12 best practices voor een succesvolle CMMS-implementatie

Een CMMS-implementatie vergt veel planning, tijd en people management-vaardigheden. Het is van cruciaal belang om het goed te doen, zodat uw organisatie op de juiste manier aan het traject van beter onderhoudsbeheer kan beginnen.

Je denkt misschien:"Is het implementeren van een CMMS zo belangrijk?" Jawel. Uw organisatie doet niet alleen een enorme financiële en tijdinvestering, maar ondergaat ook een grote culturele verschuiving als het van een ouder systeem naar een nieuwe manier van werken gaat.

Nu vraag je je waarschijnlijk af:"Waar ben ik aan begonnen?" Maak je geen zorgen, we staan ​​achter je. We nemen u mee door het proces van het implementeren van een CMMS en hoe u uw kans op succes kunt maximaliseren, minder fouten kunt maken, onnodige kosten kunt vermijden en uw doelen sneller kunt bereiken.

Inhoudsopgave

1. Wat maakt een CMMS-implementatie succesvol?
2. Waarom mislukken CMMS-implementaties?
3. 12 best practices voor een succesvolle CMMS-implementatie
4. Wat nu?: Hoe houd je het positieve momentum aan de gang
5. CMMS-implementatie:het begin van iets moois

Wat maakt een goede CMMS-implementatie?

Een CMMS-implementatie kan alleen succesvol zijn als u uw uiteindelijke doel begrijpt. Dit helpt je te weten hoe je ernaar moet streven en waarom het überhaupt nodig is. Hoewel elke organisatie zijn eigen, unieke doelen heeft bij het implementeren van een CMMS, zijn er enkele gemeenschappelijke doelen waar alle onderhoudsteams naar moeten streven.

Doelbereik:je raakt en overtreft je doelen

Elke onderhoudsafdeling heeft doelen, of het nu gaat om het verminderen van uitvaltijd, het verlagen van kosten of het verbeteren van de veiligheid. Een succesvolle CMMS-implementatie zal u helpen deze doelen te bereiken, ongeacht wat ze zijn. Vooruitgang zal niet in één keer plaatsvinden en er moet werk worden verricht voordat u dit punt bereikt, zoals het definiëren van doelstellingen en begrijpen of een CMMS u kan helpen deze te bereiken. Maar met de juiste planning en tijd zal een goed geïmplementeerd CMMS de resultaten opleveren waarnaar u op zoek bent.

Standaardisatie:het hele bedrijf staat op één lijn

Het hebben van meerdere verschillende systemen of processen is verwarrend en veroorzaakt bijna altijd chaos. Een succesvolle CMMS-implementatie plaatst alle onderhoudsprocessen en informatie op één plek om dit nachtmerriescenario te voorkomen. Het is belangrijk om een ​​reeks normen te ontwikkelen, zowel voor het gebruik van het systeem als voor de onderhoudspraktijken. Een ander onderdeel van standaardisatie is het integreren van uw CMMS met andere operationele systemen en het toepassen van het systeem en de bijbehorende processen op alle locaties.

Gebruikersadoptie:iedereen gebruikt het systeem

CMMS-software werkt alleen als de juiste mensen het consequent en correct gebruiken. Daarom is gebruikersadoptie cruciaal. De gebruikersacceptatiegraad meet het percentage mensen dat het systeem daadwerkelijk gebruikt zoals het hoort. Bijvoorbeeld. als twee op de tien technici de systemen alleen voor bepaalde taken of helemaal niet gebruiken, betekent dit dat uw gebruikersacceptatie acht op de tien is, oftewel 80%. Gebruikersacceptatie moet 100% zijn, zodat het werk efficiënt is, taken niet worden gemist en nauwkeurige gegevens worden verzameld.

Je denkt misschien:"Is het implementeren van een CMMS zo belangrijk?" Jawel. Uw organisatie doet niet alleen een enorme financiële en tijdinvestering, maar ondergaat ook een grote culturele verschuiving als het van een ouder systeem naar een nieuwe manier van werken gaat.

