Technici motiveren met effectief onderhoudsteambedrijf

Als onderhoudsleider weet u dat het de juiste combinatie van tools en technieken kost om activabetrouwbaarheid te verhogen en downtime te voorkomen.

En u zou kunnen denken dat het met het blijvend gemotiveerd en tevreden houden van technici hetzelfde is. Maar bij onderhoudsteambedrijf gaat het om meer dan alleen een balans tussen beloning en straf.

Het is logisch om te beginnen met de vraag: „Wat zijn de doelen van onderhoudsteambedrijf?“

Maar het is nog logischer om te beginnen met een nog basisvereerdere vraag: Wat is onderhoudsteambedrijf?

Wat is onderhoudsteambedrijf?

Onderhoudsteambedrijf is de verzameling processen en beleidsregels die u instelt om met een gefocust team te werken dat consequent de best mogelijke resultaten levert met de minste hoeveelheid tijd, geld en moeite.

Hoe leidt u een onderhoudsteam?

Het heeft te maken met alle manieren waarop u het team beheert, waaronder hoe u:

• Rollen en verantwoordelijkheden definieert
• Taken plant en toewijst
• De kwaliteit van het werk volgt
• Professionele ontwikkeling ondersteunt
• Duidelijke, actiegerichte feedback geeft
• Goed gedrag beloont en slecht gedaf keurt
• Een voorbeeld stelt met uw eigen gedrag

Dat is veel om te managen, en hoewel alles belangrijk is, kunt u veel vooruitgang boeken door u te richten op motivatie. Waarom?

Als uw team ongemotiveerd is, wordt het een opwaartse strijd om hen iets te laten doen – zelfs dingen die hen direct ten goede komen.

Hoe motiveert u een onderhoudsteam?

De klassieke motivatiemetafoor is de wortel en de stok: de wortel staat voor beloningen, de stok voor straffen. De gedachte is dat met de juiste combinatie van dingen om naar te streven en dingen om weg te lopen, uw team gemotiveerd blijft.

Het is een krachtige beeldspraak. Maar volgens recent onderzoek werkt motivatie niet zo. In feite gaat het de meeste mensen in hun werk niet zoveel om geld. In plaats daarvan willen ze autonomie, kansen om te verbeteren en een zinvol doel.

Als hoofd van het onderhoudsteam kunt u een werkplek creëren die alle drie biedt.

PM's voor autonomie

Dit kan een uitdaging zijn, omdat de afdeling op sommige manieren de technici nauwlettend moet „micromanagen“. Een onderhoudsschema werkt alleen als technici de toegewezen taken in de juiste volgorde uitvoeren. Het laatste wat u wilt, is dat technici elke dag zelf beslissen wat ze gaan doen.

U wilt ook niet dat ze zelf bepalen hoe ze het doen. Het voordeel van standaard werkvoorschriften (SWV's) is dat, ongeacht wie het werk doet, het altijd op dezelfde manier gebeurt. Net als de vorige keer. En net als de keer daarvoor door iemand anders.

Consistentie is hoe u kwaliteit krijgt. En in gevallen waar de SWV's voor een specifieke taak minder ideaal zijn, is het nog steeds belangrijk dat iedereen ze volgt. Anders krijgt u inconsistente resultaten, wat het moeilijker maakt om terug te werken en de SWV's te verbeteren.

Maar u kunt dit omzeilen door een stap terug te doen en te kijken waarom mensen autonomie willen: het geeft hen een gevoel van controle. Als u een systeem opzet waar technici zich meer in controle voelen, zijn ze gelukkiger op het werk.

En in onderhoud helpt een goed preventief onderhoudsprogramma iedereen het gevoel te geven dat ze de controle hebben over wat ze doen en wanneer ze het doen. Wanneer u overstapt van reactieve, falingsgestuurde reparaties naar proactief, preventief onderhoud, voelen technici zich meer in controle over hun tijd.

SWV's voor verbetering

Duidelijke SWV's voor al uw reguliere onderhoudstaken hebben nog een voordeel: ze maken het veel makkelijker voor technici om nieuwe vaardigheden te leren.

In plaats van senior technici op te sporen die alles uitleggen, kan elke technicus de bijbehorende onderdelen en materialen, veiligheidsrisico's, checklists en stapsgewijze instructies voor inspecties en taken opzoeken.

En omdat ze meer kansen krijgen voor zelfontwikkeling, zijn ze tevredener in hun werk, gemotiveerder.

Het proces van het verzamelen en structureren van de informatie die u voor de SWV's nodig hebt, is ook een goede manier om technici het gevoel te geven dat ze controle hebben over hun werk. In plaats van een standaard top-down proces, kunt u alles collaboratief doen, technici aanmoedigen om hun ideeën bij te dragen. U vangt zo de „tribale kennis“ van de afdeling op, terwijl u technici tegelijkertijd een gevoel van controle geeft over hoe ze werken.

