Vier tips voor het schalen van een CMMS-pilotproject

Technologie moet uw bedrijf vooruit helpen. Het zou u moeten helpen uw KPI's te halen. Het moet de operaties moderniseren. Het zou iedereen op dezelfde pagina moeten brengen.

Maar dat doet het vaak niet.

In plaats daarvan lopen veel bedrijven vast bij het testen van nieuwe technologie en realiseren ze nooit het volledige potentieel ervan. Volgens een onderzoek van McKinsey uit 2017 komt 84% van de IoT-projecten nooit door de testfase.

CMMS-piloten zijn niet anders. Hoewel het het beste is om langzaam te beginnen bij het implementeren van onderhoudssoftware, vinden veel organisaties het moeilijk om een ​​CMMS te schalen en krijgen ze daardoor nooit het rendement op de investering waarnaar ze op zoek zijn.

Omdat we er vast van overtuigd zijn hoe geweldig een CMMS kan zijn (wanneer het op de juiste manier wordt geïmplementeerd en gebruikt), willen we bij Fiix u helpen voorkomen dat u vast komt te zitten in het vagevuur van een piloot. Laten we dus eens kijken naar de beste werkwijzen voor het schalen van een CMMS-pilootproject, inclusief veelvoorkomende redenen om vast te lopen en hoe u deze kunt omzeilen.

Inhoudsopgave

1. Wat is een proefproject?
2. Waarom lopen CMMS-piloten vast?
3. Vier manieren om uw CMMS-pilot te schalen
4. Je weet hoe je moet lopen, nu is het tijd om te rennen

Wat is een proefproject?

Een proefproject is wanneer een bedrijf op kleine schaal nieuwe technologie of processen implementeert voordat het in de hele organisatie wordt geïmplementeerd. Ze worden gebruikt om te testen of een product, dienst of idee de gewenste resultaten kan opleveren voordat er een grotere investering wordt gedaan. Met proefprojecten kunnen organisaties leren van fouten, hun impact klein houden en dezelfde risico's vermijden tijdens grootschalige implementaties.

…De meeste bedrijven lopen vast bij het testen van nieuwe technologie en realiseren nooit het volledige potentieel ervan. In feite komt 84% van de IoT-projecten nooit door de testfase.

Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld een CMMS testen door één faciliteit de software zes maanden lang te laten implementeren en gebruiken. Dit geeft het bedrijf voldoende tijd om de software te testen, te leren hoe het gebruik ervan te maximaliseren en het rendement op de investering te meten. Aan het einde van de pilotperiode kan de organisatie besluiten het CMMS op andere locaties te implementeren, over te stappen op andere software of de huidige optie te blijven testen.

Waarom lopen CMMS-piloten vast?

Zwemmen in drijfzand. De muur raken. Snel nergens heen. Er zijn zoveel manieren om te zeggen:"Ik zit vast", omdat het iets is waar iedereen zich mee kan identificeren. Het is niet ongebruikelijk dat een CMMS-implementatie vastloopt in de pilotfase, en dat heeft meestal een van de vier redenen.

Apathie vernietigt de wil om het project uit te breiden

De aanvankelijke opwinding van het implementeren van een CMMS kan snel vervagen en veranderen in onverschilligheid, of erger nog, regelrechte negativiteit. Dit sleept gebruikersadoptie naar lagere en lagere tarieven, waardoor de software minder effectief wordt. Als gevolg hiervan verandert het CMMS van een wondermiddel in een ho-hum tool in de ogen van iedereen, van senior leiderschap tot technici. De motivatie om het project vooruit te helpen is dood. Dit probleem kan zich ook voordoen wanneer er niemand beschikbaar of in staat is om de transitie uit de pilotfase te leiden, zoals een gekwalificeerde en ambitieuze CMMS-kampioen.

Niemand ziet de waarde

Bedrijven hebben vaak een korte aandachtsspanne en als een CMMS geen quick wins kan opleveren, verschuift hun focus naar het volgende grote ding. Hoewel kleine doelen vrij snel kunnen worden bereikt met onderhoudssoftware, duurt het langer voordat er een substantiëlere ROI is. In andere scenario's realiseren mensen buiten het onderhoud zich misschien niet de voordelen die een CMMS voor het bedrijf heeft. Een gebrek aan succes op korte termijn of gepercipieerde waarde kan plannen voor een volledige uitrol van het CMMS bevriezen en een organisatie in de proefmodus houden.

Zwemmen in drijfzand. De muur raken. Snel nergens heen. Er zijn zoveel manieren om te zeggen:"Ik zit vast", omdat het iets is waar iedereen zich mee kan identificeren.

Een lange takenlijst en concurrerende prioriteiten staan ​​in de weg

Laten we eerlijk zijn, iedereen heeft een lange to-do lijst die steeds langer wordt. Taken worden naar beneden geduwd of helemaal van de lijst geduwd. Het is gemakkelijk om jezelf ervan te overtuigen dat een volledige uitrol kan wachten zodra het harde werk van het implementeren van een CMMS is voltooid. Maar je schuift de CMMS-piloot op een laag pitje, hij verlaat die plek zelden. Er is ook de kwestie van concurrerende prioriteiten. Nieuwe projecten, doelen of mandaten kunnen obstakels creëren die vaak onoverkomelijk zijn, ongeacht hoe toegewijd je bent aan het behalen van de pilot.

