Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide Part 4

Het is tijd voor onze laatste aflevering van onze serie Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide. We behandelen alles wat u moet weten over een CMMS-systeem. Klik hier als je deel 1 hebt gemist, hier voor deel 2 en hier voor deel 3.

In de post van vandaag bespreken we hoe je de juiste match tussen jouw CMMS en organisatie kunt vinden door te bepalen welke vragen je het beste kunt stellen.

Lees verder voor Deel 4- Drie belangrijke vragen die u moet stellen bij het onderzoeken van het juiste CMMS voor uw organisatie.

Zoals bij alle aankopen, of het nu gaat om het kopen van een auto of het selecteren van het perfecte paar schoenen, moet u de juiste vragen stellen om een ​​weloverwogen aankoopbeslissing te nemen. Er moet een kritische beoordeling worden gemaakt om de voordelen van het ene product ten opzichte van het andere echt te begrijpen. Als je geen mix van producten vergelijkt, hoe weet je dan zeker dat je echt de juiste pasvorm hebt gevonden?

In de post van vandaag ontdekken we drie essentiële vragen die je moet stellen om het beste CMMS te vinden. Voordat u CMMS-software koopt, moet uw organisatie een team samenstellen om te vragen:

• Wie moet de software gebruiken,
• Wat het moet doen, en,
• Welke voordelen ze verwachten.

1) Wie moet de software gebruiken?

Begin met de grootte, distributie, structuur en vaardigheden van uw onderhoudsafdeling. Heeft u een klein team dat algemene reparaties uitvoert aan een enkele faciliteit, een groot team van specialisten die in tientallen gebouwen werken, of iets daar tussenin? Ontvangt u maandelijkse zendingen van één enkele leverancier of werkt u dagelijks met een assortiment van leveranciers en externe technici?

Hoe zit het met gebruikers die geen onderhoud hebben? Wilt u een portal waarmee andere werknemers in uw bedrijf werkorderaanvragen kunnen indienen? Gaat het hogere management het CMMS gebruiken voor het evalueren van de onderhoudsafdeling? En vindt deze evaluatie plaats over meerdere faciliteiten? Zal HR het gebruiken om de prestaties te evalueren? De antwoorden op deze vragen hebben een directe invloed op de reikwijdte van uw CMMS en beschikbare softwareprijsstructuren.

2) Wat moet de software doen?

Een kleine afdeling facility management en gebouwonderhoud zal andere behoeften hebben dan een groot bedrijf in de maakindustrie. Sommige organisaties hebben alleen eenvoudige CMMS-apps nodig om werkorders te maken en bij te houden. Andere bedrijven hebben een uitgebreide set tools nodig, waaronder preventief onderhoud, tracking en leveranciersbeheer.

Vergeet niet na te denken over mobiliteit en gebruiksgemak. Welke functies hebben werknemers in het veld nodig? Moet uw geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware toegankelijk zijn voor computeranalfabeten of niet-Engelssprekende werknemers? Een eenvoudige visuele gebruikersinterface is misschien niet van cruciaal belang voor een team van IT-technici, maar kan wel een succes zijn in een organisatie met laaggeschoolde werknemers of immigranten die de Engelse taal niet goed beheersen.

Je moet ook nadenken over wat de provider moet doen. Heeft u een CMMS-partner nodig die de CMMS-software kan installeren en configureren, of een training kan geven? Welk niveau van ondersteuning heb je nodig als je een bug tegenkomt? Kunt u het zich veroorloven dat de software een paar dagen uitvalt terwijl u softwareproblemen oplost, of heeft u klantenondersteuning nodig die onmiddellijk contact met u opneemt?

3) Welke voordelen verwacht u van CMMS-software?

Streeft u naar een hogere productiviteit? Betere tracking en controle over de uitgaven? Meer gestandaardiseerde processen in uw organisatie? Of probeert u specifieke problemen op te lossen, zoals een gebrek aan preventief onderhoud, desorganisatie of slecht voorraadbeheer?

Het is cruciaal dat zowel het management als de onderhoudsafdeling een stem hebben bij de keuze voor CMMS-software. Als het management de beslissing alleen neemt, kunnen ze zich concentreren op flitsende functies, terwijl ze toegankelijkheid, mobiliteit en andere functies die cruciaal zijn voor de onderhoudsafdeling verwaarlozen. Als de onderhoudsafdeling daarentegen de beslissing alleen neemt, kunnen ze de beheersbehoeften van tracking- en rapportagefuncties negeren. Idealiter praat je ook met andere belanghebbenden, zoals werknemers die onderhoudsverzoeken moeten indienen of (in facility management) huurders.

Het samenvoegen:de situatie opnieuw bekeken

Weet je nog die echte situatie die we aan het begin van deel 1 beschreven? Zonder de hulp van een gestandaardiseerd CMMS kan een kapotte transportband grote schade aanrichten aan uw algehele bedrijfsvoering. Zodra een CMMS is geïmplementeerd, wordt die eens zo gecompliceerde situatie gestroomlijnd en vrijwel onmiddellijk verholpen. Hier is hoe het zou uitpakken met een CMMS op zijn plaats:

Een revolutie voor uw onderhoudsafdeling. Er zijn uitdagingen met elk geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem. Het kan moeilijk zijn om de beste optie te vinden, en veel bedrijven krijgen veel terughoudendheid van onderhoudsafdelingen als software niet de juiste workflow heeft.

We moedigen je aan om veel vragen te stellen en ervoor te zorgen dat je op de goede weg bent, zodat je een systeem kunt vinden dat aan ieders behoeften voldoet.

Als je klaar bent om CMMS-opties te onderzoeken, neem dan contact met ons op voor een gratis live webinar en een gratis proefperiode van 30 dagen — we laten je graag zien wat Hippo CMMS kan doen!

Verzamel alle vier blogposts op één plek. We hebben deze blogreeks gebundeld in één uitgebreid eBook. Download het nu gratis!