Continue verbetering:het duwt de organisatie vooruit

Het implementeren van een CMMS zou slechts het begin moeten zijn van de reis van uw onderhoudsteam naar digitale transformatie. Een slechte CMMS-implementatie brengt alleen oppervlakkige wijzigingen aan in de status-quo, maar houdt uw bedrijf in de normale modus. Een succesvolle implementatie stuwt een bedrijf vooruit en geeft het de tools, middelen en motivatie om voort te bouwen op dat positieve momentum. Een goed uitgevoerde implementatie kan een sfeer creëren van innovatieve probleemoplossing en groei in de onderhoudsafdeling en daarbuiten.

Waarom mislukken CMMS-implementaties?

Hier is de lelijke waarheid:gemiddeld 60% tot 80% van de CMMS-implementaties mislukt. Een paar fatale fouten zijn verantwoordelijk voor het merendeel van deze fouten.

Gebrek aan steun van management

Bedrijven hebben vaak geen tijd of geld meer als ze proberen a te implementeren, wat uiteindelijk het project ten onder gaat. Maar er is een onderliggende reden voor dit soort mislukkingen:een gebrek aan steun van het hogere management. Leidinggevenden zijn vaak degenen die zorgen voor een budget en een motivatie voor het project. Als besluitvormers niet volledig in de implementatie worden geïnvesteerd, vergroot dit de kans dat het geld opraakt of dat het project voortdurend van de takenlijst wordt gestoten.

Onduidelijke doelen, rollen en verantwoordelijkheden

Het is onmogelijk om te weten of een CMMS-implementatie succesvol is als er niet van tevoren een doel is bepaald. Zonder een duidelijk doel zullen bedrijven de doelstellingen niet halen en zal de motivatie om het systeem te gebruiken laag zijn, wat leidt tot een slechte acceptatie door gebruikers. Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden leiden ook tot onvolledige, onnauwkeurige of verwaarloosde taken, wat een enorm rimpeleffect in het hele bedrijf veroorzaakt. Dit kan gebeuren voor taken tijdens het instellen (zoals ervoor zorgen dat PM-triggers worden gemaakt) en daarna (zoals het bijhouden van voorraad).

Slechte gebruikersbetrokkenheid en training

Mislukte implementaties zijn vaak het gevolg van gebruikers die niet willen of niet weten hoe ze het CMMS moeten gebruiken. Daarom moet elke persoon die door de nieuwe software wordt beïnvloed, bij het proces worden betrokken. Gebruikers dienen hierbij te worden geraadpleegd bij het beoordelen van leveranciers en het kopen van software. Het overslaan van deze stap leidt vaak tot het kiezen van een oplossing die onnodig, moeilijk te gebruiken en/of ongewenst is. Als de software eenmaal is gekozen, zal een gebrek aan training het onmogelijk maken om het CMMS te gebruiken zoals het zou moeten zijn en zullen de prestaties eronder lijden.

12 best practices voor een succesvolle CMMS-implementatie

De weg naar een succesvolle CMMS-implementatie kan lang en moeilijk zijn en meestal tot mislukking leiden. Maar het hoeft niet. Door een paar eenvoudige strategieën en processen toe te passen, kunt u de risico's aanzienlijk verminderen en obstakels wegnemen op uw reis naar het opzetten van een CMMS.

1. Buy-in krijgen van het management

Leiderschap wil vaak niet investeren in onderhoud omdat ze het als een kostenpost zien. Daarom is het belangrijk om ze te laten zien dat een CMMS kan helpen waarde te creëren op allerlei tastbare manieren, zoals geld besparen en de productie verhogen. Bouw een solide businesscase op waarin de voordelen en potentiële ROI van een CMMS worden geschetst en presenteer deze aan het management. Laat ze zien hoe uw bedrijf kan groeien en hoe een CMMS kan helpen de organisatie naar nieuwe hoogten te tillen.

