Optimaliseer onderhoudsbeheer met geavanceerde apparatuurtrackingsoftware

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) systemen hebben de dagelijkse operaties van bedrijven die een breed scala aan industrisectoren bespannen gerevolutioneerd inclusief productie, Gezondheidszorg, horeca, detailhandel, etc. Apparatuurtrackingsoftware zijn gesofisticeerde en robuuste faciliteitsbeheersoftwaresystemen die werkorders tracken, snel accurate rapporten genereren, en direct bepalen welke van een bedrijfs activa preventieve onderhoudssoftware vereisen. De groeiende shift naar deze systemen berust in hun vermogen om zakelijke operaties te automatiseren, productiedowntime te verminderen en de levensduur van apparatuur te vergroten. Met volledig functionele beheersystemen kunnen bedrijven een toename in hun return on investment (ROI) realiseren.

Een van de meest kritieke aspecten van succesvolle CMMS-implementatie is ervoor zorgen dat alle ingevoerde data zowel compleet als accuraat is. Aangezien computerprogrammes niet in staat zijn om te discrimineren tussen goede en slechte data (of de bronnen van ontbrekende data te identificeren), zijn de individuen die verantwoordelijk zijn voor het opzetten van het beheersysteem van hun bedrijf verantwoordelijk voor het waarborgen dat het systeem zal doen wat het ontworpen is om te doen. De volgende zijn vijf eenvoudige manieren om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsapparatuur en activa hun weg vinden in het beheersoftwareprogramma.

1. Bepaal welke activa en apparatuur u in uw CMMS-inventaris wilt opnemen

Elk bedrijf is uniek en zo zijn ook zijn apparatuur en activa. Bij het beslissen welke items te inventariseren, is het belangrijk om de behoeften en prioriteiten van een bedrijf te overwegen. Bijvoorbeeld, productiemachines en onderdelen zijn essentieel voor productieoperaties, en mechanische, elektrische en sanitaire apparatuur zijn kritisch voor kantoorgebouwen en grote faciliteiten. Bureaus, tafels, computers en AV-apparatuur zijn essentieel voor scholen en universiteiten. Naast het bepalen van de essentiële apparatuur om te inventariseren, moeten beslissingen over secundaire activa ook overwogen worden. Deze kunnen voertuigen omvatten alsook voorraagoederen zoals kantoorbenodigdheden, schoonmaakmiddelen, tools, etc.

2. Bepaal welke activadetails u wilt verzamelen voor uw CMMS

Ideaal is het om zoveel mogelijk informatie in het systeem over een bedrijfs apparatuur en activa in te voeren. Echter, omdat dit tijd en moeite kost, moeten beslissingen gemaakt worden over hoe uitgebreid een apparatuur- en originalijst moet zijn. Het is ook belangrijk om te overwegen dat hoe groter een operatie, hoe meer data er zal zijn. Voor de meeste bedrijven zijn grote operatieve en mechanische bezittingen het meest belangrijk en daarom moeten ze de meeste aandacht voor detail krijgen. Relevante informatie om toe te voegen omvat:

• Serienummers
• Locaties
• Barcodes
• Afbeeldingen
• Handleidingen en documenten
• Fabrikantdetails
• Datums (installatie, garantieverloop, inspectie)
• Geassocieerde leveranciers
• Geassocieerde vervangende onderdelen en leveranciers

Bij het verzamelen van apparatuur- en activadata voor uw CMMS-software, kan het helpen om een geformatteerde spreadsheet te creëren die kunnen worden uitgegeven en bijgewerkt door afdelingshoofden. Door dit te doen, kunnen leden van verschillende afdelingen die toegang hebben tot specifieke apparatuurdetails samenwerken aan het creëren van een hoofdactivalijst. Het gebruik van een cloud-gebaseerd programma zal teamleden toestaan om documenten in real-time bij te werken.

