie te laten slagen;

• De reikwijdte van het project begrijpen
• Inzicht in CMMS-verwachtingen
• Managementbetrokkenheid
• Personeel voorbereiden op verandering
• Goede verzameling van gegevens en gegevensinvoer
• Training en ondersteuning van leveranciers

Tegenwoordig zien we CMMS-leveranciers die kopers vele manieren bieden om kennis te maken met nieuwe software voordat ze tot aanschaf overgaan, inclusief gratis proefversies en live demo's. Met deze programma's kunnen kopers de software testen zonder zich te binden en kunnen gebruikers verschillende softwaresystemen met elkaar vergelijken.

We weten meer over CMMS dan 20 jaar geleden. Het is belangrijk om grondig onderzoek te doen voordat u een CMMS aanschaft en ervoor te zorgen dat u vanaf het begin tijd besteedt aan het plannen en implementeren van uw systeem. Dit omvat het verkrijgen van buy-in van uw onderhoudsteam en het ontvangen van adequate training om de functies van uw systeem te optimaliseren. Voor meer informatie over de juiste implementatie van CMMS-software, lees hier ons bericht.

Mythe #2:CMMS is te duur voor onze organisatie

In het verleden was onderhoudssoftware erg kostbaar om te implementeren. In het begin werd CMMS ter plaatse ingezet en kwam er veel maatwerk, configuratie, training en ondersteuning bij kijken. Zoals met de meeste technologie, nemen de kosten in de loop van de tijd af. CMMS-leveranciers zijn efficiënter geworden met ontwikkeling en implementatie, en de toegenomen concurrentie heeft de prijzen aanzienlijk verlaagd.

25 jaar geleden konden bedrijven gemakkelijk $ 50.000 betalen om faciliteitsbeheersoftware in hun faciliteit te implementeren. Er waren kosten voor on-site installatie, maatwerk en configuratie, consultatie, training en individuele gebruikerslicenties. Bovendien verwachtten bedrijven extra doorlopende kosten te betalen voor software-updates en technische ondersteuning. De CMMS-markt heeft enkele belangrijke veranderingen ondergaan die ertoe hebben geleid dat de kosten zijn gedaald.

• Er zijn momenteel meer dan 200 verschillende CMMS-software opties beschikbaar. Toegenomen concurrentie heeft de prijs verlaagd.
• Verkopers bieden SaaS-implementatie (software als een service) aan, waardoor de hoge opstartkosten bijna volledig zijn geëlimineerd. Met web-based CMMS software worden updates en onderhoud gebundeld. Doorlopende technische ondersteuning is ook inbegrepen.
• Onbeperkte gebruikersabonnementen zijn verkrijgbaar bij sommige leveranciers, waardoor bedrijven meer flexibiliteit hebben en hoge kosten voor meerdere gebruikers voorkomen.
• Met mobiele en webgebaseerde technologie is er minder afhankelijkheid van hardware en meer van software.

Geloof het of niet, als je je onderzoek doet, zou je CMMS-oplossingen (met onbeperkt aantal gebruikers) kunnen vinden voor $ 1.200 per jaar met weinig of geen installatie- en trainingskosten. Dit was 25 jaar geleden niet het geval.

Mythe #3:CMMS-gebruikers moeten technisch onderlegd zijn

Toen CMMS-systemen voor het eerst op de markt kwamen, was een hoge computerkennis een must als je ze ging gebruiken. Het gebruik van computers, hun besturingssystemen en databasebeheer vereiste veel training en kennis. Er was ook veel aandacht voor hardware. De knowhow van de computer overtrof dat waarmee typische onderhoudsmedewerkers (en de meeste mensen in totaal) waren uitgerust.

Vandaag zien we een heel ander CMMS. Softwareontwikkelaars hebben toegang tot tools waarmee ze software kunnen ontwerpen die gemakkelijk te leren is. Bovendien hoeven IT-afdelingen bij webgebaseerde implementatie het systeem niet te onderhouden. Updates zijn automatisch en er zijn tal van trainings- en ondersteuningsinstrumenten beschikbaar voor eindgebruikers. De onderhoudssoftware van vandaag is overal toegankelijk waar een internetverbinding is, heeft ingebouwde videobibliotheken voor trainingen, livechat met technische ondersteuning en on-demand training via technologie voor het delen van schermen, zoals GotoMeeting.