2. Voorbereiden op verandering

Het implementeren van een CMMS is een grote verandering en verandering kan moeilijk zijn. Medewerkers kunnen in het verleden een slechte ervaring hebben gehad met een CMMS of zijn bang dat nieuwe technologie ontslagen betekent. Pak deze angsten aan door het hele team bij het implementatieproces te betrekken. Coaching, projectupdates en brainstormsessies houden iedereen op de hoogte, betrokken en dragen bij aan het succes van de organisatie. Identificeer eventuele bezwaren vroeg en help gebruikers te begrijpen hoe ze kunnen profiteren van een CMMS.

Als besluitvormers niet volledig in de implementatie worden geïnvesteerd, vergroot dit de kans dat het geld opraakt of dat het project voortdurend van de takenlijst wordt gestoten.

3. Uw vereisten, doelen en metingen definiëren

Definieer uw bedrijfs- en onderhoudsdoelen, samen met eventuele belangrijke vereisten om die doelen te bereiken, zoals budget, tools, statistieken, functies, mensen en tijdlijnen. Deze doelen en vereisten bepalen hoe een CMMS-implementatie op tijd, binnen het budget en op schema kan worden voltooid. Een groot deel van het bepalen van doelen is het optimaal benutten van onderhoudsstatistieken. Het is belangrijk om bij deze stap uw mogelijkheden en beperkingen te kennen, zodat u uw doelen realistisch, meetbaar en haalbaar kunt maken.

4. Samenwerken met de juiste CMMS-provider

Het is verleidelijk om een ​​CMMS te kiezen dat uitsluitend op de functies is gebaseerd. Maar hoewel dit een belangrijke factor is, is het slechts een klein onderdeel van het vinden van de juiste CMMS-provider. Een succesvolle CMMS-implementatie betekent dat u voor een lange tijd met een leverancier werkt. U moet erop kunnen vertrouwen dat uw CMMS-provider uw organisatie kan ondersteunen bij groeipijnen en bij elk onderdeel van het proces, van het opstellen van een projectplan tot training en ondersteuning na de implementatie.

5. Uw projectplanning maken

De tijdlijn van elke faciliteit voor het implementeren van een CMMS is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder grootte, prioriteitsniveau, gebruikersmogelijkheden, type activa en meer. Sommige implementaties duren een maand, andere een jaar. Werk samen met interne belanghebbenden, zoals technici en facility managers, evenals uw CMMS-provider om een ​​realistisch implementatieschema te bepalen. Definieer onderweg belangrijke mijlpalen, zodat u de voortgang kunt volgen en kwantificeren. Vergeet niet tijd vrij te maken voor gebruikersconsultaties, gegevensconfiguratie, testen en training.

6. Een leiderschapsteam kiezen voor de implementatie

Als iemand de leiding neemt, taken bijhoudt en het aanspreekpunt is voor eventuele problemen, kan uw implementatie niet vervallen in desorganisatie, concurrerende prioriteiten en apathie. Deze persoon is jouw CMMS-kampioen. De CMMS-kampioen zal uw organisatie door de implementatie leiden en een team bouwen om hen te helpen. De grootte van het team is afhankelijk van de omvang van het project, maar kan een projectmanager, dataspecialist, opleidingsdirecteur en meer omvatten. Elke rol moet specifieke verantwoordelijkheden en doelen hebben, evenals bijbehorende bevoegdheden.

7. Uw gegevens verzamelen, opschonen en invoeren

CMMS-implementaties mislukken vaak vanwege ontbrekende, onnauwkeurige en onduidelijke gegevens. Wees ijverig bij het verzamelen van gegevens om in uw systeem in te voeren, inclusief apparatuurtypes, workflows, PM-triggerfrequenties, SOP's, informatie over reserveonderdelen en leveranciersgegevens. Verwijder de rommelige, onbetrouwbare en onnauwkeurige informatie. De volgende stap is het uploaden van uw gegevens naar het CMMS. Raadpleeg uw CMMS-provider bij het overzetten van gegevens van oudere systemen, zoals Excel, naar het CMMS om ervoor te zorgen dat het proces snel en nauwkeurig verloopt. Configureer tot slot uw gegevens in het systeem. Stel PM's in, creëer triggers, bouw workflows, voeg digitale documenten toe aan activa, stel minimumhoeveelheden voor onderdelen in en meer.