Standaardisatie bestaat niet

Het bouwen van een CMMS-pilot kost vaak veel tijd en moeite om gegevens te verzamelen, op te schonen en te uploaden naar de software. Als gegevens en processen rommelig en onnauwkeurig zijn, wordt het veel moeilijker. Stel je dan eens voor hoe deze uitdagingen worden vermenigvuldigd bij het uitbreiden van een CMMS. De tijd, moeite en financiële middelen die nodig zijn om een ​​volledige uitrol te coördineren zonder gestandaardiseerde gegevens en processen, kunnen ontmoedigend zijn. Het aantal benodigde middelen dwingt organisaties vaak om de overgang zo lang mogelijk uit te stellen, en uiteindelijk vervaagt het project.

Vier manieren om uw CMMS-pilot te schalen

Het is tijd om ervoor te zorgen dat geen van de bovenstaande nachtmerriescenario's ooit met uw organisatie gebeurt. Hoewel de onderstaande strategieën geen succes garanderen of elk probleem oplossen dat zich kan voordoen, bieden ze een blauwdruk voor het omzeilen van de meest voorkomende en schadelijke belemmeringen voor het schalen van een CMMS-pilot.

Maak uitbreiding onderdeel van uw implementatieplan

Vermijd het vagevuur van een pilot door een gedetailleerd plan te maken voor een volledige uitrol. Het is essentieel om deze strategie te ontwerpen als onderdeel van uw implementatieplan en voordat de CMMS-pilot begint. Stel duidelijke doelen, tijdlijnen en mijlpalen vast voor een volledige uitrol, evenals de middelen die je nodig hebt om alle drie te bereiken. Op deze manier hoeft u niet helemaal opnieuw te beginnen wanneer u het project wilt schalen. Maak een proefprojectrapport over wat er goed ging, wat niet werkte en wat voor de volgende keer verbeterd kan worden. Hierdoor kunt u uw oorspronkelijke uitbreidingsplan opnieuw beoordelen en de nodige wijzigingen aanbrengen.

Meet en communiceer elk succes, groot of klein

Blijf op de hoogte van de winst die uw onderhoudsteam heeft behaald met de CMMS-pilot. Het is belangrijk om kennis te nemen van mijlpalen die u bereikt, hoe klein ook, en ervoor te zorgen dat iedereen binnen en buiten de afdeling hiervan op de hoogte is. Dit zorgt ervoor dat iedereen, van leidinggevenden tot technici, de tastbare voordelen van een CMMS ziet en hoe het zich tot hen verhoudt. Het project zal niet alleen top of mind blijven voor u en andere leden van het leiderschapsteam, maar het zal ook uw motivatie om het uit te breiden vergroten.

Houd alle gebruikers, nu en in de toekomst, betrokken

De sprong maken van een CMMS-pilot naar een volledige CMMS-implementatie heeft meer te maken met mensen dan met technologie. Het hebben van personeel dat verandering omarmt, vergroot de kans op een succesvolle CMMS-uitbreiding. Dit omvat degenen die de software in de pilot gebruiken en degenen die deze na een volledige uitrol zouden gebruiken. Vraag gebruikers regelmatig om feedback over het CMMS en breng veranderingen aan die hun leven gemakkelijker maken. Leer ze de waarde van de software kennen, creëer een uitzonderlijk trainingsprogramma en wijs een CMMS-kampioen aan om problemen of vragen aan te pakken.

Kies geen softwareleverancier, kies een CMMS-partner

Het schalen van een CMMS-pilot is geen kleine taak, dus het is van cruciaal belang om samen te werken met een CMMS-provider die u door het proces kan helpen. Softwareleveranciers hebben deelgenomen aan honderden vergelijkbare implementaties en kunnen u adviseren over best practices en obstakels die u moet vermijden. Ze zullen u ook helpen om duidelijkheid te krijgen over hoe een CMMS kan worden geïntegreerd met de andere technologiesystemen van uw bedrijf. Dit maakt niet alleen een potentieel rommelige en gecompliceerde operatie een stuk eenvoudiger, maar het benadrukt ook de waarde van een CMMS voor de besluitvormers buiten de onderhoudsafdeling.

Je weet hoe je moet lopen, nu is het tijd om te rennen

Uw instelling heeft haar huiswerk gedaan, een CMMS-pilot geïmplementeerd en hard gewerkt om het gebruik van de software te perfectioneren. Er zit niets anders op dan het project uit te breiden. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. U kunt echter veel van de obstakels vermijden door een solide plan te hebben, de resultaten van uw proefproject bij te houden, gebruikers te betrekken en nauw samen te werken met uw softwareleverancier om het proces soepeler te laten verlopen.