Hoe techneuten te motiveren met onderhoudsteambeheer

Als onderhoudsleider weet u dat er de juiste combinatie van tools en technieken nodig is om de betrouwbaarheid van activa te vergroten en uitvaltijd te voorkomen.

En je zou kunnen denken dat hetzelfde geldt voor het tevreden en gemotiveerd houden van techneuten. Maar bij onderhoudsteammanagement is het meer dan alleen een balans vinden tussen wortel en stok.

Het is logisch om te beginnen met de vraag:"Wat zijn de doelen van het beheer van het onderhoudsteam?"

Maar het is logischer om te beginnen met een nog fundamentelere vraag:wat is onderhoudsteammanagement?

Wat is beheer van onderhoudsteams?

Onderhoudsteambeheer is de verzameling processen en beleidsregels die u invoert, zodat u kunt werken met een gefocust team dat consequent de best mogelijke resultaten levert met zo min mogelijk tijd, geld en moeite.

Hoe leid je een onderhoudsteam?

Het houdt verband met alle manieren waarop u het onderhoudsteam beheert, inclusief hoe u:

• Definieer hun rollen en verantwoordelijkheden
• Taken plannen en toewijzen
• Volg de kwaliteit van hun werk
• Ondersteun hun professionele ontwikkeling
• Geef duidelijke, bruikbare feedback
• Beloon goed gedrag en ontmoedig slecht
• Geef een voorbeeld door je eigen acties

Dat is veel om te beheren, en hoewel alles belangrijk is, kun je veel vooruitgang boeken door je te concentreren op motivatie. Waarom?

Wanneer uw team ongemotiveerd is, wordt het een zware strijd om ze iets te laten doen, zelfs dingen die hen direct ten goede komen.

Hoe motiveer je een onderhoudsteam?

De klassieke motivatiemetafoor is de wortel en de stok, waarbij de wortel de beloningen vertegenwoordigt, terwijl de stok de straffen vertegenwoordigt. Het idee is dat met de juiste combinatie van dingen om naar toe te werken en dingen om voor weg te rennen, je team gemotiveerd blijft.

Het is een geweldig beeld. Maar volgens recent onderzoek is dit niet hoe motivatie werkt. Als het op hun werk aankomt, geven de meeste mensen niet zoveel om geld. In plaats daarvan willen ze onafhankelijkheid, kansen om te verbeteren en een gevoel van doelgerichtheid.

Als hoofd van het onderhoudsteam creëer je een werkplek die alle drie levert.

PM's voor onafhankelijkheid

Dit kan een uitdaging zijn, omdat de afdeling in sommige opzichten nauw moet "micromanagen" wat de technici doen. De enige manier waarop een onderhoudsschema werkt, is als de technici het werk doen dat hen is toegewezen, in de juiste volgorde. Het laatste wat u wilt, is dat uw technici elke dag binnenkomen en zelf beslissen wat ze gaan doen.

En je wilt ook niet dat ze beslissen hoe ze het gaan doen. Het voordeel van het hebben van standaard operationele procedures is dat ongeacht wie het werk doet, ze het altijd op dezelfde manier doen. Het moet net zo zijn als de laatste keer dat ze het deden. En net als de vorige keer dat iemand anders het deed.

Consistentie is hoe je kwaliteit krijgt. En in gevallen waarin de SOP's voor een specifieke onderhoudstaak niet ideaal zijn, is het nog steeds belangrijk dat iedereen ze volgt. Anders krijg je inconsistente resultaten, waardoor het moeilijker wordt om achteruit te werken om de SOP's te verbeteren.

Maar je kunt dit omzeilen door een stapje terug te doen en te kijken waarom mensen onafhankelijkheid willen, namelijk dat het hen een gevoel van controle geeft. Dus als je een systeem opzet waarbij techneuten het gevoel hebben dat ze meer controle hebben, zijn ze gelukkiger op het werk.

En bij onderhoud zorgt een goed preventief onderhoudsprogramma ervoor dat iedereen het gevoel heeft dat hij de controle heeft over welk werk hij doet en wanneer hij het doet. Wanneer u de overstap maakt van reactieve, op storingen gebaseerde reparaties naar proactief, preventief onderhoud, hebben uw technici meer controle over hun tijd.

SOP's voor verbetering

Het hebben van duidelijke SOP's voor al uw reguliere onderhoudstaken heeft nog een ander voordeel:het maakt het voor technici een stuk gemakkelijker om nieuwe vaardigheden te leren.

In plaats van senior techneuten te moeten opsporen die alles aan hen kunnen uitleggen, kan elke techneut de bijbehorende onderdelen en materialen, veiligheidsrisico's, checklists en stapsgewijze instructies voor inspecties en taken opzoeken.

En omdat ze meer mogelijkheden hebben om zichzelf te verbeteren, zijn ze gelukkiger in hun werk, gemotiveerder.

Het proces van het verzamelen en structureren van de informatie die je nodig hebt voor de SOP's is ook een goede manier om techneuten het gevoel te geven dat ze controle hebben over hun werk. In plaats van een standaard top-downproces te gebruiken, kunt u alles samen doen en uw technici aanmoedigen om hun ideeën bij te dragen. Uiteindelijk krijg je de 'stamkennis' van de afdeling vast, terwijl je de technici ook een gevoel van controle geeft over hoe ze werken.