U moet erop kunnen vertrouwen dat uw CMMS-provider uw organisatie kan ondersteunen bij groeipijnen en bij elk onderdeel van het proces, van het opstellen van een projectplan tot training en ondersteuning na de implementatie.

8. Eindgebruikers trainen

Training helpt CMMS-gebruikers en -beheerders de functies en mogelijkheden van de software te begrijpen, zodat ze het systeem effectief en efficiënt kunnen gebruiken. Training versnelt de onboarding, schetst best practices en verhoogt de gebruikersacceptatie. Een bijzonder opleidingsprogramma omvat inhoudelijk gedegen en relevant. Het maakt hands-on leren mogelijk, beweegt langzaam en zorgt ervoor dat alle vragen worden beantwoord. Zoek naar mogelijkheden om samen te werken met uw leverancier om training te optimaliseren. Het allerbelangrijkste:stop nooit met het bieden van kansen voor medewerkers om te leren en zich te ontwikkelen.

9. De verantwoordelijkheden van de gebruiker uiteenzetten

Je hebt waarschijnlijk een goed idee van hoe elke CMMS-gebruiker met het systeem moet omgaan, maar mensen zijn geen gedachtenlezers. Daarom moet u de rollen en verantwoordelijkheden van gebruikers vastleggen in een officieel, schriftelijk document. Dit document maakt taken en machtigingen duidelijk, zodat gebruikers precies weten hoe ze taken moeten uitvoeren. Het verhoogt ook de aansprakelijkheid, verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat problemen snel en correct worden aangepakt. De CMMS-kampioen moet uitleggen hoe het CMMS dagelijks moet worden beheerd en gebruikers en gebruikersgroepen aan het CMMS moeten toevoegen, inclusief hun kwalificaties, certificeringen en contactgegevens.

10. Gebruikerstests uitvoeren

Nu u bijna uw CMMS start, is het tijd om de software te testen en ervoor te zorgen dat deze goed werkt. Dit zal u helpen problemen te identificeren vóór de officiële implementatie, zodat ze kunnen worden aangepakt voordat ze grotere problemen worden. Verzamel een kleine groep sleutelgebruikers en bekijk zowel de gegevens als de mogelijkheden van het systeem om er zeker van te zijn dat ze operationeel zijn. Controleer de beveiliging, machtigingen voor gebruikersgroepen, PM-triggers, meldingen, dashboards, rapporten, het maken van werkorders en voorraaddetails.

11. Het CMMS starten

Deze fase van een CMMS-implementatie wordt gewoonlijk de go-live-datum genoemd. Dit is het moment waarop van alle gebruikers wordt verwacht dat ze stoppen met het gebruik van oudere systemen en in het CMMS gaan werken. Breng alle gebruikers ruim van tevoren op de hoogte van deze datum, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Uw CMMS-leverancier moet ook van deze datum op de hoogte zijn en van plan zijn oproepbaar te zijn. Ze kunnen je helpen om met vragen en complicaties om te gaan, zodat ze niet door de mand vallen of in slechte gewoonten veranderen.

12. Bewaken van het systeem en on-the-job training

Gefeliciteerd, uw CMMS is operationeel! Maar je implementatie is nog niet klaar. De CMMS-kampioen moet het gebruik van het systeem controleren om te controleren of alle elementen werken zoals verwacht, inclusief meldingen en geplande onderhoudstriggers. Dit geeft de CMMS-kampioen ook tijd om met elke gebruiker door te brengen en eventuele aanvullende training te geven. Houd gedurende deze tijd key performance indicators (KPI's) in de gaten, zoals gebruikersacceptatie en onderhoudsstatistieken. Als deze nummers markeren, zorg er dan voor dat u uw koers snel corrigeert om langdurige problemen te voorkomen.

