Maximaliseer gemeentelijke efficiëntie: benut EAM-software voor gestroomlijnde onderhoudsoperaties

Ongeacht de grootte van uw gemeentelijke budget, enterprise asset management software (EAM) betekent meer controle, minder verspilling. U neemt betere beslissingen, sneller. De budgetgrootte is minder belangrijk dan u denkt. Ongeacht hoeveel u start met, asset management software rekent elk euro verder.

Asset management 101

Voordat we bespreken hoe EAM-software gemeentelijk asset management vergemakkelijkt, is het de moeite waard enkele kernconcepten te behandelen.

Wat is een asset?

Er zijn veel manieren om over het antwoord na te denken. Een idee: als er iets kapotgaat maar niemand belt om te klagen, is het geen asset. Assets kunnen best klein zijn. Bijvoorbeeld: de bureaus in het stadhuis of de leeslampen in de lokale bibliotheek. Maar ze kunnen ook significante gemeentelijke infrastructuur zijn, waaronder:

• wegen en trottoirs
• bruggen
• rioleringssystemen
• zware machines
• gebouwen
• stortplaatsen

In plaats van grootte of kosten te gebruiken, kunt u assets denken in termen van doel. Assets leveren de diensten die inwoners nodig hebben en verwachten.

Wat is asset management?

Op individueel niveau is het hoe we de dingen die we bezitten onderhouden tot de standaard die we willen, met zo min mogelijk geld. Een virusscan op uw computer is een voorbeeld. U zoekt en lost kleine problemen op voordat ze de kans krijgen te groeien. Een ander voorbeeld is sparen voor het vervangen van de oude ramen van uw huis. Langetermijnbudgettering betekent dat uw investatie de bank niet breekt. En het upgraden van de ramen verhoogt de waarde van uw huis en verlaagt de exploitatiekosten.

Op gemeentelijk niveau gaat asset management over manieren vinden om diensten te leveren zowel op het niveau dat inwoners verwachten als tegen duurzame kosten.

Waarom is gemeentelijk asset management belangrijk?

Gemeenten staan voor grote uitdagingen door verouderde assets. Volgens de Federation of Canadian Municipalities (FCM):

"Een groot deel van de infrastructuur in Canada nadert het einde van zijn levensduur... Met deze verouderde infrastructuur kunnen gemeenten een toename van onderhouds- en exploitatiekosten verwachten, en significante stijgingen voor vernieuwings- en vervangingskosten in de toekomst."

Asset management helpt omdat "Een helderder beeld van de huidige staat van uw gemeentelijke infrastructuur u kan helpen meer geïnformeerde beslissingen te nemen over asset-operaties, onderhoud en vernieuwing."

Het helpt ook op manieren die u misschien niet realiseert. Volgens de FCM helpt een robuust asset managementplan u om:

• subsidieaanvragen in te dienen
• gebruikerskosten te verdedigen en belastingtarieven vast te stellen
• betere overeenkomsten te onderhandelen en partnerschappen te ontwikkelen

Subsidieaanvragen

Omdat u precies weet waar u financiering nodig hebt en hoe u die zou gebruiken, kunt u datagestuurde, overtuigende subsidieaanvragen schrijven.

Gebruikerskosten en belastingtarieven

Omdat u in detail weet hoeveel assets kosten om te draaien, kunt u beter uitleggen aan inwoners waarom gebruikerskosten nodig zijn. Omdat goed plannen u voorbereidt op de toekomst, kunt u ook onverwachte, scherpe stijgingen vermijden. Omdat u een helder beeld hebt van toekomstige infrastructuurbehoeftes en -kosten, kunt u belastingtarieven instellen om lokale begrotingen goed te financieren.

Overeenkomsten en partnerschappen

Omdat u een complete, gedetailleerde lijst van uw infrastructuur hebt, kunt u bulkaankopen doen bij derde leveranciers en in een positie komen om middelen te delen met andere gemeenten.