KPI's voor doelgerichtheid

U wilt de afdeling in de juiste richting sturen, dus uw eerste stap moet zijn manieren vinden om duidelijk te communiceren waar die richting is. Zodra technici de onderhoudsmetrieken en KPI's begrijpen die u volgt, hebben ze een beter beeld van uw definitie van succes.

Maar ze krijgen meer dan dat. Ze krijgen ook een gevoel van doelgerichtheid, zowel als team als individueel.

Het is belangrijk om de KPI's zorgvuldig te kiezen. U kunt er niet te veel hebben, en ze moeten allemaal direct gerelateerd zijn aan dingen die technici kunnen beïnvloeden. Herinner u: er is een direct verband tussen werkmotivatie en een gevoel van controle. Als technici vrezen dat u ze beschuldigt voor dingen die ze niet hadden kunnen voorkomen, verliezen ze motivatie.

Hoe verbetert u de onderhoudsafdeling?

Het begint met data. Moderne computerized maintenance management systems (CMMS) maken het makkelijk om data vast te leggen, te delen en te benutten. De sleutel is een centrale database waar al uw data woont. In plaats van losse papieren en eindeloze spreadsheet-bijlagen in e-mails, is alles op één plek. En omdat iedereen in de afdeling dezelfde data kan benaderen vanaf overal, hoeft u u geen zorgen te maken dat iemand out-of-the-loop is.

Zodra uw data accuraat, actueel en gemakkelijk toegankelijk is, kunt u technici helpen zich autonom te voelen, kansen voor verbetering te zien en een doel te ervaren.

Preventieve onderhoudsschema's

Als u vastzit in traditionele methoden – papier of spreadsheets – is het opzetten en bijhouden van een preventief onderhoudsprogramma een oefening in frustratie. Omdat uw data overal verspreid ligt, glijdt werk gemakkelijk door de gaten.

Moderne CMMS-oplossingen helpen u uw PM's in te stellen op een makkelijk leesbare kalender, waar u alles op één oog opsiet. En omdat u de software kunt instellen om PM's automatisch te genereren op basis van tijd of gebruik, hoeft u u geen zorgen te maken over het vergeten van cruciale inspecties en taken.

Datarijke werkordersjablonen

Uw PM-werkorders van tevoren plannen is geweldig, maar voor een echt werkend systeem moet u ook kritieke data in elke werkorder kunnen verwerken. Met een goede CMMS kunt u opnemen:

• Activum-onderhouds- en reparatiehistorieën
• Aanpasbare checklists
• Stapsgewijze instructies
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Digitale O&M-handleidingen, afbeeldingen en schema's

Eenmaal ingesteld in sjablonen, voegt u al die nuttige data met een paar klikken toe aan nieuwe werkorders.

Automatisch gegenereerde onderhoudsrapportages

Data is op veel manieren waardevol. Het helpt bij de dagelijkse operaties, maar u kunt het ook benutten tot actionable inzichten in uw afdeling. U ziet eindelijk het grote plaatje. En eenmaal u dat heeft, kunt u het met het team delen in de vorm van onderhoudsmetrieken en KPI's, zodat ze begrijpen waar ze kunnen verbeteren.

Volgende stappen

Hippo helpt u graag de oplossing te vinden die het beste bij u past, inclusief het beantwoorden van uw vragen over motivatie en het boeken van een live software-demo.

Samenvatting

Hoewel onderhoudsmanagers veel weten over het draaiende houden van activa, weten ze misschien minder over het motiveren van het team. De eerste stap is erkennen dat de traditionele wortel-en-stok-benadering doorgaans niet werkt. Onderzoek toont aan dat de meeste mensen drie dingen zoeken in een baan: de autonomie om doelen te bereiken op hun eigen manier, kansen om te leren en te verbeteren, en een zinvol doel. Moderne onderhoudsbeheersoftware kan managers helpen beleid en werkstromen te implementeren die technici motiveren. Door een preventief onderhoudsprogramma op te zetten, helpen managers technici een gevoel van controle over hun werk te krijgen. In plaats van reactief te zijn, zijn ze proactief. Om technici kansen voor verbetering te geven, kunnen managers een centrale, gemakkelijk toegankelijke verzameling standaard werkvoorschriften aanleggen zodat technici nieuwe taken kunnen leren en uitproberen. Ten slotte, door de software te gebruiken om onderhoudsmetrieken en KPI's te volgen en te delen, geven managers technici een solid begrip van hun huidige prestaties en duidelijke doelen om na te streven.