Toeleveringsketens moeten proactief en reactief zijn. Hier leest u hoe u beide kunt doen.

Proactiviteit en reactiviteit zijn geen tegengestelde stromingen in het risicobeheer van de toeleveringsketen. Het zijn afzonderlijke onderdelen van een complete, holistische strategie.

Historisch gezien zijn reactiviteit en proactiviteit in de toeleveringsketen besproken alsof ze tegengestelde krachten zijn. Reeds lange tijd hebben opinieleiders de noodzaak beleden om een ​​proactieve benadering van supply chain-risico's te hanteren en beter te worden in het anticiperen op verstorende gebeurtenissen voordat ze plaatsvinden, om de impact ervan beter te beperken.

En met een goede reden. Er is echt geen betere manier om uw activiteiten, toeleveringsketen of organisatie te beschermen tegen ontwrichtende gebeurtenissen dan u erop voor te bereiden voordat ze toeslaan. Maar dat perspectief ziet één kritiek punt over het hoofd:er zullen altijd een aantal gebeurtenissen zijn die niemand ziet aankomen.

Eind 2019 had niemand kunnen voorspellen wat er ging gebeuren. Maar COVID-19 bleek de ultieme proeftuin voor reactiebereidheid. Het illustreerde, in pijnlijk detail, dat ondanks onze inspanningen om ons voor te bereiden, proactiviteit alleen ons slechts zoveel kan beschermen.

In plaats daarvan moeten supply chain-leiders tegelijkertijd zowel proactief als reactief zijn — zich voorbereiden op de dingen waar ze zich realistisch op kunnen voorbereiden, terwijl ze ook klaar zijn om te reageren en wijzigingen in plannen aan te brengen.

Proactiviteit insluiten

Echt proactief worden in uw inspanningen om supply chain-risico's te verminderen, is pas de afgelopen jaren praktisch mogelijk geworden. De opkomst van intuïtieve datagestuurde technologieën heeft ons ongelooflijke nieuwe mogelijkheden gegeven om in data te duiken, trends te identificeren en zowel drijfveren als indicatoren van verandering te volgen.

Praktisch gezien hebben de inkoopprofessionals van vandaag alles wat ze nodig hebben om uitgebreide, coherente en kosteneffectieve programma's voor risicobewaking, -meting en -beperking binnen hun organisaties te implementeren. Programma's die niet alleen de bredere toeleveringsketen bewaken — problemen, bedreigingen en kansen identificeren — maar ook de directere categorie- en leveranciersomgevingen.

Uitgerust met deze tools kunnen inkoop- en supply chain operations-teams zich concentreren op het leveren van de vijf basiselementen van een proactieve supply chain-risicobeheerstrategie:

• Het bepalen van de juiste aandachtsgebieden voor risico's, inclusief welke leveranciers het nauwst moeten worden gecontroleerd, en de belangrijkste categorieën die ofwel het meest worden blootgesteld aan risico's, ofwel het meest cruciaal zijn voor uw activiteiten.
• Het verkrijgen en samenbrengen van de juiste gegevens over die categorieën en leveranciers, zodat u er meer over te weten kunt komen.
• Die gegevens omzetten in inzichten, organiseren en begrijpen hoe elk gegevenspunt relevante micro- en macrorisicocategorieën kan beïnvloeden.
• Inzichten delen en verspreiden om ervoor te zorgen dat de juiste mensen worden uitgerust met de informatie die ze nodig hebben om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.
• De juiste acties uitvoeren en ervoor zorgen dat mensen op alle niveaus in staat zijn om inzichten proactief om te zetten in acties.

Wees klaar om je aan te passen

Een proactieve benadering van supply chain-risicobeheer kan u helpen bedreigingen te verminderen, bedrijfscontinuïteit te waarborgen en te voorkomen dat uw organisatie wordt overrompeld door onvoorziene crisisgebeurtenissen. Maar het kan hun impact niet volledig verminderen. Dat is waar reactiviteit om de hoek komt kijken.

Hoe sterk uw proactieve risicostrategieën ook zijn, u moet ook bereid zijn om u aan te passen als de omstandigheden veranderen. Reactieve acties moeten snel zijn om de gevolgen van risico's en crisisgebeurtenissen te helpen verminderen, maar ze moeten ook strategisch worden uitgevoerd.