EAM gemaakt makkelijker

In de kern van succesvol gemeentelijk asset management zit data. Heel veel data. En niets slaat en verwerkt data beter dan software. De FCM heeft een lange lijst met voordelen van EAM-software. Het is uw tijd waard om er een paar iets dieper te bekijken.

EAM-ondersteund asset management helpt u om:

Al uw data op één plek bewaren

In plaats van cruciale data verstopt in verschillende spreadsheets, presentaties en tekstverwerkingsbestanden, maakt EAM-software alles gemakkelijk vindbaar. En data up-to-date houden is veel makkelijker als het niet meer inhoudt dat u door oude e-mails moet scrollen op zoek naar de meest recente versie van een bestand dat nu alleen nog als bijlage bestaat.

Oudere platforms vereisten grote voorafgaande investeringen in servers, IT-kennis en training. Maar cloud-gebaseerde EAM-oplossingen nemen het gewicht van opzet en beheer van uw schouders. Achter de schermen back-uppen en hosten providers de data, patchen en upgraden ze de software.

Data delen tussen afdelingen

EAM-software lost het probleem op dat elke afdeling zijn eigen idiosyncratische methoden gebruikt voor het verzamelen, formatteren en distribueren van data. Omdat iedereen hetzelfde systeem gebruikt, worden alle data op dezelfde manier ingevoerd, wat afdeling in staat stelt om moeiteloos te delen. De data wordt niet alleen gemakkelijk toegankelijk, maar ook betekenisvol voor elke gemeentelijke afdeling.

Levenscycluskosten bijhouden

Levenscycluskosten omvatten het plannen, kopen, onderhouden, soms rehabiliteren en daarna afvoeren van een asset. EAM-software helpt u kosten bij te houden door nauwkeurige, up-to-date registraties van al het werk dat op een asset is gedaan, wat vervolgens gebruikt kan worden om de totale eigendomskosten (TCO) nauwkeurig te berekenen.

Stel uw gemeente besluit een gemeenschapszwembad te openen. Het kost geld om het te ontwerpen en bouwen. Maar de kosten stoppen er niet. Loopende kosten zijn schoonmaken, chloreren en bemanning. In staat zijn om kosten bij te houden is cruciaal voor het vaststellen van gebruikerskosten en budgetteren voor toekomstig onderhoud.

Data zien op een manier die besluitvorming mogelijk maakt

Het is onmogelijk om goede beslissingen te nemen door naar eindeloze kolommen nummers te kijken. Maar zodra u zich voor een set doelen heeft besloten, kan EAM-software rapporten produceren met bijna elke combinatie van datapunten, inclusief key performance indicators (KPI's). U weet gemakkelijk of u in de juiste richting beweegt.

Een concreet voorbeeld kan laten zien hoe KPI's werken. Sinds 2011 heeft Richmond Hill, onderdeel van het Greater Toronto Area in Ontario, een op KPI's gerichte strategische plannen. Zij definiëren een KPI als "een maatstaf voor prestaties die de voortgang naar een vastgesteld resultaat volgt ten behoeve van continue leren en verbetering." Dus ze volgen het gebruik van zware machines met een sneeuwverwijderings-KPI. Het doel is toegankelijkheid voor inwoners mobiliteitsproblemen. Ze meten de voortgang deels door te meten hoe snel ze sneeuw van trottoirs verwijderen. Het doel is misschien een beetje abstract, maar ze kunnen zien hoe ver ze zijn met harde data.

Aan de slag

U bent al begonnen. Online onderzoek doen en lezen over asset management en hoe Municipality Maintenance Management Software het vergemakkelijkt is een geweldige eerste stap. Zodra u voelt dat u een goed begrip heeft van de voordelen van een asset managementplan, adviseert de FCM om collega's te werven. Elk succesvol project heeft een mate van buy-in nodig, van boven tot onder, en in dit geval, legt de federatie uit, heb u bondgenoten nodig onder zowel medewerkers als gekozen functionarissen. Uiteindelijk wilt u praten met gemeenten die al plannen hebben. EAM-softwareleveranciers zijn ook uitstekende bronnen van informatie en begeleiding.