KPI's voor een bepaald doel

U wilt de afdeling in de goede richting bewegen, dus uw eerste stap zou moeten zijn om manieren te vinden om duidelijk te communiceren waar dat precies is. Zodra de technici de onderhoudsstatistieken en belangrijke prestatie-indicatoren begrijpen die u bijhoudt, hebben ze een beter idee van uw definitie van succes.

Maar ze hebben meer dan dat alleen. Ze hebben nu ook een gevoel van doel, zowel als team als individueel.

Het is wel belangrijk om de KPI’s zorgvuldig te kiezen. Je kunt er niet te veel hebben, en ze moeten allemaal direct gerelateerd zijn aan dingen die techneuten kunnen controleren. Onthoud dat er een direct verband bestaat tussen werkmotivatie en een gevoel van controle. Als techneuten zich zorgen maken dat je ze de schuld gaat geven van dingen die ze niet hadden kunnen voorkomen, verliezen ze hun motivatie.

Hoe de onderhoudsafdeling verbeteren?

Het begint bij de gegevens. Moderne geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen maken het gemakkelijk om uw gegevens vast te leggen, te delen en te gebruiken. De sleutel is het hebben van een centrale database waar al uw gegevens leven. In plaats van stapels los papier en eindeloze spreadsheet-e-mailbijlagen, staat alles op één plek. En omdat iedereen op de afdeling overal toegang heeft tot dezelfde gegevens, hoeft u zich geen zorgen meer te maken dat er niemand op de hoogte is.

Zodra uw gegevens nauwkeurig, up-to-date en gemakkelijk toegankelijk zijn, kunt u technici het gevoel geven dat ze onafhankelijkheid, mogelijkheden voor verbetering en een doel hebben.

Preventieve onderhoudsschema's

Als u vastzit met traditionele methoden voor onderhoudsbeheer, papier of spreadsheets, is het opzetten en volgen van een preventief onderhoudsprogramma een frustrerende oefening. Omdat uw gegevens overal aanwezig zijn, glipt het werk gemakkelijk door de kieren.

Moderne CMMS-oplossingen helpen u bij het opzetten van uw PM's op een gemakkelijk te lezen kalender, waar u alles in één keer kunt zien. En omdat u de software kunt instellen om automatisch PM's te genereren op basis van tijd of gebruik, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u kritieke inspecties en taken vergeet

Sjablonen voor werkorders boordevol gegevens

Uw PM-werkorders van tevoren plannen is geweldig, maar om het systeem echt te laten werken, moet u ook veel kritieke gegevens in elke werkorder kunnen verpakken. Met een goed CMMS kunt u het volgende opnemen:

• Onderhouds- en reparatiegeschiedenis van activa
• Aanpasbare checklists
• Stapsgewijze instructies
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Digitale O&M-handleidingen, afbeeldingen en schema's

Zodra u alles in sjablonen heeft ingesteld, kunt u met slechts een paar klikken al die nuttige gegevens toevoegen aan nieuwe werkbonnen.

Automatisch gegenereerde onderhoudsrapporten

Gegevens zijn op veel manieren waardevol. Het helpt bij de dagelijkse werkzaamheden, maar u kunt het ook gebruiken voor bruikbare inzichten in uw afdeling. Eindelijk zie je het grote plaatje van onderhoud. En als je het eenmaal hebt, kun je het delen met het team in de vorm van onderhoudsstatistieken en KPI's, zodat ze begrijpen waar ze kunnen verbeteren.

Volgende stappen

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, inclusief het beantwoorden van uw vragen over motivatie en het helpen bij het boeken van een live softwaredemo.

Samenvatting

Hoewel onderhoudsmanagers veel weten over het in bedrijf houden van bedrijfsmiddelen, weten ze misschien niet zoveel over het gemotiveerd houden van het onderhoudsteam. De eerste stap is erkennen dat de traditionele wortel en stok over het algemeen niet werkt. In plaats daarvan blijkt uit onderzoek dat de meeste mensen drie dingen van een baan zoeken:de onafhankelijkheid om doelen te bereiken met hun eigen methoden, mogelijkheden om te leren en te verbeteren, en een gevoel van doelgerichtheid. Moderne onderhoudsbeheersoftware kan onderhoudsmanagers helpen bij het implementeren van beleid en workflows die technici motiveren. Door een preventief onderhoudsprogramma op te zetten, helpen managers technici een gevoel van controle over hun werk te krijgen. In plaats van reactief te zijn, zijn ze proactief. Om techneuten te helpen kansen voor verbetering te vinden, kunnen managers een centrale, gemakkelijk toegankelijke verzameling standaardprocedures creëren, zodat techneuten nieuwe taken kunnen leren en uitproberen. Door de software te gebruiken om onderhoudsstatistieken en belangrijke prestatie-indicatoren bij te houden en te delen, geven managers technici ten slotte een goed begrip van hun huidige prestaties en duidelijke doelen om na te streven.