3. Wijs mensen toe die verantwoordelijk zijn voor CMMS-dataverzameling met tijdlijnen

Er is geen twijfel dat het opzetten van een apparatuuronderhoudsoftwaresysteem tijd en energie kost. Om deze redenen, is het zinvol om een strategie te ontwikkelen die het proces zal leiden. Als een team verantwoordelijk is voor het creëren van een apparatuurlijst, dan is het belangrijk dat elk teamlid goed geïnformeerd is over de algehele taak alsook wat hij/zij verantwoordelijk is voor. Het instellen van realistische tijdlijnen voor het creëren van een inventarislijst biedt een kader voor taakafronding. Het volgende biedt een idee van wat realistische tijdlijnen eruit moeten zien:

• Bedrijven met 0-100 activa: 30 dagen
• Bedrijven met 200 activa: 45 dagen
• Bedrijven met 201-500 activa: 60 dagen
• Bedrijven met 501-1000 activa: 90-120 dagen

Ook, regelmatige voortgangscontroles uitgevoerd op een wekelijkse of tweewekelijkse basis moeten uitgevoerd worden om ervoor te zorgen dat de taak op schema blijft.

Grote bedrijven of die met veel activa kunnen ervoor kiezen om de taak van het auditeren van apparatuur uit te besteden. Bij het bepalen van deze kwestie, moeten bedrijven de kosten van het inhuren van een externe leverancier om deze taak goed en efficiënt te doen afwegen tegen de opportuniteitskosten geassocieerd met de tijd dat medewerkers van hun reguliere taken af worden getrokken.

4. Raadpleeg CMMS-leverancier voor advies

Voor bedrijven die al een apparatuurinventarislijst online hebben en wensen deze te migreren naar een CMMS, kunnen potentiële leveranciers helpen begrijpen wat er gedaan moet worden. Klanten kunnen ervoor kiezen om de data zelf te migreren of de leverancier het voor hen te laten doen. Diegenen die de tijd hebben en vertrouwen in het hanteren van de technische aspecten van CMMS-implementatie, kunnen het migreren van hun data prefereren. Als u aan de slag wilt, geen hiccups wilt, en het werk goed vanaf het begin wilt gedaan hebben, bieden CMMS-leveranciers turn-key setup opties.

5. Beoordeel en schoon CMMS-apparatuurdatelijst op

De laatste stap in het creëren van een apparatuur- en inventarislijst omvat het controleren op fouten en het waarborgen dat alle relevante informatie is verzameld. De laatste stap omvat het volgende:

• Verifiëren dat de inventarislijst compleet is (aanbevolen een tweede paar ogen)
• Controleren of spelling correct is (spelfouten signaleren gebrek aan geloofwaardigheid)
• Afbeeldingen zijn helder en correct geformatteerd om bekeken te worden op verschillende apparaten
• Alle handleidingen en docs zijn gerefereerd
• Apparatuur- en activalocaties zijn correct

Het toevoegen van een apparatuurtrackingsoftware aan een operatie omvat veel meer dan een financiële investering. Het vereist het committen aan de tijd en energie nodig om ervoor te zorgen dat het systeem doet wat het ontworpen is om te doen. Het creëren van een uitgebreide apparatuur- en activainventaris die correct in het systeem is ingevoerd, is essentieel voor een succesvol resultaat. Toe die eind, zijn leveranciers blij om cliënten advies te bieden over onderhoudsbeheersoftware-implementatieopties. Ongeacht de gekozen optie, zodra een systeemsetup voltooid is, bieden CMMS's bedrijven een volledig geautomatiseerde manier om ervoor te zorgen dat operaties op hun best functioneren tijdens het besparen van tijd, energie en geld.

Bij Hippo CMMS weten we dat de eerste 6 maanden van implementatie de meest kritieke zijn voor klantsucces. Als u geen buy-in heeft van alle gebruikers en adoptie laag is, is de kans dat de CMMS-implementatie een succes is niet veelbelovend. Dit is waarom we zwaar investeren in ons klant-onboardingproces. Als u onze ongekende klantenservice en gebruiksvriendelijke software wilt ervaren, kunt u hem 30 dagen gratis uitproberen!