Wanneer zich een grote crisis voordoet, is het gemakkelijk om ingrijpende, reflexmatige reactieve acties te ondernemen, zoals het overstappen naar nieuwe leveranciers om continuïteit op korte termijn te garanderen. Maar vaak ondersteunen die acties uw algehele inkoop- of bedrijfsstrategie niet en kunnen ze zelfs schadelijker zijn voor uw organisatie dan de crisis zelf.

De sleutel tot succesvol reageren is de balans tussen snelheid en strategie. U wilt snel veranderingen doorvoeren, maar dat mag niet ten koste gaan van uw strategische prioriteiten. Elke keuze moet u helpen om u aan te passen aan de omstandigheden van vandaag, terwijl u op weg blijft naar een betere, efficiëntere toekomst.

In de praktijk betekent dit dat u 10 belangrijke stappen moet nemen om ervoor te zorgen dat uw reactieve acties uiteindelijk de juiste resultaten opleveren:

1. Stel het juiste multidisciplinaire team samen:een sterke respons vereist evenwichtige perspectieven, dus het is belangrijk om een ​​team samen te stellen dat zowel alomvattend als multifunctioneel is.
2. Begrijp de aard van de crisis:voordat je op de juiste manier op iets kunt reageren, moet je weten waar je mee te maken hebt. De aanvankelijke impact die u voelt, weerspiegelt misschien niet het algemene probleem, dus probeer de situatie volledig te begrijpen voordat u beslissingen neemt.
3. Kader problemen vanuit een waardeketenperspectief:het is belangrijk om elke mogelijke impact van een crisis in overweging te nemen - niet alleen de grootste, of de gevolgen die zich nu voordoen. Breng de impact van het evenement op inkoop, productie en distributie zorgvuldig in kaart om een ​​volledig beeld te krijgen van het risico waaraan u wordt blootgesteld.
4. Ga breed en ga diep:stel zoveel mogelijk vragen over de verwachte effecten van de crisis en kijk niet alleen naar de onmiddellijke ontwrichtende effecten, maar ook naar elk domino-effect dat ze kunnen hebben.
5. Mobiliseer de juiste gegevens:gegevens zijn de brandstof die nodig is om de juiste beslissingen te nemen, en daarom is toegang tot en analyse van de juiste gegevens essentieel voor een optimale crisisrespons. Je hebt toegang nodig tot zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens, zodat je begrijpt wat er gebeurt en de bredere impact die het heeft.
6. Definieer kritieke doelen:in een crisissituatie zullen veel van uw doelen duidelijk zijn, zoals het herstellen van de levering van een kritiek product of het hervatten van de distributie in een getroffen regio. Desalniettemin is het nog steeds belangrijk om uw doelen te definiëren, om ervoor te zorgen dat alle beslissingen u ertoe aanzetten deze te bereiken.
7. Snel handelen:als uw doelen zijn vastgesteld, moet iedereen begrijpen hoe ze daar onmiddellijk aan kunnen bijdragen en waar anderen afhankelijk zijn van hun acties.
8. Voortdurend toezicht houden:blijf de ontwikkelingen van leveranciers, markten en categorieën volgen en houd nauwlettend in de gaten hoe uw acties de belangrijkste inkoop- en waardeketen-KPI's verbeteren.
9. Communiceren, communiceren, communiceren:reageren is een inspanning van het hele team, dus het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat de communicatie open en flexibel blijft terwijl teams hun werk voortzetten, zodat indien nodig verdere wijzigingen kunnen worden aangebracht.
10. Houd rekening met de eerste principes:alle beslissingen en acties moeten uiteindelijk worden geleid door een focus op de klant en op leveranciersrelaties. Koppel elke beslissing terug aan de resultaten van klanten en partners, evenals de doelen die u heeft gesteld.

Reactiviteit en proactiviteit zijn geen tegenstrijdige stromingen in het risicobeheer van de toeleveringsketen. Het zijn afzonderlijke onderdelen van een uitgebreide risicobeheerstrategie en even belangrijk in tijden van crisis en ontwrichting.

Omer Abdullah is medeoprichter en directeur van The Smart Cube.