Het huidige CMMS heeft een goed ontworpen gebruikersinterface, dashboards, gebruiksvriendelijke rapportgenerators, flexibele gebruikersopties en mobiele toegang.

Mythe #4:CMMS is niet van toepassing op kleine bedrijven

Als u al vroeg in aanraking zou komen met onderhoudsbeheersoftware, zou u ongetwijfeld denken dat deze niet geschikt zijn voor kleine bedrijven (minder dan 100 werknemers). Deze visie komt voort uit het feit dat CMMS-systemen duur waren, veel tijd en middelen vergden om te implementeren en zeer complex waren, met functionaliteit en functies die gericht waren op grote operaties.

Tegenwoordig zien we veel kleine bedrijven die CMMS-software gebruiken. De enige drijvende kracht is de ineffectiviteit van het bijhouden van onderhoud met behulp van papier of spreadsheets. Zodra managers het gevoel hebben deze methoden te zijn ontgroeid, kijken ze naar software voor onderhoudsbeheer. De applicaties van vandaag zijn schaalbaarder dan wat we 25 jaar geleden zagen. Verouderde geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen hadden de one size fits all-benadering, hoge opstartkosten en veel tijd die nodig was voor installaties, waardoor ze ontoegankelijk waren voor kleine bedrijven. Kopers van tegenwoordig kunnen zich afmelden voor modules die ze niet nodig hebben en opschalen wanneer de tijd daar rijp voor is. We zien vaak dat kleine bedrijven CMMS alleen gebruiken voor preventief onderhoud, terwijl andere de modules correctief onderhoud en voorraadbeheer gebruiken. De flexibiliteit die we zien bij de software van vandaag heeft het toegankelijk gemaakt voor zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. Nog beter is het vermogen van een modern CMMS om mee te schalen met uw bedrijfsgrootte, waardoor uw CMMS continu met u meegroeit. Door belangrijke CMMS-modules te mixen en matchen, hebben we eindelijk het idee laten rusten dat "CMMS meer is dan we nu nodig hebben."

Mythe #5:webgebaseerd CMMS heeft hoge risico's

De grootste angst voor het gebruik van webgebaseerde CMMS-software houdt rechtstreeks verband met een van de grootste voordelen:het uitbesteden van de IT-last aan een gespecialiseerde provider. Dit wordt door de meesten als een groot pluspunt gezien, maar als u gevoelige klantgegevens verwerkt, wordt beveiliging een probleem.

Het beveiligingsrisico wordt geminimaliseerd als u uw due diligence doet. Leveranciers van CMMS-software die SaaS-implementatie aanbieden, staan ​​klaar om eventuele beveiligingsvragen te beantwoorden en te beantwoorden. Feit is dat softwareleveranciers klantgegevens opslaan in ultramoderne datacenters waar alle voorzorgsmaatregelen worden genomen om veiligheidsrisico's te verminderen. Uiteindelijk moet je de baten afwegen tegen de kosten. En de voordelen zijn talrijk; geen hardwarekosten, back-up en noodherstel, weinig onderhoud en mobiliteit.

Als uw organisatie uiterst geheime militaire faciliteiten en uitrusting onderhoudt, is webgebaseerde onderhoudssoftware misschien geen optie, maar voor andere organisaties met minder 'gevoelige' gegevens is het zeker het overwegen waard.

Softwaresystemen voor onderhoudsbeheer zijn de afgelopen decennia snel geëvolueerd. De prijzen zijn aanzienlijk verlaagd en systemen zijn toegankelijker geworden voor de gemiddelde technische gebruiker. Systemen zijn niet langer beperkt tot grote ondernemingen met enorme onderhoudsafdelingen, maar elke kleine of grote organisatie kan profiteren van een gestroomlijnde onderhoudsafdeling. We horen meer succesverhalen dan mislukkingen. En we zien dat cloud computing een ongelooflijk veilige methode voor het leveren van software is. Naarmate meer en meer bedrijven kiezen voor een CMMS-systeem, zien onderhoudsafdelingen van elke omvang aanzienlijke kostenbesparingen bij onderhoudsreparatie, wat resulteert in een algemeen concurrentievoordeel van hun CMMS. Voor meer informatie over de voordelen van CMMS-software, lees ons artikel hier.

Als je ervaring met CMMS-software is met een 15-20 jaar oude applicatie, is het tijd om te kijken wat er is. U zult aangenaam verrast zijn en een stap dichter bij een meer geoptimaliseerde onderhoudsafdeling komen.

Bronnen:

http://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys