Apparatuurvolgsoftware:optimaliseer uw onderhoudsbeheer

Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-systemen hebben een revolutie teweeggebracht in de dagelijkse activiteiten van bedrijven in een breed scala van industriële sectoren, waaronder productie, gezondheidszorg, horeca, detailhandel, enz. Software voor het volgen van apparatuur zijn geavanceerde en robuuste softwaresystemen voor faciliteitenbeheer die het werk volgen orders, genereer snel nauwkeurige rapporten en bepaal direct voor welke bedrijfsmiddelen preventieve onderhoudssoftware nodig is. De groeiende verschuiving naar deze systemen berust op hun vermogen om bedrijfsactiviteiten te automatiseren, productiestilstand te verminderen en de levensduur van apparatuur te verlengen. Met volledig functionele managementsystemen kunnen bedrijven een verhoging van hun return on investment (ROI) realiseren.

Een van de meest kritische aspecten van een succesvolle CMMS-implementatie is ervoor te zorgen dat alle ingevoerde gegevens zowel volledig als nauwkeurig zijn. Aangezien computerprogramma's geen onderscheid kunnen maken tussen goede en slechte gegevens (of de bronnen van ontbrekende gegevens identificeren), zijn de personen die verantwoordelijk zijn voor het opzetten van het managementsysteem van hun bedrijf ervoor verantwoordelijk dat het systeem doet waarvoor het is ontworpen. Hieronder volgen vijf eenvoudige manieren om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsapparatuur en bedrijfsmiddelen hun weg vinden naar het beheersoftwareprogramma.

1. Bepaal welke activa en apparatuur u in uw CMMS-inventaris wilt opnemen

Elk bedrijf is uniek en dat geldt ook voor de uitrusting en activa. Bij het beslissen welke items u wilt inventariseren, is het belangrijk om rekening te houden met de behoeften en prioriteiten van een bedrijf. Productiemachines en onderdelen zijn bijvoorbeeld essentieel voor productieactiviteiten, en mechanische, elektrische en sanitaire apparatuur zijn van cruciaal belang voor kantoorgebouwen en grote faciliteiten. Bureaus, tafels, computers en AV-apparatuur zijn essentieel voor scholen en universiteiten. Naast het bepalen van de essentiële apparatuur voor inventarisatie, moeten ook beslissingen met betrekking tot secundaire activa worden overwogen. Dit kunnen zowel voertuigen zijn als voorraadgoederen zoals kantoorbenodigdheden, schoonmaakbenodigdheden, gereedschap, enz.

2. Bepaal welke activagegevens u wilt verzamelen voor uw CMMS

Idealiter voert u het beste zoveel mogelijk informatie in het systeem in over de apparatuur en activa van een bedrijf. Omdat dit echter tijd en moeite kost, moeten er beslissingen worden genomen over hoe uitgebreid een lijst met apparatuur en middelen moet zijn. Het is ook belangrijk om te bedenken dat hoe groter een operatie, hoe meer gegevens er zullen zijn. Voor de meeste bedrijven zijn grote operationele en mechanische bedrijven het belangrijkst en moeten daarom de meeste aandacht voor detail krijgen. Relevante informatie die moet worden toegevoegd, is onder meer:

• Serienummers
• Locaties
• Barcodes
• Afbeeldingen
• Handleidingen en documenten
• Fabrikant details
• Data (installatie, verlopen garantie, inspectie)
• Geassocieerde leveranciers
• Geassocieerde vervangende onderdelen en leveranciers

Bij het verzamelen van apparatuur- en activagegevens voor uw CMMS-software kan het handig zijn om een ​​opgemaakte spreadsheet te maken die kan worden verspreid onder en bijgewerkt door afdelingshoofden. Door dit te doen, kunnen leden van verschillende afdelingen die toegang hebben tot specifieke apparatuurdetails samenwerken bij het maken van een hoofdinventarislijst. Door een cloudgebaseerd programma te gebruiken, kunnen teamleden documenten in realtime bijwerken.