Je hebt waarschijnlijk een goed idee van hoe elke CMMS-gebruiker met het systeem moet omgaan, maar mensen zijn geen gedachtenlezers. Daarom moet u de rollen en verantwoordelijkheden van gebruikers vastleggen in een officieel, schriftelijk document.

Wat nu?:Hoe het positieve momentum aan het rollen te houden

Je hebt met succes een CMMS geïmplementeerd, maar wat nu? Geef jezelf eerst een schouderklopje - dat was geen geringe prestatie. En blijf dan naar voren schuiven. Het werk om het onderhoud met een CMMS te verbeteren is nooit af. Er wordt altijd een beroep gedaan op het onderhoudsteam om lastige problemen op te lossen. Het is belangrijk om manieren te vinden om uw CMMS te optimaliseren en een strategie te bedenken om deze obstakels aan te pakken, terwijl u uw winst benut om nog meer succes te creëren.

Omgaan met groeipijnen

Uw CMMS zal in de loop van de tijd evolueren naarmate er updates beschikbaar komen en gebruikers meer vertrouwd raken met de software. Hoewel deze verandering grotendeels gunstig is, kan het leiden tot groeipijnen. Een manier om de negatieve gevolgen van deze wijzigingen te verminderen, is door regelmatig incheckgesprekken met uw CMMS-provider te plannen. Frequente communicatie zorgt ervoor dat feedback en verdere vragen snel kunnen worden beantwoord en stelt u in staat contact te leggen met een CMMS-expert om u door eventuele hobbels op de weg te begeleiden.

Een projectbeoordeling voltooien

Het uitvoeren van een beoordeling van uw CMMS-implementatie zal u helpen bij het begin van de volgende fase van uw reis naar digitale transformatie. Het geeft je de mogelijkheid om terug te kijken en te zien wat er goed ging, wat er fout ging, wat je hebt geleerd en hoe je die lessen kunt toepassen. Maak een formeel rapport waarin de projectdoelen worden gemeten, belangrijke prestaties worden geïdentificeerd en mogelijkheden voor verbetering worden benadrukt. Het rapport moet ook best practices delen voor soortgelijke projecten die voor de toekomst zijn gepland en advies geven over mogelijke toekomstige risico's.

Bekijken, verbeteren en verfijnen

Een CMMS-implementatie is niet het einddoel, het is slechts de eerste stap. Een CMMS is gewoon een ander hulpmiddel en het succes hangt af van hoe het wordt gebruikt. Om alle voordelen van de software te benutten, moet u controleren hoe gebruikers omgaan met het CMMS en manieren vinden om de manier waarop processen en mensen met de software werken te verbeteren. Krijg feedback van gebruikers, voer prestatierapporten uit, controleer KPI's en implementeer waar mogelijk verbeteringen.

CMMS-implementatie:het begin van iets moois

CMMS-software is geen wondermiddel voor beter onderhoud, maar het kan een integraal onderdeel zijn van het behalen van betere resultaten. Een CMMS moet worden beschouwd als een hulpmiddel in de gereedschapsriem van het onderhoudsteam. Net zoals het juiste gebruik van een hamer het werk gemakkelijker maakt, kan hetzelfde gelden voor een CMMS. Als het correct wordt geïmplementeerd, wordt een CMMS een database met onderhoudsgerelateerde informatie die kan worden gebruikt om best practices uit te voeren en kansen voor verhoogde efficiëntie te identificeren. Het is geen snelle oplossing, maar goede software kan een cruciaal radertje zijn in uw onderhouds- en betrouwbaarheidsstrategie die de prestaties van uw organisatie nu en in de toekomst aanzienlijk kan verbeteren.