3. Wijs mensen toe om verantwoordelijk te zijn voor het verzamelen van CMMS-gegevens met tijdlijnen

Het lijdt geen twijfel dat het opzetten van een softwaresysteem voor onderhoud van apparatuur tijd en energie kost. Om deze redenen is het zinvol om een ​​strategie te ontwikkelen die het proces zal sturen. Als een team verantwoordelijk is voor het maken van een uitrustingslijst, dan is het belangrijk dat elk teamlid goed op de hoogte is van de algemene taak en waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Het instellen van realistische tijdlijnen voor het maken van een inventarislijst biedt een kader voor het voltooien van taken. Het volgende geeft een idee van hoe realistische tijdlijnen eruit zouden moeten zien:

• Bedrijven met 0-100 activa:30 dagen
• Bedrijven met 200 activa:45 dagen
• Bedrijven met 201 – 500 activa:60 dagen
• Bedrijven met 501-1000 activa:90-120 dagen

Er moeten ook regelmatige voortgangscontroles worden uitgevoerd die wekelijks of tweewekelijks worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de taak op schema blijft.

Grote bedrijven of bedrijven met veel activa kunnen ervoor kiezen om de taak van het controleren van apparatuur uit te besteden. Bij het bepalen van dit probleem moeten bedrijven de kosten van het inhuren van een externe leverancier om deze taak goed en efficiënt uit te voeren afwegen tegen de alternatieve kosten die samenhangen met de tijd dat medewerkers van hun reguliere taken worden weggenomen.

4. Raadpleeg de CMMS-leverancier voor advies

Voor bedrijven die al een inventarislijst van apparatuur online hebben en deze willen laten migreren naar een CMMS, kunnen potentiële leveranciers helpen om te begrijpen wat er moet gebeuren. Klanten kunnen ervoor kiezen om de gegevens zelf te migreren of dit door de leverancier te laten doen. Degenen die de tijd hebben en vertrouwen hebben in het afhandelen van de technische aspecten van de CMMS-implementatie, kunnen de voorkeur geven aan het migreren van hun gegevens. Als u graag aan de slag wilt, geen haperingen wilt en wilt dat de klus vanaf het begin wordt geklaard, bieden CMMS-leveranciers kant-en-klare installatieopties.

5. Lijst met CMMS-apparatuurgegevens bekijken en opschonen

De laatste stap bij het maken van een apparatuur- en inventarislijst is het controleren op fouten en ervoor zorgen dat alle relevante informatie is verzameld. De laatste stap omvat het volgende:

• Controleren of de inventarislijst compleet is (raad aan een tweede paar ogen te nemen)
• Controleer of de spelling correct is (spelfouten geven aan dat het niet geloofwaardig is)
• Afbeeldingen zijn duidelijk en op de juiste manier opgemaakt om op verschillende apparaten te kunnen worden bekeken
• Er wordt naar alle handleidingen en documenten verwezen
• Apparatuur- en activalocaties zijn correct

Het toevoegen van software voor het volgen van apparatuur aan een operatie omvat veel meer dan een financiële investering. Het vereist de tijd en energie die nodig is om ervoor te zorgen dat het systeem doet waarvoor het is ontworpen. Het creëren van een uitgebreide inventaris van apparatuur en activa die correct in het systeem wordt ingevoerd, is essentieel voor een succesvol resultaat. Daarom geven leveranciers klanten graag advies over implementatieopties voor onderhoudsbeheersoftware. Ongeacht de gekozen optie bieden CMMS'en, zodra een systeemconfiguratie is voltooid, bedrijven een volledig geautomatiseerde manier om ervoor te zorgen dat de activiteiten optimaal functioneren en tegelijkertijd tijd, energie en geld te besparen.

Bij Hippo CMMS weten we dat de eerste 6 maanden van implementatie het meest cruciaal zijn voor het succes van de klant. Als je niet van alle gebruikers buy-in hebt en de adoptie laag is, is de kans op een succes van de CMMS-implementatie niet veelbelovend. Daarom investeren we veel in het onboardingproces van onze klanten. Als je onze onverslaanbare klantenservice en gebruiksvriendelijke software wilt ervaren, kun je het 30 dagen gratis proberen!